Ratgeber Zeitmanagement

Papiermanagement

Das beste Zeitmanagement nutzt nichts, wenn Sie keine Ordnung haben und von den Stapeln Papier in Ihrer Umgebung erschlagen werden. Deshalb starten wir erstmal mit einer

Papier-Reduzierungskampagne

Oft gibt man anderen die Schuld an den Problemen, die man mit dem ganzen Papier hat, dabei ist es oft der eigene Arbeitsstil, der für die Papierflut verantwortlich ist. „Schicken Sie mir eine Kopie für meine Unterlagen“, „Könnten sie mir das bitte schriftlich bestätigen?“ Oder Schreiben Sie mir einen Bericht darüber“ oder „Schicken Sie jedem ein Memo“.

Genauso wie sie den Papiereingang reduzieren müssen, muss auch der Ausgang von ihrem Schreibtisch reduziert werden.

Übung: Überlegen Sie sich bitte Strategien, wie sie die Papierproduktion reduzieren können.

Möglichkeiten:

Lassen Sie Ihren Namen von Adressenlisten für irgendwelche Postsendungen streichen

Lassen sie ihren Namen auf ihren Verteilerlisten streichen

Bitten sie Kollegen, sich auf das Nötigste zu beschränken

Wo notwendig, lassen sie Papiere an andere Stellen leiten

Sprechen sie mit anderen, statt zu schreiben

Bitten sie Kollegen, nur in Ausnahmefällen Berichte zu schreiben

Reduzieren Sie den Umfang an Papiere, die ihren Schreibtisch verlassen

Schicken sie unnütze Papiere an den Absender zurück

Effektiver Umgang

Im Idealfall sollte jedes Stück Papier, das auf den Tisch kommt, nur einmal angefasst werden. Mindestens aber ein Bearbeitungsschritt weiter befördert werden.

Maserntest: In der nächsten Woche sollten sie jedes Mal, wenn sie ein Stück Papier in die Hand nehmen, um sich damit zu befassen, einen roten Marker nehmen und das Blatt mit einem roten Punkt markieren.

Ein fehlendes System für den Umgang mit der Eingangspost führt, wenn es noch mit einer natürlichen Neigung zu Unentschlossenheit zusammenfällt, zu Stapeln un­er­ledigten Papiers, das sich auf dem Schreibtisch türmt.

Ein chaotischer Schreibtisch ist gleichbedeutend mit:

- Geringer Produktivität

- Verpassten Chancen und versäumten Fristen

- Hektischen Suchaktionen

- Langen Arbeitsstunden

- Hohem Stressniveau

- Geringer Arbeitsmoral

- Unerwünschten Ablenkungen

- Unerwarteten Krisen.

Beginnen Sie morgen ihren Schreibtisch mit von all dem Unnützen zu befreien, der sich im Laufe der Zeit angesammelt hat: Hochglanzbroschüren, überholten Berichten, Zeitschriften, die sie nie lesen, Memos, die sie sich nie wieder anschauen werden.

Nachdem der Schreibtisch aufgeräumt ist, sollte er auch aufgeräumt bleiben. Mit der BRAV-Methode sorgen sie dafür, das es auch so bleibt: Befassen, darauf reagieren, ablegen oder vernichten.

Es liegt nur das aktuelle Projekt vor ihnen.

Bei dieser Gelegenheit entfernen Sie auch die Post-It’s vom Monitor und die Pinnwand an die Wand. Neben Sie ein großes Blatt Papier für die Dinge, die noch zu erledigen sind. Oder benutzen Sie eine Excel-Tabelle für Ihre To-Do-Liste.

Effektive Ablage

Bei einem kurzen Blick in ihre Ablage werden sie wahrscheinlich feststellen, dass das meiste, was sich in den Akten befindet oder irgendwo stapelt, längst überholt ist: Projekte, die fallengelassen wurden, Hochglanzbroschüren, überholte Berichte, Material, das man vor Ewigkeiten lesen wollte.

Aufgabe: Nehmen Sie sich 90 Minuten Zeit, um ihre Ablage zu bereinigen.

Nachdem sie mit dem Aufräumen fertig sind, sollten sie darauf bedacht sein, den Umfang ihrer Ablage künftig möglichst gering halten, indem:

- Sie die Akten jeden Tag, an dem Sie sie benutzen, kurz durchgehen und bereinigen

- Andere bitten, Kopien von den Unterlagen aufzubewahren, die sie uns schicken

- Unterlagen mit einem Verfallsdatum versehen

- Nie Kopien von demselben Dokument in verschiedenen Akten aufbewahren

- Sie andere bitten, ihre Papierproduktion auf das Nötigste zu beschränken

- Akten, die nicht häufig genutzt werden, ins Archiv überweisen.

Frage: Wie viele Kategorien gibt es, um Informationen einzuordnen?

Es gibt im Wesentlichen sechs Kategorien, nach denen Informationen einzuordnen sind:

- Nach thematischen Kriterien

- Alphabetisch

- Chronologisch, nach dem Datum

- Nach Farben

- Nach geographischen Kriterien

- Numerisch

Frage: Wie sortieren Sie?

Checkliste zum Umgang mit der Ablage

- Einfache Titel bei der Aktenbeschriftung

- Ordner und Hefter, die auseinander zu brechen drohen, nochmals zu unterteilen

- Akten, die ständig genutzt werden, von selten genutzten trennen

- Den Ablageschrank in Reichweite vom Schreibtisch stellen

- Nicht zulassen, dass sich Stapel von abzulegenden Unterlagen auf dem Schreibtisch ansammeln

- Entscheiden Sie sofort bei jedem Schreiben, welchen Nutzen es Ihnen kurz-, mittel- oder langfristig bietet

- Ein Einordnungssystem verwenden, auf das sie sich verlassen können

- Regelmäßig Akten bereinigen

- erstellen Sie eine Liste aller Ablagebegriffe, zu denen Sie Unterlagen aufbewahren. Schreiben Sie Raum, Schrank und Regalplatz in ihren Aktenplan

Vermeiden Sie grundsätzlich die so genannte Stapelablage Ihrer Unterlagen. Sortieren Sie besser in Stehsammlern, Ordner oder Hängeregistern. Infos kommen in Stehsammlern, aktuelle Vorgänge in Hängemappen.

Setzen Sie einen Schreibtisch-Aufräum-Tag an. Wenn der ganze Berg an annützen Unter­lagen weggeschafft ist, wird man sich wohl fragen: „Warum wurde das Ganze überhaupt produziert?“ Jeder in der Gruppe sollte Vorschläge machen, wie das Papier reduziert werden kann, d.h. die Eingangs- und die Ausgangspost und was in der Ablage aufgehoben wird.

Planung

Wir beschäftigen uns damit, in die Zukunft zu blicken, um langfristige berufliche und per­sön­liche Ziele zu setzen. Danach entwerfen wir Aktionspläne, um sicherzustellen, dass Ihre Träume Realität werden. Zuletzt schauen wir uns die Planung für den täglichen Ablauf an.

Die Planung ist eine der wichtigsten Zeit-Management-Fertigkeiten. Ihre Ziele geben Ihnen sowohl im privaten als auch beruflichen Leben das Gefühl zu wissen, in welche Richtung es geht. Diejenigen, denen eine klare Vorstellung oder Vision fehlt, wohin es gehen soll, reagieren einen Großteil ihrer Zeit nur auf die Forderungen anderer, anstatt selbst zu agieren. Sie reagieren auf: dringende Anrufe, dringende Faxe, dringende Memos und Krisensitzungen.

Meine Zeitprobleme sind:

 Lange und schlecht vorbereitete Telefongespräche

 Störende Familienmitglieder

 Fehlen eines täglichen Arbeitsplans

 Mangelnde Ordnung, unaufgeräumter Arbeitsplatz

 Mangelndes Delegieren

 Zögerliches Treffen von Entscheidungen

Die Folgen meiner Zeitprobleme sind:

Welche Vorteile wollen Sie durch ein besseres Zeitmanagement erreichen:

 Zeit gewinnen

 weniger Hektik und Stress

 klare Ziele nach Prioritäten ordnen

 viel Delegation, weniger Überlastung

 Verringerung von Störungen

 Zeitverlustquellen entdecken, Zeitdiebe erfassen

 mehr Freizeit für Familie, Hobby und mich selbst

Lösungsstrategien:

Wenn Sie telefonisch häufig unterbrochen werden in Ihrer Arbeit, dann

kommen Sie früher zur Arbeit,

leiten das Telefon auf einen Kollegen um, mit dem Sie sich abwechseln oder

schalten den Anrufbeantworter ein.

Bearbeiten sie Ihre Post und Faxe in einem Rutsch.

Plaudern Sie nur noch in den Pausen.

Treffen Sie ein Abkommen: Wenn Ihre Tür offen steht, dann sind Störungen möglich, bei geschlossener Tür sind Störungen unerwünscht, bei angelehnter Tür sind Störungen nur in dringenden Angelegenheiten erlaubt.

Empfangen Sie Vertreter nur nach Terminvereinbarung.

Messen Sie typische Arbeiten mit der Uhr, schätzen Sie diese nicht. So erhalten Sie eine realistische Zeit für Ihre Planung.

Ziele setzen

Szene aus dem Buch „Alice im Wunderland“

Alice: Könnest du mir sagen, welchen Weg ich nehmen soll?

Katze: Das hängt zu einem guten Teil davon ab, wohin du gehen möchtest

Alice: Ach, es ist mir eigentlich egal wohin.

Katze: Dann ist es eigentlich auch egal, welchen Weg du nimmst

Erfolgreiche Firmen haben Ziele. Erfolgreiche Sportler haben Ziele. Athleten würden nicht an einem kalten Wintermorgen nicht schon um fünf Uhr aufstehen, wenn sie nicht eine klare Vision hätten, wie sie auf dem Podest stehen und die Goldmedaille entgegennehmen. Genauso haben erfolgreiche Manager Ziele.

Kreative Visualisierung

Schaffen Sie eine ungestörte Atmosphäre. Lehnen sie sich zurück, träumen sie von der Zukunft. Im nächsten Abschnitt werden wir uns ansehen, wie sie die Ziele in praktikable Aktionspläne unterteilen. Sobald sie einen Aktionsplan aufgestellt haben, müssen sie sich nur noch darauf konzentrieren, einen Schritt nach dem anderen umzusetzen. Ihr Blick in die Zukunft sollte sowohl auf ihr berufliches als auch familiäres Leben gerichtet sein.

Nachstehende Fragen sollen Ihnen bei diesem Prozess helfen:

Was möchte ich bis zu dem Zeitpunkt, an dem ich in Rente gehe, erreicht haben?

Welches Gehalt möchte ich verdienen? Welches Einkommen möchte ich haben?

Welche beruflichen oder geschäftlichen Fertigkeiten muss ich entwickeln?

Persönliche Ziele könnten sein:

- Wo möchte ich leben?

- Muss ich mehr Zeit mit meiner Familie verbringen?

- Könnte ich mein Fitnessniveau verbessern?

- Wiederholen sie diese kreative Visualisierungssitzung alle sechs Monate.

Leiten Sie aus den Zielen die Jahresziele, Wochen- und Tagesziele ab. Sobald sie ein Ziel erreicht haben, setzen sie sich neue.

Aktionspläne entwerfen

Die Aktionspläne, die sie für jedes ihrer Ziele entwerfen, liefern ihnen Schritt für Schritt die Richtschnur, um diese Ziele auch zu erreichen.

Untergliedern sie einschüchternde, scheinbar unerreichbare Ziele in erreichbare, praktikable Schritte

A. motivieren, die Ziele zu erreichen

A. erleichtert die Umsetzung ihrer Ideen

A. ermöglicht es ihnen, sich auf das Wichtige statt nur auf das Dringende zu konzentrieren

A. liefern einen Gradmesser, an dem sie ihre Fortschritte messen können

Notieren sie sich jedes ihrer Ziele in ihrem Zeit-Management-Notizbuch. Setzen sie sich Fristen für die Teil- und das Endziel. Was wird es finanziell und persönlich kosten, dieses Ziel zu erreichen?

Tagespläne

- Ermöglichen es ihnen, ihre Arbeit vernünftig zu planen

- Erinnern sie an alles und hält ihnen vor Augen, was zu tun ist

- Halten ihnen den Kopf frei

- Helfen ihnen, Termine und Fristen einzuhalten

- Motivieren sie, Dinge zu erledigen

- Hilft ihnen, sich auf die Prioritäten zu konzentrieren.