MeTeOr-Workbook

© alle Rechte bei aConTech GmbH, Fürth 2021

Mohnweg 9

90768 Fürth

Design und Layout: Linda Grehn

Autor*innen: Raimund Amann und Mona Lambert

Unter Mitarbeit von: Sebastian Feulner, Maria Hahn und Rebekka Reinwald

VORWORT

Unsere Geschichte beginnt im Jahr 2014, als ich, Raimund Amann, bei einem Vertriebsseminar Stefan Zenkel kennenlernte. Irgendwie verband uns etwas – obwohl er ja Wirtschaftsinformatiker ist und ich Diplom-Pädagoge bin. Er berichtete mir damals von den vielen Optionen mit der Cloud. Das war mir völlig unbekannt („Cloud: schon mal gehört – aber was ist das genau?“). Schnell erkannten wir aber die Synergieeffekte von Cloud und Pädagogik. Im Herbst 2014 wurde eine Idee konkreter: Wir verbinden Technologie mit Menschen und Organisationen. Wir stülpen den Kunden bzw. Unternehmen und dort arbeitenden Menschen nicht eine schnelle, tendenziell standardisierte technische Lösung über, sondern beachten vielmehr ihre Kommunikationsbedürfnisse, ihren Kenntnisstand und ihre Anforderungen. Das war unsere Vision und Strategie. Im März 2015 kam ich dann als dritter Mitarbeiter zur aConTech – und das als Pädagoge! Unser gemeinsames Ziel war es, eine exzellente interne Personalentwicklung auf Basis einer pädagogisch fundierten Technologie zu leisten. Im April 2015 wuchs die aConTech um weitere vier Kollegen und ein paar Freelancer an. Auch diese Personen mit ihrer Expertise in cloudbasierten Systemen sahen die Notwendigkeit, organisationale sowie menschliche Aspekte bei der Einführung neuer Technologien mitzubeachten.

Im Sommer 2015 war dann MeTeOr geboren, und die ersten halbtägigen Workshops fanden statt. Die Resonanz war durchweg positiv, und wir arbeiteten und feilten gemeinsam weiter an der Thematik. Im Herbst stand dann das finale Konzept, sodass ein erster großer Workshop durchgeführt werden konnte – und dieser funktionierte wunderbar! Der ersten Phase des Belächeltwerdens folgte die zweite Phase: die erhöhte Nachfrage. Etliche Kunden kamen in den folgenden Jahren nach teilweise leidvollen, gescheiterten Projekterfahrungen mit rein technischen Implementierungen zu uns. Mit dem MeTeOr-Ansatz konnte nun mit allen User:innen eine neue mitarbeiterorientierte Kommunikationslösung erarbeitet werden, die die Bedürfnisse der Organisation sowie externer Partner mit berücksichtigte.

Im Laufe der Zeit zeigte sich, dass im Vorfeld eines MeTeOr-Projekts viele wichtige Eckpunkte anhand qualitativer Interviews mit repräsentativ ausgesuchten Mitarbeitenden gesammelt werden konnten. Bei der späteren Umsetzung wurden diese Eckpunkte berücksichtigt, und so konnten die technischen Neuerungen maßgeblich zum Erfolg des Kunden beitragen.

Durch etliche Workshops, Interviews zeigten sich immer wieder die nachstehenden Erfolgsmerkmale:

 Begleitung und Coaching von IT-Leiter:innen und Projektleiter:innen

 Einbezug des Betriebsrates

 Professionelles Projektmanagement

 Umfassende und zeitnahe Informationspolitik im Unternehmen

 Quick Wins – um schnelle Akzeptanz für die neue Technik zu gewinnen

 Besonderes Augenmerk auf die sogenannten Digital Immigrants legen und sie dort abholen, wo sie stehen

 Genaue Ausarbeitung der Governance – also Regeln und Strukturen definieren

 Training und Coaching der User:innen

 Ausbildung interner Multiplikator:innen und Trainer:innen

Wir wurden auch mehrmals wegen unserer Methoden, z.B. des Baus einer Kommunikationslandschaft mit Bauklötzen und Figuren, belächelt. Schließlich waren die Verantwortlichen dann doch überzeugt, wie wirkungsvoll unsere didaktisch sorgfältig vorbereitenden Methoden der Darstellung und Problemerkennung waren. Seit seiner Entstehung haben wir den MeTeOr-Ansatz beständig weiterentwickelt und den Einbezug gesellschaftlicher sowie technischer Veränderungen sichergestellt. Unser Ziel ist es, die Weichen für einen dynamischen Entwicklungsprozess des Konzepts, der beteiligten Kunden sowie Mitarbeitenden zu stellen und auch zukünftig Veränderungsprozesse auf Basis modernster Technik und wissenschaftlicher Methoden mitzugestalten und zu begleiten.

Herzlichen Dank an alle, die an uns glaubten und uns halfen: Unseren Mitarbeitenden in den ersten Jahren; unseren Kunden, die anfangs mit uns experimentierten; Herstellern und Distributoren für ihre Unterstützung; Dietmar Grigat, der uns als Unternehmensberater dabei unterstützte; Tim, Tom, Chris, Sasa, Sascha, Eike und Frank, die uns von Anfang an inspirierten und den Dialog zwischen Technik, Mensch und Organisation wagten; Sebastian, Linda und Maria, die dieses Konzept nun weiterentwickeln und digitalisieren.

Herzlichen Dank an Frau Mona Lambert, Pädagogin M. A., für die unendliche Geduld, aus den Materialien der letzten Jahre, durch Interviews sowie Beobachtung dieses Workbook zu erstellen.

Dies ist unsere Geschichte zu MeTeOr der aConTech GmbH.

Stefan Zenkel & Raimund Amann

1 EINLEITUNG

Contactless Communication, Virtuell Congressing oder auch die zunehmende Verbreitung von Homeoffice-Modellen, die durch Corona verstärkt an Bedeutung gewonnen haben, sind nur ausgewählte Stichworte, die die Transformation der modernen Arbeitswelt widerspiegeln. Die zunehmende weltweite und vernetzte Zusammenarbeit erfordert es, neue Technologien zu implementieren und zu nutzen, die es ermöglichen über Städte und Kontinente hinweg kontaktlos zu kommunizieren. So werden Videokonferenzen, neue Kommunikationsmöglichkeiten sowie das Teilen von Wissen zunehmend relevant, um eine virtuelle Zusammenarbeit zu ermöglichen, die unabhängig von einem Arbeitsplatz im Büro ablaufen kann.

Hintergrund dieser Entwicklungen sind Auflösungstendenzen bestehender Grenzen der Arbeitswelt in Bezug auf Raum, Zeit, Beziehungen und Funktionen sowie die Zunahme an Informations- und Kommunikationslösungen (Widuckel 2015). Auch Willke (1998) machte bereits vor über 20 Jahren darauf aufmerksam, dass der gesellschaftliche Wandel hin zu einer Wissens- und Informationsgesellschaft die Dynamisierung von Wissen und Kommunikation mit sich bringe. Damit wird Wissen schnell verbreitet, verwendet und verändert sich in Wechselwirkung mit der zunehmenden weltweiten Vernetzung durch Globalisierung und Digitalisierung (Willke 1998; vgl. Kapitel 3.1.1).

Das Konzept „MeTeOr“ knüpft an genau diesem Punkt an und ermöglicht es, neue Kommunikationslösungen bereitzustellen sowie zu implementieren. Damit wird eine Hilfestellung gegeben, die „wachsende Komplexität“ (Widuckel 2015) zu reduzieren und mit dem Kunden passgenaue sowie individualisierte Lösungen zu erarbeiten. Durch Orientierung an gesellschaftlichen, individuellen und technologischen Entwicklungen sowie den Einbezug der organisationsspezifischen Merkmale werden Bedarfe und Anforderungen analysiert und in konkrete Implementierungsschritte übertragen. Auf diese Weise kann eine Balance zwischen Mensch, Technik und Organisation hergestellt werden. Nach dem MeTeOr-Konzept stehen Mensch und Organisation im Mittelpunkt des Prozesses, während sich technologische Veränderungen an deren Bedarfen orientieren und als Mittel zum Zweck einer produktiven, fortschrittlichen und ressourcensparenden Arbeitsweise dienen. Ein besonderes Merkmal von MeTeOr ist dabei der Aufbau von Akzeptanz gegenüber den Technologien, indem Beteiligte partizipativ in den Veränderungsprozess eingebunden werden (vgl. Kapitel 3; 4.3.1).

Der Inhalt dieses Buches basiert auf einer Mischung aus wissenschaftlichen Hintergründen und Handlungsempfehlungen für die Praxis, die für die Arbeit von MeTeOr-Consultants elementar sind. Zunächst wird ein Überblick über die theoretischen und wissenschaftlichen Hintergründe gegeben, bevor in Kapitel 4 und 5 konkret die Durchführung eines MeTeOr-Projekts beschrieben ist. Da es sich um ein Workbook handelt, finden sich ab Kapitel 6 Arbeitsblätter, Leitfäden und Einführungsarchitekturen, die in der Praxis unterstützen sollen. Die so verfolgte Balance aus Theorie und Praxis kann damit weitere Anwendung finden, wenn Mensch, Technik und Organisation ausbalanciert werden sollen. Das folgende Kapitel führt nun in das Konzept MeTeOr ein, indem es zugrunde liegende Prinzipien ausführlich erläutert.

2 DAS KONZEPT METEOR – NUTZEN UND VORTEILE

Stefan Zenkel und Raimund Amann von der aConTech GmbH entwickelten 2015 das Konzept MeTeOr (Mensch – Technik - Organisation). Die aConTech GmbH wurde im Jahr 2011 gegründet und bietet digitale, cloudbasierte Lösungen für Unternehmen. So konzentriert sie sich auf flexible IT-Lösungen mittels Cloud-Computing. Als Digitalisierungsexperte ist die aConTech GmbH unterteilt in die Geschäftsbereiche Modern Life, Managed Services, Rapid Scaling, Digital Revolution und Next Intelligence. Alle Mitarbeitenden sind deutschlandweit im Homeoffice verteilt, ein Alleinstellungsmerkmal der aConTech GmbH. Auf diese Weise kann eine natürliche Nähe zu Kunden in ganz Deutschland hergestellt werden.

Mit dem MeTeOr-Konzept wurde eine Vorgehensweise entwickelt, bei der der Mensch und seine Einbettung in den organisationsspezifischen Rahmen bei der Entscheidung über technologische Veränderungen im Fokus stehen. Ziel des MeTeOr-Prozesses ist die Synchronisation der Dimensionen Mensch, Technik und Organisation.

MENSCH

Unter dem Begriff „Mensch“ werden derweil alle Personen und Parteien verstanden, die in und mit der entsprechenden Organisation kollaborieren, unter anderem Mitarbeitende, Geschäftsführende, Führungskräfte, Partner, Lieferanten etc. Da die Beteiligten in die technologischen Veränderungsprozesse aktiv eingebunden werden, können die mitunter heterogenen Bedarfe und Anforderungen an Kommunikationsarchitekturen herausgefiltert und auf Basis von Partizipation passgenaue Lösungen entworfen werden. Auf diese Weise werden die Belange der beteiligten Menschen ernst genommen und fokussiert. Denn sie sind diejenigen, auf deren Arbeit sich die neuen Technologien auswirken und von denen Letztere akzeptiert werden. Dabei wird der Aspekt der Heterogenität beachtet, dass Usergruppen sich teilweise stark voneinander unterscheiden. Indem Personen mit unterschiedlichen Hintergründen und Positionen in den Prozess mit eingebunden werden, wird eine Synchronisierung der Benutzergruppen angestrebt.

TECHNIK

Mit „Technik“ werden dementsprechend Technologien wie Microsoft Teams und andere Tools bezeichnet, welche dem Kunden über Lizenzen zur Verfügung stehen und als Mittel zum Zweck im Geschäftsalltag angewendet werden: technologische Lösungen, die in die Organisation des Kunden eingeführt und deren Implementierung mit den organisationsbezogenen und persönlichen Merkmalen synchronisiert werden möchten. Bei der Vorgehensweise nach MeTeOr wird oftmals die Einführung von Microsoft Teams begleitet. Auf dieses Tool wird die Herausfilterung der Anforderungen und Bedürfnisse sowie die Inhalte der Arbeitsgruppen primär abgestimmt. Hinzu kommen optionale Applikationen, welche vom Kunden einzeln gebucht werden können. Diese Optionen fließen mit in das Paket der technologischen Neuerungen ein und werden in Schulungs- und Marketingkonzepten ebenfalls berücksichtigt.

ORGANISATION

Die zu erarbeitenden Lösungskonzepte sind jedoch ebenso maßgeblich von organisationsspezifischen Anforderungen abhängig. Deshalb wird innerhalb des MeTeOr-Konzepts ein zweiter Schwerpunkt auf die „Organisation“ gelegt. Unter diesen Aspekt fällt, die Organisation des Kunden auf Abteilungen, Kommunikationsstruktur, Ablauforganisation und Hierarchie hin zu analysieren. So können Möglichkeiten sowie Risiken für zukünftig genutzte Technologien elaboriert werden. Dies ist wichtig, da MeTeOr passgenaue Lösungen in den Mittelpunkt setzt. Für diese Vorgehensweise sollten die Merkmale der zugrunde liegenden Strukturen berücksichtigt werden. Diese individuellen und organisationsbezogenen Bedarfe, Wünsche und Pains werden in einem MeTeOr-Projekt herausgearbeitet und in den Prozess der Migration neuer Technologien einbezogen. Zudem wird die Vorgehensweise gemeinsam erarbeitet und weitflächig kommuniziert.

Raimund Amann, einer der beiden Begründer des MeTeOr-Ansatzes bei der aConTech GmbH, bringt den Leitgedanken des Konzeptes auf den Punkt: „Es ist, als würde man im Kopf des Kunden spazieren gehen.“ Bei einem Spaziergang verlässt man die häusliche Vertrautheit und begibt sich hinaus in die Umwelt. Dort werden fremde sowie bekannte Eindrücke aufgefangen, gesammelt und weiterverarbeitet. Genau dieses Vorgehen wird von den verantwortlichen Personen eines MeTeOr-Projektes, in diesem Buch als MeTeOr-Consultants bezeichnet, erwartet. Sie sammeln Eindrücke sowie Informationen über die Organisation und die beteiligten Personen des Kunden und berücksichtigen die Ergebnisse der Analysen in der Planung und Durchführung des Projekts nach dem MeTeOr-Ansatz. So können für und mit dem Kunden passgenaue Technologielösungen erarbeitet werden, die sehr alltagstauglich sind.

Ein wichtiger Aspekt ist dabei die Akzeptanz durch die Mitarbeitenden. Indem sie in die Planung einbezogen werden, kann ein hoher Grad des Commitments erzielt werden. Da die anstehenden Veränderungsprozesse auf technologischer Ebene nicht extern vorgegeben, sondern intern partizipativ entwickelt werden, wird die Relevanz einzelner Meinungen und Anforderungen an die Beteiligten vermittelt. Anhand des MeTeOr-Konzepts kann somit das „Wie“ der Einführung gemeinsam erarbeitet und mit den Anforderungen der betroffenen Menschen sowie den Organisationsstrukturen synchronisiert werden. Auf diese Weise wird die Individualität von Lösungen in dem Sinne optimiert, dass diese auch wirklich zu den Merkmalen der Organisation und den beteiligten Akteur:innen passen.

MeTeOr ist zudem gekennzeichnet durch ein hohes Maß an Transparenz. Mit einer klaren Aufgabenverteilung und Zuteilung der Verantwortungsbereiche entsteht Klarheit in den drei Dimensionen Mensch-Technik-Organisation. Das erfordert die Kollaboration und Kommunikation zwischen allen beteiligten Parteien. Vorteile und Nutzenargumente der neuen Technologie können folglich an die spezifischen Usergruppen angepasst werden. Ihre Belange und Anforderungen werden im Planungsprozess so weit berücksichtigt, dass Unsicherheiten und Unklarheiten stark verringert werden können. Die in Zusammenarbeit erstellte Lernarchitektur spiegelt die Wünsche der Beteiligten wider und kann in der Praxis die Störungen im Geschäftsablauf auf ein Minimum reduzieren. Auch die Interdisziplinarität des MeTeOr-Teams weist erhebliche Vorteile in Planung und Durchführung eines Projektes nach der MeTeOr-Leitidee auf. So arbeiten technische Consultants Seite an Seite mit Consultants für Organisationsberatung, Projektmanager:innen sowie psychologischen und pädagogischen Expert:innen. So können verschiedene Zugänge und Methoden genutzt werden, um den MeTeOr-Prozess professionell leiten und begleiten zu können. Dies ist eines der Geheimnisse für den Erfolg von MeTeOr.

Der grobe Ablauf eines MeTeOr-Projektes ist gekennzeichnet durch Vorgespräche und Interviews, in denen sich Kunde und MeTeOr-Consultants kennenlernen und erste Informationen gesammelt werden. In einem darauffolgenden Workshop mit ausgewählten, repräsentativen Vertreter:innen der Organisation wird partizipativ eine Implementierungsstrategie für die neue Technologie entwickelt. Daran schließen sich die Umsetzung der Strategie sowie eine langfristig gewährleistete Betreuung mit eventuellen Folgeprojekten an.

Abbildung 1: Grober Ablauf MeTeOr-Projekt

Dieses Buch gibt einen Überblick für den Ablauf von Projekten nach dem MeTeOr -Ansatz und zeigt MeTeOr-Consultants, IT-Strategieberater:innen und IT-Verantwortlichen relevante Theorien und Modelle für ihre Arbeit auf. Ziel war es, ein Nachschlagewerk zu erstellen, in dem alles, was den MeTeOr-Ansatz ausmacht, gesammelt und niedergeschrieben ist. So dient es als Stütze für die Planung, Durchführung und Nachbereitung von MeTeOr-Projekten. Im folgenden Kapitel liegt der Schwerpunkt darauf, fachliches Hintergrundwissen zu erläutern, das für die Planung eines Projektes elementar ist. In Kapitel 4 werden die Arbeitsschritte eines MeTeOr-Prozesses detailliert erläutert, die die Durchführung eines Projekts unterstützen und Einblicke in die Praxis geben. Kapitel 5 widmet sich der Thematik der Nachbereitung, inwiefern Projekte evaluiert und die weitere Begleitung aufgebaut sein kann. Kapitel 6 enthält Leitfäden und Arbeitsblätter für die praktische Umsetzung.

3 DAS METEOR-DREIECK: PLANUNG

In den vorherigen Kapiteln konnten die Relevanz von MeTeOr, und die Grundidee des Konzeptes dargestellt werden. Im Folgenden soll nun ein Überblick über gängige Modelle und wissenschaftliche Theorien gegeben werden, die in der Durchführung von MeTeOr-Projekten angewandt werden.

Als Leitgedanke wird das komplexe Gerüst von MeTeOr zunächst in die Form eines Dreiecks gefasst, das an das Modell des Didaktischen Dreiecks angelehnt ist (vgl. Abbildung 2).

Abbildung 2: Das MeTeOr-Dreieck. Eigene Darstellung.

Die drei Ecken stehen dabei für „Was?“, „Wer?“ und „Wo?“. Sie vereinen jeweils eigene Themenkomplexe unter sich, auf die ausführlich eingegangen wird. Die Inhalte wurden dabei so ausgewählt, dass sie MeTeOr-Consultants und MeTeOr-Verantwortlichen theoretisches Hintergrundwissen sowie praktische Ideen für die Begleitung von MeTeOr-Prozessen geben. Der Schwerpunkt dieses Kapitels liegt somit darauf, ein MeTeOr-Projekt zu planen und bestimmte Kriterien zu berücksichtigen.

„Was?“ beinhaltet derweil die Inhalte und Lernziele des MeTeOr-Konzepts. Damit ist Technik bzw. Technologie in MeTeOr gemeint, wo es um konkrete Inhalte technologischer Lösungen geht. In diesem Unterkapitel wird das Hauptaugenmerk auf das Lernen an sich gelegt, um dem MeTeOr-Consultant einen grundsätzlichen Überblick über pädagogische Lernkonzepte zu geben. Diese können in einem weiteren Schritt auf technische Konzepte übertragen werden.

Auf die Wichtigkeit der Teilnehmerorientierung wird im Unterkapitel „Wer?“ eingegangen. Dort werden Ideen für die Zusammenarbeit mit der jeweiligen Zielgruppe erläutert, und zudem wird auf die Besonderheit von Teamarbeit eingegangen. Ziel dieses Kapitels ist die Analyse sozialer Interaktionen und die verbesserte Einschätzung des Verhaltens von Teilnehmenden durch den MeTeOr-Consultant. Somit steht dieses Kapitel für den Begriff Mensch in MeTeOr.

Auf die Relevanz der vorherrschenden Organisationsstrukturen in dem MeTeOr-Projekt wird im Unterkapitel „Wo?“ eingegangen, denn hier wird der Begriff Organisation in MeTeOr genauer betrachtet. Vorgestellte Modelle und Konzepte ermöglichen dem MeTeOr-Consultant, die Organisationsstruktur zu untersuchen und das Tätigkeitsumfeld definieren zu können.

Wie in Abbildung 2 dargestellt, befinden sich MeTeOr-Consultants im Inneren des Dreiecks. Ihre Aufgabe besteht daraus, den Konzepten der drei Ecken Beachtung zu schenken und diese in ihre Arbeit zu integrieren. Jede Ecke besitzt ihre eigene Existenzberechtigung und ihre Wichtigkeit für ein Vorgehen nach MeTeOr. Nur indem die drei Dimensionen Inhalte, Teilnehmende sowie Organisation mit einbezogen werden, kann ein Projekt erfolgreich nach dem MeTeOr-Ansatz begleitet werden. Dies spiegelt gleichzeitig auch wider, dass in die Arbeit von MeTeOr-Consultants zahlreiche Überlegungen einfließen. Eine Balance zwischen den beschriebenen drei Bereichen herzustellen ist gleichzeitig eine Bedingung wie auch ein Ergebnis erfolgreicher Arbeit nach dem MeTeOr-Konzept. Eine Balance zu finden ist auch deshalb eine anspruchsvolle Aufgabe, da sich die drei Ecken gegenseitig beeinflussen. Denn die Einbettung des Individuums in die organisationsspezifischen Strukturen bestimmt das Handeln bspw. ähnlich stark, wie individuelle Merkmale und Ausprägungen sich auf den Umgang mit neuen Technologien auswirken. Diese Beispiele sollen zeigen, dass die drei Felder „Wer?“, „Was?“ und „Wo?“ nicht isoliert voneinander betrachtet werden können, sondern diese einer stetigen gegenseitigen Beeinflussung unterliegen und ganzheitlich betrachtet werden müssen. Umso spannender und anspruchsvoller kann die Arbeit von MeTeOr-Consultants sein, die sich zwischen den drei Dimensionen bewegen und für die jeweils vorherrschende Situation ihren Rahmen und die Nutzung der Modelle anpassen.