Слишком занят, чтобы жить. 24 приема и 7 принципов, которые избавят вас от цейтнота

#3. Построить планы

Определившись с целями и приоритетами, ты можешь с нуля освоить тайм-менеджмент. Однако для этого понадобится план. А еще лучше несколько. Почему? Потому что, только имея планы, можно определиться с целями и жить по своему усмотрению. Без плана не хватает ориентиров и мотивации для выполнения ежедневных задач. Ты живешь и работаешь по инерции. Плывешь по течению и ждешь, что само придет к тебе в руки. Проблема такой точки зрения: в какой-то момент ты теряешь контроль. Живешь от дедлайна к дедлайну и пропускаешь одну важную встречу за другой.

Без плана ты упускаешь прекрасные возможности и часто не реализуешь свой потенциал. На практике это означает: ты всегда опаздываешь, приходишь неподготовленным на деловые встречи, срываешь важные сроки и регулярно испытываешь стресс на работе. В личной жизни дела обстоят не лучше: ты забываешь о днях рождения друзей, провоцируешь конфликты с близкими, не успеваешь выполнять работу по дому, почти забываешь об увлечениях и проваливаешь бронирование очередного отпуска. Глупо, да? Нет, плохо спланировано! Ты можешь предотвратить большую часть этих негативных событий с помощью простого планирования. Кроме того, если ежедневно заранее составлять план, то будет намного легче начинать с важных задач и выполнять все до конца. Ты автоматически будешь меньше откладывать на потом и более сосредоточенно работать над своими целями.

Или, выражаясь словами Алана Лакейна: «Планирование означает перенос своего будущего в настоящее так, чтобы иметь возможность работать над ним уже сегодня». Возникает вопрос: насколько далеко в будущее нужно заглядывать? Насколько ранним должно быть планирование? Лучше всего пытаться заглядывать как можно дальше. Чем дальше ты смотришь в будущее и точнее планируешь свою жизнь, тем более устойчивой, жизнеспособной и последовательной будет твоя стратегия.

ВЕДЬ ЕСЛИ ТЫ ТОЧНО ЗНАЕШЬ, КУДА ХОЧЕШЬ ПОПАСТЬ В ДОЛГОСРОЧНОЙ ПЕРСПЕКТИВЕ, ТО НАМНОГО ПРОЩЕ СТРОИТЬ КОНКРЕТНЫЕ ПЛАНЫ ЗДЕСЬ И СЕЙЧАС.

Так главные цели всегда находятся в поле зрения, и ты можешь в соответствии с ними планировать свои краткосрочные задачи.

Планы не только помогают тебе жить более сосредоточенно и целеустремленно, они также могут сэкономить огромное количество времени. Объясняется это правилом 10/90. Оно гласит: первые 10 процентов времени, которое ты тратишь на планирование, экономят тебе 90 процентов времени, необходимого для выполнения запланированной задачи. Потратив немного дополнительных усилий на организацию, тебе потребуется значительно меньше времени для выполнения задачи. Несмотря на то, что на планирование тоже будет затрачено какое-то время, ты, благодаря четкой стратегии, справишься со всем быстрее, потому что сможешь работать эффективнее. Инвестировав немного времени в планирование, ты сэкономишь 90 процентов фактических усилий, действуя стратегически и умело распределяя время.

ПРИВЫЧКА ПЛАНИРОВАТЬ ОТЛИЧАЕТ УСПЕШНЫХ ЛЮДЕЙ ОТ МЕНЕЕ УСПЕШНЫХ.

Именно такая привычка впоследствии приносит ощущение безмерного счастья – неважно, в какой сфере жизни. Не имея плана, ты навсегда останешься заурядным – в то время как, начав думать на шаг вперед, сможешь попасть в один процент лучших из лучших.

При этом планы, как и цели, не работают, если просто существуют у тебя в голове. Ты должен планировать в письменной форме, а также записывать все идеи, концепции и мероприятия. Только на бумаге твои идеи превратятся в ясные и наглядные списки, которые ты сможешь серьезно обдумать и проработать. Без письменного закрепления ты быстро теряешь контроль, многое улетучивается, ты забываешь о важных промежуточных шагах и сбиваешься с пути. Письменный план более обязательный для исполнения, чем просто мысль о задаче. Он мотивирует, подстегивает тебя. Записывая планы, ты с большей вероятностью воплотишь их в жизнь. Так что заведи привычку планировать в письменной форме – на бумаге. Возможно, это и небольшой шаг, но он сильно увеличивает шансы на успех.

Твои мысли – это больше не размытые желания или какие-то фантазии, а цели, подлежащие исполнению. Это похоже на официальное соглашение с самим собой. Вероятность того, что ты будешь его соблюдать, гораздо больше, чем если бы это была спонтанная идея, просто витающая в твоей голове.

НО БУДЬ ОСТОРОЖЕН: ПЛАНЫ НЕ ДОЛЖНЫ БЫТЬ СТАТИЧНЫМИ И ОГРАНИЧИВАТЬ ТЕБЯ. ЛЮБОЕ ДАВЛЕНИЕ БУДЕТ БЛОКИРОВАТЬ ТВОЮ РАБОТУ.

Проявляй гибкость в планировании и реагируй на неожиданные события или новые условия. Нет ничего хуже устаревшего плана, который никуда тебя не приведет, и ты это знаешь. Процесс планирования должен адаптироваться к изменениям в твоей жизни, и в то же время оказывать тебе поддержку и давать ориентиры.

Вот почему ты должен регулярно работать над планом, придумывая новые идеи и отбрасывая устаревшие задачи. Бывший президент США, Дуайт Д. Эйзенхауэр однажды сказал: «Планы не важны, но планирование – это все». Вот вопросы, которые помогут тебе в планировании целей:

✓ Каких целей я хотел бы достичь сегодня?

✓ Какие цели стоят передо мной на этой неделе/в этом месяце/в этом году?

✓ Какие задачи относятся к этим целям?

✓ Из каких промежуточных этапов состоят задачи?

✓ Когда я приступлю к выполнению промежуточных этапов?

Запиши ответы на вопросы и используй их, чтобы спланировать свои следующие шаги. Старайся формулировать как можно четче и занимайся планированием регулярно – желательно ежедневно. Уже через некоторое время станет заметно, что в повседневной жизни появилось намного больше ясности. Эта структура не только сделает тебя более спокойным и продуктивным: она постепенно возвратит тебе контроль над жизнью.

#4. Сфокусировать внимание

Успех – неважно, в какой области – не особо связан с интеллектом. В этом случае речь идет больше о правильной стратегии и настрое. Конечно, это будет преимуществом, если у тебя есть определенные когнитивные способности, но решающее значение все же имеет стратегия. Это также относится и к тайм-менеджменту: нет смысла быть одним из самых умных и талантливых людей в мире, если ты перегружен выполнением задач из списка дел, и малейший встречный ветер сбивает тебя с ног. Если ты хочешь быть продуктивным, умей фокусировать внимание. Это означает: не занимайся слишком многими делами одновременно, а всегда концентрируйся на одной конкретной задаче! Все твое внимание должно быть сосредоточено на текущем занятии.

Многие задачи и проблемы в твоей жизни сложны и кажутся на первый взгляд пугающими. Их нельзя выполнить «как бы между прочим». Ты должен сначала вдуматься, спланировать, опробовать, начать с самого начала, собрать данные и так далее. Если ты проявишь невнимательность и потеряешь контроль, ты потратишь время, энергию и мотивацию впустую. Так что сформируй привычку никогда не делать несколько дел параллельно.

Вместо этого думай и действуй поэтапно: дели большие задачи на более мелкие – их легче контролировать, а затем выполняй их шаг за шагом. Это не так сложно и дотошно, как может показаться. Такая привычка избавит тебя от страха перед большими задачами и даст толчок двигаться дальше. Большие, плохо обозримые задачи блокируют твою энергию. Это приводит к тому, что пропадает желание начинать, ведь за деревьями ты не видишь леса. Или, если ты все же начинаешь, то теряешься и через некоторое время сдаешься.

Поэтому думай только о следующем шаге и занимайся только этой задачей. Таким образом ты будешь постепенно приближаться к своей цели, не теряя ориентира и не испытывая постоянный стресс.

Успешные люди почти никогда не практикуют многозадачность, а концентрируются только на чем-то одном. Это простое, базовое правило является настоящим стимулятором продуктивности и гарантирует, что ты не потеряешь фокус и сможешь быстрее выполнять поставленные задачи одну за другой.

ЕСЛИ ТЫ ХОЧЕШЬ БЫТЬ ПОСТОЯННО ПЕРЕГРУЖЕННЫМ И РЕГУЛЯРНО ТЕРПЕТЬ НЕУДАЧИ, ПОПРОБУЙ МНОГОЗАДАЧНОСТЬ.

Многозадачность – самый быстрый способ потерять мотивацию, выгореть и почувствовать себя несчастным. Это ухудшит твою производительность и приведет к тому, что ты будешь очень плохо справляться со своими делами. Многозадачность снижает концентрацию и качество работы, а это в итоге будет стоить тебе времени. Заведи привычку не делать одновременно много дел. Занимайся только одним. Хотя многозадачность и имеет положительную репутацию, она опасна: если ты сразу взваливаешь на себя слишком многое, ты просчитываешься и делаешь значительно меньше, чем тот, кто сосредоточен на одной задаче.

Ты сконцентрирован, но все еще не достиг цели.

Если ты все же нашел свой внутренний фокус, тебе придется защищать его от внешних помех. Иногда при необходимости имеет смысл изолировать себя от внешнего мира. И я имею в виду настоящую изоляцию: зайди в свою комнату, офис или свободное помещение, закрой за собой дверь, окно, задерни шторы или жалюзи и полностью изолируй себя от окружающего мира. Никто не должен тебя беспокоить, оградись ото всех внешних влияний. Надень наушники, чтобы защитить себя от отвлекающих звуков, и сделай все возможное, чтобы ничто не мешало.

То же самое относится и к цифровой сфере. Благодаря Интернету мы хотя и живем в эпоху неограниченных возможностей, есть одна загвоздка: мы живем во времена бесчисленных отвлекающих факторов.

YouTube, WhatsApp и прочие – одни из самых главных убийц продуктивности. Твои смартфон и компьютер готовы предоставить тебе бесконечное количество информации и ждут, когда же ты перестанешь работать, чтобы проверить последние новости или обновить ленту.

САМЫЙ ПРОСТОЙ И ЭФФЕКТИВНЫЙ СПОСОБ ИЗБЕЖАТЬ ИСТОЧНИКОВ ОНЛАЙН-ПОМЕХ – ЭТО КОРОТКАЯ, НО ЦЕЛЕНАПРАВЛЕННАЯ ЦИФРОВАЯ ИЗОЛЯЦИЯ.

Запрети себе пользоваться смартфоном и браузерами или используй приложения, которые на короткое время блокируют отвлекающие онлайн-сервисы, чтобы они не мешали тебе.

Твоя концентрация – это динамическая величина: она колеблется туда-сюда между максимумом и минимумом в течение дня. Следующие вопросы помогут тебе регулярно проверять уровень концентрации и фокусироваться:

✓ Что я делаю прямо сейчас?

✓ Приближает ли меня то, что я делаю, к моим целям?

✓ Какая из задач на данный момент самая важная?

✓ Почему эта задача важна?

✓ Каков мой следующий шаг?

Время от времени делай перерыв в работе и проверяй, действуешь ли ты по-прежнему сосредоточенно или отклонился от курса и дрейфуешь. Отвлекающие факторы и мелочи часто незаметно проникают в процессы, подрывая твою эффективность. Постарайся предотвратить это и не теряй фокус.