Read the book: «Малый бизнес на языке цифр. Берем финансовые показатели под контроль»

© Татьяна Юрьева, 2025

© Издание. Издательство «Олимп-Бизнес», 2025

Введение

Как вы думаете, можно ли разбираться в финансах бизнеса без экономического образования? А можно ли всего лишь по нескольким цифрам понять, что происходит в компании? Можно ли выйти из операционки и не потерять контроль над бизнесом? Ответ на все эти вопросы – «да»!

Умение разбираться в финансовой части бизнеса – одно из ключевых для предпринимателей. Особенно для тех, кто хочет расти и развиваться. И это легче и интереснее, чем может показаться на первый взгляд.

Книга, которую вы держите, написана для вас, дорогие предприниматели. Она поможет вам:

• «оцифровать» всё, что есть в вашем бизнесе;

• взять под контроль ценообразование, денежный поток, долги, имущество;

• научиться правильно подсчитывать прибыль;

• понимать и анализировать отчеты, без которых невозможны рост и развитие;

• легко делегировать часть функций сотрудникам и незримо контролировать бизнес при помощи таблиц и графиков.

Конечно же, в книге есть и теория, но она вся подкреплена примерами и кейсами. Кроме того, в нее добавлены отчеты и графики с конкретными данными – это поможет вам на конкретных примерах понять, как проводить анализ и какие выводы из него можно делать. У вас есть уникальная возможность «подсмотреть», как работает финансовый директор, понять, чем он занимается, и решить, нужен ли вам такой специалист. Эта книга предлагает особенный взгляд: какие новые перспективы откроются бизнесу, если посмотреть на него сквозь призму цифр. Внимательно изучив книгу и научившись отслеживать ключевые показатели своего бизнеса, вы избежите сотен ошибок, сбережете нервы и время.

Структура книги следующая.

Из главы 1 вы узнаете, что такое управленческий учет. Освоите важные принципы сбора данных. Познакомитесь с миром отчетов и показателей.

В главе 2 речь пойдет о том, как на языке цифр описать то, что происходит в компании. Вы разберетесь, что, как и зачем считать; реальные кейсы помогут понять, какие данные нужны именно вам. И кроме того, вы сможете сразу применять новые знания в своем проекте.

Глава 3 познакомит вас с главными управленческими отчетами. Вы увидите, чем регулярные сводные данные будут полезны вам как собственнику бизнеса; сможете проанализировать работу компании, опираясь на цифры.

В главе 4 мы поговорим о том, как управление бизнесом при помощи цифр помогает зарабатывать больше. Вы сумеете взять под контроль движение денег; взглянете на свой проект глазами инвесторов; познакомитесь с финансовыми инструментами, позволяющими просчитать будущее компании или нового направления.

Я вложила в эту книгу весь свой богатый опыт финансиста. Надеюсь, она вдохновит вас разобраться с финансовой частью вашего бизнеса и откроет новые перспективы роста и развития. Услышьте, что говорит вам бизнес на своем языке цифр.

Приятного чтения!

Глава 1
Как управленческий учет помогает решать задачи бизнеса

Чего вы хотите от своего бизнеса?

Это первый вопрос, на который вам стоит ответить прежде, чем читать дальше.

Чего вы хотите от своего бизнеса в течение года? Чего надеетесь добиться в ближайшие три – пять лет? Для чего читаете эту книгу?

Как финансовый директор я всегда начинаю работу в новой компании именно с подобных вопросов. У собственников могут быть абсолютно разные цели:

• увеличить прибыль в два, пять, десять раз;

• выйти из операционки, делегировать управление директору, контролировать бизнес удаленно и регулярно получать дивиденды;

• открыть новые магазины или филиалы и наращивать прибыль, не «съедая» ее дополнительными расходами на управление;

• выйти на новый рынок и завоевать на нем определенную долю;

• привлечь инвестиции в бизнес.

Реализовать всё это помогает система финансовых управленческих отчетов. Всё начинается с целей. Как говорил римский философ Сенека, «кто не знает, в какую гавань он плывет, – тому нет попутного ветра». Сформулируйте цель, и в этой книге вы обязательно найдете идеи, реализация которых приблизит вас к ней.

Наш мозг устроен интересным образом. Расскажу один случай. Как-то на тренинге нам дали следующее задание: в течение десяти секунд разглядывать картинку со множеством предметов разных цветов и размеров. После этого ведущий спросил, сколько синих объектов нам удалось запомнить. Отвечали письменно. Оказалось, что участники тренинга запомнили от одного до трех предметов. Затем нам показали другое похожее изображение, но перед этим попросили запомнить как можно больше красных объектов. И через десять секунд каждый участник перечислил их более десяти.

Когда вы точно знаете, что ищете, непременно это найдете. Ваш мозг выделит и запомнит самое нужное и актуальное. Именно понимая свои цели и задачи, вы извлечете из этой книги максимальную пользу.

Итак, первым делом ответьте на вопрос: чего вы хотите от своего бизнеса?

Цели и задачи управленческого учета в компании

Работая с малым бизнесом, я вижу, что большинство собственников «не дружат» с финансами. Кто-то вообще не знает, что такое управленческий учет. Кто-то знает, но не ведет отчетов, а те, кто ведут, зачастую делают это бессистемно или неправильно.

Начнем с азов.

Что такое управленческий учет

Однажды я спросила своего девятилетнего сына: «Как ты думаешь, что такое управленческий учет?» Он ответил гениально просто: это когда нужно что-то учитывать, чтобы управлять. Так и есть.

Если вы в любое время дня и ночи знаете, сколько у вас продаж, денег и долгов, – поздравляю: вы владеете минимумом знаний об управленческом учете.

Если вы не понимаете, что такое коэффициенты ликвидности и финансовой независимости, что скрывается за аббревиатурами ДДС, ОПиУ и EBITDA, – значит, вы ведете бизнес интуитивно.

Пока у вас один-два сотрудника и оборот не больше двух миллионов в месяц, можно продолжать в том же духе. Но если вы хотите владеть бизнесом, а не работать двадцать четыре часа в сутки, в теме финансов и управленческого учета разобраться придется. Хорошая новость в том, что это не так сложно, как кажется.

В книге я расскажу, какой информацией нужно владеть и какие выводы можно из нее делать. Покажу всё в таблицах, на графиках и при помощи кейсов.

Слышали когда-нибудь о стереокартинках? Смотришь на них, и под определенным углом проявляется 3D-рисунок. Прочитав книгу, вы начнете видеть за отчетами 3D-рисунки: деньги, риски и возможности вашего бизнеса. Увлекательное занятие, стоит только посмотреть под правильным углом. Без профессионального управленческого учета и анализа данных вы никогда не станете лидером рынка, не сможете управлять доходами и расходами компании или оценивать эффективность работы своих сотрудников, будете тратить миллионы на маркетинг и продвижение без видимых результатов. Без финансовых отчетов вы неизбежно начнете жить в режиме авралов и «тушения пожаров».

Без управленческого учета ваш бизнес – это «минное поле», где можно неожиданно наткнуться на воровство, убытки, нехватку денег и судебные иски недовольных кредиторов.

Что же такое управленческий учет? Это прежде всего цифры:

• сколько единиц товара нужно продать, чтобы пройти точку безубыточности;

• какую скидку сделать, чтобы не уйти в минус;

• сколько выводить дивидендов;

• какие рассрочки предлагать клиентам;

• на что смотреть перед открытием нового магазина/направления;

• какую стоимость привлечения клиента вы можете себе позволить;

• сколько потратить на рекламу, чтобы привлечь нужное количество клиентов;

• какие показатели должен обеспечить маркетолог;

• сколько бонусов заплатить «продажникам», если они выполняют либо не выполняют план;

• сколько налогов придется уплатить при росте и масштабировании бизнеса;

• каков реальный доход вашей компании;

• каковы основные статьи ее доходов и расходов;

• чем компания владеет и какие несет обязательства.

На эти и многие другие вопросы финансисту помогает ответить правильно организованная система финансов. Но на них сможете ответить и вы, когда изу́чите логику и назначение финансовых отчетов и экономических показателей, описанных в этой книге.

Зачем управленческий учет нужен именно вам?

Если вы уже искали рецепты успешного ведения бизнеса, то наверняка встречали разного рода авторские системы, приемы и технологии. Может быть, даже пробовали что-то внедрить у себя в компании. Но как оценить их эффективность? Для этого необходимо анализировать цифры.

Предпринимателю приходится решать десятки бизнес-задач одновременно. При этом важно уверенно идти вперед и вести свою команду в светлое будущее. Нужны какие-то ориентиры, которые помогут понять, правильной ли дорогой вы идете, и не дадут заплутать, если вдруг вы собьетесь с пути.

Управленческие отчеты и финансовые показатели и есть именно такие ориентиры. Они помогают увидеть, приближаетесь ли вы к цели, и сигнализируют о повороте не туда.

Вам незачем читать эту книгу, если вы не собираетесь расти и развиваться, не планируете выйти из оперативного управления или построить компанию на века. А вот если вы в бизнесе всерьез и надолго, предлагаю вашему вниманию пять причин изучить финансовый управленческий учет.

1. Вы поймете, как делегировать задачи, контролировать сотрудников и руководителей, какие планы ставить и на какие результаты смотреть.

2. Начнете понимать язык, на котором разговаривают финансисты, инвесторы и лидеры рынка. Такие слова, как EBITDA, «ликвидность», «платежеспособность», станут для вас простыми и понятными.

3. Вы почувствуете, что взяли бизнес под контроль и теперь понимаете причины и следствия тех или иных явлений.

4. Будете легко и уверенно принимать решения в нестабильном мире, опираясь на твердый фундамент – цифры.

5. И самое главное: вы сможете сфокусировать усилия на тех 20 % действий, которые приносят 80 % результата, и будете точно знать, что делать в первую очередь, а что можно оставить «на потом».

Освоение финансов бизнеса – это как поход в лес по грибы да по ягоды. У вас есть цель, вы ходите, смотрите под ноги, собираете «добычу» в лукошко. В вас просыпается соревновательный инстинкт, и вы хотите собрать больше, чем ваши друзья. Но в какой-то момент так погружаетесь в операционку процесс, что совершенно теряетесь и не знаете ни где находитесь, ни куда идти дальше. Вам нужна помощь специалиста или необходимые знания, а чаще всего – и то и другое.

Я застала то время, когда в школах еще были кружки ориентирования на местности и проводились Дни здоровья. Средние и старшие классы шли в рощу и искали «клад», по карте ориентируясь на местности. Что было самым важным в этих мероприятиях? Наличие карты и компаса. И, конечно, умение ими пользоваться. Причем, чтобы выбраться из леса, достаточно было всего лишь выбрать направление и идти по стрелке, никуда не сворачивая.

Помните финальную сцену фильма «На солнце вдоль рядов кукурузы»¹, снятого на основе реальных событий? Во время эвакуации людей стюард взял громкоговоритель, встал на возвышение и, обозревая всю картину, давал точные указания пассажирам, куда идти, чтобы выйти к спасателям. Я уж не говорю о том, что в сложных условиях пилот посадил самолет без жертв исключительно благодаря навыку уверенно ориентироваться в показаниях приборов.

Да, в бизнесе всегда что-то идет не так, как запланировано. Гипотезы не «выстреливают», конкуренты оказываются прозорливее, а контрагенты ведут себя недобросовестно. Но успеха добиваются именно те, кто не сдается. Цифры – это то, на что можно опереться в любой непонятной ситуации.

Какие отчеты формировать и какие показатели анализировать

Открыв любую книгу по экономической теории, большинство предпринимателей, скорее всего, тут же ее закроют и отложат идею разобраться с финансами куда-нибудь «на потом». Предприниматели привыкли предпринимать, а не читать «талмуды» с теоретическими выкладками. Именно поэтому в своей книге я фокусирую внимание на главном и объясняю, какую измеряемую пользу может принести контроль финансов.

Начинаем погружение.

Принципы формирования отчетов

ПРИНЦИП 1. ЛУЧШЕ ЗНАЙТЕ ПРИБЛИЗИТЕЛЬНО, НО СЕЙЧАС, ЧЕМ ИДЕАЛЬНО, НО ПОТОМ

Работа с клиентами помогла мне вывести главный принцип формирования отчетов. Звучит он так: лучше приблизительно, но сейчас, чем идеально, но потом.

Когда к настройке управленческого учета подключаются бухгалтеры, часто от них бывает трудно добиться предоставления нужных данных. И это нормально: их учили, что всё должно быть «копейка в копейку». В управленческом учете даже приблизительное понимание суммы помогает быстро принять верное решение.

Например, приходя в новую компанию, я задаю вопрос: «Сколько вам должны клиенты?» (Зачастую этот показатель регулярно не отслеживается.) Спустя полчаса руководитель отдела продаж, проанализировав данные об отгрузке, отвечает: «Около девяти миллионов рублей». Затем бухгалтер две недели составляет акты сверки и уточняет: «9 112 354 рубля». За это время тот же руководитель отдела продаж проводит переговоры с должниками и снижает сумму долга вдвое, а акты сверки с некоторыми контрагентами теряют свою актуальность ко дню предоставления данных.

Когда система будет выстроена, тогда, безусловно, данные станут максимально точными, но пока вы только начинаете – лучше знать приблизительно, но сейчас, чем идеально, но потом.

ПРИНЦИП 2. ПОЛЬЗУЙТЕСЬ ТОЛЬКО ОДНИМ МЕТОДОМ

При формировании отчетов следует пользоваться одним из двух методов: методом начисления или кассовым методом.

Кассовый метод – это учет по факту совершения операции. Получили деньги – признали доход; заплатили за услуги – признали расход. Это удобно, когда нет отсроченных платежей.

Метод начисления – это учет по факту исполнения обязательств. Подписали акт оказания услуги покупателю – признали доход, и неважно, платил он аванс в прошлом месяце или оплатит долг в следующем. Начислили зарплату за месяц или по сделке – признали расход. И неважно, когда рассчитались с сотрудником.

Для формирования многих отчетов применяется именно метод начисления – он помогает максимально точно определить финансовый результат деятельности компании.

Рассмотрим три ситуации.

Ситуация 1. Покупатель купил товар за 1000 рублей и сразу отдал деньги. Согласно кассовому методу и методу начисления, доход компании составит 1000 рублей.

Ситуация 2. Покупатель заплатил аванс 1000 рублей в январе. Вы заказали у поставщика товар, который пришел в феврале. Клиенту отгрузили только в марте. Кассовым методом мы признаём доход в январе – когда получили деньги. Методом начисления – в марте, в месяце исполнения своего обязательства перед клиентом.

Допустим, используя кассовый метод, вы признаёте доход в январе и покупаете в офис новую картину – а что, ваш доход, распоряжаетесь как хотите. Но в феврале клиент приходит и говорит: «Я передумал, верните деньги». Чем будете отдавать? Так у компании начинаются проблемы с деньгами.

Ситуация 3. Вы отгрузили товара на 1000 рублей в январе. Клиент попросил отсрочку и обещал заплатить в феврале. Собственник остается в убытке: ни товара, ни денег. Опять проблемы с деньгами. Может, закрыть бизнес? В отчетах, собранных методом начисления, вы увидите, что товар куплен за 500 рублей, а продан за 1000 рублей. Хороший доход, прибыльный бизнес. Нужно просто уметь работать с отсрочками.

Еще раз акцентирую внимание: кассовый метод – учет по факту совершения операции, метод начисления – учет по факту исполнения обязательств. Эти методы будут неоднократно упоминаться далее.

ПРИНЦИП 3. ДОХОДЫ ДОЛЖНЫ СООТВЕТСТВОВАТЬ РАСХОДАМ

Следующий важный принцип – соответствие доходов и расходов. Согласно этому принципу, расходы фиксируются в том периоде, в котором привели к получению дохода.

Сразу рассмотрим это на примерах.

Пример. Закупка товара

Компания в марте закупила некий товар и отправила на склад: 50 единиц по 100 рублей. Общая сумма закупки составила 5000 рублей. Это еще не расход компании.

В апреле со склада продали 10 единиц товара по 200 рублей за штуку.

Используем принцип соответствия.

В апреле мы признаём:

• доход 2000 рублей (10 штук продали по 200 рублей за штуку);

• расход 1000 рублей (10 штук купили по 100 рублей).

Таким образом, мы получаем прибыль от продажи – 1000 рублей.

Не используем принцип соответствия:

• в марте – убыток 5000 рублей (потратили на закупку 50 единиц по 100 рублей).

• в апреле прибыль – 2000 рублей.

Непонятно, продаем ли мы с прибылью или всё-таки с убытком.

Пример. Станок для производства

Компания приобрела станок для производства за 6 000 000 рублей, намереваясь производить на нем продукцию в течение пяти лет. Таким образом, на расходы мы будем списывать ежемесячно по 100 000 рублей (6 000 000 рублей / 60 месяцев).

ПРИНЦИП 4. ИСХОДИТЕ ИЗ ЦЕЛЕСООБРАЗНОСТИ

И еще один принцип – принцип целесообразности. В управленческом учете правила экономики применяются гибко: если при просчете по правилам реализация принятого решения выходит дороже, чем экономия на нем, правила можно скорректировать.

Пример. ОСАГО

Компания приобрела для корпоративного автомобиля страховку ОСАГО на год. Стоимость страховки – 12 000 рублей. Согласно принципу соответствия доходов и расходов, нужно списывать на расходы компании по 1000 рублей в течение 12 месяцев (12 000 рублей / 12 месяцев).

Для этого нужно вести отдельный учет, чтобы знать, когда эти 12 месяцев закончатся, и не списать лишнего. Для собственника расход 12 000 рублей слишком несущественный, чтобы грузить бухгалтера дополнительной задачей. Пять бухгалтеров в отделе и так трудятся в поте лица. Тогда бизнесмен принимает решение – списать на расходы полную стоимость страховки в месяц ее приобретения. Так тоже можно.

Одни правила нужно строго соблюдать в управленческом учете, а другие можно адаптировать для конкретной компании. Отличить их поможет финансовый директор.

Здесь же не об этом. В книге я хочу простыми словами объяснить:

• смысл терминов, которые вы можете услышать от финансистов;

• основные правила формирования финансовых отчетов;

• ценность управленческих отчетов для собственника.

Тонкие настройки оставьте профессионалам.