"Die Handwerker-Fibel", Band 3

1.3.2 Einsatz moderner Informations- und Kommunikationstechnologien

a)Telekommunikationsmittel

Telefon

Das Telefon ist der verbreitetste und einer der ältesten Fernübertragungsdienste sowie im Geschäftsbereich immer noch von Bedeutung.

VoIP

Von immer größerer Bedeutung wird das Telefonieren über das Internet (VoIP). Bei VoIP werden analoge Sprachdaten zu digitalen Paketen geschnürt und über das Internet zum Empfänger geschickt.

Durch VoIP lassen sich die Telefonkosten häufig senken.

Telefax

Telefax bietet die Möglichkeit, Vorlagen von Fernkopierern über das Telefonnetz an den vorgesehenen Empfänger zu übermitteln.

Onlinedienste

Die Kommunikationsmöglichkeiten durch Onlinedienste werden im Unterabschnitt „Nutzung des Internets im Handwerksbetrieb“ behandelt.

Mobilfunk

Mobilfunk (Smartphones)

Mobile Funknetze ermöglichen jedem Nutzer weltweite Kommunikation.

b)Aufbau und Grundlagen eines IT-Systems

Hardware

Unter Hardware versteht man die zur Datenverarbeitung erforderlichen technischen Geräte und Bestandteile.

Bestandteile

Dies sind im Wesentlichen:

> Rechner (PC)

> Tastatur und Maus

> Bildschirm

> Drucker

Für die Funktion eines PCs sind darüber hinaus folgende Bestandteile notwendig:

> die CPU (Central Processing Unit) als zentrale Recheneinheit, die sämtliche Rechenoperationen durchführt

> die Festplatte, die als Speichermedium eines PCs in der Regel fest eingebaut ist

> der RAM-Speicher (Random Access Memory), auch Arbeitsspeicher genannt, der zusammen mit der CPU den entscheidenden Faktor für die Leistung des PCs ergibt

> die Grafikkarte (Steckkarte zum Einbau in einen PC) zur Ausgabe der Benutzeroberfläche

> die Soundkarte (Steckkarte zum Einbau in einen PC) zur Aufzeichnung und Wiedergabe von Tonsignalen.

Die Leistungsfähigkeit eines PCs wird im Wesentlichen durch zwei Faktoren bestimmt.

Ausschlaggebend ist einerseits die Rechengeschwindigkeit der CPU. Diese wird durch die Hertz-Frequenzzahl angegeben. Der andere ausschlaggebende Faktor für die Leistung eines PCs ist der Arbeitsspeicher (auch Hauptspeicher). Der Arbeitsspeicher ist für die aktuell bearbeiteten Informationen relevant, d. h., je mehr Arbeitsspeicher, desto mehr Informationen können gleichzeitig von einem PC verarbeitet werden.

PCs lassen sich so ausrüsten, dass Ton-, Radio- und TV-Wiedergabe sowie Datenübertragungen, Telefonieren und Videokonferenzen möglich sind.

Tablet

Eine andere Art von PCs sind Notebooks, Laptops und Tablets. Dies sind tragbare, netzunabhängige Rechner für den Einsatz unterwegs, die in ihrer Leistungsfähigkeit den stationären Geräten nicht nachstehen.

Drucker

Bei der Wahl des Druckers stehen dem Handwerksbetrieb vier Alternativen zur Verfügung.

3-D-Drucker sind Maschinen (in einer Analogie „Drucker“ genannt), die dreidimensionale Werkstücke schichtweise aufbauen. Der Aufbau erfolgt computergesteuert aus einem oder mehreren flüssigen oder festen Werkstoffen nach vorgegebenen Maßen und Formen (CAD). Typische Werkstoffe für das 3-D-Drucken sind Kunststoffe, Kunstharze, Keramiken und Metalle.

Scanner

Ein Scanner ermöglicht als Zusatzgerät die automatische Eingabe von Texten, Zeichnungen und Fotos durch Abtasten und Digitalisieren. Die eingescannten Texte können dann bearbeitet werden.

Lokales Netzwerk

Im Handwerk werden PCs teilweise noch einzeln eingesetzt. Häufiger jedoch werden sie vernetzt. Hier spricht man dann von einem LAN (Local Area Network = lokales Netzwerk). Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit, PCs, Drucker und insbesondere Notebooks per Funk (WLAN = Wireless LAN) in ein Netzwerk einzubinden.

Datensicherheit

Unter Datensicherheit versteht man den Schutz von Daten vor Zerstörung und Verlust einerseits und unbefugtem Zugriff durch Dritte andererseits.

Datenverlust

Hauptursachen für Datenverluste sind technische Defekte und Bedienungsfehler:

> Versagen des Speichermediums (Festplatte, CD-ROM, DVD, USB-Stick etc.)

> Eingabefehler bei der Bedienung

> Programmabsturz

> Computerviren

> Manipulation

> Diebstahl, Zerstörung.

Der Betriebsinhaber sollte für eine ausreichende Sicherung der vorhandenen elektronischen Daten sorgen (Back-up).

Ein Computervirus ist ein sich selbst vermehrendes Computerprogramm, das sich in andere Computerprogramme einschleust und reproduziert.

Zum Schutz vor Computerviren sind folgende Maßnahmen empfehlenswert:

> Aufbau einer Firewall zum Schutz vor Virenangriffen aus dem Internet

> Einsatz von Anti-Viren-Software

> schriftliche Verpflichtungserklärungen der Mitarbeiter, keine externe Software einzuspielen

> Verwendung lizenzierter Software

> regelmäßige Datensicherungen.

Drahtlose Computernetze (WLAN) ermöglichen in vielen Unternehmen die kabelfreie Vernetzung und den Zugang ins Internet. Auch in öffentlichen Einrichtungen ist es möglich, unter bestimmten Voraussetzungen im Internet zu surfen. Die mobile Computernutzung bedeutet jedoch gleichzeitig ein erhöhtes Sicherheitsrisiko. Ohne ausreichende Verschlüsselung können Dritte unter Umständen Informationen empfangen, aufzeichnen oder manipulieren.

Software

Die Software besteht zum einen aus dem Betriebssystem, das zum Betrieb des PCs notwendig ist, und zum anderen aus den Anwendungsprogrammen.

Windows

Zu den bekannten Betriebssystemen zählen die verschiedenen Varianten von Windows, Unix/Linux und MacOS; für Tablet-Computer auch Android.

Die Anwendungssoftware dient der Lösung betriebswirtschaftlicher und technischer Probleme. Dabei ist zu unterscheiden zwischen

> Standardprogrammen,

> Branchenlösungen und

> Individualprogrammen.

Standardprogramme eignen sich insoweit, als sich die Anwendungsfälle in den einzelnen betrieblichen Teilbereichen ähnlich sind (Basisaufgaben). Viele Software-Hersteller bieten heute umfangreiche „Anwendungssoftware-Pakete“ an, im Rahmen derer einzelne Anwendungsbereiche integriert und aufeinander abgestimmt sind.

Als häufigstes Software-Paket ist hier Microsoft Office zu nennen.

Auf Individual- oder Branchenlösungen kann zurückgegriffen werden, wenn betriebliche oder branchenmäßige Besonderheiten vorliegen, die im Rahmen von Standardprogrammen nicht berücksichtigt und gelöst werden können, sondern maßgeschneiderte Programme erfordern.

Branchenlösungen

Für viele Handwerkszweige wurden bereits Branchenlösungen erarbeitet. Standardsoftware weist in der Regel gegenüber Branchen- oder Individuallösungen Kostenvorteile auf.

Besonders erwähnenswert sind die unterschiedlichen Software-Programme, die für die Datensicherung verantwortlich sein können. Diese können so konfiguriert werden, dass sie zu bestimmten Zeitpunkten automatisch die vorhandenen Daten auf ein separates Speichermedium sichern (Back-up).

Einführung eines IT-Systems im Handwerksbetrieb

Der Entscheidung über den IT-Einsatz sollte in jedem Fall eine sorgfältige Problem- und Wirtschaftlichkeitsanalyse vorausgehen. Sie enthält folgende Punkte:

Information

> Allgemeine Information

–Fachzeitschriften und Internetrecherche

–Besuch von Messen, Vorträgen, Seminaren und anderen Infoveranstaltungen

–Unternehmensberater

–Berufsorganisationen.

Datenmengengerüst

> Analyse des Ist-Zustandes

–Erfassung des betrieblichen Datenmengengerüstes (z. B. Mitarbeiterzahl, Lohnarten, Kundenzahl, Lieferantenzahl, Sachkontenzahl, monatliche Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Anzahl der Buchungen, Anzahl der Angebote, Lagerartikel, monatliche Lagerzu- und -abgänge, Kostenstellen u. a.)

–Erfassung der Arbeitsabläufe

–Ermittlung von Schwachstellen im Betrieb.

Pflichtenheft

> Entwurf einer Soll-Konzeption

–Abfassung eines Pflichtenheftes (Zweck der IT-Einführung, Anwendungsbereiche, Form und Inhalt der angestrebten Ergebnisse, Anforderungen an die Hardware, Anforderungen an das Betriebssystem, Anforderungen an die Anwendersoftware, künftige Datenmengen, Ausbaufähigkeit, Nebenbedingungen).

Angebote

> Ausschreibung

–Einholung von Angeboten bei den infrage kommenden IT-Anbietern auf der Grundlage des Pflichtenheftes

–Vorführung einzelner IT-Systeme

–Einholung von Referenzen.

Einmalige und laufende Kosten

> Prüfung der Angebote/Kosten-Nutzen-Abwägung/Systementscheidung

–Kosten für Hardware einschließlich Lieferung und Installation sowie Software, Zubehör, Schulung, eventuell Programmanpassungen usw.

–laufende Kosten (z. B. Personalkosten, Verbrauchsmaterial)

–direkt bewertbare Einsparungen durch die IT (Rationalisierungseffekte)

–nicht direkt bewertbarer IT-Nutzen (z. B. Informationsverbesserung, schnellere Angebotsabgaben, Verbesserung der Materialdisposition, schnellere Rechnungsstellung, Entscheidungen auf der Basis besserer betrieblicher Daten)

–Vorhandensein geeigneter Anwendersoftware

–Wartung und Service, Programmpflege

–Qualität der Bedienungsunterlagen, Unterstützung bei Einarbeitung und Schulung

–Kompatibilität mit anderen Anlagen, Ausbaufähigkeit des Systems

–Benutzerfreundlichkeit

–Vertragsgestaltung (z. B. Liefertermin, Garantie, Zahlungsvereinbarungen, Zusicherung der im Pflichtenheft dargestellten Anforderungen, Rücktrittsmöglichkeit).

Organisation

> Organisatorische Vorbereitung

–geeignete Räumlichkeiten

–personelle Voraussetzungen (Einführungsschulungen)

–sachliche Voraussetzungen (Beleggestaltung, Stammdatenerfassung u. Ä.)

–Information der Mitarbeiter.

Installation

> Installation

–Testläufe

–Dokumentation von Anlaufschwierigkeiten

–Umsetzung.

Im Zusammenhang mit der Finanzierung eines IT-Systems stellt sich oft die Frage, ob es gekauft oder geleast werden soll.

Für diese Entscheidung sind vor allem folgende Faktoren von Bedeutung:

> Kapitalverfügbarkeit

> Liquiditätsbelastung

> steuerliche Wirkung.

Lebensdauer

Ferner muss bedacht werden, dass IT-Systeme in der Regel sehr schnell veralten und damit in der Regel keinen Wiederverkaufswert besitzen. Man geht heute gerade noch von einer technologischen Lebensdauer von etwa 3 Jahren aus.

Ein Leasingvertrag bietet demgegenüber feste Laufzeiten sowie die Möglichkeit zur ständigen Systemerweiterung bzw. -erneuerung.

Wartungsverträge

Mit Leasingverträgen sind allerdings oftmals auch kostensteigernde Wartungsverträge verbunden. Die Wahl zwischen Leasing und Kauf besteht jedoch nicht generell. Im Billigbereich werden kaum Leasingverträge angeboten.

Im Folgenden sind die verschiedenen Stufen zur Einführung der IT im Handwerksbetrieb zusammengefasst.

Anwendungsbereiche der IT im Handwerksbetrieb

Die IT kann sowohl

> im Büro,

> in der Werkstatt als auch

> als Instrument der Rationalisierung

eingesetzt werden.

kaufmännische Verwaltung

Mögliche Anwendungsbereiche auf dem Gebiet der kaufmännischen Verwaltung, also im Büro, sind unter anderem:

> Angebotserstellung, Kalkulation

> Auftragsbearbeitung

> Projektplanung, Projektüberwachung

> Fakturierung (Rechnungsausstellung, Verbuchung der Eingänge, Mahnwesen)

> Führung von Kunden-, Lieferanten-, Auftrags- und Bestelldateien

> Lohn- und Gehaltsabrechnung

> Textverarbeitung und Schriftverkehr

> Anlagen- und Finanzbuchhaltung, Jahresabschluss, Kennzahlenauswertung, Betriebsvergleiche, Controlling, Liquiditätsplanung

> Steuervoranmeldungen

> Datenarchivierung

> Kommunikation (z. B. Onlinedienste, Internet etc.)

> Abwicklung des Zahlungsverkehrs.

Technische Verwaltung

Im Rahmen der technischen Verwaltung lassen sich durchführen:

> technische Berechnungen

> technische Zeichnungen

> Konstruktionen

> komplette Planerstellungen.

Nutzung des Internets im Handwerksbetrieb

Das Internet ist die Gesamtheit aller weltweit zusammengeschlossenen Computernetzwerke. Diese kommunizieren nach einem standardisierten Verfahren miteinander.

Backbones

Dazu gehören einerseits die dauernd über Standleitungen verbundenen Knotenrechner und Server, deren „Hauptverkehrsstrecken“ und überregionalen Verbindungen „Backbones“ (Rückgrat) genannt werden. Andererseits sind auch die Computer der Internetnutzer, die nur zeitweise verbunden sind, Teil des Internets.

Das ständige Netz

Zum ständigen Netz gehören neben den Rechnern der Netzdienste und Provider (Zugangsanbieter) auch Computer von Universitäten, Behörden, sonstigen öffentlichen Einrichtungen und von mittleren und größeren Unternehmen.

Internetserver

Der technische Fortschritt führt dazu, dass sich auch kleine Organisationseinheiten einen Internetserver leisten. Der große Vorteil liegt darin, dass rund um die Uhr von jedem Punkt der Welt auf die Daten des Servers zugegriffen werden kann und Daten übermittelt werden können. Dies kann eine E-Mail sein, ein Bild, ein Artikel, eine Bestellung oder einfach eine Suchabfrage an eine Datenbank.

Cloud-Computing

Immer wichtiger, um auf Daten und Programme von überall aus zugreifen zu können, wird das sog. Cloud-Computing. Unter Cloud-Computing (deutsch: Rechnen in einer Wolke) versteht man das Speichern von Daten in einem entfernten Rechenzentrum, aber auch die Ausführung von Programmen, die nicht auf dem lokalen Arbeitsplatzcomputer oder Server installiert sind, sondern eben entfernt in der (sinnbildlichen) Wolke (englisch: cloud).

Die temporär angeschlossenen Computer

UMTS

Der Internetnutzer stellt die Verbindung zum Internet in der Regel mit dem PC über die DSL-Technik her. Schnelle und vor allem mobile Übertragungsmöglichkeiten werden auch über die UMTS- und LTE-Technik erreicht. Um mobil online zu gehen, ist ein sog. UMTS-Stick oder eine WLAN-Verbindung notwendig.

Der Zugang zum Internet erfolgt gegen Gebühr über Onlinedienste (Internet-Provider).

Browser

Sobald der Browser (Programm zur Navigation im WWW = World Wide Web) als zentrales Programm zur Nutzung des Internets gestartet wird, stellt der Computer automatisch eine Verbindung zum Internet-Provider her.

In der Regel kommen sogenannte Flat-Rate-Tarife zum Einsatz. Diese besitzen nutzungsunabhängige, festgelegte Gebührensysteme.

Anwendungs- und Nutzungsmöglichkeiten

Für den Handwerksbetrieb bieten sich grundsätzlich folgende wichtige Anwendungs- bzw. Nutzungsmöglichkeiten:

> Darstellung des Handwerksbetriebes und seiner Produkte und Dienstleistungen durch Einrichtung eines eigenen Internetauftritts (Homepage und weitere Seiten) unter einer eigenen WWW-Adresse (Domain-Name, z. B. www.IhrBetriebsname.de). Der Auftritt ist professionell und werbewirksam zu gestalten. Ggf. ist zu überlegen, externe Hilfe (z. B. Agenturen) einzubeziehen.

–Kundenbetreuung und Kundengewinnung

Über das Internet können bspw. wichtige Serviceinformationen und Hintergrundwissen abgerufen werden.

–Anschaulichkeit

Anschauliche ansprechende und werblich effektive Darstellung der Inhalte durch multimediale Elemente mit Animationen und Ton.

–Kostenersparnis

Die Darstellung von Produkten und Dienstleistungen im Internet ist kostengünstig.

> Nutzung des WWW-Dienstes des Internets als Medium zur Beschaffung von Daten, Informationen und Waren.

> Nutzung des E-Mail-Dienstes des Internets für die Korrespondenz mit Kunden und Lieferanten. (Achtung: Hier gelten die rechtlichen Vorschriften wie für Geschäftsbriefe.)

> Gewinnung von Mitarbeitern

> Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen

E-Commerce

> elektronischer Geschäftsverkehr (E-Commerce)

> elektronische Signatur

> Social Media.

Vorteile

Folgende Vorteile entstehen für den Handwerksbetrieb durch die eigene Homepage:

> Dialogfähigkeit

Internet und E-Mail bieten direkte „Feedback“-Möglichkeiten. Kunden können Aufträge erteilen, Kommentare hinterlassen, Nachfragen stellen etc.

> Nachprüfbarkeit

Durch Abrufstatistiken kann der Betriebsinhaber feststellen, welche Webseiten der Interessent oder Kunde öffnet und welche Angebote somit angenommen werden.

> Zielgenauigkeit

E-Mails sind ein effektives Medium der Kundenansprache.

> Schnelligkeit

Über Internet und E-Mail können Informationen kurzfristig einem großen Personenkreis zugänglich gemacht werden.

> Veränderbarkeit

Informationen können schnell und unbürokratisch verändert werden.

> Erreichbarkeit

Potenzielle Kunden und Interessenten können den Handwerksbetrieb rund um die Uhr an 365 Tagen regional und überregional erreichen.

> Verfügbarkeit

Informationen auf Websites sind rund um die Uhr und ortsunabhängig abrufbar.

Die wichtigsten Bereiche des E-Commerce sind:

> B2B (Business to Business)

Funktionale B2B-Lösungen automatisieren die Geschäftsabläufe zwischen Anbietern und gewerblichen Käufern (wirtschaftliche Organisationen). Sie umfassen die Abfrage von Informationen, die Produktbestellung mittels elektronischer Warenkörbe, die Rechnungsstellung sowie die Bezahlung durch digitale Zahlungssysteme und die Auslieferungsorganisation.

> B2C (Business to Consumer)

B2C bezeichnet den Vertriebsweg und die Kommunikation zwischen Unternehmen und Konsumenten.

> C2C (Consumer to Consumer)

C2C bedeutet, dass Konsumenten direkt mit anderen Konsumenten in Kontakt treten. Die zentrale Plattform für diese Geschäfte sind Online-Auktionshäuser.

> B2A (Business to Administration) bzw. B2G (Business to Government)

B2A bzw. B2G bezeichnet die Möglichkeiten, mit Verwaltungsorganisationen in Verbindung zu treten. Ein Beispiel hierfür ist die Möglichkeit der Online-Steuererklärung bei den Finanzämtern.

Suchmaschinen

Von großer Bedeutung für den Handwerksbetrieb ist die gute Sichtbarkeit des Internetauftritts in den wichtigsten Suchmaschinen. Dies ist die Basis für die Generierung entsprechender Besucherzahlen. Eine noch so aufwendig und interessant gestaltete Homepage ist nicht effizient, wenn sie nicht eine entsprechende Anzahl von Besuchern bzw. Interessenten und Kunden durch Suchmaschinen-Marketing anlockt.

Effektive Maßnahmen im Bereich der Suchmaschinenoptimierung (SEO-Optimierung) sind:

> aussagekräftige URL-Texte

> zielgruppenorientierte Inhalte

> Keyword-Optimierung

> optimierte Seitentitel

> optimierte Landing Pages.

Checkliste zur Einführung des Internets im Handwerksbetrieb

1. Zieldefinition

Welches Ziel hat der Internetauftritt?

(z. B. Präsentation des Unternehmens, Bereitstellung von Informationen, Unterstützung des Vertriebs etc.)

2. Zeitplanung

Wann soll der Internetauftritt online gehen?

Durch die Erstellung eines Zeitplans können die Planungen besser eingehalten werden. Wichtig ist, dass zum Zeitpunkt der Produktivschaltung alle Funktionen einwandfrei funktionieren.

3. Zuständigkeiten festlegen

Wer ist für die einzelnen Aufgaben zuständig?

(z. B. Aufbau, Texte, Grafik, Technik, Pflege etc.)

4. Internetauftritt bewerben

Wie wird der Auftritt beworben?

(z. B. Geschäftspapier, Visitenkarten, E-Mail-Signatur, Pressemeldungen, Suchmaschinen etc.)

5. Erfolgskontrolle

In welchem Umfang sind welche Teile des Internetauftritts erfolgreich?

(z. B. Feedback-Formular, Internet-Seitenstatistik bzw. Logfiles etc.)

6. Impressumspflichten beachten

(Name, Anschrift, Rechtsform, Vertretungsberechtigung, ggf. Kapital, Angaben zur Kontaktaufnahme, Registereintragungen, Umsatzsteuer-ID, ggf. Abwicklung/Liquidation).

Hinweise für die Umsetzung des Internetauftritts

1. Unterstützung suchen

Die Gestaltung einer Homepage erfordert sowohl technisches Know-how als auch einige Marketingkenntnisse. Daher sollte der Betriebsinhaber bei der ersten Entwicklung bzw. der grundlegenden Neugestaltung des Internetauftritts die professionelle Hilfe einer Internetagentur in Anspruch nehmen. Weiterhin sollte ein „Internetverantwortlicher“ im Betrieb benannt werden.

2. Schnelles Laden der Startseite

Die Startseite sollte möglichst schnell geladen werden, da Untersuchungen ergeben haben, dass der Internetnutzer innerhalb weniger Sekunden entscheidet, ob er auf der Internetseite bleibt.

3. Layout

Notwendig ist eine klare und übersichtliche Verzeichnisstruktur und eine möglichst einfache Navigation.

4. Überprüfung von Links

Vor Produktivschaltung sollten alle Hyperlinks überprüft werden, ob sie zur richtigen Seite führen.

5. Suchmaschineneintrag

Am Beginn eines HTML-Dokuments können Angaben zur Seite gemacht werden, die im Quelltext, aber nicht auf der Web-Seite zu sehen sind. Die sog. Meta-Tags (u. a. Keywords) bieten die Möglichkeit, den Seiteninhalt kurz mit Schlagwörtern zu beschreiben. Diese sind sehr sorgsam auszuwählen, da sie die Signalwörter für Suchmaschinen sind.

6. Suchmaschinenanmeldung

Eintragung in Kategorien bei Suchmaschinendiensten. Diese bieten auch die Möglichkeit, Anzeigen zu hinterlegen, die durch „Pay per click“ (= Zahlen für Anklicken) berechnet werden. Sie können auch lokal begrenzt geschaltet werden.

7. Aktualisierung

Eine fortlaufende und regelmäßige Aktualisierung ist unabdingbar.

IT-Sicherheit

Hinweise zur Sicherung der Betriebsdaten gegen Viren

Ein wichtiger Aspekt ist der wirkungsvolle Schutz des Unternehmens vor Computerviren aus dem Internet. Folgende Maßnahmen sind in diesem Zusammenhang sinnvoll:

1 Festlegung der Verantwortlichkeit für das Thema IT-Sicherheit

2 Schulung der Mitarbeiter

3 aktueller Virenschutz auf allen IT-Systemen

4 regelmäßige Datensicherungen aller IT-Systeme

5 Sicherung durch Firewalls

6 aktuelle Dokumentation der IT-Umgebung

7 Einrichtung einer systematischen Benutzerverwaltung.