Gestión auxiliar de documentación económico-administrativa y comercial. ADGG0408

Clasificación y métodos de registro

Una clasificación común de los documentos que se pueden expedir o recibir en la empresa es la que se muestra a continuación.

Toda la documentación que se maneja en la actividad empresarial es importante que sea correctamente registrada y archivada, con el fin de tener un control exhaustivo de la misma.

El método de registro por excelencia es el Libro Registro, en el cual la documentación que entra o sale de la empresa es sistemáticamente anotada, archivada y distribuida. Su objetivo principal es la cómoda localización de un determinado documento, ante un requerimiento del mismo. Para ello, se utilizarán el número y la referencia, que informarán sobre la posición y el archivo donde esté ubicado el documento.

Por regla general, las empresas suelen tener dos libros registro anuales, uno para las entradas y otro para las salidas, en los cuales se anotarán solo aquellos documentos que estén debidamente identificados y firmados.

Nota

El Código de comercio obliga a determinadas empresas y profesionales a llevar una serie de libros registro referidos a las compras, ventas, gastos, ingresos, bienes de inversión y provisiones de fondos y suplidos.

El registro de la documentación que se expide o recibe en la empresa debe hacerse a través de un código numérico o alfanumérico, correlativo y distinto según se trate de entradas o salidas. Tiene carácter anual.

El contenido del libro registro es:

1 Numeración y referencia.

2 Fecha de entrada o salida.

3 Fecha del documento.

4 Procedencia o destino.

5 Órgano receptor o emisor.

6 Asunto.

Estos libros registro se pueden llevar de forma manual o informatizada, siendo esta última opción la más usada en la actualidad.

Con los avances tecnológicos la gestión documental ha experimentado un cambio drástico. Los documentos, generalmente electrónicos, son gestionados a través de sistemas integrados ubicados de forma local en el ordenador o en internet, con acceso inmediato desde diferentes dispositivos (smartphone, tablet, etc.).

Nota

La Orden HAC/773/2019, de 28 de junio regula la llevanza de los libros registros en el IRPF que dependerá de si se trata de actividades empresariales o profesionales.

Normativa básica para su elaboración

Como normativa reguladora de los distintos documentos administrativos que se manejan en las organizaciones empresariales, se pueden citar las siguientes:

1 De la factura:Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido.Real Decreto 1624/1992, de 29 de diciembre, del Reglamento del IVA.Ley 35/2006, de 28 de noviembre, del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas y de modificación parcial de las leyes de los Impuestos sobre Sociedades, sobre la Renta de no Residentes y sobre el Patrimonio.Real Decreto 439/2007, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas y se modifica el Reglamento de Planes y Fondos de Pensiones, aprobado por Real Decreto 304/2004, de 20 de febrero.

2 De la E-factura:Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas.Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público.Orden HAP/492/2014, de 27 de marzo, por la que se regulan los requisitos funcionales y técnicos del registro contable de facturas de las entidades del ámbito de aplicación de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público.Orden HAP/1074/2014, de 24 de junio, por la que se regulan las condiciones técnicas y funcionales que debe reunir el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas.Resolución de 25 de junio de 2014, de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, por la que se establecen las condiciones de uso de la plataforma FACe-Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas de la Administración General del Estado.Resolución de 10 de octubre de 2014, de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas y de la Secretaría de Estado de Presupuestos y Gastos, por la que se establecen las condiciones técnicas normalizadas del punto general de entrada de facturas electrónicas.

3 De las nóminas o recibos de salario:Orden de 27 de diciembre de 1994, por la que se aprueba el modelo de recibo individual de salario.Real Decreto Legislativo 8/2015, de 30 de octubre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley General de la Seguridad Social.

4 De carácter general:Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos.

Actividades

4. Descargarse de internet cualquier aplicación informática que gestione facturas y observe cómo se obtienen el libro registro de facturas emitidas y el de facturas expedidas.

5. Conseguir un modelo de pedido, albarán, factura y recibo y conservarlos en el ordenador para ser utilizados en las actividades siguientes.

3. Documentos administrativos en la gestión de la compraventa

Se considera compraventa mercantil aquella en la que se adquieren productos de naturaleza tangible para revenderlos, de igual forma o transformados, con el objetivo de obtener un beneficio en la reventa (art. 325 del Código de comercio).

Por su parte, la compraventa civil se define como el contrato por el cual una de las partes se obliga a entregar una cosa determinada y la otra a pagar por ella un precio cierto, en dinero o signo que lo represente (art. 1445 del Código civil).

Los documentos administrativos que intervienen en la gestión de la compraventa son los que se indican en el siguiente esquema y se desarrollan en los próximos apartados.

3.1. El pedido

En toda transacción comercial, existen una serie de documentos importantes entre los que destaca el pedido.

Elementos y requisitos

El pedido tiene su origen en la necesidad de aprovisionamiento de la empresa, siendo el responsable de compras el que lo formaliza. Para ello, previamente ha tenido que consultar una serie de documentos que le servirán para concretar datos del producto que desea adquirir. Estos documentos pueden ser, entre otros, la ficha de almacén y la ficha propia del producto objeto del pedido, además de la base de datos de proveedores para confirmar las condiciones habituales de venta.

Importante

La ficha de almacén proporciona información relacionada con el stock de los productos de la empresa.

La ficha del producto contiene su descripción y precios y condiciones habituales de compra.

La base de datos de los proveedores proporciona información general sobre cada uno de ellos y especifica las condiciones habituales de venta de cada uno.

El pedido se puede definir como el documento en el que se hacen constar, por una parte, los productos solicitados al proveedor y, por otra, las condiciones comerciales en las que se realiza la adquisición.

Nota

El pedido es el inicio de la operación de compraventa, excepto cuando existe previamente un contrato formalizado por las partes, no siendo necesaria la emisión del mismo.

Estos documentos no están normalizados, no existe ninguna norma que regule su contenido. Por ello, el formato y los elementos que deben contener dependen de la propia empresa y de su organización interna.

Para llevar a cabo una gestión adecuada, el contenido mínimo del pedido será:

1 Identificación del comprador (cliente):Nombre o razón social.Logotipo.Dirección.NIF o CIF.Datos de contacto: dirección de correo electrónico, página web, teléfono, fax, etc.

2 Identificación del vendedor (proveedor):Nombre o razón social.Logotipo.Dirección.NIF o CIF.Si existe intervención de agente comercial, datos identificativos del mismo.

3 Detalle de los artículos:Referencia o código numérico, a través de letras o alfanumérico.Descripción del producto.Unidades solicitadas.Precio unitario.Importes parciales y totales.

4 Datos generales del pedido:Número de serie correlativo, en el que es aconsejable incluir las dos últimas cifras del año en el que se emite.Lugar y fecha de emisión.Firma de la persona autorizada y sello.

5 Condiciones del pedido:Plazo de entrega de la mercancía, con la indicación del día, mes y año.Dirección de envío, que puede ser o no coincidente con la dirección del comprador.Forma de envío: medio de trasporte por el que se enviará la mercancía.Tipos de portes (debidos o pagados).Condiciones y forma de pago: al contado, con pago aplazado, etc.Descuentos, si están pactados previamente con el vendedor.Seguro, si procede.

Nota

Con carácter general, los datos identificativos, tanto del vendedor como del comprador, suelen ir incluidos en el membrete del pedido.

Actividades

6. Si la empresa A compra un producto a la empresa B y lo paga al contado, ¿cuál será su proceso de compra? Realizar el esquema

7. Conseguir un pedido emitido por su empresa e identificar y señalar las partes que contiene.

Modelo de nota de pedido

Clases y emisión

La emisión de un pedido se puede realizar mediante múltiples procedimientos, de ahí que existan distintas clases de pedido dependiendo del mismo:

1 Mediante agente comercial o intermediario: en este caso, será el propio agente quien formalice el pedido y lo haga llegar al departamento de ventas de la empresa suministradora.

2 Por teléfono: como medio probatorio de la petición realizada, es conveniente redactar una carta o un pedido. De esta forma, se podrá comprobar a la recepción de la mercancía si se corresponde realmente con lo solicitado.

3 Por correo electrónico: utilizado en el caso de que el comprador ya tenga una relación comercial previa con el proveedor o, a través de representante comercial en el supuesto de captación de clientes. El pedido debe incluir la máxima información posible, con el objetivo de facilitar la operación comercial. Posteriormente a la recepción de la propuesta, el proveedor elaborará un pedido en firme que remitirá al cliente para su confirmación y formalización.

4 Por aplicaciones informáticas: existen programas informáticos que facilitan la emisión de pedidos. Para ello, cuentan con una base de datos de la información necesaria y con un modelo ya establecido. Una vez grabado el pedido será enviado directamente al proveedor para su tramitación.

5 Por medios telemáticos: el auge de las TIC ha propiciado la elaboración y envío de pedidos a través de medios telemáticos. Concretamente, este tipo de pedidos son los gestionados íntegramente a través de páginas web que contienen tiendas online. Su procedimiento es simple y el envío ágil y rápido, lo que le aporta una ventaja competitiva respecto del resto de sistemas de gestión y envío.

6 Otros medios: existen pedidos que se elaboran y gestionan de forma impresa, siendo enviados al proveedor mediante correo postal o fax. Aunque son sistemas de envío en desuso, puede existir una parte residual de empresas que todavía sigan utilizándolos.

Si la empresa opta por emitir un pedido mediante impreso, es usual adjuntar una carta de presentación. En ella, se informa del envío de un pedido y se aclaran determinadas condiciones del mismo que pueden ayudar a la gestión de la operación.

Sabía que…

Si las partes no han pactado las condiciones de la operación comercial con anterioridad, lo que se emite es una propuesta de pedido. Sin embargo, si las partes han llegado a un acuerdo previamente, se emitirá el pedido o nota de pedido.

Recepción

La recepción del pedido por parte del proveedor incluye una serie de procedimientos: el registro y la verificación.

El objetivo del proceso de registro de un pedido es dejar constancia de la solicitud de productos por parte de un cliente. Con las nuevas tecnologías, este registro se realiza a través de programas informáticos específicos, tal como FactuSol.

No obstante, existen unos modelos de registro para llevar el control de forma manual, portando información referente a la fecha de la recepción, fecha y número de pedido, número de registro asignado, número de cliente y nombre o razón social.

Modelo de hoja de registro de pedidos

Por su parte, la verificación consiste en la comprobación exhaustiva del pedido, en referencia al cumplimiento de las condiciones acordadas y la disposición de los productos solicitados. Para poder llevar a cabo la verificación, es necesario consultar una serie de documentos o bases de datos relacionados con el producto, las existencias en almacén, los precios y el cliente.

Nota

En el proceso de verificación del pedido recibido:

1 La ficha del producto informa del precio de venta anterior, del stock y de las condiciones habituales de venta.

2 La ficha de almacén determina si hay existencias disponibles.

3 La tarifa de precios indica los precios para cada periodo.

4 La ficha de cliente detalla toda la información del mismo, así como las condiciones habituales de venta.

Una vez verificado el pedido, la empresa comprobará si es posible el envío de las mercancías solicitadas. Si está todo correcto, la empresa enviará la confirmación del pedido, bien a través de carta ordinaria o por medios telemáticos. De igual forma, si existiera algún tipo de incidencia, se enviará al cliente por carta ordinaria o por medios telemáticos una comunicación sobre las mismas.

Control

El control de los pedidos se tiene que realizar tanto de los recibidos por el proveedor como de los emitidos por el cliente.

El proveedor tiene que controlar todos y cada uno de los pedidos recibidos, ya que debe tener conocimiento en todo momento de los que están en curso, enviados o con algún tipo de incidencia.

Consejo

Es conveniente que los pedidos sean servidos en la fecha indicada por el cliente, ya que, de lo contrario, podría provocarle perjuicios en sus ventas y ocasionar la correspondiente baja en la cartera de clientes.

Al igual que con el registro, existen modelos que facilitan el control de los pedidos recibidos.

Modelo de hoja de control de pedidos recibidos

También existen programas informáticos que realizan esta labor de control. Como ejemplo, se puede mostrar una de las opciones del programa FactuSol.

Lista de pedidos de clientes en FactuSol

El cliente debe llevar un control sobre los pedidos emitidos y conocer si están servidos, en curso o hay algún tipo de retraso en la entrega.

Consejo

En caso de que se haya producido un retraso, es adecuado solucionarlo en el menor tiempo posible para evitar una rotura de stock.

Un modelo para realizar este control de forma manual puede ser el que se muestra en la siguiente imagen.

Modelo de hoja de control de pedidos

Como ejemplo de programa informático que realiza esta labor, se puede mostrar la siguiente opción del programa FactuSol.

Listado de pedidos emitidos a proveedores en FactuSol

Aplicación práctica

Imagíne que pertenece al departamento de compras de la empresa Materiales C&C, con domicilio en C/ Las torres, 25, de Madrid (28080), NIF: B-00000000, Tfno.: 917525252 y correo electrónico compras@CC.com.

Tras comprobar las existencias que tiene en almacén de una serie de productos, decide elaborar un pedido para el aprovisionamiento de los mismos, con los siguientes datos:

1 Número de cliente: 88/MD.

2 Número de pedido: 100.

3 Fecha de emisión: 25 de mayo de 20X0.

4 Fecha de entrega: 25 de junio de 20X0.

5 Lugar de entrega: P.I. El salao, Parc. 258-260, 28080 Madrid.

6 Ficha de producto:1.200 uds. de producto A a 50 €/uds., con código de referencia B&B0100A.2.525 uds. de producto B a 90 €/uds., con código de referencia B&B0200B.Forma de pago: domiciliación bancaria.Descuento: 2 %.Forma y medio de envío: portes pagados, Transportes la liebre, S. L.

7 Ficha del proveedor:Nombre: B&B Suministros.Domicilio: P.I. Las Caídas, nº 125, parcela 105, Madrid (28080).NIF: B-11111111.Tfno.: 918080808.Correo electrónico: ventas@BB.com.

Solución

Una posible solución sería el pedido que se muestra en el modelo siguiente.

Hoja de pedido

Actividades

8. Siguiendo con la aplicación práctica anterior, realizar las siguientes cuestiones:

1 Registrar el pedido recibido por el proveedor a través de un modelo.

2 Elaborar una carta de comunicación para el cliente informándole que del producto B solo quedan en el almacén 1.000 uds. y que está previsto el aprovisionamiento de este producto el 30 de agosto.

3 Anotar este pedido en los modelos de control que considere oportunos, teniendo en cuenta la incidencia ocasionada.

 

3.2. El albarán o nota de entrega

Con la emisión del pedido, se inicia la operación comercial. Una vez haya sido verificado por el proveedor, se procede a gestionar su envío, siendo en esta ocasión donde interviene el albarán o nota de entrega.

Se define el albarán o nota de entrega como el documento acreditativo del envío de la mercancía al cliente. Contiene el detalle de los productos que se entregan. Lo emite el proveedor y acompaña a las mercancías en la expedición.

Desde el punto de vista del proveedor, el albarán tiene dos finalidades:

1 Sirve de justificante para demostrar la salida de mercancías del almacén del proveedor.

2 Acredita la entrega de mercancías al cliente.

Elementos y requisitos

Al igual que en el pedido, no existe ninguna normativa que contenga requisitos para la elaboración del albarán. De esta forma, será la empresa la que lo diseñe y confeccione según las necesidades propias de su negocio y tipología de productos.

Los datos del albarán deben ser coincidentes con los de pedido y su contenido será, por ello, el siguiente:

1 De la empresa vendedora (proveedor):Nombre o razón social.Logotipo.Dirección.NIF o CIF.Datos de contacto: dirección de correo electrónico, página web, teléfono, fax.Si la operación se ha realizado por medio de agente comercial, el nombre del mismo.

2 De la empresa compradora (cliente):Nombre o razón social.Dirección.NIF o CIF.

3 Descripción de los artículos:Referencia o código.Descripción.Cantidad.Precio.Importe final.

4 Datos generales:Número de albarán.Fecha de emisión.Código de cliente.Número del pedido solicitado por el cliente y que da lugar al albarán.Medio de transporte.

Nota: si se envía por transporte externo, se indicará el nombre o empresa que lo realiza; si lo envía el propio proveedor, se hará referencia a ello con la reseña “Vehículo propio” u otra análoga.

1 Condiciones del albarán:Lugar de entrega de la mercancía, si no coincide con la dirección del cliente.Indicación de portes debidos o pagados.Condiciones y forma de pago: al contado, con pago aplazado, etc.Número de bultos expedidos y peso total en kg.Fecha de la recepción.Firma y sello del cliente, si la mercancía recibida está conforme.Es conveniente incluir un apartado de observaciones, en el que se indicará cualquier anomalía detectada en la recepción u otra indicación que el cliente considere oportuna.

Como ya se ha comentado, el diseño del albarán o nota de entrega no está normalizado, pero sí es recomendable que contenga los datos indicados para llevar a cabo una gestión administrativa adecuada.

Un posible modelo de albarán es el que se muestra a continuación.

Modelo de albarán