Read the book: «Эффективные совещания. Зачем мы проводим совещания и как сделать их эффективными?», page 3

Зачем нужны совещания?

Совещание – это общепринятая форма делового общения по обсуждению рабочих вопросов и проблем, требующих коллективного решения.

Главная цель совещания состоит в увеличении продуктивности работы каждого сотрудника и всего коллектива. В теории совещания обладают несколькими потенциальными возможностями, позволяющими добиться этой цели.

– Синергия. Это взаимодействие частей целого, при котором общий результат больше суммы его частей. Давно известно, что сообща люди работают эффективнее, чем по одному. Ведь недаром говорят «одна голова хорошо, а две лучше».

– Сплоченность. Совещания являются инструментом командообразования. Во время их проведения укрепляется доверие сотрудников к руководителю и друг к другу, формируются навыки совместной работы.

– Информация. Это мощный инструмент мотивации и управления. Используйте совещания, чтобы познакомить сотрудников с целями компании и результатами ее работы, вызвать у них чувство причастности к общему делу.

Тем не менее, не все совещания позволяют реализовать эти возможности.

Какие бывают совещания?

– Для обмена информацией. Совещания этого типа проводятся на регулярной основе с целью обмена сведениями. Например, руководитель отдела может собирать своих сотрудников по понедельникам, чтобы познакомить их с результатами работы за прошедшую неделю и с планами на следующую.

– Для решения проблем. Каждое совещание этого типа посвящается обсуждению одной из возникших проблем и нахождению пути ее решения. Такие совещания назначаются только в том случае, если складывается соответствующая ситуация.

– Для подведения итогов. Эти совещания проводятся после завершения проекта с целью анализа его результатов и подведения итогов о том, что можно было сделать лучше и что надо учесть в будущем.

– Для принятия решений. Такие совещания проводятся на уровне высшего руководства компании с целью принятия важных административных решений, влияющих на работу всего коллектива.

– Для контроля работ. Это периодически повторяющиеся совещания между руководителем проекта и его сотрудниками. Их цель – поточный контроль работ по реализации проекта.

Решение ситуации

Вернемся к ситуации из начала раздела. Вы двигались в верном направлении, если в своих размышлениях склонялись к следующему:

Следует внимательно оценить цель того или иного совещания и эффект, которое оно может вызвать. Совещания для решения проблем – это именно тот вид совещаний, проведение которых наиболее целесообразно. Совещания для подведения итогов могут быть очень эффективны, особенно при условии их правильной организации и проведения. Важные административные вопросы часто требуют коллегиального решения, и собрание для этого – подходящий формат работы.

А вот совещания, которые проводятся на регулярной основе, часто входят в привычку и не дают положительного эффекта. Для контроля над работой и информирования можно использовать другие способы. Поэтому вполне можно отказаться от совещаний:

– Для обмена информацией

– Для контроля работ

На заметку:

Чтобы совещание было эффективным, необходимо к нему тщательно подготовиться. Познакомьтесь со списком вопросов, которые нужно задать себе, начиная планировать встречу:

1. А нужно ли мне это совещание?

2. Какова цель совещания?

3. Обеспечены ли участники четкой повесткой дня?

4. Оптимальна ли продолжительность совещания?

5. Правильно ли выбрано время проведения?

6. Приглашено ли оптимальное количество людей?

7. Продуманы ли возможные возражения?

8. Правильно ли распределены роли?

9. Какое оборудование необходимо подготовить для совещания?