Read the book: «Как написать понятную инструкцию. Опыт инженера», page 6

Свободное пространство

Не могу сказать, что этот момент является критичным для написания понятной инструкции, но лишним он точно не будет.

Добавьте совсем немного свободного пространства между элементами списка, и вы дополнительно улучшите восприятие текста.

Сравните два варианта оформления в таблице 3.

Таблица 3. Пространство между элементами списков

Таблицы

Таблица – это элемент визуализации текстово-цифровой информации в структурированном и наглядном виде.

Нумерация таблиц

Все таблицы вашей инструкции последовательно нумеруйте арабскими цифрами (например, таблица 1).

Существуют два варианта нумерации таблиц:

– сквозной,

– секционный.

При сквозной нумерации таблицы нумеруются последовательно по всему документу, независимо от того, в каком разделе они находятся (например, таблица 1, таблица N).

При секционной нумерации в каждом разделе документа таблицы нумеруются последовательно и независимо от таблиц других разделов. В этом случае нумерация содержит номер раздела и порядковый номер самой таблицы (например, таблица 1.1 – это таблица №1 в разделе №1; таблица N.1 – таблица №1 в разделе №N и т.д.).

К слову, к таблицам приложений в основном применяется секционный вариант нумерации. Особенность лишь в том, что вместо номера раздела (приложения) может использоваться заглавная буква (например, для приложения 1 – таблица 1.1, для приложения А – таблица А.1.).

Номер указывайте сверху непосредственно над таблицей.

Что касается выравнивания (по левому или правому краю), то здесь тоже нужно руководствоваться требованиями к оформлению документа в каждом конкретном случае. Например, согласно требованиям ранее упомянутого стандарта по эксплуатационным документам слово «Таблица» с порядковым номером указываются слева (над левым верхним углом таблицы).

Наименование таблиц

Каждой таблице в вашей инструкции давайте точное и краткое наименование, которое отражает суть информации в таблице.

Наименование указывайте сразу за порядковым номером (например, Таблица 1. Правила форматирования документации).

Иногда возникает вопрос: «Какой знак препинания ставить после порядкового номера – точку или тире?»

С моей точки зрения, это не имеет абсолютно никакого значения, так как не оказывает влияние на ту самую «понятность» инструкции.

Размещение таблиц

Таблицу размещайте как можно ближе с тем местом в инструкции, где она впервые упоминается (желательно сразу после абзаца, в котором упоминается таблица).

При этом обращение к таблицам в тексте инструкции выполняйте по их номерам, а не по их расположению.

Сравните два представленных варианта в таблице 4.

Таблица 4. Ссылка на таблицу

Вариант Б однозначно и явно указывает на конкретный объект документа.

Графический материал

Под графическим материалом понимаются иллюстрации (рисунки, фотографии, скриншоты) и диаграммы.

При описании интерфейсов обязательно используйте скриншоты с выделением конкретных элементов (интерфейса), о которых идет речь в шаге инструкции.

Все графические изображения в документации считаются рисунками.

Нумерация графического материала

Правила нумерации графических изображений в инструкции аналогичны принципам нумерации таблиц. Отличие только в том, что вместо слова «Таблица» используется слово «Рисунок» (например, Рисунок 1.)

Наименование графического материала

Здесь также по аналогии с таблицами. Единственное отличие в размещении наименования. Текст наименования рисунка располагайте непосредственно под графическим изображением (рисунком).