Read the book: «30 привычек за 30 дней. План-капкан по наведению полного порядка в жизни»
© Сайфуллина А., перевод, 2024
© Оформление. ООО «Издательство «Эксмо», 2024
Предисловие
Недостаток большинства 30-дневных планов заключается в том, что они неприменимы к жизни. На читателя вываливают целую гору сведений за несколько глав, но как внедрить все указанное в жизнь, умалчивают.
Вот почему я решил написать это короткое полезное руководство. Оно – своего рода мост между внушительными трехсотстраничными трудами о личной производительности, которые попробуй прочти и примени, и разрозненными сведениями из брошюр, которые силятся сойти за полезные памятки.
Эта книга – дорожная карта для тех, кто желает успевать больше. Это правда 30-дневный план. Но моя книга не из тех, которые читают и откладывают. Она построена так, чтобы можно было осваивать ровно по главе в день, тут же применяя изученное. Использовать предложенные в книге приемы необходимо постоянно, ведь только так они превратятся в полезные привычки. Вот какая задумка легла в основу моей книги.
Позвольте подробнее рассказать о том, как она устроена, ведь тогда использовать ее будет проще.
Как можно понять по названию, в книге 30 глав. Они короткие, в каждой по три раздела. В первом я описываю некую трудность и то, как она проявляется. Во втором – объясняю, как эта трудность влияет на вашу производительность. В третьем разделе описана череда действий, выполнив которые, вы сможете указанную проблему преодолеть.
Как было сказано выше, книга написана так, чтобы указанные правила можно было применять тут же. Не потом. А здесь и сейчас.
Обязательно ли читать книгу ровно 30 дней, по одной главе в сутки? Нет. Каждый сам творец своей судьбы. Вам лучше знать, как действеннее всего осваивать и использовать полученные сведения. Вдруг вы из тех редких одаренных личностей, что способны проглядеть книгу и немедленно запомнить все ключевые понятия и полезные приемы? В таком случае спокойно читайте книгу залпом за несколько часов.
Обычным же смертным нужен иной подход. Я советую действовать в четыре шага:
Шаг первый. Прочтите содержание. Выясните, что мы намерены освоить за следующие 30 дней.
Шаг второй. Прочтите книгу. Причем как можно быстрее. Запоминать и применять пока ничего не нужно. На этом шаге важно привыкнуть мыслить таким образом, чтобы на третьем шаге уже освоить все досконально.
Шаг третий. Посвятите 30 дней тому, чтобы прочесть книгу заново. Читайте по главе в день. Боритесь с соблазном ускориться. Как только дочитываете главу, немедленно внедряйте в жизнь предложенные в ней приемы.
Шаг четвертый. Чтобы отслеживать свои успехи, возвращайтесь к книге каждые 60 дней. Перечитывать каждую главу заново необязательно. Достаточно просматривать содержание. И проверять, насколько вы успешны в каждой из 30 областей, которым посвящены главы. Если возвращаться к книге раз в пару месяцев, будет проще расти над собой. Кроме того, вы сразу увидите, где заметно преуспели. Не забывайте хвалить себя за достижения!
Четыре указанных шага – лишь один из возможных подходов. Никто не знает вас так, как вы сами. Подстраивайте план под то, как вы привыкли усваивать сведения. Кому-то, к примеру, удобнее будет уделять каждой из привычек неделю вместо дня. Если для вас так лучше – смело меняйте подход. Повторюсь: каждый сам творец своей судьбы.
Важнее всего помнить, что полезные привычки вырабатываются со временем. Это забег на длинную дистанцию. Поэтому задача не в том, чтобы прочесть книгу до конца. Она, скорее, в том, чтобы с помощью полученной информации выработать стойкие привычки, которые позволят вам сделать свой труд более приятным.
Так отправимся же вместе в наше 30-дневное путешествие!
Деймон Захариадис
http://www.ArtOfProductivity.com
День первый
Проверяйте электронную почту не чаще двух раз в сутки
Немецкая статистическая компания Statista недавно провела исследование, согласно которому 33,9 % американцев проверяет электронную почту несколько раз в день. Чуть больше 4 % – 10 раз в день и чаще, а еще 4,8 % – от семи до девяти. Значительно больше людей (16,6 %) смотрит электронную почту от четырех до шести раз за сутки. Остальные заглядывают в нее либо один-три раза за день (39 %), либо не проверяют ее вообще (1,6 %).
Соблазн посмотреть почту понятен. Многим необходимо отслеживать, не написали ли чего нового по важной рабочей задаче. Кому-то гордость не позволяет не отвечать на личные письма в считанные минуты. А кто-то просто любит погружаться в то ощущение занятости, которое наступает, когда просматриваешь входящие письма.
Электронная почта манит. Благодаря ей можно разрешать споры, не общаясь ни с кем лично. А еще в переписке проще держать лицо и следить за словами. Кроме того, электронная почта рассеивает скуку (пусть и едва ощутимо). Неудивительно, что у многих развивается привычка в течение дня раз за разом проверять ее.
Загвоздка в том, что эта привычка убивает нашу производительность.
Как эта пагубная привычка вредит производительности
Привычка часто проверять почту вредит производительности. Во-первых, вы отвлекаетесь. И каждый раз ваш мозг вынужден переключаться. Когда переключаешься с одной задачи на другую (к примеру, работали вы с таблицей – а потом пошли проверять почту), то замедляешься. Набранный прежде разгон сходит на нет. Как говорят психологи и иные специалисты, если мы отвлеклись хотя бы раз, наш мозг может после этого до 25 минут работать медленнее прежнего.
Во-вторых, электронная почта влияет на настроение. Бывало такое, что вам приходит неприятное письмо – и вы сидите потом в расстроенных чувствах? Все потому, что почту вы закрыли – а прочитанное в сознании все равно держится. И сосредоточиться на других вопросах уже сложнее. Представьте теперь, насколько вы теряете в производительности, если проверяете почту с десяток раз за день.
В-третьих, если почту проверять раз за разом, в ней запросто можно увязнуть. Сколько раз вы думали: ну, загляну на пару мгновений, вдруг что новое написали… а потом отвечали на письма целый час? Электронная почта буквально пожирает время. Заходишь – и теряешь ему счет.
Теперь мы понимаем, почему часто проверять почту вредно и как именно эта привычка мешает работать. Давайте же посмотрим, какие полезные шаги возможно предпринять, чтобы от нее избавиться.
Какие предпринять шаги
1. Установите точное время, в которое вы будете проверять почту. Проверяйте ее два раза в день, но зато обязательно. Посмотрите, насколько вам удобно просматривать почту в разное время утром, днем и вечером. Отследите, какие часы лучше всего подходят вашему расписанию, уровню усталости и загруженности работой.
2. Закрывайте почтовую программу на то время, пока работаете. Если пользуетесь облачными сервисами, закрывайте вкладку с ними.
3. Отключите уведомления о новых письмах на телефоне. Даже если вы закроете почтовую программу или вкладку с облачным сервисом, звуковые оповещения будут отвлекать вас. Многие не в силах удержаться от того, чтобы проверить, кто и что написал. Чтобы избежать соблазна, отключите оповещения.
4. Старайтесь не тратить время на бессмысленные письма. Чем больше пишете, тем больше пишут в ответ. Кроме того, от вас в итоге будут ожидать немедленной реакции – а значит, писать по малейшему поводу.
5. Предупреждайте окружающих о том, что проверяете почту дважды в день. Уточняйте, в какие именно часы. Тогда от вас будут ожидать ответа в четко определенное, причем лично вами, время.
6. Выявите обстоятельства, из-за которых вы рветесь проверять почту. Быть может, вы заходите в нее от скуки? Или потому что боитесь упустить возможного покупателя? Или чтобы был повод не браться подольше за что-то другое? Определите, какие именно обстоятельства вынуждают вас лишний раз проверять почту, чтобы потом изменить свою реакцию на них (подробнее о том, как это сделать, мы поговорим чуть позже).
7. Создавайте препятствия, чтобы не просматривать лишний раз почту. К примеру, если вы пользуетесь облачным сервисом, то удалите закладку в браузере. Либо воспользуйтесь приложением для фокусировки внимания, которое не даст вам зайти в приложение (обратите внимание: выработать полезную привычку всегда полезнее, чем пользоваться помощью приложений; первое сделать тяжелее – зато вы привыкаете самостоятельно сдерживать свои порывы).
8. Привыкайте, едва хочется проверить почту, делать что-то другое. К примеру, если вы обычно открываете ее, чтобы был повод отложить какое-то дело, старайтесь немедленно к нему приступить, а не просматривать входящие письма.
День второй
Не стремитесь к совершенству
Стремление к совершенству уничтожает отношения, препятствует успеху на работе и является одной из важнейших причин несчастья и разочарования. А еще это стремление на ура снижает производительность – о чем мы позже поговорим подробнее.
У склонности делать все безупречно может быть несколько источников. Кого-то с детства приучали соответствовать чужим ожиданиям. Такие люди боятся разочаровать окружающих и запрещают себе ошибаться. Кто-то стремится к высоким достижениям во имя самих достижений. Таким людям не особенно важно, какие выгоды это несет. А кто-то стремится к совершенству, чтобы восполнить мнимую нехватку чего-то в других областях жизни.
Хуже всего то, что за стремление к совершенству принято хвалить. Детей часами готовят к контрольным, чтобы они получили высшую оценку. Сотрудники боятся допустить малейшую ошибку при выполнении задачи или составлении отчета, а поставщики услуг справляются с работой в невозможно короткий срок.
Привычку стремиться к совершенству считают полезной. К сожалению, из-за этого она становится самоцелью.
Но ошибаться естественно.
Вспомните школу. А точнее, какое-нибудь задание, к которому вы готовились часами – и в итоге получили отличную оценку. Повлияла ли эта оценка хоть как-то на вашу жизнь в целом? Скорее всего, нет.
Перенесите это на работу. Вспомните какой-нибудь отчет, который вы вычитывали часами, прежде чем сдать начальнику. Повлияло ли отсутствие ошибок в отчете на вашу трудовую жизнь в целом? Вряд ли.
Ошибаться не просто можно. Ошибаться нужно.
Как эта пагубная привычка вредит производительности
Стремление к совершенству вредит производительности в четырех моментах. Во-первых, вы сидите над каждым делом подолгу. Вы настолько боитесь малейшей помарки, что тратите на перепроверку то время, которое могли уделить другим задачам.
Во-вторых, вы постоянно трясетесь. Исследования показывают, что у людей, которые стремятся к совершенству, чаще наблюдается тревожность. Думаю, без лишних пояснений понятно, насколько пагубно на производительности сказываются напряжение и тревога. Вы наверняка знаете об этом не понаслышке.
В-третьих, вы постоянно откладываете дела. Продолжать что-то проще, чем начинать, особенно если новое задание пугает. В итоге вы с легкостью приобретаете еще одну вредную привычку – постоянно откладываете новые дела. При этом вы находите убедительный предлог – дескать, мне ведь нужно перепроверить, правильно ли я выполнил предыдущую задачу.
Еще одно проявление привычки откладывать – вы никак не приступите к новой задаче потому, что боитесь не справиться с ней на безупречном уровне. Вы все ищете повод отложить дело, поскольку боитесь неудачи. Основа этого страха – в далеких от действительности представлениях об успехе.
В-четвертых, стремление к совершенству губит самооценку. Не бывает безупречных людей. Любой нет-нет да и ошибется. Стремление к совершенству – верный путь к досаде и разочарованию, особенно если ваше представление о себе основывается на завышенных требованиях к собственной производительности. Когда понимаешь, что не оправдываешь собственных ожиданий, и делать ничего не хочется.
Теперь давайте поговорим о том, как прекратить стремиться к совершенству уже сегодня.
Какие предпринять шаги
1. Стремитесь доводить что-то не до совершенства, а до конца. И не ждите, что успешно перестроитесь сразу же.
Не торопитесь. Меняйте отношение к задачам постепенно. Со временем и опытом новый подход станет привычным. Однако до тех пор знайте: разум будет сопротивляться.
В конце концов вы перестраиваете то, что укоренялось в вашем сознании годами. Потерпите.
2. Задумывайтесь, насколько выгодно тратить на ту или иную задачу то или иное количество времени и сил. Например: вам повысят зарплату, если вы потратите на отчет по доходам и расходам несколько часов? Вас возьмут на более достойную работу, если вы будете часами готовиться к экзамену по химии – и получите пять с плюсом?
Такие вопросы позволят грамотно распределять время и силы.
3. Выставляйте препятствия на пути к совершенству. К примеру, едва заметив, что принимаетесь перепроверять что-то, просто поднимитесь из-за рабочего стола и пройдитесь по офису. Задумайтесь над своим поведением. Настройтесь на то, чтобы довести задачу до конца, а не до совершенства. И только после этого возвращайтесь обратно.
4. Привыкайте ошибаться. Не корите себя за огрехи. Ошибка – возможность вырасти над собой. Расширить познания, выработать полезные трудовые привычки и стать еще грамотнее как сотрудник (обучающийся, преподаватель, создатель чего-то либо, супруг). Когда бы вы ни ошибались – воспринимайте это как повод для развития.
5. Определите наихудшее из того, к чему может привести ошибка. К примеру: уволят ли вас, если опечатаетесь в отчете? Отправят ли вас на пересдачу, если получите за экзамен по химии пять с минусом? Есть вероятность, что конца света не случится, даже если вы оступитесь.
День третий
Прекратите составлять бесконечные списки дел
Бесконечными считаются те списки дел, из которых вы к завершению дня выполняете меньше половины записанного. Выходит, вы берете на себя слишком много.
Но не переживайте. Так поступают многие. И привычка эта обычно обусловлена одной из двух причин (либо обеими сразу).
Причина первая: вы либо переоцениваете количество времени, которое у вас есть в течение рабочего дня, либо недооцениваете количество времени, которое понадобится на ту или иную задачу. Оба обстоятельства ведут к одному исходу – вы не успеваете сделать все, что запланировали.
Причина вторая: вы включаете в один и тот же список все дела, которые приходят на ум. Неудивительно, что он разрастается у вас на глазах. В итоге к концу дня в вашем списке дел обнаруживается даже больше, чем было утром. Как тут не расстроиться!
Что забавно, планы затем и нужны, чтобы мы успевали больше. Вот только большинство людей снижают свою производительность, неграмотно составляя списки. Эта проблема настолько распространена, что многие знатоки в управлении временем призывают вовсе не составлять никаких списков (я против такого – и чуть позже объясню почему).
Как эта пагубная привычка вредит производительности
Бесконечные списки дел вредят производительности в нескольких аспектах. Во-первых, они пугают и удручают.
Большинство вдохновляется, когда выполняет ту или иную задачу, и расстраивается, если с ней не справляется. С этой точки зрения каждый список дел – сам по себе отдельная задача. А значит, по-настоящему вдохновить он способен лишь в том случае, если выполнить все задуманное до конца. Если останется хотя бы одно положение – ты, считай, не справился. В итоге список только и делает, что расстраивает владельца, из-за чего тот не может сосредоточиться и работать.
Во-вторых, мы сильнее переживаем, когда осознаем, что значительную часть задуманного на сегодня придется переносить на завтра. Легкое беспокойство способно, конечно, подталкивать к плодотворной деятельности, однако в больших количествах оно только вредит – и окончательно выбивает из колеи.
В-третьих, если раз за разом переносишь что-то на завтра, тяжелее распоряжаться временем. Ты не можешь предугадать, сколько времени займет та или иная задача.
К счастью, выполнив несколько простейших шагов, вы сможете создавать списки дел, которые будут не мешать, а помогать. Шагов этих семь, и внедрить их в свою жизнь вы сможете уже сегодня.
Какие предпринять шаги
1. Привыкайте отказывать себе (и окружающим). Списки дел разрастаются потому, что все время хочется добавить в них что-то еще. Записать новое положение – дело пары мгновений. Оттого и кажется, будто мы все успеем. Почаще запрещайте себе добавлять новые дела в план – чтобы тот разрастался как можно медленнее.
2. Оставляйте в списке только те задачи, выполнить которые необходимо по некой весомой причине. Иначе зачем растрачивать и без того ограниченное время и внимание? Прежде чем вписывать новое положение, ответьте на вопрос: а оно мне надо?
3. Оцените задачи в списке по степени важности. Используйте числа от одного до трех. Единица означает, что задача очень важная. Тройка – не особо.
После этого изучите еще раз те задачи, которым вы выставили тройки. Они помогут вам как-то продвинуться на пути к важнейшим жизненным целям? Если нет, смело вычеркивайте их из списка.
4. Ограничьте количество положений. К примеру, запретите себе записывать больше пяти. Ограниченное количество дел выполнить проще. Одно это вдохновит вас на то, чтобы справиться с поставленными задачами как можно скорее.
5. Начинайте со «слона». То есть с наиболее важной задачи. Выберите одну из самых значимых на сегодня, без которой не достичь некой цели. Можно также выбрать задачу, которая наверняка займет больше всего времени, вызовет больше всего трудностей, а потому привлекает вас меньше прочих.
Я случайно узнал о такой уловке благодаря Лео Бабауте1, он сам, скорее всего, вдохновлялся Стивеном Кови. В общем, отдаю должное этим двум людям.
6. Установите для каждой задачи разумное ограничение по времени. Так работается быстрее. Существует закон Паркинсона, согласно которому «работа заполняет время, отпущенное на нее». Если выделите на задачу два часа, будете выполнять ее два часа. Если дадите себе 45 минут и поставите таймер, то наверняка справитесь за 45 минут.
7. Составляйте два списка. В первом ограничьте количество положений – и записывайте туда дела только на текущий день. Во второй – все, что приходит в голову.
При этом оценивайте дела во втором списке по степени важности. И время от времени проверяйте, не стоит ли выставить иную оценку каждой из задач.
Дополнительный совет
Если вам нравится отслеживать список дел через интернет, то очень советую сайт Todoist.com. Разобраться в нем несложно, а полезные опции позволят успешнее организовать деятельность в течение дня. Вы можете создавать разные списки, оценивать каждую из задач по степени важности, перемещать положения из списка в список, устанавливать сроки выполнения и расставлять разноцветные ярлычки, что очень удобно.
И самое важное. Сайт бесплатный.
День четвертый
Не выделяйте на задачи слишком много времени
Во вчерашней главе уже упоминался закон Паркинсона, согласно которому «работа заполняет время, отпущенное на нее». Сегодня мы сосредоточимся именно на нем.
Большинство выделяет на задачи слишком много времени. Либо, что еще хуже, вовсе не устанавливает никаких крайних сроков. И работает как работается.
Исход в обоих случаях один: мы выполняем задачи слишком долго. Вспомните, к примеру, последний раз, когда начальник давал вам неделю на отчет. Вы наверняка закончили его ровно к сроку. И не потому, что начальник все грамотно рассчитал. А потому что подействовал закон Паркинсона. Вы дали себе неделю – и составляли отчет неделю.
Когда крайнего срока вообще нет, человек не в силах даже понять, насколько успешно справляется. Прошел час – а ты и не знаешь даже, браться тебе за следующий шаг или повременить. Неудивительно, что многие задачи в итоге занимают больше времени, чем нужно.
Из-за этого мы успеваем значительно меньше.
Как эта пагубная привычка вредит производительности
Привычка выделять на задачи чрезмерно много времени снижает производительность в шести местах. Во-первых, вы успеваете меньше. Над каждой задачей вы работаете дольше нужного, а потому у вас остается меньше времени на что-то еще.
Во-вторых, вы чаще откладываете по-настоящему важные задачи. Пока вы возитесь с одними задачами из списка, другие проседают.
В-третьих, вам чаще приходится оставлять на потом недоделанную работу. В третьей главе мы уже говорили, что из-за этого вы сильнее беспокоитесь, а это, в свою очередь, снижает вашу производительность.
В-четвертых, вы работаете непоследовательно. Щадящие ограничения по времени мы, как правило, выставляем себе сами. И руководствуемся при этом собственным удобством. К примеру, мы выделяем два часа на задачу, которую можем на самом деле выполнить за час, если сосредоточимся как следует. Чем меньше в работе упорядоченности, тем больше времени растрачивается впустую.
В-пятых, мы расслабляемся. А значит, теряем боевой настрой. Другими словами, ленимся.
В-шестых, мы работаем сверхурочно – поскольку меньше успеваем. Со временем мы не только сильнее устаем, но и приближаемся к выгоранию.
Как быть? Вырабатывать и закреплять полезные привычки. К счастью, тут все в наших руках. А теперь – семь шагов, благодаря которым вы уже сегодня начнете справляться с задачами быстрее.
Какие предпринять шаги
1. Выберите из списка дел одно и установите такой дедлайн, который заставит вас сосредоточиться. Если вы не знаете точно, сколько времени уйдет на задачу, прикиньте хотя бы примерно. Потом, если что, добавите еще минут. Сейчас важнее всего привыкнуть устанавливать самому себе строгие ограничения по времени.
2. Заведите таймер. Пусть отсчитывает, сколько времени у вас осталось. Разместите его перед глазами так, чтобы вы постоянно видели, как утекает выделенное время. Можно использовать таймер на телефоне или компьютере. Я лично предпочитаю громкий кухонный. Меня дополнительно вдохновляет его старомодный вид.
3. Пользуйтесь «методом помидора». Его смысл в том, чтобы работать по 25 минут и делать перерывы по 5 минут. Так рабочий день разбивается на небольшие отрезки времени. Во время таких перерывов ваш мозг отдыхает, благодаря чему вы работаете сосредоточеннее и быстрее в течение следующих 25 минут.
Еще одно преимущество «метода помидора» в том, что он позволяет отслеживать, насколько успешно вы справляетесь. К примеру, если вы выделили на задачу 40 минут, но за прошедшие 25 выполнили меньше половины, то в следующие 25 наверняка ускоритесь.
4. Не отвлекайтесь на почту, соцсети, сообщения и звонки. Работать плодотворно не выйдет, если отвлекаться на такие мелочи. Особенно когда стоит строгое ограничение по времени. Отвлекаться в таких условиях – непозволительная роскошь. Если вы работаете по «методу помидора», отложите все на пятиминутный перерыв.
5. Заканчивайте работать строго в пять вечера. Тогда вы еще охотнее будете укладываться в ограниченные сроки. Прежде я говорил, что обычно люди работают сверхурочно потому, что меньше успевают за день. Не оставляйте себе выбора. Заранее настройтесь: «В пять я заканчиваю».
6. Отслеживайте свои успехи. Как упоминалось выше, оценить скорость работы бывает сложно, когда вы только начинаете выставлять ограничения по времени. Однако с опытом станет проще.
К примеру, допустим, что вы еженедельно составляете некий отчет. В первую неделю вы, возможно, лишь примерно прикинете, сколько на этот отчет уйдет времени. Однако к пятой неделе вы, основываясь на опыте, уже будете весьма точно представлять, сколько времени необходимо выделять на эту задачу.
7. Уточняйте ограничения по времени. Если вы раз за разом выполняете одну и ту же задачу, ваша скорость увеличится. Все потому, что вы становитесь опытнее. Не применяйте к задачам, которые теперь даются проще, устаревшие ограничения. Выделяйте на них еще меньше времени, чтобы сохранить боевой настрой. В итоге ваша скорость будет расти и дальше.
День пятый
Хватит корить себя за ошибки прошлого
Автор бестселлера «Как уцелеть среди акул»2 Харви Маккей говорил о привычке корить себя за ошибки прошлого следующее:
«Переживать о прошлом бесполезно. Если принимаешься корить себя за то, как оступился в прошлом, или на каждом углу ждешь бедствия, остановись, выдохни и спроси себя: как мне прямо сейчас еще приблизиться к успеху?»
Мудрый совет. Когда коришь себя, руки опускаются. А еще опасаешься предпринимать что-то новое. Не спешишь делать ставки, поскольку все сильнее боишься неудачи.
Страх неудачи лишь мешает – и на большинстве должностей, и в отношениях с людьми, и в личных стремлениях. Из-за него мы боимся решать. Медленнее продвигаемся навстречу целям, которые поставили перед собой.
Таково влияние этой привычки. Мы отступаем перед лицом трудностей, из-за чего медленнее растем как личности и сотрудники.
Самобичевание значительно сказывается и на производительности.
Как эта пагубная привычка вредит производительности
Сожалеть естественно – как ошибаться. Сожалеть даже полезно – в условиях самопознания. Анализируя свои поступки, мы уточняем представление о себе и меняемся к лучшему, благодаря чему действуем грамотнее в будущем.
При этом размышлять над своими ошибками чрезмерно долго, доводя себя до отчаяния, вредно. Такая привычка мешает производительности.
Во-первых, корить себя за огрехи прошлого можно бесконечно. Так в глубине души укореняется ощущение вины, и все мысли вертятся вокруг него. Во-вторых, чем сильнее вы одержимы своими ошибками, тем сложнее себя простить. А когда не можешь себя простить, тяжело работать. Вы растрачиваете время на самобичевание, вместо того чтобы заниматься насущными задачами.
В-третьих, такое самоистязание в конце концов сказывается на здоровье. Это подтверждают и исследования. Чем больше отрицательных мыслей и переживаний накапливается, тем выше вероятность столкнуться с депрессией и ощущением беспомощности. А когда кажется, что ты не властен над собственной жизнью, плодотворно работать тяжело.
В-четвертых, когда вы корите себя за неудачи прошлого, то чаще упускаете выгодные возможности в настоящем. Вы слишком заняты тем, что злитесь на себя и боитесь ошибиться снова, и в итоге забываете о задачах, которые действительно важны сегодня. К примеру, человек, может бояться подходить к начальнику с вопросами, поскольку уверен, что уже лишился его доверия, а потому не заслуживает внимания.
Начинаем меняться сегодня же. Ниже описаны семь шагов, благодаря которым вы сумеете простить себя, освободиться от груза прошлого и успешно жить дальше.
Какие предпринять шаги
1. Воспринимайте ошибки как повод узнать что-то новое. Для этого необходимо иметь (либо развивать) желание развиваться. Человек, настроенный на рост, воспринимает неудачу как возможность в чем-то вырасти над собой. К такому мышлению необходимо привыкнуть. Однако, едва сделав это, вы заметите, как жизнь изменится к лучшему.
2. Постоянно внедряйте что-то новое в трудовую жизнь. Неудача – это обратная связь. Она показывает, что действует, а что нет. Когда бы ни ошибались, спрашивайте себя: как теперь усовершенствовать подход?
Допустим, у вас некогда застопорилось дело, поскольку вам не хватало знаний или опыта. Спросите себя: в следующий раз, прежде чем браться за дело, как следует изучить вопрос?
3. Учитесь принимать ответственность. Казалось бы, чуть выше предлагалось обратное. Разве признать свою ответственность не то же самое, что корить себя? Вообще-то не совсем. Нужно не ругать себя, а принимать, что ваши действия повлияли на произошедшее. То есть что в вашей власти влиять на исход. Тогда вы будете охотнее меняться и менять свой подход к труду к лучшему.
4. Предъявляйте к себе обоснованные требования. Люди нередко корят себя за ошибки прошлого, потому что требуют от себя слишком много. Стремитесь к совершенству? Или признаете все же, что время от времени ошибаться естественно?
5. Ставьте перед собой выполнимые цели. Соотносите их со своими возможностями и окружающей действительностью.
Допустим, вы выставили себе строжайшее ограничение по времени, когда составляли отчет для начальства. Спросите себя: успеете ли вы, наряду с отчетом, остальные важные дела? После уточните: привычный вам подход к труду поможет вам выполнить эту задачу в срок? Если нет, перестраивайтесь. Либо переставляйте крайний срок, либо подходите иначе к делу.
6. Не смотрите YouTube. Когда ощущаешь себя ничтожеством, легко обратиться к безостановочному просмотру любимых передач. Однако это лишь сильнее навредит делу.
Я прежде уже говорил, что самобичевание – путь к депрессии. А теперь добавьте к этому то, что просмотр телевизора, судя по исследованиям, тоже ведет к депрессии. Любимые передачи не поднимут вам настроения. Они лишь позволят на время забыть об истинной причине отчаяния.
7. Поговорите с коллегами, занимающими такое же или более высокое положение. Если злитесь на себя, обсудите свои переживания с теми, чьим советам доверяете.
Ни в коем случае не плачьтесь в жилетку. Вам необходимо непредвзятое мнение со стороны. Точка зрения собеседника наверняка окажется более обоснованной, чем ваша собственная.
День шестой
Прекратите на все соглашаться
В своей книге The Distinguishing Mark of Leadership3 Дон Мейер приводит следующие слова предпринимателя Уоррена Баффетта:
«Очень успешный человек отличается от просто успешного тем, что почти от всего отказывается».
Наблюдение Баффетта перекликается с замечанием Стива Джобса во время выступления на конференции Apple Worldwide Developers Conference в 1997 году. Вот что он сказал:
«Сфокусироваться – значит говорить нет».
Большинство людей на все соглашаются. Они охотно уделяют время незнакомцам. Помогают сослуживцам по первому зову. Тут же отвлекаются, стоит потребовать родственнику.
На первый взгляд, такое поведение оправдано. В конце концов стремление всем помочь похвально. Вот только, соглашаясь на все подряд, мы вынуждены откладывать задачи и дела, которые важны именно для нас. Когда бы мы ни помогали окружающим, мы непременно отнимаем у себя.
У привычки на все соглашаться есть и иное побочное действие: вас запоминают как безотказного. Это опять же похвально. Но задумайтесь: если вас считают открытым к любым просьбам, то и обращаться в первую очередь будут к вам. Представьте, что вы выставили у порога молоко для бродячих котов. Они будут приходить ровно до тех пор, покуда вы выставляете молоко. Нет смысла ждать иного исхода.
Давайте посмотрим, как именно привычка на все соглашаться мешает вам заниматься насущными делами.
Как эта пагубная привычка вредит производительности
Привычка на все соглашаться снижает вашу продуктивность в пяти аспектах. Во-первых, вы постоянно отвлекаетесь. Вроде только сосредоточились – и вот опять кто-то просит помочь. В итоге вы справляетесь с заданиями медленнее.
Во-вторых, окружающие люди распоряжаются вашим временем. Вы не знаете, чего ожидать, а потому не в силах составить рабочее расписание. Ваши планы не более чем пожелания: мол, успею – уже хорошо.
В-третьих, когда вы соглашаетесь кому-то помочь, то теряете время, которое могли бы уделить своим непосредственным обязанностям. В преддверии очередного дедлайна такое попросту недопустимо. Тем, кому вы поможете, станет легче, а вот в своем деле вы не продвинетесь ни на шаг. В итоге вам, возможно, и вовсе придется работать за двоих (подробнее об этой вредной привычке мы поговорим в следующей главе).
В-четвертых, вы хуже справляетесь со своими задачами. Вот потратили вы кучу времени на то, чтобы помочь другому человеку с его обязанностями – и потом выполняете собственные впопыхах, потому что сроки поджимают. Чем сильнее вы спешите, тем вероятнее ошибаетесь. Пара ошибок – это, конечно, нестрашно. Однако в целом сырая работа – это уже ни в какие ворота.
В-пятых, вы вероятнее выгорите. Чем чаще отвлекаешься на чужие дела, тем сильнее тревожишься и напрягаешься. Сроки горят, а работа лишь копится – поскольку вы только и делаете, что занимаетесь чужими проблемами. Тяжело работать плодотворно, когда некогда продохнуть и кажется, что ничего не успеваешь.
Давайте меняться. Далее я расскажу о семи шагах, благодаря которым вы научитесь отказывать коллегам, друзьям и родственникам.
Какие предпринять шаги
1. Прежде чем соглашаться помочь, просмотрите свой список дел. Посчитайте, сколько времени вы намерены уделить каждой задаче, и определите, остается ли в вашем расписании место для того, чтобы кому-то помочь. Соглашайтесь на просьбу, только если у вас в запасе достаточно времени. Если недостаточно, вежливо откажитесь и объясните почему.
Помогать людям ни в коем случае не вредно. Когда бы ни представлялась возможность, помогайте. Однако никогда не ставьте под угрозу качество или своевременность той работы, которая поручена непосредственно вам.
2. Помните: по-настоящему срочная помощь требуется кому-то весьма редко. Когда человек просит помочь, то обычно ожидает немедленного отклика. Вот только их дела, как правило, способны подождать. Торопятся люди обычно просто в силу нетерпеливости. Такова наша природа.
Прежде чем соглашаться помочь, уточните, правда ли дело срочное. Повторяю: «срочные» дела лишь изредка бывают по-настоящему срочными.
3. Спросите, нельзя ли отложить обсуждаемое дело на потом. В итоге вы и не согласитесь, и не обидите человека. Кроме того, так вы сами распорядитесь собственным временем – а это ключевое умение успешного сотрудника.
Люди, которых просят подождать, расстраиваются значительно реже тех, кому прямо отказывают.
4. Прежде чем соглашаться, выясните подробности. Когда человек просит помочь, то нередко преуменьшает количество времени, необходимое на задачу. У вас наверняка хотя бы раз спрашивали нечто в духе «Можно тебя буквально на минутку?».
Попросите собеседника четко разъяснить, что от вас вообще хотят. Если задача занимает больше времени, чем есть у вас в запасе, то смело отказывайтесь: мол, я не успею.
5. Заранее решите для себя, с чем вы точно никому не помогаете. Тогда будет еще проще отказываться.
Допустим, вы берете за правило: до 10 утра я никому не звоню – поскольку до этого времени звонки обычно отнимают неоправданно много времени. Думаешь побеседовать с кем-то три минутки – а тебя в итоге забалтывают на все 20. И вот коллега просит созвониться за него с поставщиком или покупателем. Что делаете вы? Вежливо отклоняете просьбу – по совершенно четкой причине.
6. Не ждите, что привычка выработается сразу. Так не получится. Проявите терпение, оно в целом необходимо при выработке большинства полезных привычек. Тише едешь – дальше будешь. Со временем отказывать будет только проще.
7. Работайте «заходами». Выделяйте в расписании время, когда вас вообще нельзя беспокоить.
Используете вы, к примеру, «метод помидора» – тогда выделите в расписании два часа на предельно сосредоточенную работу. То есть четыре промежутка по 25 минут, после каждого из которых следует пятиминутный перерыв.
Чтобы вас, правда, никто не беспокоил, необходимо четко заявить об этом окружающим: дескать, с такого-то по такой-то час меня не трогать. Если кто-то «забудет» и все же подойдет к вам в это время, мягко напомните: я занят. Проговорите еще раз, во сколько вы готовы будете отвлечься, и попросите возвратиться к этому часу.
День седьмой
Прекращайте работать сверхурочно
Обычный американский сотрудник работает по 40 часов в неделю. Во многом благодаря Генри Форду. Он, еще когда зарабатывал кучу денег на своих «Жестяных Лиззи»4, решил проверить, насколько лучше пойдет дело, если сократить сотрудникам рабочий день.
Тогда его подчиненные трудились не меньше 48 часов в шестидневную неделю. У кого-то смена длилась и больше 10 часов.
5 января 1914 года Форд принял важное для человечества решение: он сократил рабочий день сотрудников до восьми часов, а шестидневную рабочую неделю – до пятидневной. При этом он удвоил сотрудникам ставку.
С той поры любое время, что сотрудник работал сверх установленных 40 часов в неделю, считалось переработкой.
Благодаря решению Форда открылась важная истина о производительности труда. Он обнаружил, что после сокращения длины и рабочего дня, и рабочей недели сотрудники стали успевать больше.
Сегодня же на постоянной основе перерабатывают миллионы людей. Считается, что если вы перерабатываете, значит, трудитесь недостаточно плодотворно. Но проблема не только в таком подходе к работе: производительность снижается тем сильнее, чем больше вы перерабатываете.
Вы не виноваты. Связанные с работой обязанности нередко отнимают у сотрудников от 60 часов в неделю. Однако стоит понимать: со временем привычка перерабатывать приведет к тому, что вы будете успевать еще меньше. Переработки постепенно поглотят вашу производительность, силы и сосредоточенность.
Как эта пагубная привычка вредит производительности
Сегодня перерабатывает большинство людей. Исследования, конечно, показывают, что, чем меньше сотрудник работает, тем он производительнее, однако на многих предприятиях работников вынуждают уделять их задачам неоправданно большое количество часов еженедельно. Даже в совсем небольших компаниях считается, что на рынке не удержаться, если не трудиться в поте лица.
Привычка перерабатывать снижает производительность в четырех аспектах. Во-первых, переработки портят здоровье. Согласно исследованиям, сотрудники, которые еженедельно перерабатывают, чаще страдают от болей в спине, лишнего веса и гипертензии. Кроме того, у таких сотрудников чаще наблюдаются сердечно-сосудистые заболевания.
Во-вторых, переработки сильно утомляют. Если верить исследованиям, человек, который сильно устает в течение долгого времени, потом в целом работает хуже.
В 2014 году страховая компания Towers Watson выяснила5, что работники, которые напрягаются сильнее, чаще впоследствии осознают, что вообще не хотят работать. Один из сотрудников Towers Watson отметил, что итоги исследования показывают «разрушительную связь между повышенной усталостью и низкой производительностью труда».
В-третьих, если постоянно перерабатывать, недолго и выгореть. А это может привести и к более частым головным болям, заболеваниям пищеварения, покалываниям в груди и даже депрессии. Выгорание, что хуже всего, происходит постепенно, так что поначалу его даже не замечаешь. Чем дольше вы перерабатываете, тем чаще у вас наблюдаются перечисленные симптомы – и все они сказываются на вашей производительности.
В-четвертых, переработки снижают качество работы. Напряженный, разочарованный и вымотанный человек чаще трудится спустя рукава. Со временем вы возненавидите как свою работу, так и собственную неспособность выполнять ее качественно.
Ниже приведены пять шагов, которые позволят вам прекратить перерабатывать и обрести власть над своим подходом к труду.
Какие предпринять шаги
1. Проверьте, хватает ли вам времени на все, что вы включаете в список дел.
В третьей главе мы говорили о том, как вредно составлять бесконечные планы. Большинство откладывает то, что не успевает сегодня, на завтра (и это тоже вредно), однако некоторые сидят допоздна, только бы добить все задачи. Ограничивайте ежедневный список дел пятью самыми важными.
2. В течение каждого восьмичасового рабочего дня сосредоточенно трудитесь не менее пяти часов. Большинство верит, что сможет продержаться и все восемь. Однако думать так – значит крайне переоценивать человеческие возможности. Большая часть времени (хоть на работе, хоть дома) уходит на различные обстоятельства, например, когда нас прерывают и отвлекают.
Когда составляете расписание, учитывайте, что по-настоящему плодотворно вы сможете работать не больше пяти часов. И запланированные дела должны укладываться в этот промежуток времени.
3. Учитесь оставлять на потом то, что все же не успеваете. Некоторые наотрез отказываются бросать дела на полпути – жертвуют сном, только бы их закончить.
Да, переносить задачу на другой день не очень хорошо. Но иногда нет другого выбора – и это все равно лучше, чем доводить себя до истощения.
4. Включайте в расписание перерывы. Казалось бы, простая истина. Однако добросовестным сотрудникам зачастую тяжело прерываться, и в результате они не могут отдохнуть. А как работать плодотворно, если не отдыхаешь?
Прерывайтесь. Потом будет значительно проще сосредоточиться – а значит, и работать быстрее.
5. Заканчивайте работу строго в определенное время. К примеру, решите для себя, что заканчиваете ровно в пять вечера. А значит, никаких встреч после пяти. Брать работу домой тоже нельзя.
Вы скажете: да как так можно? Начальник меня убьет; у меня же столько дел – и так далее. Однако обычно установить для себя подобное правило вполне возможно. Хотя могут быть и исключения – но это совсем редкие случаи. Меняйте подход к труду таким образом, чтобы заканчивать в строго определенное время.
К примеру, сократите список дел (вспоминаем третью главу). Откажитесь помогать окружающим (шестая). Перестаньте откладывать дела на потом (десятая). Постарайтесь сделать все возможное, чтобы заканчивать строго в то время, когда вы решили.
День восьмой
Хватит брать на себя все подряд
Если вы отвечаете за крупное дело, то наверняка не спешите что-то кому-то поручать. Ведь тогда придется полагаться на чужую исполнительность. А делать это страшно, особенно если учесть, что, недоработай кто, отвечать вам.
Так мыслят те, кто привык брать на себя все подряд. Их страхи небеспочвенны. Однако они могут сильно сказываться на производительности как компании, так и сотрудников вообще.
Тот, кто привык тащить все в одиночку, готов на что угодно, лишь бы единолично удерживать бразды правления. Он не хочет ничего поручать – а потом отслеживать. Ему хочется властвовать над происходящим, чтобы все было как надо и когда надо.
Так и вымотаться недолго. Кроме того, руководитель в итоге не так хорошо руководит, а вверенные ему сотрудники все меньше хотят в происходящем участвовать.
Поручать задачи страшно не только руководителям. Владельцы небольших бизнесов и свободные работники также поддаются соблазну тащить все на себе. Предприниматели, если уж на то пошло, чаще прочих готовы делать все сами – поскольку так якобы проще. Многие привыкли к мысли, что успешное дело можно построить, только если делать все в одиночку. Эта идея настолько укоренилась в их разуме, что они вообще не способны ничего никому доверить.
Это плохо. Когда пытаешься успеть все сам, о плодотворном труде не может быть и речи.
Как эта пагубная привычка вредит производительности
Привычка брать все на себя не всегда проявляется открыто. По меньшей мере сам человек зачастую до последнего не подозревает о ее наличии. В большинстве случаев он не понимает даже, что скорее вредит – себе, своей производительности и своему предприятию.
Поэтому важно подчеркнуть, как именно стремление отслеживать каждую мелочь лично мешает трудиться плодотворно. Отрицательных последствий у такого поведения четыре. Во-первых, вы растрачиваете время и силы, которые могли направить на что-то другое. Все потому, что вы сосредоточенно и самостоятельно отслеживаете каждую мелочь.
Во-вторых, вы отвлекаетесь от своих долгосрочных стремлений. Вы настолько дотошно следите за вверенной вам задачей, что начинаете узко мыслить.
Допустим, вы занимаетесь управленческой деятельностью. Предприятию важнее всего, чтобы вверенная вашему отделу задача выполнялась согласованно с остальным предприятием. Если вы предприниматель, то вам, допустим, нельзя забывать о том, чтобы вложения окупались. На масштабной задаче не сосредоточишься, если одержим мелочами.
В-третьих, вы в целом работаете хуже. Если взваливаешь все на себя, постепенно устаешь. И времени на то, чтобы поддерживать должное качество, не находишь. Иначе выгораешь.
В-четвертых, привычка брать все на себя сказывается и на ваших подчиненных: сотрудниках, поставщиках, исполнителях. Они видят, что вы отслеживаете каждый их шаг, и понимают, что их навыкам и опыту не доверяют. Накапливаются настороженность и возмущение, которые подрывают боевой настрой.
Подавлять внутреннее стремление отслеживать каждую мелочь в доверенном вам деле определенно стоит. Дальше вы найдете несколько советов о том, как это сделать.
Какие предпринять шаги
1. Разберитесь, почему вам так страшно довериться кому-то. Вы боитесь, что другой человек не справится? Что вас сочтут бездельником? Или вы стремитесь к совершенству (о чем мы говорили во второй главе) и считаете, что ошибки нельзя совершать?
Единственный способ усмирить желание все отслеживать – определить, почему оно вообще у вас есть.
2. Отделяйте задачи «всеобъемлющие» от задач «рабочих». Любая работа включает в себя два вида поручений: те, которые имеют долгосрочные последствия, и те, которые имеют краткосрочные. Важность у них разная.
К примеру, вы управленец. Ваша задача в том, чтобы сотрудники вовремя и с учетом выделенных средств завершали то или иное дело. Это ваша «всеобъемлющая» задача. А повседневные – составление отчетов, оповещение поставщиков и т. п. – следует поручить кому-то другому. Неважно, работаете вы на себя или нет, ведете небольшое дело или владеете несколькими предприятиями, со стремлением отслеживать каждую мелочь необходимо бороться.
3. Определите, сколько стоит час вашего времени. Тогда проще будет вспоминать, не лучше ли то время, которое вы уделяете той или иной задаче, потратить на что-то еще.
Ваша задача, какую бы должность вы ни занимали, заключается в том, чтобы уделять время задачам, которые принесут больше всего пользы. Если вы будете знать, сколько стоит ваш час, тратить время на бесполезные дела не захочется.
4. Отслеживайте, как именно вы распределяете рабочее время. Может обнаружиться, что вы тратите неоправданно много времени на задачи, которые можно поручить кому-то еще.
Последите за собой две недели. Так проще обнаружить как несоответствия, так и закономерности. Можно воспользоваться онлайн-сервисом в духе Toggl.com (он бесплатный и синхронизируется с телефоном) или блокнотом. Вообще неважно, какой носитель использовать. Самое главное – отслеживайте, на что тратите время, и изучайте, как именно его используете.
5. Отмечайте, каким людям можно поручать различные задачи. Для этого необходимо знать, кому из сотрудников или исполнителей стоит доверять. Если вам уже доводилось работать с какими-то людьми, вы наверняка представляете, что им хорошо дается и в каких областях они разбираются. Ваша задача – поручать задачи тем, кому хватит опыта, знаний и способностей с ними справиться.
Не полагайтесь на память. Заранее записывайте, по какому поводу к кому можно обратиться с просьбой помочь. Для этого хорошо подходит сервис Evernote.com.
6. Когда поручаете кому-то задачу, объясняйте, чем она важна для общего дела. Обычно каждый шаг подчиненных отслеживает тот, кто в них не верит. Как начать в них верить? Заранее разъяснить, каков будет их вклад в общее дело.
Допустим, вы поручаете сотруднику составить отчет – расскажите дополнительно, как этот отчет поможет предприятию, например, сберечь средства. Или вы просите разработчика создать сайт для вашей компании – уточните, что сайт вам нужен для рекламы и он должен быть удобным для пользователей.
7. Сегодня же поручите что-то кому-нибудь. Будет страшно. Но вы привыкнете. Единственный способ выработать привычку – это постоянно повторять одно и то же.
Начните с малого. Доверьте подчиненному какую-то простую задачу, которую иначе выполняли бы сами. Потом отследите, все ли получилось. Однако не сидите у человека над душой – дайте ему достаточно свободы.
День девятый
Хватит питаться неправильно
В 2012 году организация по вопросам здравоохранения Health Enhancement Research Organization, Университет Бригама Янга и исследовательский центр по вопросам здравоохранения под началом Healthways провели исследование, в ходе которого обнаружилось любопытное соотношение между пищевыми привычками и производительностью труда. Ученые выяснили, что у сотрудников, которые питались неправильно, производительность снижалась на 66 % чаще, чем у их коллег, которые питались правильно.
Итоги исследования не удивляют. Вы и сами подспудно догадываетесь: то, что вы едите, влияет на то, как вы работаете. Возможно, вы знаете об этом не понаслышке. Вы успеваете больше, когда едите здоровую пищу, чем когда питаетесь пиццей, пончиками, чипсами и мороженым.
Чтобы понять, почему так происходит, необходимо разобраться, как на еду отзывается мозг. Человеческий организм знатно поднаторел в том, чтобы расщеплять потребляемую пищу, например, на глюкозу. Мозг работает благодаря ей. Вот почему мы сонные и ленивые, когда хотим есть. Мозгу не хватает глюкозы.
Ученые обнаружили: чтобы мозг хорошо работал, в кровотоке должно содержаться 25 граммов глюкозы. Если постоянно поддерживать такой уровень, мозг будет настроен на труд. Если уровень глюкозы ниже, мозг работает медленнее среднего.
Большинство думает: глюкоза – это ведь просто сахар. И, едва начинает клонить в сон, просто съедает что-то сладкое либо насыщенное углеводами. Вот только из-за такой еды уровень глюкозы сначала подскакивает – а затем резко падает. В итоге необходимый уровень не держится в течение дня – он задерживается в кровотоке не более чем на полчаса. А через полчаса вы «отрубаетесь». Уровень сахара в крови падает, и вы снова клюете носом и ленитесь.
Очевидно, что производительность ощутимо от этого страдает.
The free sample has ended.
