Read the book: «Как не «сгореть» на работе, или Управление стрессом в условиях многозадачности»

© Игнатьева Е. С., 2022

© Русская Школа Управления, 2022

Книга подготовлена в рамках издательского проекта Русской Школы Управления. Наша цель – поделиться знаниями и опытом ведущих преподавателей Школы, которые вы сможете применить на практике. Надеемся, что свежие идеи вдохновят вас на покорение новых вершин.

Русская Школа Управления – федеральный учебный центр с офисами в 10 городах России. Мы специализируемся на обучении топ-менеджеров компаний и входим в топ-5 лучших бизнес-школ России по версии журнала «Эксперт».

Линейка образовательных программ Русской Школы Управления – это 2000 семинаров по 30 направлениям обучения, доступных очно, онлайн и дистанционно. Участники наших программ получают профессиональные и управленческие компетенции, которые увеличивают эффективность их работы и открывают новые возможности для развития бизнеса.

Ежегодно в Русской Школе Управления обучаются 10 000 человек, в их числе сотрудники крупнейших российских и международных компаний.

Вместо введения

Современный темп жизни, который ускоряется с каждым годом, требует от нас максимальной концентрации, напряжения и внимания. Работая постоянно в режиме многозадачности, ставя на первое место выполнение служебных обязанностей, карьерный рост, мы довольно часто забываем о самом главном – о своем здоровье.

Многие из нас работают на износ, подвергая себя интенсивным нагрузкам, а в результате теряют интерес к своему дальнейшему профессиональному развитию, личной жизни и получают одно из самых серьезных заболеваний нашего времени – синдром хронической усталости или синдром профессионального выгорания.

Стресс, стресс, стресс… Кругом один стресс. А может, нам это только кажется и все не так страшно?

Для того чтобы воздействие стресса не оказалось разрушительным для нашей жизни, необходимо научиться управлять стрессом, выявлять и устранять его причины, разрабатывать тактику преодоления его последствий, знать методы профилактики стресса и постстрессового состояния.

Как работать в режиме многозадачности? Как управлять своим временем и верно расставить приоритеты? Как распознать стресс на первых стадиях и не допустить профессионального выгорания? Какие методы наиболее эффективны при борьбе со стрессом и его последствиями? И можно ли научиться использовать энергию стресса с пользой для себя и окружающих?

Эта книга поможет вам больше узнать о стрессе многозадачной работы, понять его механизмы, освоить приемы и техники профилактики стресса, научиться управлять стрессовыми состояниями и минимизировать их негативные последствия.

Книга в первую очередь адресована тем, кто перестал получать удовольствие от работы и от жизни в целом. Книга будет полезна и интересна топ- и мидл-менеджерам, решающим одновременно большое количество задач и ведущих активную работу с клиентами, специалистам в области управления человеческими ресурсами, организационным консультантам и всем, кто испытывает дефицит стрессоустойчивости в повседневной и профессиональной деятельности.

Автор будет очень признателен всем, кто пришлет свои отзывы и комментарии после прочтения книги на адрес электронной почты elena@ignatyeva.ru.

Елена Игнатьева,

бизнес-консультант, психолог, ароматерапевт

Глава 1
Многозадачность в современном мире и как ее избежать

1.1. Многозадачность как составляющая современного мира

Многозадачность офисного сотрудника в наши дни – это уже вполне нормальное явление. К современному менеджеру зачастую предъявляется такое же требование, как и к хорошему компьютеру, – умение выполнять одновременно несколько задач, иногда разноплановых.

Менеджер одновременно должен отвечать на телефонные звонки, письма деловых партнеров и вопросы коллег, готовить необходимую информацию для руководства, составлять отчеты, доклады и выполнять еще массу, казалось бы, неотложных дел в соответствии со своими должностными обязанностями. Довольно часто все эти задачи не связаны между собой и носят разноплановый характер и направленность.

Многие молодые люди полагают, что выполнение одновременно нескольких дел повышает общую производительность труда, не сказываясь на результате их деятельности. Но, как показали исследования, это глубокое заблуждение. Сотрудник, который пытается делать одновременно несколько дел, например писать письмо и отвечать на телефонный звонок, неспособен до конца сосредоточиться ни на одном из них. И как результат такой деятельности – ошибки в работе, плохое настроение, сильная усталость после рабочего дня и нежелание творчески подходить к решению поставленных задач.

Изучая повседневную работу служащих нескольких IT-компаний, профессор Калифорнийского университета Глория Марк сделала следующее заключение: в среднем работник уделяет решению одной задачи не более 11 минут, прежде чем его отвлекут и он перейдет к другой. Причем и этот 11-минутный интервал разбивается на трехминутные интервалы, в течение которых работник отвлекается на просмотр и составление электронных писем, телефонные звонки или чтение интернет-страниц.

Исследованиями ученых Института мозга будущего при Оксфордском университете доказано: человеку требуется от 15 до 25 минут для того, чтобы вернуться к выполнению прежней задачи. Как только его отвлекают от решаемой проблемы, он сразу упускает ее из памяти, а при возвращении к ней в 40 случаях из 100 начинает действовать в другом направлении, что соответственно сказывается на результативности рабочего процесса. По статистике, около 28 % рабочего времени современного менеджера уходит на восстановление его работоспособности после того, как его отвлекли.

Сейчас довольно распространено сравнение человеческого мозга с компьютерным процессором, но способен ли наш мозг реагировать на многозадачную среду так же бесперебойно, как и процессор?

Многие сравнивают человеческий мозг с компьютером и заверяют нас, что компьютер – мощная штука. Но так ли это на самом деле?

Вся информация в компьютере имеет двоичный код, состоящий из 0 и 1. На самом деле передаются не цифры, а информация о наличии или отсутствии электрического заряда. Даже если вы набираете текст в Word, то компьютер сам преобразует ваш текст в понятный для него код. Наш мозг работает по такому же принципу, но с той лишь разницей, что скорость передачи информации через нейроны в несколько раз больше. Сами нейроны во время передачи информации могут «заряжаться» как синхронно, так и беспорядочно, что и дает существенный прирост скорости. Поэтому данные поступают в наш мозг гораздо быстрее, чем в процессор.

Всю информацию, получаемую из окружающей среды, как компьютер, так и мозг хранят в памяти. Конечно, память компьютера значительно превышает память человека. Так, в компьютере может храниться вся Александрийская библиотека, которая была самой большой в мире. Но у мозга человека есть свои козыри. Как известно, компьютер хранит всю информацию целиком, а мозг – только ключевые моменты, по которым он может восстановить нужную информацию.

Раз мы заговорили о памяти, рассмотрим механизм поиска ответов на запросы. Для компьютера поиск проходит всегда по конкретному адресу, который строго прописан в системе. Мозг же работает по другому принципу: он выделяет ключевые слова и сопоставляет их с теми данными, которые у него уже есть.

Этот принцип ничего вам не напоминает? Такой же механизм используется в большинстве поисковых систем, таких как «Яндекс», «Апорт», «Гугл», «Нигма». Только в отличие от поисковых систем мозг может «запросить» у любого органа дополнительные данные, чтобы выдать наиболее актуальную и полную информацию. Причем от момента активизации процесса поиска информации в памяти человека до момента воспроизведения воспоминаний в среднем проходит 5,4 секунды.

Во время работы компьютера процессор может выполнять только одно действие с информацией: запоминать ее, или упорядочивать, или обрабатывать и т. д. Мозг же способен одновременно выполнять несколько действий и к тому же обеспечивает управление процессами в организме. Все это достигается благодаря 225 миллионам миллиардов нейронов.

Например, что происходит, когда мы берем в руку ручку, лежащую на письменном столе?

Свет, отраженный от ручки, фокусируется в глазу хрусталиком и направляется на сетчатку, где возникает изображение ручки. Оно воспринимается соответствующими клетками, от которых сигнал идет в основные чувствительные передающие ядра головного мозга, расположенные в таламусе (зрительном бугре), а именно в латеральном коленчатом теле.

Здесь активируются многочисленные нейроны, которые реагируют на распределение света и темноты. Аксоны нейронов латерального коленчатого тела идут к первичной зрительной коре, расположенной в затылочной доле больших полушарий.

Импульсы, пришедшие из таламуса в эту часть коры, преобразуются в ней в сложную последовательность разрядов корковых нейронов, одни из которых реагируют на границу между ручкой и столом, другие – на углы в изображении ручки и т. д.

Из первичной зрительной коры информация по аксонам поступает в ассоциативную зрительную кору, где происходит распознавание образов, которое основано на накопленных знаниях о внешних очертаниях предметов.

После этого в коре лобных долей больших полушарий происходит планирование движения, то есть дается сигнал: «Взять ручку», и эта команда передается мышцам руки и пальцев.

Во время приближения руки к ручке происходит контроль зрительной системой и интерорецепторами, которые передают информацию о положении мышц и суставов в центральную нервную систему. Если мы захотим написать свое имя, потребуется активация другой хранящейся в мозге информации, обеспечивающей это более сложное движение, а зрительный контроль будет способствовать повышению его точности.

Как становится понятно из вышеописанного, в осуществлении довольно простого действия задействовано несколько областей мозга, а при более сложных процессах, таких как речь, мышление, передвижение и т. д., активируются другие нейронные цепи, охватывающие еще более обширные области человеческого мозга.

Если рассмотреть многозадачность операционной системы, то есть одновременное выполнение нескольких задач (кодов) в одном процессоре в среде Windows, то обнаруживается довольно любопытная вещь. При однопроцессорном режиме работы существует механизм, обеспечивающий переключение процессора между выполняемыми задачами. Такой режим разделения процессорного времени позволяет «одновременно» решать несколько задач за счет быстрого переключения между разными задачами, выполняя в данный момент код только одной задачи. В результате создается иллюзия, что одновременно выполняется несколько кодов задач.

Поэтому ключевым местом в многозадачности является способ составления расписания (планирования), которым осуществляется переключение между задачами.

Рис. 1. Планирование задач

Как видно из схемы на рис. 1, по способу планирования можно выделить статические и динамические задачи. При статическом, постоянном планировании расписание составляется заранее, до запуска приложений операционной системы, и система работает в соответствии с этим расписанием. Например, при включении ПК начинают загружаться компьютерные программы, находящиеся в режиме автозагрузки, которые необходимы для дальнейшей работы или антивирусного сканирования.

В случае динамического планирования порядок запуска задач и передачи управления ими определяется непосредственно во время их решения. В динамическом планировании выделяют два типа работы:

1. Планирование с использованием квантов времени – для каждой выполняемой задачи назначается квант времени определенной продолжительности, который может быть фиксированным или переменным, например автосохранение документа через каждые 30 минут.

2. Планирование с использованием приоритетов – задачам назначаются специфические приоритеты, и переключение задач осуществляется с их учетом. Например, задача «Сохранение документа» более приоритетна, чем «Печать документа». И если вы уже послали на печать документ, а потом решили его сохранить, то вследствие такого планирования сначала произойдет сохранение, а затем продолжится печать.

Теперь понятно, почему заявление о том, что компьютер может одновременно решать несколько задач, является несколько иллюзорным. То же самое происходит и с нашим мозгом. Но мозг – более тонкий инструмент, чем любой, даже ультрасовременный компьютер. И если для того, чтобы увеличить скорость выполнения задач, нам достаточно провести замену ключевых компонентов компьютера на более современные, то человек лишен такой возможности в принципе.

Если и далее проводить аналогию с IT-технологиями, то существует еще один способ повышения производительности – «разгон процессора». Такую операцию со своим мозгом мы проделываем довольно часто, к сожалению не задумываясь о последствиях.

Мы прибегаем к стимуляции мозговой активности с помощью различных веществ – от наиболее распространенных и, на первый взгляд, безобидных, таких как чай, кофе, энергетические напитки (кофеин), шоколад, какао (теобромин), до более мощных медикаментозных препаратов.

Однако, как показывает практика, «разогнанному» процессору необходимо более мощное охлаждение, иначе он значительно снижает частоту своей работы или принудительно выключает компьютер. В случае активной стимуляции мозговой деятельности таким «охлаждающим» средством является более продолжительный отдых. А непрерывное подстегивание нервной системы различными стимуляторами может привести не только к ее истощению, но и к определенной зависимости, в том числе медикаментозной.

Третий и, пожалуй, наиболее безопасный способ не только для ПК, но и для человека – применение нового эффективного программного обеспечения. Проще всего использовать готовые решения, оптимально подходящие для каждого человека. Это могут быть изучение литературы по интересующему вопросу; посещение краткосрочных обучающих курсов, семинаров, тренингов; общение с коллегами или друзьями и т. д. Но стоит учитывать, что любое такое «программное обеспечение» следует настроить именно под себя и научиться рационально им пользоваться.

1.2. Можно ли избежать многозадачности в работе?

Безусловно, можно! И не только можно, но и нужно! Выше мы уже говорили о том, что одновременное решение задач в операционных системах – это некая иллюзия и что операционная система работает по вполне структурированному алгоритму: расставляя приоритеты и планируя время выполнения поставленных задач. Если это умеет машина, то почему бы не научиться этому и человеку?

И первое, чему следует научиться, – это расставлять приоритеты для принятия решений. Основная проблема любого менеджера – попытка выполнить сразу большой объем работ. На практике же получается совсем другое: в первую очередь силы уходят на решение отдельных, часто неважных дел, а важные вопросы откладываются на потом и впоследствии решаются в авральном режиме и не всегда правильно.

Если человек не умеет грамотно расставлять приоритеты, то он в течение дня хватается то за одно дело, то за другое. В результате у него катастрофически не хватает времени и довольно часто самое главное дело остается несделанным.

Поэтому менеджерам следует научиться решать во время рабочего дня множество разноплановых вопросов, но при этом в течение определенного времени заниматься только одной-единственной задачей. Сознательное установление однозначных приоритетов, последовательное и системное решение поставленных задач в соответствии с их очередностью помогут:

– работать только с действительно важными и неотложными задачами;

– избежать многозадачности и сконцентрироваться на выполнении только одной задачи;

– соблюдать сроки выполнения заданий;

– исключить дела, которые можно передать другим сотрудникам;

– правильно распределить свое рабочее время и производственную нагрузку;

– получить большее удовлетворение от результатов работы в частности и от всего рабочего дня в целом;

– избежать стрессовых ситуаций и перегрузок.

1.2.1. Как расставить приоритеты?

Для начала давайте определим, что такое приоритет.

Приоритет (priority) – первенство по значимости или по времени в осуществлении какого-либо действия, предоставление преимуществ некоторым решениям по отношению к другим. Приоритеты в ряде случаев выступают основанием для операции упорядочения объектов или деятельности.

Расстановка приоритетов – это когда вы ежедневно решаете, что нужно сделать в первую очередь, чтобы достигнуть максимального эффекта от своей деятельности.

Теперь, когда с этими понятиями все стало ясно, давайте попробуем выполнить следующее задание. Вам понадобятся 10 минут свободного времени, небольшой блок стикеров (самоклеящихся листочков) и большой лист (формата А1), хотя можно использовать и поверхность рабочего стола.

Для начала разделите лист бумаги на две равные части: в верхней части будут находиться срочные задачи, в нижней – менее срочные.

Запишите все производственные дела, которые вам необходимо выполнить в течение рабочей недели. Для каждой задачи, даже самой мелкой и незначительной, возьмите отдельный стикер. Постарайтесь, чтобы задач у вас было не менее 25–30, – так вы полнее представите весь объем своей работы.

Теперь начинайте приклеивать стикеры на лист бумаги в соответствии с обозначенными критериями к верхней или нижней части. У вас должно получиться нечто подобное (рис. 2).

Рис. 2. Стикеры с производственными задачами

После того как вы наклеили все стикеры с производственными задачами, добавьте еще один признак структурирования задач. Для этого разделите лист вертикальной чертой пополам.

С левой стороны пусть останутся задачи, выполнение которых требует вашего непосредственного участия, а справа – задачи, которые вы можете перепоручить своим подчиненным или решение которых требует взаимодействия с другими людьми. Тогда ваша таблица будет выглядеть следующим образом (рис. 3).

Рис. 3. Дальнейшее структурирование задач

Такой метод является наиболее простым, но довольно эффективным в условиях необходимости быстрого принятия решений относительно того, какой именно задаче отдать предпочтение. Он называется матрица Эйзенхауэра или квадранты Кови.

В более общем виде матрицу Эйзенхауэра можно представить в следующем виде (рис. 4).

Рис. 4. Матрица Эйзенхауэра

Следует запомнить, что важное довольно сильно отличается от срочного. Важное приближает намеченную цель, но при этом оно необязательно является срочным. А вот срочное, наоборот, требует вашего непосредственного внимания и участия. Но обратите внимание на то, что важное стоит перед срочным, – это означает, что необязательно выполнять все в спешке, поскольку здесь таится опасность: мы начинаем отвлекаться на то, что является срочным, но абсолютно неважным и, самое главное, необязательным.

Еще один метод, который используется при расстановке приоритетов, – АВС-анализ. Суть данного метода заключается в следующем: с помощью литер А, В и С задачи распределяются на три группы в соответствии с их значимостью (рис. 5):

А – важнейшие (жизненно важные, «умри, но сделай»);

В – важные;

С – несущественные (менее важные).

АВС-анализ основывается на трех закономерностях:

1. Важнейшие задачи составляют примерно 15 % от всего количества дел, и вклад этих задач в достижение целей составляет около 65 %.

2. Важные задачи составляют около 20 % от общего количества дел, а их значимость также составляет 20 %.

3. Менее важные дела составляют приблизительно 65 % со значимостью всего лишь 15 %.

Рис. 5. Распределение задач в соответствии с их значимостью

Как явствует из названия, важнейшими, или первоочередными, являются задачи, не терпящие отлагательства, – жизненно важно их решить, а иначе крах!

Важными, или второстепенными, являются задачи, которые желательно решить как можно быстрее, но не произойдет ничего страшного, если они будут отложены на день или два. Главное, не затягивать с их выполнением, иначе они перейдут в категорию «жизненно важные».

И последняя категория задач – менее важные, или малозначительные, задачи, которые надо когда-нибудь решить. Оптимально, конечно, сегодня, но сроки не поджимают, и если сегодня не останется на них времени, то их можно отложить и на завтра, и на послезавтра либо вообще на другую неделю или месяц.

Для того чтобы понять, как работает АВС-анализ, давайте выполним следующее упражнение.

Сначала составим таблицу, где предусмотрены два специальных столбца: для обозначения приоритета задачи и для обозначения статуса (рис. 6). Эти столбцы заполняются в ходе работы и обязательно проверяются в конце рабочего дня. Теперь в произвольном порядке запишем в таблицу свои производственные задачи. Чтобы не путать приоритет задачи с ее порядковым номером, будем обозначать приоритетность как А, В и С.

Рис. 6. ABC-анализ

Столбец «Статус задачи» служит для того, чтобы было наглядно видно, что происходит с каждой задачей: выполнена ли она, отменена или отложена. Завершенные дела рекомендуется отмечать знаком V (галочкой), отмененные – знаком X (крестиком), при этом желательно указывать причину, по которой задача была отменена. Для перенесенных или отложенных дел рекомендуется использовать знак→ (стрелку) и проставлять дату, когда должна быть выполнена работа.

Такая система помогает более эффективно планировать свою работу и расставлять соответствующие приоритеты.

1.2.2. Как научиться управлять временем?

Успешная работа в офисе зависит не только от вашего умения расставлять приоритеты или ранжировать задачи, но и от правильного распределения времени. Специалисты в области тайм-менеджмента и стресс-менеджмента утверждают, что один из главных врагов современного менеджера – хроническая нехватка времени на выполнение поставленных задач. Потоки информации растут как снежный ком, знания успевают устаревать еще до того, как вы успели их усвоить, и нужно очень быстро двигаться, чтобы не оставаться на месте.

Для того чтобы определить, насколько хорошо вы умеете планировать свое время, вам необходимо ответить на следующие вопросы теста.

Тест «Управление личным временем человека»¹

Перед вами ряд утверждений. Они касаются некоторых сторон вашей жизни и работы. Прочитайте утверждение и выберите один из вариантов ответа, который обозначен соответствующей цифрой: 1 – «Полностью согласен»; 2 – «Согласен»; 3 – «Не согласен»; 4 – «Абсолютно не согласен».

Вопросы теста

1. Мне постоянно требуется дополнительное время, чтобы закончить свою работу.

(1), (2), (3), (4)

2. Я регулярно беру работу на дом.

(1), (2), (3), (4)

3. Я готовлю ежедневный перечень дел

(1), (2), (3), (4)

4. На работе у меня практически не остается времени для себя.

(1), (2), (3), (4)

5. Мой шеф часто просит меня выполнить непредвиденную работу немедленно.

(1), (2), (3), (4)

6. Я люблю с утра сделать работу попроще, оставляя более сложные и кропотливые дела на послеобеденное время.

(1), (2), (3), (4)

7. Я трачу много времени на совещания и встречи.

(1), (2), (3), (4)

8. Мне всегда трудно приступить к выполнению какого-то сложного дела или проекта.

(1), (2), (3), (4)

9. Чтобы выполнить все намеченное, мне нужно приезжать на работу еще до начала рабочего дня и уезжать домой намного позже его официального завершения.

(1), (2), (3), (4)

10. Много времени у меня уходит на поездки.

(1), (2), (3), (4)

11. Я постоянно вынужден участвовать в решении всех спорных вопросов в моем отделе.

(1), (2), (3), (4)

12. Каждый день я ставлю перед собой определенную, конкретную цель.

(1), (2), (3), (4)

13. Я сам разбираю свою почту.

(1), (2), (3), (4)

14. Мне зачастую бывает трудно самому закончить большое и сложное дело, довести его до конца самостоятельно.

(1), (2), (3), (4)

15. Мой шеф постоянно интересуется тем, как идет работа по тому или иному ключевому заданию.

(1), (2), (3), (4)

16. Я люблю вникать в детали проекта, чтобы знать его досконально и быть уверенным в том, что работа над ним идет в правильном направлении.

(1), (2), (3), (4)

17. Много моего рабочего времени бесполезно тратится на всякого рода совещаниях и собраниях.

(1), (2), (3), (4)

18. Я постоянно пишу перечень заданий, которые нужно выполнить.

(1), (2), (3), (4)

19. Мне нравится, когда мне дают дополнительные задания.

(1), (2), (3), (4)

20. У меня есть должностная инструкция моего шефа.(1), (2), (3), (4)

21. Мой рабочий стол завален бумагами, не мешало бы навести на нем порядок.

(1), (2), (3), (4)

22. Мне не хватает времени на чтение, чтобы быть в курсе всех новинок по моей специальности.

(1), (2), (3), (4)

23. Я трачу много времени на бумажную работу.

(1), (2), (3), (4)

24. У меня не хватает времени на семью, отдых, друзей.

(1), (2), (3), (4)

25. У меня существует внутренний тормоз, когда речь идет о каком-то сложном и большом деле.

(1), (2), (3), (4)

26. Мне проще все сделать самому, чем просить кого-то.

(1), (2), (3), (4)

27. Свой рабочий день я начинаю с чтения газет, дружеских бесед, кофе.

(1), (2), (3), (4)

28. Меня постоянно отрывают от дела.

(1), (2), (3), (4)

29. Много времени я трачу на поиски нужной мне информации.

(1), (2), (3), (4)

30. Неприятные дела я всегда откладываю на потом.

(1), (2), (3), (4)

31. Мне трудно бороться с перегрузками и стрессами.

(1), (2), (3), (4)

32. Нередко я просто забываю проверить список заданий и сделать то, что мне поручено.

(1), (2), (3), (4)

33. У меня бывает много посторонних посетителей во время работы.

(1), (2), (3), (4)

34. Я зарываюсь в мелочах, и из-за этого у меня постоянные заторы в работе.

(1), (2), (3), (4)

35. У меня постоянное ощущение, что деловые совещания могли бы быть более эффективными.

(1), (2), (3), (4)

36. Я люблю работать допоздна.

(1), (2), (3), (4)

37. Я перепрыгиваю с одного дела на другое и ничего не довожу до конца.

(1), (2), (3), (4)

38. При желании я всегда могу выкроить пару минут, чтобы перевести дыхание и расслабиться.

(1), (2), (3), (4)

39. У меня есть специальный план обучения и для себя, и для своих подчиненных.

(1), (2), (3), (4)

40. Я постоянно встречаюсь со своими подчиненными, чтобы быть в курсе их работы.

(1), (2), (3), (4)

41. После некоторых совещаний у меня остается впечатление, что от меня ждали чего-то другого.

(1), (2), (3), (4)

42. Я часто не обращаю внимания на очень важные детали.

(1), (2), (3), (4)

43. На выходные я беру работу домой.

(1), (2), (3), (4)

44. Иные дела занимают больше времени, чем предполагалось с самого начала, и порой мне приходится завершать несколько дел одновременно.

(1), (2), (3), (4)

45. Я часто не использую отпуск до конца.(1), (2), (3), (4)

46. Мне нравится менять привычки и приобретать новые.

(1), (2), (3), (4)

47. Я жду от своих подчиненных сверхурочной работы.

(1), (2), (3), (4)

48. Моя система работы с документами может быть улучшена.

(1), (2), (3), (4)

49. Все совещания, которые я провожу, длятся ровно столько, сколько запланировано, начинаются и заканчиваются вовремя.

(1), (2), (3), (4)

50. Справляться с большими производственными нагрузками мне позволяет постоянная смена приоритетов.

(1), (2), (3), (4)

Ключ к тесту

Цель работы – вопросы 1, 20, 37, 39, 41, 49.

Эти профильные вопросы направлены на то, чтобы выяснить, можете ли вы концентрировать свою энергию и усилия на решении определенных задач. Ответы на эти вопросы помогут вам понять, почему ваши усилия дают именно такой результат, а также получить ответ, почему именно так, а не иначе вы тратите свое рабочее время.

Виды работы – вопросы 4, 9, 12, 13, 15, 36, 46.

Много нашего времени уходит на рутинные дела. Анализ ответов на эти вопросы поможет вам выяснить, как именно используется ваше рабочее время, знаете ли вы заранее, куда и на что его потратите, а также есть ли разрыв между тем, что вы хотите получить от работы, и тем, что выходит на самом деле.

Медлительность – вопросы 7, 8, 14, 30, 37.

Эти вопросы касаются вашего обыкновения начинать работу без промедления, не откладывать дела в долгий ящик, не затягивать выполнение ответственных поручений, а также ваших способностей находить выход из любой ситуации. Несмотря на то что большинство из нас любит начинать с решения более простых вопросов и задач, это не всегда представляется правильным и разумным. Начинать следует не с простого, а с самого важного и срочного.

Планирование работы – вопросы 3, 18, 22, 25, 32, 38, 42, 44, 50.

Вопросы связаны с тем, как именно вы планируете свой рабочий день, чтобы добиться оптимальных результатов: фиксируете ли вы в течение дня все происходящие события, пытаетесь ли проконтролировать, как используете свое рабочее время.

Пожиратели времени – вопросы 17, 21, 27, 28, 33, 35, 41.

Пожиратели времени – это те люди или факторы, которые мешают вам работать, нарушают планы, ломают распорядок рабочего дня, снижая эффективность и производительность вашего труда.

Люди – вопросы 5, 6, 11, 16, 26, 31, 34, 40, 47.

Эти вопросы выявляют ваши способности и умение работать с другими людьми, совместно решать те или иные проблемы. Совместная работа – это обязательная составляющая нашей производственной деятельности, хотим мы этого или нет. Мы часто грешим на других, обвиняя их в том, что они не столько помогают, сколько мешают, а может быть, стоит иногда «и на себя оборотиться»…

Бумажная работа – вопросы 23, 29, 48.

В любой работе не обойтись без документов. Ответы на эти вопросы помогут вам прояснить, как именно вы работаете с ними: быстро даете им ход или, наоборот, накапливаете, превращая ваш стол в склад бумаг.

Персонал – вопросы 2, 10, 19, 24, 31, 43, 45.

Вопросы помогут вам ответить, как именно ваши подчиненные влияют на распорядок вашего дня, каков баланс между временем, потраченным на чисто производственные дела и на другое, не имеющее прямого отношения к работе.

Проанализировав полученные ответы, можно четко увидеть, насколько эффективно построена ваша работа в течение всего рабочего дня и насколько производительно вы работаете.

Естественно, что управлять временем человек не может. Ведь что такое время?

Время – свойство реальности, выражающееся в последовательности сменяющих друг друга событий. Поэтому термин «управление временем» (тайм-менеджмент) или «организация времени» довольно условен.

Под тайм-менеджментом принято понимать исключительно управление своей собственной деятельностью. Современный тайм-менеджмент – это не просто набор приемов и методов из области «как успеть уложиться в срок» или «как правильно провести совещание, презентацию». Это в первую очередь комплексная система управления собой и своей деятельностью.

Тайм-менеджмент у нас обычно воспринимается как чисто западная технология, но мало кто знает, что отечественная школа научной организации труда (НОТ) и организации личного времени имеет ряд собственных достижений и ориентирована на наш менталитет. Результаты в области НОТ были получены независимо от западной методологии, и некоторые из них не имеют зарубежных аналогов в области тайм-менеджмента.

Яркими представителями развития направления «управление личным временем» в системе НОТ были А. А. Любищев, А. К. Гастеев, П. М. Керженцев, которые в начале 20-х годов прошлого века предложили свои методы планирования рабочего времени.

Пожалуй, один из самых интересных методов – метод, предложенный А. А. Любищевым, в основе которого лежит хронометраж. Любищев впервые предложил использовать хронометраж как основу системы управления личным временем. Он ежедневно записывал, сколько времени потрачено на основную научную работу, сколько времени – на дополнительную, сколько времени потеряно и почему.

Каждый месяц составлялась сводка, каждый год подводился годовой баланс. Учитывалось только чистое время – без потерь на организацию, пустые заседания и разговоры, ожидание и т. п. Точность учета составляла 10 минут. Таким образом выявлялись резервы личного времени для оптимального их использования.

Хронометраж в западных системах рассматривается только как сбор данных для дальнейшего планирования, а не как средство для оценки эффективности деятельности и выявления резервов времени.

В рамках западных методологий тайм-менеджмента, которые ориентированы в первую очередь на планирование и контроль, выявить резервы времени бывает довольно сложно. Поэтому хронометраж как основа управления временем дает два важных преимущества перед западными технологиями:

1. Хронометраж позволяет повысить личную эффективность, практически не затрачивая усилий.

2. Хронометраж не требует жесткого планирования, тогда как западные методологии, отличающиеся чрезмерной упорядоченностью, нередко дают сбои в непредсказуемой обстановке.

Главная задача хронометража – увидеть, на что тратится время, и научиться чувствовать эффективность происходящего.

Методология хронометража заключается в следующем. Записывайте дела и длительность их выполнения при каждом переключении внимания. Оптимальная точность учета – 5–10 минут. Через несколько дней, по мере того как вы выработаете привычку фиксировать свои действия, частота фиксации сократится до одного раза в 1–2 часа. Наиболее простой способ учета времени – фиксация времени начала и окончания любого действия в тайм-шите² (рис. 7).

Рис. 7. Фиксация времени начала и окончания действия

Второй, более сложный способ учета – фиксация времени начала и продолжительности действия (рис. 8). К такому методу фиксирования лучше переходить, когда у вас выработалась устойчивая привычка записывать все расходы времени в течение дня.

Рис. 8. Фиксация времени начала и продолжительности действия

Следует отметить, что компьютеризация такого процесса несколько осложняет ведение хронометража. Во-первых, вы привязываете себя к компьютеру, и многие дела, внесенные по памяти, уже не будут нести той актуальности, как если бы вы их зафиксировали сразу. Во-вторых, специализированные программы более подходят для планирования рабочего дня, а не для фиксации происходящих событий. Поэтому на ранних стадиях хронометража его эффективность при использовании компьютера значительно снижается. Лучше для этих целей пользоваться обычными бумажными носителями: ежедневником, блокнотом и т. п.