Read the book: «Те же 10 вопросов через 20 лет. Офис и компьютер»

Name: Те же 10 вопросов через 20 лет. Офис и компьютер
Author: Сергей Павлович Проскурин
ISBN: 978-5-91550-166-8

Сергей Павлович Проскурин

Font::

Так начиналось

Встречаю своего старого знакомого, которого никогда не заподозрил бы в греховном интересе к компьютерам и вообще к технике иной кроме автомобильной. А вот поди ж ты! Разговор зашел как раз о компьютерах. Правда, не разговор даже, а монолог моего знакомого в свойственной ему манере. Не могу не поделиться.

«Придумали компутеризацию! Слово-то какое! Длинное и неприличное, ругательство какое-то. А теперь, хочешь – не хочешь, а покупай компутер. Хотя, нА-черта он мне сдался? Я и на машинке-то пишущей никогда не писал. Да и палец мой в кнопочки не попадает. Хлипкие они какие-то. Чуть нажал посильнее – вся дощечка хрустнула. Да и что мне в нее тыкать? Все равно пива не нальет и денег не даст. Говорят, мол, что он умный… Я, что ли, дурак?
Тарабарщина какая-то из него выскакивает, а то вдруг пищать начнет, как будто я его ущипнул. А чего его щипать? Удовольствия никакого. Вот сижу и пялюсь на него. Что делать? Модно, в работе, говорят, помогает… Поможет, как же!
А эти, в Америке, что удумали? Клавиш управляющих – аж в три ряда нарисовали! Так это кто же с ними разберется? Да пока их запомнишь, сколько придется извилин напрягать?! У меня их и нет столько. А потом вспоминать надо, какая кривулька чего значит. Окошки – это современно! Форточки – это необходимо! Кому необходимо? Им? А мне зачем ихние иллюминаторы? Они там все извращенцы, оттого у них и СПИД завелся. Мне говорили, что от компутера тоже можно подхватить. Тьфу, пронеси нелегкая. Куда же это в него можно засунуть? А может, он сам активный? Упаси, господи…
Наши-то, тоже стали им подражать. Программки какие-то пишут – софтом называют. А я так и думаю, что туфта все это.
Так и норовят мне всучить. Придут, руками машут, по кнопочкам снуют, картинки показывают. А ведь знаю, что дурят.
Намедни так лапшой увесили, что чуть карман не оттопырил.
Всё она за тебя сделает, говорят… И подсчитает, и подобьет, и налоги куда надо отнесет.
А я им в ответ – сама, говорю, все сделает?
Тут они напыжились. Ты, говорят, книжечку вот эту почитай, да кнопочек с десяток понажимай, да в нее чего надо запихай, так уж потом она тебе поможет, если не сломается.
– А коли сломается, спрашиваю? – Так нас зови, отвечают. Нам «зерна» отсыплешь, а мы тебе все исправим.
У, какие ушлые!
Нет уж, мне дайте такую программку, чтобы я кнопочку-то нажал, да одну всего, а она мне и сделала все как надо.
А может, мне не так надо? Так чтоб она и не так сделала. Да и вообще, ей должно быть лучше знать, что надо делать, да и как надо делать! А мне что думать? Мое дело кнопочку нажать, да посмотреть, что получилось.
А недавно еще учудили. Вишь ли, решил я фирму сорганизовать. Да софту поставить. Да чтоб работало все. Само! Мне-то ведь некогда.
Пригласил я этих, яйцеголовых, и спрашиваю – сумеете?
А они говорят: ты, если сам этим заниматься не хочешь, мол, себе управляющего найди, ведь дело это сложное, учиться надо, думать надо.
Нашли дурака!
Мало того, что его кормить надо, так, может, он еще и мною, директором, будет управлять?!
Так зачем же мне такой управляющий нужен? Я есть сам, как есть. Я же сделал фирму! Фирма богатая, мощная. Значит, и незачем ей управлять.
А вот программка ваша должна все учитывать – и каков остаточек на складе, и кому чего сколько отпущено, и с кого сколько получить надо, и должок перед кем какой, и где мне чего может осыпаться.
А ежели вдруг Мой придет, так его должок и не надо учитывать. Не надо нам никаких счетов. Свои люди.
А программка сама должна знать, кто Мой, кто не Мой.
А коли кто лапу грязную на мой склад запустит, так чтоб по локоть ее откусила или хотя бы мне шепнула. Так я уж сам его… Дело привычное – не впервой.
Да, и чтоб ни одна проныра не узнала, что у меня где есть.
Что говорите? Защищать ее надо, паролем? Черную кассу отдельно вести? Да тоже, с паролем? А пароль-то помнить надо.
Это как же? Я придумаю пароль, а потом что, должен его помнить? Я же могу его и забыть! Нет, так не пойдет.
Вон «враги» исхитрились! Башковитые, хоть и извращенцы! Ладошку-то сунул в щелочку – зайчик какой-то попрыгал по ней, и не больно, и проблем никаких, пока руки целы. И никаких паролей!
Вот придумайте что-нибудь такое, тогда и ставьте программку. А то зачем мне софта такая нужна, если при ней мне еще напрягаться придется – мыслями, руками или чем еще?
Нет, такая программа нам не нужна…».

Усмехнулся я привычно поначалу ходу мыслей своего знакомого, а потом подумал:

– А может быть, он в чем-то и прав?

От автора и составителя

Прошло более 30 лет, как цунами компьютеризации накатилось на все страны мира, не исключая и Россию.

Персональный компьютер дал людям инструмент, обладающий доселе невиданным многообразием возможностей, которые способны удовлетворить великое множество потребностей.

Компьютер подобен многоэтажному гипермаркету, в котором есть практически все, что нужно человеку. Но человек, попадающий в него впервые, застывает в оцепенении, не зная, что выбрать. Все предлагаемые товары манят его. Ему нужно и одно, и другое, и третье и четвертое хочется. На что не посмотрит, все может пригодиться. Скупил бы все, но… места в доме не хватит.

Если человек не подготовился к посещению гипермаркета, не составил заранее перечня, что ему надо купить, в результате ошеломления изобилием он совершает случайные покупки. Находясь в состоянии неопределенности покупатель подвержен рекламе, чужому мнению, яркой упаковке и массе других воздействий, хорошо изученных и используемых мастерами маркетинга.

При неограниченном финансовом ресурсе такой человек принесет домой ворох покупок, о которых в скором времени пожалеет или которые во всяком случае не будет использовать. При дефиците средств он может потратить их удовлетворяя второстепенные потребности так и не решив насущных задач.

В мире появилась профессия помощника по покупкам (shopping-assistant). Такой помощник в первую очередь формирует матрицу потребностей клиента, а затем помогает найти на рынке товары в наибольшей степени соответствующие этой матрице. С его помощью клиент сначала осознает свои потребности и потенциальную возможность их удовлетворения, а затем реализует их оптимальным способом. При этом критерии оптимальности могут быть различными.

Приведенная аналогия вполне соответствует предмету этой книги. Автор хотел бы быть таким же помощником в определении потребностей средств автоматизации на предприятии и, в значительно большей мере, в демонстрации возможностей их удовлетворения.

Личный опыт автора и коллективов, в которых довелось работать над этими вопросами, позволяет во многих случаях избегать досужих размышлений, а ссылаться на конкретный опыт, интерпретируя его.

Ничто не обладает такой степенью убедительности, как опыт использования реального продукта в реальной ситуации. Поэтому с любезного разрешения авторов и издательств, их опубликовавших, в Приложении приведены статьи на тему применения конкретного продукта, созданного для автоматизации организационного управления на торгово-производственных предприятиях.

Чтобы читателю не было скучно, рассуждения о серьезных вопросах автоматизации будут перемежаться ироническими заметками, опубликованными в разное время в компьютерных изданиях под разными псевдонимами.

Эти заметки несут на себе отметины времени, которые не всегда будут понятны современному молодому читателю. Упоминаются названия фирм и их продуктов, покинувшие рынок много лет назад. Тем не менее для ностальгирующего старшего поколения они будут приятны воспоминаниями о своей молодости.

Развитие компьютерной среды происходит так быстро, что память не успевает удержать возникшую когда-то проблему и способы ее решения, потому что появились три новые проблемы. Однако “… отыщи всему начало, и ты многое поймешь”, говорил Козьма Прутков. Поэтому обращение к прошлому служит в книге не только для того, чтобы разбудить ностальгию у ветеранов, но и для того, чтобы вскрыть причины проблем, возникающих в настоящее время в области автоматизации.

Изложение в книге построено на основе моей статьи “10 вопросов на тему автоматизации”, которая была опубликована в сокращенном варианте в журнале “Мир ПК” № 4, 5 за 1994 год под названием “Организационное управление: вопросы автоматизации”. С тех пор эта статья “погуляла” по интернету и попала не в одну курсовую работу и отчеты кафедр нескольких периферийных институтов. Однако по прошествии 20 лет она не только не утратила актуальности, но наоборот: казавшиеся умозрительными ее выводы прошли проверку временем и из предположений стали утверждениями.

Автоматизацию человеческой деятельности нельзя отделить от человека. В системе “человек-машина” самым неопределенным и непредсказуемым элементом является человек. Преимущества и недостатки человека и его взаимодействия с себе подобными в большей мере влияют на эффективность использования технических средств в эргатических (человеко-машинных) системах, чем преимущества и недостатки самих технических средств.

Поэтому ряд материалов в книге посвящен собственно работающему человеку, его психологии, а иногда и психике, образованию, воспитанию, характеру, привычкам.

Социально-психологические особенности любого человека в организации влияют на результаты ее деятельности, но это влияние усиливается в степени, если человек возглавляет, владеет или руководит этой организацией.

В книге приведены реальные примеры не вполне адекватного поведения некоторых собственников (естественно, без указаний реальных фамилий и наименований).

Начиная с 1990 года выставка «СофТул» долгое время была основным местом встреч работников софтопрома с потребителями их продукции. В 4-м павильоне ВВЦ проходила одновременно и ярмарка разработок сначала советских, а потом российских программистов, и клубная тусовка разработчиков, и микросеминары на каждом стенде, где именно разработчики показывали свои работы и отвечали на любые вопросы посетителей. На выставке происходил обмен реальным опытом, идеями, взглядами на перспективу. Популярная в то время газета «СофтМаркет» делала к выставке специальный выпуск, в котором были напечатаны эти незамысловатые стихи.

Жаль, что это время прошло!

* * *

Когда за окнами «софтулится»,
На ВВЦ спешит вся улица.
Приметой стал для всех контор
Голубоглазый монитор.

Так что же нужно, если в офисе
Столы, бумага, люди есть,
И секретарша с острым носиком
«Слону» приносит, что поесть?

Нужна программа, да такая,
Чтобы была на всех одна,
Чтоб, всем в работе потакая,
Притом не портилась она.

Теперь попробуй отгадать,
Где можно бы такую взять?

Хотя задача непростая,
Безвыходной проблемы нет,
Твои страданья разделяя,
Осмелюсь дать тебе совет.

Если ты в дела упертый,
В павильон зайди четвертый.
Там направо повернешь,
К фирме «ЛокИС» подойдешь,

Хоть в затылке поскребешь,
Но, однако же, поймешь:
Чтобы был «в ажуре» офис,
Надо прикупить «ЛокОФФИС».

* * *

Служил Гаврила программистом,
Софтвер Гаврила сочинял.
Из-под пера его со свистом
Программный модуль вылетал.

Любил Гаврила над программой
Часы ночные коротать.
И даже на свиданьи с дамой
Про «GO TO» потолковать.

Трудился малый три недели —
Не спал, не ел и, наконец,
За время все не смяв постели,
Создал трудов его венец.

Продукт мог вызвать удивленье:
Компактен, прост, изящен, чист,
Но, оценив свое творенье,
Нахмурил брови программист.

Что радости в изобретеньи,
Когда продукт не видит свет.
Что сочинять без примененья —
Как не твори, а пользы нет.

И тут задумался Гаврила:
«Какой же смысл в труде моем?»
И стало все вокруг немило,
Погожий день – постылым днем.

В раздумьях горьких на рассвете
Он за компьютером уснул.
А утром прочитал в газете,
Что открывается «СофТул».

«Вот то, что надо!»
Распростертый
Газетный лист пред ним лежал.
Галопом в павильон четвертый
На ВВЦ он побежал.

Стоит Гаврила на «СофТуле».
Продукт программный продает.
Теперь и в Сызрани, и в Туле
Он людям пользу принесет.

«Автоматизация – это о чем?»

Прежде чем начать разговор об автоматизации, следует разобраться, что мы имеем в виду, то есть определить предмет нашей беседы.

Термины «АСУ», «АСУ ТП», «автоматизированная система» и т. п. настолько широко и часто используются в самых разнообразных контекстах, что подчас невозможно понять, о чем идет речь. Это может быть организация – «АСУ Олимпиада», например. Или это может быть автоматизированная система управления электростанцией, включающая линии связи, пультовое оборудование, реле, контакторы. Или автоматизированная система управления прокатным станом. Или АСУ Предприятия.

Во всех наименованиях, где присутствуют слова «автоматизированная система», есть нечто общее. Однако в них практически отсутствуют попытки выделить и объяснить именно ту характеристику, которая позволяет использовать этот термин.

Попытка уточнить у собеседника, что имеется в виду, когда говорят «автоматизированная система», встречает удивление собеседника.

Неужели не понятно, что это:

специальная организация, в специальном здании, куда по каналам связи будут приходить все данные с мест соревнований, хранится, обрабатываться и предоставляться судейским коллегиям и журналистам;

специальное помещение, где сидит дежурная смена электростанции, оборудованное приборами и средствами связи и управления;

такая компьютерная программа, которая управляет предприятием;

компьютерная система для ведения бухгалтерии;

программа для склада.

Или что-нибудь еще.

Чаще всего так говорят о компьютерных программах, которые использует человек в своей работе.

Сегодня вместо термина «автоматизация» (или вместе с ним) чаще используют термин «компьютеризация». Это ошибка.

Автоматизация

Автоматизация – понятие гораздо более широкое, чем компьютеризация.

Компьютеризацию можно определить как внедрение компьютера в процессы человеческой деятельности с использованием технических устройств.

Например, текст можно написать карандашом на бумаге, палочкой или пальцем на песке, на пишущей машинке и т. п. Можно написать с помощью компьютера. В последнем случае осуществляется процесс компьютеризации подготовки текста.

Встроенный в телефон компьютер осуществляет компьютеризацию процесса телефонной связи.

Компьютер в холодильнике компьютеризирует холодильник.

Процесс компьютеризации охватывает все сферы деятельности людей и именно благодаря всеохватности не требует специального анализа и корректного определения.

Когда идет обложной дождь, не требуется анализировать степень орошения отдельных поверхностей.

Везде, где используется компьютер, идет процесс компьютеризации.

Но не процесс автоматизации!

В приведенном примере с текстом процессом автоматизации будет только вывод напечатанного текста на бумагу с помощью принтера.

Человек, кликая мышкой на кнопку «печать», запускает автоматический процесс преобразования символов, хранимых в памяти компьютера и преобразованных в видимые на экране монитора, в символы, переносимые на бумагу с помощью принтера. Других автоматических процессов в этом примере нет, хотя везде используется компьютер.

В телефоне автоматическим процессом является набор номера вызванного из памяти в виде последовательности цифр, хотя компьютер, на базе которого он сделан, выполняет огромное количество функций.

В холодильнике автоматическую функцию выполняет разве что термостат, если он реализован с использованием компьютера. То, что компьютер знает, что лежит в холодильнике и когда истекают сроки хранения, и может сообщить хозяину, чего не хватает на ужин, можно отнести к автоматизации с существенными оговорками.

Автоматизация определяется как замещение процессов человеческой деятельности процессами технических устройств.

Имеется в виду целенаправленная человеческая деятельность, предполагающая получение результата.

Погулять по интернету и «початиться» с друзьями – это тоже человеческая деятельность с использованием компьютера, но не преследующая цели достижения какого-либо материального результата.

В дальнейшем еще не раз придется подчеркивать отличие автоматизации от компьютеризации, так как смешение этих понятий не позволяет вести разговор о средствах автоматизации на содержательном уровне.

Система

Еще один термин, выхолощенный в использовании до полной бессодержательности, – это СИСТЕМА.

Следует оговориться, что имеется в виду использование этого термина в обиходе, рекламных материалах и околокомпьютерной прессе, а не в специализированных научных изданиях, где, безусловно, не используют термины без их определения.

Термин «система» действительно имеет чрезвычайно широкое применение в разных областях нашей жизни. Области его использования простираются от биологии (родоначальником специальной научной дисциплины «Общей теории систем» является биолог Л. фон Берталанфи) через все естественные науки до математики, психологии, философии, политики, искусства и многих других областей.

Начиная с работ Л. фон Берталанфи приобрели широкий размах исследования по общей теории систем, где выделяют «некоторый инвариант значения термина «система»:

система представляет собой целостный комплекс взаимосвязанных элементов;

она образует особое единство со средой;

любая исследуемая система представляет собой элемент системы более высокого порядка;

элементы любой системы в свою очередь выступают как системы более низкого порядка.¹

Системных свойств выделено значительно больше, но здесь приведен именно инвариант, необходимый для идентификации систем. Этот набор свойств должен быть выявлен у каждого объекта, претендующего на определение «системный».

Свойств системности в каждой предметной области – довольно много, и в дальнейшем мы остановимся более подробно на некоторых из них. Наш интерес лежит в области автоматизированных систем организационного управления.

Структура любой организации представляет собой в той или иной степени систему. В качестве интеллектуального упражнения можно брать самые разнообразные виды организаций и выявлять в них системные свойства. Но делать сейчас этого мы не будем.

Важно констатировать, что любая организация обладает системными свойствами и этим системным свойствам должна отвечать автоматизированная система организационного управления, построенная для нее.

Например (или, как любят ныне писать на западный манер, кэйс 1), организационная структура компании включает несколько уровней иерархии:

президент,

председатель совета директоров,

генеральный директор,

исполнительные директоры,

независимые директоры,

заместители на каждом уровне,

руководители департаменто,

начальники отделов,

руководители групп,

материально-ответственные лица,

контрольные органы на каждом уровне, и т. д.

Можно придумать сколько угодно экзотических связей и отношений в структуре организации. Были бы для этого деньги!

И вот для такой организации предлагается использовать средства создания автоматизированной системы, позволяющие только вести общий линейный список сотрудников, не распределенных по отделам и департаментам, без указания соответствия иерархическому статусу, не специфицированных по полномочиям и ответственности. Каждому ясно, что такие средства будут отвергнуты ввиду явного несоответствия системных свойств.

Также верен и обратный вариант, когда простейшей структуре компании из 15 сотрудников предлагаются средства, способные отобразить потребности транснациональной корпорации.

Описания примеров реального соответствия «живой» организационной системы и автоматизированных средств ее отображения будут изложены дальше в этой книге.

Зеркало автоматизации

…Только предвзятые мнения заставляют нас считать ложным то, что ново слуху или зрению, непривычно или кажется превышающим наше понимание; если же посмотреть повнимательнее, то обнаружишь, что это все не только для соображения очевидно, но и для исполнения легко.
Из Апулея, Метаморфозы.

Нередко на автоматизацию списывают проблемы, источником которых она не является. Напротив, процесс автоматизации выявляет их существование.

Начало исследований запутанных связей при решении задач автоматизации в сфере управления каждый раз выводит на уровень проблем человеческих.

Неадекватные процессы, порожденные свойствами человека, до поры до времени не видны. Это как болезнь, с которой человек может прожить всю жизнь даже не ощущая ее, пока какие-нибудь внешние условия не заставят проявиться.

Медикам известны адаптационные возможности человеческого организма, когда он сам обучается обходить внутри себя не жизненно важный поврежденный участок, перераспределяя нагрузки между другими органами.

Так и управленческий организм по аналогии с человеческим, если он достаточно стабильный, может довольно долго содержать в себе отмершие или откровенно паразитирующие участки. Доброкачественная опухоль в человеческом организме не обеспечивает его жизнедеятельности, но участвует в процессе.

Когда же в этот организм внедряется ланцет исследователя, то возникает болезненная реакция. Хоть эти участки и паразитические, но они встроены в систему, она учитывает их поведение и реакции, нарушение которых приводит к временному дисбалансу всей системы, что приводит к отрицательной реакции организма и готовности отторгнуть целительный ланцет.

Здесь требуется понимание необходимости резекции и последующего реабилитационного периода. Или хотя бы веры в целителя, чтобы оздоровить организм и раскрыть его подавленные возможности.

Из истории вопроса

Аналогия с биологическим организмом здесь не случайна. Основоположник общей теории систем Л. фон Берталанфи начал ее развитие именно с биологических объектов и впоследствии развивал организмический подход к исследованию систем. Он рассматривал различные подходы в самых разнообразных направлениях исследований².

В социальных науках: «…Путаница и противоречия, характерные для широкого спектра современных социологических теорий, заставляют сделать одно твердое заключение: социальные явления должны рассматриваться как «системы».

В психологии «… долгое время в качестве основной концепции использовалась «модель робота». Поведение при этом объяснялось при помощи механистической схемы «стимул – реакция»… Гештальтпсихология первой выступила против механистической схемы. Позже было предложено много попыток более удовлетворительно объяснить «образ человека», причем большинство из них базировалось на понятии системы”.

В психиатрии системная точка зрения принята, возможно, даже в большей мере, чем в психологии. Приведем большую цитату из той же статьи Л. фон Берталанфи, которая наилучшим образом определяет необходимость применения системного подхода.

«В то время как социология (и, вероятно, история) имеет дело с неформальными организациями, другое современное направление исследований разрабатывает теорию формальных организаций, т. е. таких, которые создаются планомерно, например структура армии, бюрократии, делового предприятия и т. д. Это направление также «базируется на философии, принимающей в качестве предпосылки, что единственным осмысленным путем изучения организации является изучение ее как системы». Системный анализ рассматривает «организацию как систему взаимосвязанных переменных», поэтому «современная теория организации неразрывно связана с проблематикой общей теории систем». Приведем слова Р. Акофа – видного специалиста в области исследования операций: «В последние два десятилетия мы являемся свидетелями быстрого развития понятия «система», ставшего ключевым в научном исследовании. Конечно, системы изучались в течение многих столетий, но теперь в такое исследование добавлено нечто новое… Тенденция исследовать системы как нечто целое, а не как конгломерат частей, соответствует тенденции современной науки не изолировать исследуемые явления в узкоограниченном контексте, а изучать прежде всего взаимодействия и исследовать все больше и больше различных аспектов природы. Мы уже наблюдали, как под флагом системного исследования (и многих его синонимов) осуществлялась конвергенция многих весьма специальных современных научных движений… Эта и многие другие подобные формы научного исследования представляют собой коллективную деятельность, включающую постоянно расширяющийся спектр научных и технических дисциплин.»

Понимая и принимая необходимость системного подхода в исследованиях, в то же время Л. фон Берталанфи полвека назад необыкновенно прозорливо указывал на мнения ученых об опасности чрезмерного увлечения кибернетическими методами. Еще одна большая, но очень яркая цитата.

“Мы должны также упомянуть очевидные опасности этого нового направления научного исследования. По словам психотерапевта Рюша, новый кибернетический мир интересуется не людьми, а «системами». По выражению Богуслава, для новых утопистов, исповедующих идеи системотехники, «человеческий элемент» является наиболее ненадежным звеном. Или он должен быть изъят и заменен материальными сооружениями – вычислительной техникой, саморегулирующимися машинами и тому подобным, или же его необходимо сделать надежным, насколько это возможно, т. е. машиноподобным, конформистским, управляемым и стандартизированным. Говоря более резко, человек в Большой системе должен быть – и в значительной степени уже стал – умственно недоразвитым нажимателем кнопок или обученным идиотом, т. е. высококвалифицированным в своей специальности, но во всех других отношениях представляющим собой лишь часть машины. В соответствии с хорошо известным системным принципом – принципом прогрессирующей механизации – индивид во все большей степени становится зубчатым колесом некоторой сложной конструкции, управляемой несколькими привилегированными лидерами, которые за дымовой завесой идеологий преследуют свои частные интересы.»

Повторим, что это было написано полвека тому назад.

Исследования деятельности организации (в нашем случае – делового предприятия) на базе системного подхода позволяют представить и описать обобщенную модель ее деятельности, изменения ее состояний в условиях сохранения гомеостазиса и достижения целей ее развития.

При этом описание модели не обязано быть строго математическим или кибернетическим. Как отмечал Л. фон Берталанфи, «несмотря на то, что математические модели обладают важными достоинствами – четкостью, возможностью строгой дедукции, проверяемостью и т. д., не следует отказываться от использования моделей, сформулированных в обычном языке. Вербальная модель лучше, чем отсутствие модели вообще или использование математической модели, которая при насильственном насаждении фальсифицирует реальность». О «фальсифицировании реальности» с использованием модели мы еще вспомним в дальнейшем.

Все это верно для организации, существование которой основано не на временной конъюнктуре, а на объективной долговременной потребности общества в ее деятельности. Именно для таких организаций целесообразно создание систем автоматизации управления в них.

Следует добавить, что к таким организациям относятся и органы управления государством, но они представляют тему для отдельного исследования.

Системные подходы к автоматизации в политике и экономике предполагают разработку методик выработки решений, реализуемых без дополнительного участия чиновного персонала.

Однако организации бывают разные. Нередко, а может быть и чаще всего, они создаются именно на временной конъюнктуре. В бизнесе это может быть благоприятная конъюнктура, созданная внезапно возросшим спросом или резко снизившимся предложением, что приводит к появлению в большом количестве новых предприятий. В политике конъюнктура также формирует запрос на порождение организаций различного вида для удовлетворения потребностей общества.

Существует большое разнообразие организаций, создаваемых самодеятельной частью общества: ассоциации, общества, объединения, фонды и т. п. Эти организации объединяет общее качество – относительно кратковременный период их существования. При этом структура, процессы осуществления деятельности, способы формирования и реализации задач организаций субъективно зависимы от лиц, их создающих. Потому глубина постановки задач автоматизации в подобных организациях невелика и редко превышает возможности стандартных офисных инструментов (Microsoft Office, Open Office, etc.)

После некоторого подъема интереса к решению задач автоматизации организационного управления на базе сетей персональных компьютеров в конце минувшего века, когда многочисленные ручейки творений в этой области молодых коллективов разработчиков обещали создать полноводный поток, взошедшее над ними золотое солнце пролило испепеляющий денежный дождь и осушило ниву, обещавшую стать плодородной.

Как не вспомнить Мидаса! ³

Системное исследование деятельности организаций, выявление алгоритмов обработки информации и структурных связей, выявление точек принятия решений и матрицы ответственности внутри бизнес-процесса – все это требует солидной базовой подготовки и немалого опыта, который не может быть получен без многократного прохождения этапов разработки систем автоматизации для различных, но однотипных предприятий. Это долго, трудно и нудно…

С другой стороны, возможность отблагодарить лицо, принимающее решение у покупателя, за покупку средств автоматизации быстро перевело процесс из конкуренции решений в конкуренцию «откатов», что обессмыслило труд разработки системных решений.

Появился мощный слой системных интеграторов, чьей основной задачей было построение деривационных каналов по отведению средств заказчиков в карманы их представителей. Поэтому возникший было интерес быстро угас, сохранившись только в вырожденной форме насущной потребности – бухгалтерском учете.

Мидас таки искупался в Пактоле!

Большинство потенциальных разработчиков переключилось на поделочные работы по тюнингованию бухгалтерии на базе отечественного популярного изделия, и кооператив ателье гаражного тюнинга стал представлять отечественный софтопром.

Развитие на этом закончилось! Виноват ли в этом тюнинговый кооператив? Ни в коем случае!

Его деятельность точно отразила реальную потребность реальной экономики. Развитые многообразные средства управления необходимы тому капитану, водителю, летчику, директору, который умеет управлять!

Известна пословица: «инструмент в руках дикаря – кусок металла». Новые владельцы фирм, которые и были управленцами, недалеко ушли от дикарей в сфере управления своими бизнесами. Слишком быстро создавались компании, быстро богатели, росла самооценка и амбиции их владельцев. Кому же в голову придет чему-нибудь учиться, когда от обилия денег и так дух захватывает?!

Разработчики конца прошлого века представляли элиту технической интеллигенции позднесоветского периода. Они являлись элитой потому, что прошли между Сциллой соблазна наживы и Харибдой совковой лени и боязни перемен. Кто склонился к наживе, создали (сами или с друзьями) торговые фирмы и быстро поднялись на новый уровень потребления материальных благ, навсегда покинув ряды технической интеллигенции. Кто не смог слезть с потертого стула – потерял квалификацию, навсегда отстав от уровня техники в своих загнивающих институтах и КБ без заказов и денег.

Наличие свободного рынка, денег и заказов в области автоматизации вселяло надежду на формирование небольшой, но свободной отрасли разработки программных систем. Ведь уже к 1996 году в России насчитывалось более 600 компаний- разработчиков. Конечно, деятельность большинства из них удовлетворяла насущную потребность предприятий в формировании бухгалтерской отчетности, но было достаточное количество тех, чьи интересы распространялись гораздо дальше бухгалтерии.

На границе веков журнальные статьи, написанные на основе рекламных материалов, запестрели аббревиатурами MRP, MRPII, ERP, JiT, BI и тому подобными. Не разбираясь основательно в сути концепций, обозначаемых этими наборами латинских букв, некоторые разработчики решили поразить своих потенциальных клиентов новизной технических решений в своих программах. Нередко, обвесив свою программу такими рекламными бубенцами, им удавалось убедить наивных покупателей в возможности построения “Новых Васюков”. Однако жизнь не проведешь и природу не обманешь. И в деревне Гадюкино после покупки программы «все так же идут дожди».

– Может, нам просто не повезло, а у соседей по бизнесу “все в шоколаде”?

Узнали: там тоже дождь. Правда, денег меньше потратили.

– А может, ну ее «нах», эту автоматизацию? Бухгалтеру компьютерный калькулятор купим – и пусть радуется!

На том и порешили.

Так и закатилась звезда новой отрасли.

Автоматизация плоха? Нет. Автоматизация – это зеркало промышленности. А, точнее, зеркало навыков управления и учета в промышленности.

Дедушка Ленин не зря учил: “Социализм – это учет и контроль”. Основное назначение автоматизации – способствовать исполнению именно этих функций. Дедушка Ленин имел в виду всю страну. Но начинать надо с каждого предприятия – свое ли оно или государственное.

Иначе все утечет между костяшками счет…

Генетический гомоморфизм

Любой продукт развивается с момента зарождения идеи до завершения его применения подобно живому организму, проходящему свой путь от рождения до смерти.

Момент зарождения идеи столь же неуловим, как и момент зачатия человека. Мелькнула мысль… Что-то новое… Но вот уже и другая вытеснила ее. И может быть, та никогда больше не напомнит о себе. И вдруг ощущаешь, что мелькнувшая мысль не только вернулась, но и обогатилась новыми чертами и гранями, что в ней изменились акценты, и что в новой мысли только угадывается ее родство со своей предшественницей.

Когда же и как это произошло? Я же совсем не думал об этом. Кто же из партнеров причастен к ее рождению? Самому отцу идеи подчас неведомо это.

«Тайна сия великая есть!»

Идея постепенно обретает ощутимые формы. В зародыше трудно угадать будущий облик человека. Природа до поры до времени прячет свое творение от случайных наблюдателей, как Мастер прячет свое – от незадумчивых критиков.

Когда в зародыше заканчивается процесс формирования всех функционально необходимых органов, Природа являет его на свет. Внутреннее строение совершенно. Все системы жизнеобеспечения великолепно поддерживают единственную пока способность организма ЖИТЬ!

Но и только. Он еще очень беспомощный и самостоятельно существовать не может. Внешняя среда агрессивна, но заботливые родители оберегают его и помогают развиваться. Если нерадивая мать выпустит свое дитя в мир сразу после рождения, оно погибнет.

Младенческое развитие первого года жизни помогает адаптировать внутренние системы к условиям внешней среды. В течение второго года организм завершает отладку взаимодействия внутренних систем и начинает коммуницировать с окружающими системами, обладающими собственным поведением. Затем процесс развития протекает по ступеням познания, если организм к нему способен.

Аналогия дитя тела человеческого с продуктом разума его удивляет своей полнотой.

Любая идея, если она обладает системными свойствами, проходит те же этапы в своем развитии, что и ребенок. Однако здоровый инстинкт тела гораздо больше заботится о своих продуктах, чем Разум о своих. Кстати, может быть, поэтому продукты тела прибывают с гораздо большей скоростью, чем продукты ума. Поскольку Разум моложе тела, то есть надежда, что положение может выправиться.

Не мало можно найти примеров, сколько идей погибло в зачаточной стадии, сколько было абортировано щипцами политических, экономических или научно-технических фельдшеров. Гибель идеи в зародыше – факт печальный, но в достаточной степени объективный, так как свидетельствует о том, что в ней не были заложены вегетативные механизмы. Внешнее прерывание развития обусловлено негативной волей породившего субъекта, и в этом случае надо анализировать условия, породившие эту волю. Подумаем о другом.

Здоровая и благодатная внешняя среда позволяет донашивать и выхаживать даже весьма чахлые создания, в то время как жестокие условия существования не щадят даже пышущих здоровьем крепких младенцев.

Можно сказать, что идет естественный отбор. И это действительно так. А ну как такой отбор не оставит ни одной особи? Даже слабенькое дитя, будучи выхоженным, приносит радость и пользу окружающим, жестокие же условия опустошают мир.

Кстати, о чем это я? Ах да, о программах.

Народившаяся программа несет в себе только идею, которую и разглядеть-то, не то что понять, бывает сложно посторонним. Если ее доносить, а затем за ней ухаживать и постепенно выпускать во внешний мир, наблюдая за ней, то она окрепнет, оформится и облагообразится, станет коммуникабельна, наберется знаний и усвоит правила хорошего поведения с пользователями, т. е. интерфейс. Пройдя курс обучения (настройки своих параметров), она будет многое знать и станет полезным и приятным членом интеллектуального сообщества.

Этот жизненный цикл присущ любой программе, вот только путь развития от зародышевого уродца до совершенства тем длиннее, чем больший потенциал был заложен в идее и чем суровее были условия, в которых он проходил.

Более совершенные биологические организмы дольше выхаживают свое потомство. Обилие внутренних подсистем, многообразие и сложность их взаимосвязей требуют большего времени отладки надежного взаимодействия. Таков закон природы! Ведь популяции этих организмов по численности значительно уступают низшим. На более низких стадиях развития выживание вида достигается за счет большого тиража его потомства, то есть Природа заложила в них экстенсивный способ выживания. Высшие выживают за счет выхаживания – интенсивное выживание.

Можно ли в природе выбрать один из этих способов, полностью отвергнув другой? Надо думать, нельзя, раз Природа этого не сделала.

Можно ли предпочесть программные продукты, рожденные упорным трудом больших профессиональных коллективов, бесчисленному большинству небольших угловатых запинающихся программных изделий, в которых, однако, проблескивают искры идей, порожденных опрометчивой молодостью их создателей?

На первый взгляд – да, но это только на первый взгляд.

Размеренный труд профессионалов редко рождает идеи. Но их опыт позволяет разглядеть и оценить мощность пласта в неумелых разработках старателей. В сизой груде кимберлитовой руды только опытный глаз разглядит будущий бриллиант. Не промывая тонны песка самородка не найти. Не обучая и не воспитывая поколения детей, ни Платонов, ни Ньютонов не появится.

Примеров достаточно для вывода о том, что если не поддерживать существование сотен небольших программистских (да и не только программистских) коллективов, исчезнут с земли российской даже те единицы, которые создают достойные внимания продукты или сегодня близки к этому.

Отрасль программирования имеет в настоящее время в России уникальное для российской экономики состояние. Это одна из немногих отраслей, оснащенная современным оборудованием. В ней нет зависимости от кондиционного сырья или ответственных смежников. Большинство идей, порождаемых в программировании, в той или иной степени могут быть реализованы теми, кто их породил. Разве недостаточно этого, чтобы о развитии отрасли можно было не заботиться? Вполне достаточно. Отрасль будет развиваться. Но…

К отечественным программным продуктам не без оснований относятся как к полуфабрикату. Каждый программист, покупая программу для предприятия, решает, сможет ли он в ней разобраться, чтобы исправить, подработать или вообще переписать. Ведь за работоспособность программы отвечает именно он. («Хотя продукт и неплох, – думает программист, – но он наверняка где-то повиснет или развалится…».) Скорее всего, он возьмет программу менее сложную, то есть с меньшими возможностями, но в которой сможет разобраться.

Если бы глава фирмы попросил слесаря купить автомобиль, а тот приобрел бы ему «Запорожец»? Хоть машина и неказиста, зато он ее знает и в случае чего может даже сам выточить для нее деталь. А возьмешь Mersedes – и думай, что с ним делать, если он сломается. Смешной пример, не так ли? Кто же позволит такому слесарю подбирать автомобиль? А в отношении программ, к сожалению, это встречается довольно часто, хотя ущерб от такого выбора – гораздо значительнее, чем от неудачно купленного автомобиля. Однако он менее заметен, так как начинает проявляться со временем. Да и не всегда очевидно, что причиной ущерба является программа.

Проблема относительно невысокого качества отечественных программных продуктов, конечно, существует, но… надо понять, в сравнении с чем.

Неискушенный пользователь не мудрствует по этому поводу. Он смело сравнивает отечественную прикладную программу из области деловых приложений (бухгалтерию, например) с массовой зарубежной программой типа редактора текстов или электронных таблиц. В силу неведения его не смущает, что зарубежный опыт разработки коммерческих персональных редакторов текста насчитывает более трех десятков лет при всеобъемлющей поддержке как со стороны рынка, так и со стороны государства, в то время как наши разработчики начали включаться в этот процесс чуть более десяти лет тому назад. При этом они не только не получили поддержку рынка, не говоря о государстве, а наоборот, преодолевали его недоверие.

Рынок сглаживает углы и полирует программный продукт, как бурная и ласковая морская волна гальку. Только для этого нужно время. И установить волнорезы, чтобы яростный прибой не смыл в глубины морские весь будущий пляж.

Мягкие и рыхлые породы приобретают округлые формы быстрее, но быстрее и разрушаются. Можно завезти отшлифованную гальку с других пляжей, но тогда ее придется завозить постоянно. Можно выгребать с пляжа угловатые, царапающие родные камни, но они все равно снова и снова будут появляться на поверхности.

Развитие Природы – в Гармонии!

Исчезновение в ареале дополняющего вида создает условия для проникновения в него аналогичных видов из других регионов. Естественное проникновение способно обогатить гармоничный спектр ареала, но искусственное создание условий для такого проникновения не только не приносит пользы, но обедняет питательную среду.

Надо ли повсеместно насаждать продукт, удачно производимый на других почвах? Это попробовал Никита Сергеевич, да «Чудесница» не прижилась. Захирела, бедняжка, в климате нашем.

Так может, имеет смысл начать выхаживать собственное дитя и занимать у благополучных соседей не розовощеких крепышей, а опыт по их выращиванию?

(Слова… слова…слова… Кто с этим спорит?)

Но как?!

1995 г.

10 вопросов на тему автоматизации

Проскурин С.П.

Десять вопросов на тему автоматизации. – М.: ЛокИС, 1994. – 45 с.

Авторский вариант статьи, опубликованной с сокращениями в журнале «Мир ПК» № 4, 5 за 1994 год. Статья посвящена вопросам автоматизации организационного управления на предприятии на базе локальных сетей персональных компьютеров. Использование системного подхода при создании эргатических систем автоматизации, по мнению автора, наиболее полно отвечает требованиям эффективности и гармоничности применения средств автоматизации в организационном управлении. Статья написана на базе реального опыта, полученного сотрудниками фирмы ЛокИС в процессе разработки и распространения Интегрированной Системы ЛокОФФИС и ряда интегрированных систем, созданных по заказу.

В 1988 году, на заре независимой экономики в нашей стране, родилась фирма ЛокИС, чтобы реализовать привлекательную идею системной автоматизации управления предприятием на базе локальных сетей персональных компьютеров. Два года напряженного труда, практически без выходных, потребовалось на то, чтобы создать первую «Систему комплексной автоматизации треста «Электроцентромонтаж» Минэнерго СССР», которая работает и по сей день, хотя, конечно, не в полном объеме, так как система государственного планирования и все, что было связано с ней, канула в Лету.

После первой была создана еще одна система – для монтажного управления. Однако ей практически не суждено было жить, так как август 91-го смел последние опоры государственного планирования и регулирования, на базисе которого была построена эта система. Она демонстрировалась на выставке «SofTool-91”, где привлекла внимание посетителей, но внимание это было скорее любопытствующим, чем заинтересованным. Внедрение системы обошлось заказчику в несколько миллионов рублей, включая стоимость оборудования, поэтому мало кто из посещающих выставки инженеров (в то время это был основной контингент) могли предположить, что их предприятие позволит себе такую роскошь. Сомнений же в том, что это роскошь, ни у кого не возникало. На большинстве предприятий на персональный компьютер смотрели, как на заморскую диковину, а о том, чтобы приобрести их с десяток, да еще и оснастить локальной сетью, – и речи не могло быть. Персональные компьютеры приобретались научными институтами для своей основной деятельности, в которую не включалась задача автоматизации организационного управления самого института. Перспективы развития работ по созданию систем автоматизации организационного управления были безрадостными. Но…

Появились новые коммерческие структуры, одна из которых и заказала разработку системы автоматизации для своей фирмы. Эта система послужила прототипом “Интегрированной системы ЛокОФФИС”.

О системном подходе
Давно известно в науке, что подход к проблеме в значительной степени предопределяет результат. Деятельность многих фирм, создающих системы учета на предприятиях, направлена на создание эргатических систем. В научной литературе этот класс систем упоминается, но исследований проведено относительно немного. Причина этого заключается в том, что ввиду включения в систему человека-оператора аналитический подход не дает желаемых результатов.
С тех пор как человек окружил свой труд машинами, возникла необходимость организовать его взаимодействие с ними. Поведение машин и механизмов в системах хорошо исследовано и описывается их передаточными функциями, поэтому первым подходом в решении проблемы взаимодействия человека и машины было описать человека как элемент системы какой-нибудь передаточной функцией. Однако скоро убедились, что такой функции не найти. «Широк человек!» И подходы разделились.
В технических и технологических системах, в которых их целевая функция заложена в конструкцию, на поведение человека стали накладывать ограничения в виде инструкций и предписаний, изучая и усваивая которые оператор приближался в своем поведении к автомату по управлению системой. Его деятельность часто заключалась в производстве манипуляций с органами управления, приводящими в действие различные механизмы. Пока не придумали исполнительные механизмы, способные реализовывать сложные траектории перемещения инструмента, человек использовался в таких системах именно с этой целью.
Одним из ярких примеров служит деятельность сварщика. В процессе подготовки будущего сварщика обучают приемам надежного соединения методом сварки двух металлических деталей. Объясняют, на какое расстояние необходимо подвести электрод, какой использовать флюс, какую задать силу тока и т. п. И кажется, что основное назначение сварщика заключается в создании сварочного шва. Но все условия качественной сварки хорошо известны уже много десятков лет и их несложно реализовать в автоматическом режиме. Вот только поднести инструмент к месту соединения деталей долгое время было неразрешимой задачей. В процессе решения этой задачи сначала была автоматизирована сварка труб. В этом случае не инструмент перемещался к месту сварки, а деталь подавалась к инструменту. В дальнейшем развитие техники для сварки шло в направлении совершенствования средств подачи инструмента. В конце концов появились сварочные роботы, которые могли реализовывать весьма сложные траектории подачи инструмента, хотя сама технология сварки мало изменялась.
При таком подходе конструирование человеко-машинных систем велось без учета специфического человеческого фактора.
От оператора требовалось совершать только те действия, которые заложены в инструкции. Инициировались они совокупностью показаний приборов, за которыми должен был следить оператор.
Технически не представляет сложности интерпретировать показания совокупности приборов в управляющее воздействие. По такому принципу конструируются современные автопилоты в авиации. Уже появились автопилоты в автомобилях и кое-где они допущены к эксплуатации. Но человек все равно должен контролировать процесс управления!
Системы управления, где цель формирует человек, являющийся оператором в среде машин, получили название эргатических систем (от греческого слова «эргато» – рабочий человек). К таким системам относятся центры управления полетами, диспетчерские пульты энергосистем и т. п. Необходимость их создания вызвана большим объемом входной информации и сложными неоднозначными алгоритмами ее обработки. В таких системах выработку решений приходится осуществлять человеку. Оператору нельзя составить предписание на все возможные ситуации, поэтому эффективность всей системы зависит именно от его знаний, опыта и интуиции.
В эргатических системах процессы человеческой деятельности перемежаются процессами технических устройств и только их совокупность составляет систему.
При оценке технической составляющей этих систем определяющее значение имеет степень психофизиологического соответствия оператора и машины.
Программы подготовки операторов составляются с обязательным участием специалистов по инженерной и производственной психологии. Технические средства упомянутых систем также проходят испытания на соответствие их требованиям психологов.
Все это хорошо известно. Однако…
Появился персональный компьютер, и началась тотальная компьютеризация. Дамбы государственных запретов стали давать трещины. Из-за границы покатился вал – компьютеры. Все искали компьютеры, многие их приобретали и кто-то продавал.
Раз есть компьютеры, нужны программы. Редакторы, игры, таблицы… Каких только программ не появилось! Они были нарасхват (бесплатно, конечно, у друзей). Постепенно появились и программы, помогающие в конкретной работе. «Процесс пошел», как говорил наш современник.
Но какой? Компьютеризации? – Безусловно. Автоматизации? Это вопрос. Давайте попробуем разобраться.
Автоматизацией принято называть процесс внедрения машин в человеческую деятельность с целью ее частичного или полного замещения.
С появлением компьютеров автоматизация стала проникать в специфически человеческую деятельность – сферу организационного управления. Однако в этой сфере автоматизация имеет некоторые особенности в отличие от технологических систем. Если в технологических человеко-машинных системах возможно наложить ограничения на поведение человека-оператора, т. е. алгоритмизировать его деятельность, то в системах организационного управления предприятием это является недостижимым идеалом.
Сама суть управления на предприятии заключается именно в разрешении нестандартных ситуаций.
Если бы можно было добиться строго алгоритмизированного процесса деятельности предприятия, то, по существу, и управления не потребовалось бы.
Первые АСУ ориентировались на такую идеальную схему. Несовместимость с жизнью привела их к летальному исходу. Тем не менее потребность автоматизации организационного управления на предприятии не перестала существовать.
Одним из основных факторов, препятствовавших решению этой проблемы, была высокая стоимость технических средств (в нашей стране) и труда программистов (у них).
Для того чтобы решить какую-нибудь проблему необходимо провести ряд экспериментов, и желательно в модельной среде. Возникла коллизия: оплатить столь дорогой эксперимент могло только крупное предприятие, но оно отнюдь не модельная среда и, к тому же, вряд ли позволит ставить эксперименты на себе.
В настоящее время у нас, как и во всем мире, наблюдается лавинообразный рост производства прикладного программного обеспечения. Трудно найти какую-либо область человеческой деятельности, где не используется персональный компьютер.
Прикладные программы начали создаваться поначалу не столько в меру необходимости в них, сколько вследствие наличия инициативных программистов на отдельных предприятиях.
Первые компьютерные выставки демонстрировали живописную мозаику программ из самых разных областей человеческой деятельности, но в основном из науки. Относительно много программ было написано для медицинских институтов и здравоохранения. Зато практически не встречалось на выставках 1985–1990 годов программ автоматизации бухгалтерского учета и тем более комплексной автоматизации предприятий.
В последнее время ситуация инвертировалась. Изобилие последних программ и практическое отсутствие первых (я имею ввиду отсутствие на выставках, так как знаю, что они есть и используются в тех организациях, для которых они были созданы). Причины этого вполне понятны – рынок формирует заказ на программы. По мере заполнения определенных его секторов, программистские коллективы открывают другие. Благодаря такому, вполне объективному, процессу идет накопление массы программного материала.
В тех секторах рынка программ, где производная скорости его роста сменила знак, уже различимы некоторые тенденции, характеризующие качественное изменение ситуации.
От реализации отдельных функций программисты переходят к созданию алгоритмических комплексов, специфицированных для конкретной сферы человеческой деятельности. Следующим шагом станет создание программных систем, учитывающих разнообразные аспекты взаимодействия человека с элементами самой автоматизированной системы.

Интегрированная Система ЛокОФФИС вобрала в себя не только наш опыт разработки, но и анализ использования разработанных программных средств на предприятиях.

Хотя разработка системы была завершена в мае 1992 года, но объявили к продаже мы ее только на выставке «SofTool-92” в октябре 1992 года. Те полгода, которые прошли с момента сдачи системы заказчику до начала ее продажи, потребовались нам на то, чтобы преобразовать заказную работу в рыночный продукт. Для сравнения скажу, что вся разработка была выполнена за полгода.

Тогда же мы приняли решение, в течение года, до выставки “SofTool-93”, продавать систему только в Москве. Фактически это было, как сейчас принято говорить, “бета-тестирование”. За это время “ЛокОФФИС” приобрели более 30 фирм. Установка системы производилась разработчиками, и в течение всего периода ее внедрения поддерживался постоянный контакт с пользователями. Собственно, для этого мы и ограничили регион ее распространения в первый год. Все это время она проходила проверку на надежность.

Здесь следует отметить, что проверялась не только программа и заложенные в нее алгоритмы. Проверялась концепция системной автоматизации в области организационного управления, о которой и пойдет речь.

Конечно, эта статья не свод строго установленных истин и конкретных рекомендаций разработчикам. Скорее, это рассуждение о том, с какой стороны смотреть на автоматизацию заказчику и как подходить к созданию АСУ разработчику.

Почему возникает желание автоматизироваться

На выставке «SofTools-91” заказала разработку системы фирма, руководимая перспективно мыслящим директором.

Получить такой заказ от молодой частной фирмы было неожиданно. На вопрос, почему фирма хочет заказать столь дорогостоящую разработку, генеральный директор ответил: потому что для развития фирмы необходимо создать структуру, т. е. упорядочить ее деятельность, иначе, при стремительных темпах роста, через некоторое время может наступить хаос.

Такую структуру можно было бы создать с помощью служебных инструкций и обучения персонала, как этого и требуют стандарты качества ISO 9001 и т. п. Но тогда в период развития эти инструкции придется постоянно переписывать, а смена персонала сведет “на нет” все усилия. Поэтому лучше, если структура будет заложена в автоматизированной системе, которая будет иметь возможность развиваться вместе с фирмой. Тогда новые сотрудники, приходя на фирму, самопроизвольно будут адаптироваться в существующей системе.

Такой взгляд на системную автоматизацию выявляет основное ее свойство: способствовать систематизации труда персонала на предприятии.

Систематизировать свой труд – это одно из естественных и потому порой безотчетных стремлений человека.

Даже если со стороны кажется, что рабочая среда человека беспорядочна, то это не значит, что в ней нет системы (если, конечно, деятельность этого человека производит какой-нибудь положительный результат). Попробуйте организовать иначе эту среду и встретите активный протест человека, оперирующего в ней.

Происходит так потому, что среда отображает внутреннюю организацию конкретного человека, которая, в свою очередь, зависит от специфического развития его возможностей. У кого хорошо развита память, тот будет меньше уделять внимания формированию структуры хранения информации, т. е. внешнему порядку. И наоборот…

Это относится к человеку, который работает в условиях повторяющихся циклов, то есть, когда в течение какого-то периода времени ему приходится совершать определенную повторяющуюся последовательность действий.

После накопления фактического опыта о диапазоне отклонений в процессе реализации операций в цикле человек перестает обращать внимание на способ реализации операции, так как в его памяти фиксируется ее алгоритм. Тогда говорят, что его действия стали автоматическими.

Отсюда следует вывод:

Автоматизация начинается не тогда, когда в процессы человеческой деятельности включаются технические устройства, а когда деятельность человека систематизируется, т. е. подчиняется какому-либо алгоритму, который ему известен и зафиксирован в его памяти или инструкциях.

Многие из руководителей предприятий, поставившие своим сотрудникам задачу внедрить средства автоматизации на фирме, скорее всего, приведут другие резоны: наладить учет, облегчить работу персоналу, сократить время на подготовку отчетности и т. п. Однако легко показать, что все эти задачи сводятся к одной – систематизировать труд на предприятии.

При кажущейся простоте в постановке – это самая сложная задача для любого предприятия, и тем более нового, которое к тому же взаимодействует с такими же «новичками». Нередко случается, что руководство, не сумев организовать труд на предприятии, надеется, что внедрение автоматизации обеспечит решение этой задачи.

В большинстве случаев такие надежды не сбываются.

Образно выражаясь, система автоматизации предприятия – это система с положительной обратной связью: кто работал хорошо, будет работать лучше, кто работал плохо, будет работать, если не хуже, то, во всяком случае, не лучше.

Поэтому руководителю, у которого возникло желание внедрить автоматизацию, необходимо ответить на первый вопрос: «Почему у меня возникло такое желание?»

Варианты ответов на него – «потому что так делают другие» или «для солидности» – можно не рассматривать, так как они подробно исследованы предшествующим опытом внедрения АСУ.

Когда деньги перестали быть «чьими-то», такие мысли редко приходят в голову.

Более часто предпосылкой автоматизации служат жалобы бухгалтерии на то, что они «зашиваются», или складских работников, что выписывают накладных больше, чем товара есть на складе и накладные теряются, или менеджеров, что те не знают, можно ли выписывать товар клиенту.

Такие жалобы порождают естественное стремление «расшить узкие места» с помощью компьютера и при этом – подешевле.

Пойдя таким путем, через некоторое время руководство узнает, что большинство проблем осталось. С помощью компьютера люди стали работать быстрее, но мало что изменилось, потому что проблема была не столько в деятельности отдельных сотрудников, сколько в обеспечении их взаимодействия.

Здесь необходимо вспомнить о базисных свойствах систем:

система, организующая взаимодействие своих элементов, даже без использования технических средств, способна сама выявлять и отчуждать элемент, не отвечающий ее целевой функции.

Если, к примеру, на хорошо работающем предприятии с приходом на склад нового сотрудника начали пропадать накладные или обнаруживаться недостачи товара, то руководителю не долго придется размышлять, в чем причина.

Но если на предприятии на различных участках спорадически возникают проблемы, то руководству трудно кого-либо винить, потому что в данном случае причина не столько в нерадивости отдельных сотрудников, сколько в отсутствии систематизации труда, и вина за это может лежать только на руководстве.

Понимание этого породило в цивилизованном мире целый класс менеджеров, т. е. организаторов трудового процесса.

Мы же только сейчас внедряемся в пространство самоорганизующегося взаимообусловленного взаимодействия. (Хотя на таком определении можно язык сломать, но, как мне кажется, оно наиболее точно описывает характер системных отношений.)

Ввиду отсутствия необходимых знаний и заменяющего их опыта, сумятица в умах естественным образом порождает сумятицу в терминах. В результате продавца называют менеджером, магазин – складом, а программу, решающую одну задачку – системой.

Рано или поздно приходит осознание необходимости уделять специальное внимание организации труда на предприятии. Приходит понимание того, что менеджер не принимает участия в процессе производства (торговля – это тоже производство услуг по продаже товара), а организует этот процесс.

И вот, когда необходимое понимание реализовалось на предприятии в конкретные решения, когда на предприятии появляются менеджеры в истинном понимании этого термина, тогда начинается осмысленная деятельность руководства, направленная на систематизацию труда.

Возникает желание автоматизировать не отдельные рабочие места, а технологические цепочки, после чего встает вопрос об автоматизации деятельности всей фирмы.

Однако наивно было бы понимать под этим, что по всему офису будут бегать шустрые роботы и делать всю работу, а сотрудники будут с умилением за ними наблюдать. К сожалению, с похожими представлениями об автоматизированном офисе приходилось встречаться, когда во время выставок рассказывали о нашей программе. Здесь опять может возникнуть путаница в терминах.

Нарисованная картинка соответствует автоматическому офису, а не автоматизированному. Автоматизированная система помогает человеку выполнять свои операции, а не выполняет их за него.

Главное при создании систем такого рода – определить, в каких точках технологического процесса должен принять решение человек-оператор. Для этого необходимо отчетливо представлять весь технологический процесс. После чего следует организовать труд людей в соответствии с этим знанием, а затем можно ставить вопрос об автоматизации. И здесь самое время задать следующий вопрос:

Какова степень готовности к автоматизации?

Уверен, большинство руководителей, задавшись таким вопросом, подумает о том, достаточно ли у него компьютеров для этого. Конечно, это важно, но не главное. Даже если у каждого сотрудника, включая уборщицу, будет персональный компьютер, они вряд ли сольются в едином трудовом порыве, если не будут знать своего места в цепочке трудовых операций, доставляющих результат.

Что же означает – «знать свое место»?

Персонал должен знать:

откуда и в каком виде он получает начальные условия для совершения операции;

алгоритм или способ совершения своей операции,

какой результат, в каком виде он должен получить,

кому передать результат при завершении данной операции.

Казалось бы, чего проще…

Однако все это просто понять, когда речь идет о конвейере и рабочему необходимо завернуть одну гайку, которая у него под рукой.

В системах организационного управления, о которых и идет речь, все несколько сложнее.

Когда вид результата одной операции однозначно определяет начальные условия следующей операции, то операция – линейная, и для человека она представляется рутинной.

Например, один сотрудник выписал накладную клиенту для получения на складе товара, а другой сотрудник должен на складе выдать товар по этой накладной. Затем сотрудник в бухгалтерии должен учесть расход этого товара со склада данному клиенту.

Эта операция тривиальна, когда она однозначна. Если же однозначность отсутствует (как это бывает в реальной жизни), то необходимо определить точки принятия решения и определить ответственность за принятое решение.

Не касаясь перспектив использования в этих точках интеллектуальных систем, в общем случае ответственность за принятое решение лежит на человеке.

Посмотрим на приведенном примере, где человеку необходимо принимать решения, или, что в общем одно и то же, нести ответственность.

Сотрудник выписал накладную клиенту, который не оплатил товар.

Накладная выписана на товар, которого нет на складе.

Накладная выписана на количество, превышающее наличие.

Накладная выписана не на тот товар, который заказал и оплатил клиент (другой артикул, например).

Клиент не пришел на склад за товаром по выписанной накладной.

Клиент отказался получать товар или его часть, ввиду обнаружившихся дефектов.

По просьбе клиента на складе ему, вместо товара указанного в накладной, выдали другой товар, к тому же отличающийся по цене.

Клиент потерял накладную по пути на склад.

Кладовщик неправильно оприходовал товар по количеству и номенклатуре.

Кладовщик похитил или укрыл товар.

Кладовщик ошибся при отпуске товара.

Кладовщик потерял накладные.

Здесь перечислены далеко не все возможные ситуации в этой простой цепочке операций. Все нестандартные ситуации влекут за собой потери времени или денег, что, как мы теперь знаем, одно и то же. Сокращая время на их разрешение или предотвращая их, мы экономим деньги.

Однако нам нечего будет экономить, если персонал не будет знать, как отрабатывать нестандартные ситуации, а тем более стандартные.

Если персонал это знает, то независимо от использования средств автоматизации на предприятии труд систематизирован. В этом случае даже использование автономных средств автоматизации принесет ощутимый результат. Для таких предприятий легко создавать АСУ. Беда только в том, что таких предприятий – исчезающе мало.

Большинство предприятий характеризуется той, или иной величиной энтропии. Поэтому прежде чем начать автоматизацию, следует оценить степень систематизации труда на предприятии и, насколько это удается, свести труд отдельных людей в систему.

Организацией труда на предприятии призваны заниматься менеджеры. Помимо общего знания о технологических процессах на предприятии, они являются аккумуляторами конкретного опыта данного предприятия, так как именно им приходится разрешать нестандартные ситуации, с которыми обращаются к ним сотрудники.

Идеальный вариант для предприятия – когда на нем работает только один менеджер, он же – директор, который к тому же и владелец. Тогда ему достаточно делового стандартного набора программных средств и элементарных программ для сотрудников.

К сожалению, такой идеальный вариант может быть реализован только на очень маленьком предприятии с очень толковым и энергичным владельцем. В большинстве же случаев владельцу, индивидуальному или коллективному, приходится организовывать труд на предприятии с привлечением менеджеров по найму.

Лемма. Если на предприятии больше одного менеджера, то их больше двух. Ведь двоим нужен третий, чтобы разделить их сферы ответственности. Так на предприятии возникает элементарная структура системы управления.

Даже в самом простом случае, исключая особую точку, мы получаем трехуровневую иерархическую систему управления.

Предположим, что в какой-то момент времени на предприятии создана в данной структуре оптимальная система управления. (Речь идет не об автоматизированной системе, а о «живой», человеческой системе управления.) Понятно, что предприятие не сможет сколь угодно долго жить с этой системой управления, так как внешние условия непрерывно изменяются и эти изменения должны отображаться в системе. Поэтому необходимы средства поддержания системы и обеспечения ее развития без потери свойств системности.

О Бюрократии
Средством поддержания системности с давних пор является бюрократия. В данном случае это совсем не осуждающий негативный термин, а просто необходимый набор контролирующих элементов для сохранения системности в организации любых процессов.
Как и любой элемент в системах, бюрократический элемент может быть активным или пассивным. Пассивный элемент не изменяет характера системы. В человеческих системах такой элемент характеризуют понятием «честный служака»: что ему сказали, то он и делает. Он может это делать быстрее или медленнее, лучше или хуже. Но «колеи не портит».
А вот с активным элементом дело обстоит сложнее. Активный элемент может привнести дополнительные знания и умения. Может изменить алгоритм выполнения операции, учитывая измененные внешние условия. Здесь следует принимать во внимание ориентацию его усилий. Если она помогает реализовать общую цель системы, то его деятельность во благо. Но если нет… Тогда лучше бы он был пассивным.
Отсюда в человеческих системах возникает дополнительный бюрократический элемент, контролирующий направление активности. В свою очередь, этот элемент также надо контролировать. И так может продолжаться до полного подавления бюрократическими структурами производительных.
Разрастание количества контролирующих элементов, т. е. по сути бюрократии в «живых» системах, есть процесс в значительной степени объективный. Он базируется на факторе надежности элементов. Однако в этом процессе, в приложении к системам организационного управления, существенную роль играет субъективный фактор – человек.
Когда элемент системы – человек, то его поведение определяется не только целевой функцией системы, но в значительной степени – его психикой и социально-личностными особенностями.
Если речь идет о менеджере, то его задачей является принятие решений по нестандартным ситуациям. Принятие каждого такого решения для него сопряжено с риском ошибки. Чем больше решений ему приходится принимать, тем выше риск ошибки. Отсюда стремление каждого менеджера сократить область принимаемых решений. Достигается это путем усложнения структуры управления с включением новых элементов – менеджеров, старших менеджеров, главных менеджеров и т. д. до полной потери управляемости в системе.
Другим способом уменьшения риска для менеджера является непринятие решения и препровождение его на верхний уровень с сопровождающей запиской.
Все способы бюрократических элементов уменьшить риск ошибки ведут к увеличению потока информации внутри предприятия. Кроме того, увеличение потока вместе с увеличением числа порогов на пути этого потока приводит к значительному увеличению времени пробега информации от источника возникновения проблемы до лица, в конце концов принимающего решение.
Таким образом, бюрократия вполне объективно из необходимого набора контролирующих элементов для поддержания системности в процессах, по мере разрастания подавляет тот процесс, который исходно должна была контролировать.

К сожалению, средства поддержания системы управления, будучи включенными в саму систему, имеют тенденцию по мере роста числа элементов системы порождать паразитные информационные потоки, которые со временем способны подавить основные. Этот процесс ведет к деградации организации.

Попробуем показать, какова его связь с проблемой автоматизации.

Начнем с последнего этапа развития организации, когда система организационного управления практически подавила производственные структуры и начинается процесс деградации.

Может показаться, что именно в этот момент необходимо ставить вопрос о внедрении системы автоматизации на предприятии. Так как объем информации стал чрезвычайно велик и без помощи компьютеров его не обработать, то необходимо приглашать команду автоматизаторов, которые исследуют информационные потоки, направят их в компьютерные русла, обвяжут сетями и… справки и сводки будут вылетать на столы руководителям, как газетные листы из печатного станка.

Опыт показывает, что в такой ситуации никакая автоматизация не поможет.

Кто же будет ставить задачу автоматизаторам? А те же менеджеры и руководители отделов, которые захлебываются в потоке информации. Однако, когда начинается обследование их деятельности, выясняется, что их работа заключается в проверке результатов предыдущей операции или их интерпретации для вышестоящего контролирующего звена.

Такие звенья в системе, которые многократно дублируют исходную информацию, и порождают обвальные информационные потоки. Но они никогда не сознАются в этом и при обследовании их деятельности для целей автоматизации будут уверять в абсолютной необходимости и сложности их труда.

И если автоматизаторы поддадутся на эти уверения и включат их деятельность в техническое задание, они подпишут смертный приговор еще не родившемуся дитяти.

Теперь предположим, что молодая фирма, только что набравшая сотрудников (да и то не всех), решила сразу оснаститься по высшему классу, а уж потом решить, что и как она будет делать. (Такая ситуация встречается не так уж редко.) Но и в этом случае затраты на автоматизацию не приводят к оптимальному результату. Формирование «живой» системы требует определенного времени и усилий конкретных людей с их личным опытом и знаниями. Сам процесс формирования системы носит отпечаток личностей, в нем участвующих, и поэтому противоречив.

В общем случае, для такой фирмы рано создавать систему автоматизации. С большой степенью вероятности, через некоторое время созданная система перестанет быть адекватной «живой» системе, которая неминуемо сформируется, если фирма будет эффективно трудиться.

Итак, как всегда, истина лежит посередине.

Фирма готова к автоматизации, когда деятельность отдельных элементов в ее «живой» системе начинает стабилизироваться: направление определено, состав менеджеров – минимальный, но функционально полный, показатели деятельности фирмы стационарно растут.

Теперь перед руководством такой фирмы, которая по нашему определению должна быть достаточно развитой, нередко встает вопрос: систему автоматизации фирмы… создавать самим или заказать на стороне?

Создавать самим или заказать на стороне?

В офис команду привел президент,
Чтоб сотворили систему «в момент».
Быстро везет «кадиллак» президента
Эту команду к другому клиенту.

По нашему мнению, разработку системы автоматизации, конечно, следует заказать другой фирме, специализирующейся в этой области. Почему целесообразно заказывать систему на стороне, а не создавать для этих целей собственное подразделение разработчиков?

Сегодня не надо убеждать руководителя предприятия в необходимости приобретения компьютеров. Компьютеры на столах в офисе создают элегантный интерьер. Когда проходит первое очарование от интерьера, возникает мысль о том, что было бы хорошо увидеть за компьютером хорошеньких девушек, тычущих пальчиками в клавиатуру, но непременно со смыслом.

Многие решают проблему просто. Нанимают околокомпьютерного мальчика, который приносит от своих приятелей кучу дискет, на которых записано множество «неофициально полученных» пакетов программ – от редакторов текстов до пакетов трехмерной графики. После этого устанавливают на компьютеры сотрудников весь этот ворох SOFTa, который венчает легально приобретенная бухгалтерская программа “Финансы без проблем”. Теперь можно сказать, что офис компьютеризирован. Бог в помощь такому руководителю и процветания его фирме!

Но бывает и иной подход. Руководитель считает, что ему негоже носить покупное платье. Позвонив в ателье разряда “Люкс”, он узнает, что там бешеные цены. «Нет, – решает руководитель, – я найму себе портного, и он сошьет то что мне надо». Дает объявление, что примет на работу людей, умеющих шить, и такие сразу находятся. Перед ними ставится задача сшить костюм… хороший, очень хороший, самый лучший.

“Храбрые портняжки” начинают описывать, каким будет костюм. Описывают словами приблизительно, в зависимости от того, кто из них что слышал о моде в этом сезоне. Нетрудно представить, что за костюм они сошьют. Не исключено, что это будет “новое платье короля”. Более того, нередко так и бывает.

Тем не менее предположим, что костюм удался на славу.

Так могло получиться только в том случае, если в процессе работы сложился дружный творческий коллектив. Такой коллектив складывается, когда собираются люди приблизительно равной и довольно высокой квалификации. При этом сплачивает их не стремление заработать как можно больше денег, а цель решения интересной задачи, в результате которой должен получиться высококачественный продукт.

Когда работа у данного заказчика закончилась, маловероятно, чтобы такой коллектив сказал «всем спасибо» и разошелся в разные стороны. Что ожидает этот коллектив, если он останется на предприятии, даже если заработной платой его члены будут вполне довольны? Трудно предположить, что они станут довольствоваться тем, что будут вносить эпизодические улучшения в созданное изделие… Скорее всего, они попрощаются с заказчиком и будут создавать аналогичные изделия для других предприятий, назначая столь же высокие цены, как и в хорошем ателье.

А с чем же останется наш заказчик? Никаких гарантийных обязательств по этой работе у него не осталось, так как работа производилась его персоналом. Со всеми пожеланиями о доработках ему придется обращаться теперь к самостоятельному коллективу и, как говорится, «за отдельную плату».

Следует вывод, что пойдя по пути самостоятельной разработки, при очень малой вероятности хорошего результата, он получает то, от чего хотел уйти⁴.

О преимуществах готовых продуктов
Нередко перед нами возникает проблема: купить готовое или заказать изготовление продукта по своему вкусу? Как мы подходим к ее решению?
Чаще всего, мы сначала поищем готовый продукт. Если подходящего не найдем, то принимаем решение заказать изготовление того, что нам необходимо. Но возникает очередная задача: у кого заказать? Конечно, у того, кто сделает то что нам нужно.
А вот здесь-то и возникает одна из главных проблем: как угадать того, кто это сделает?
Во-первых, поинтересуемся, делал ли он уже то, что надо нам.
Во-вторых, узнаем у прежнего заказчика, доволен ли он.
В-третьих (а может, и во-первых), узнаем, во что нам обойдутся услуги изготовителя.
Если все что мы узнали, нас устраивает, то заказываем работу.
А можем ли мы быть уверены, что получим то, что нам хотелось?
Вряд ли. Потому что осталось еще много вопросов, на которые мы не получили ответа из-за того, что не знали, как их задать.
Это длинное вступление – только для того, чтобы показать, что заказная работа, точнее ее результат, это всегда в той или иной степени «вещь в себе». Мы никогда не знаем заранее, как полученный продукт поведет себя в использовании и насколько будет подходить нам. По этой причине с момента вступления цивилизации в машинную эру люди предпочитают готовые продукты. В готовом продукте не надо угадывать, насколько он подойдет нам, это можно проверить сразу. Конечно, остается проблема скрытых дефектов, но она решаема.
Обо всем этом не стоило бы говорить, если бы речь шла о традиционных продуктах. Но на нашем рынке появились другие, новые продукты – программные. И подчас житейская мудрость не срабатывает.
Несть числа примерам, когда вместо того чтобы купить готовую программу, которая может быть и не отвечает всем интуитивным пожеланиям, но выполняет все необходимые функции, заказывается разработка того же самого, но «с перламутровыми пуговицами». В результате заказчик «перламутровые пуговицы», конечно, получает, но…
Рыночный продукт проверяется всеми, кто его приобрел, и ошибки, без которых программ не бывает, выявляются тем быстрее, чем больше покупателей у этого продукта.
Если фирма-производитель желает оставаться на рынке, то по мере выявления ошибок она их исправляет и программа становится все более надежной. Появляется опыт в использовании, который переносится производителем на его продукт, в результате чего этот продукт постоянно улучшается. Также постоянно улучшаются инструкции по его применению, что облегчает работу с ним пользователя.
Всего этого лишены программы, разработанные по заказу. Редкий разработчик согласится бесплатно в течение длительного времени вносить улучшения в сделанную и оплаченную работу.
Почему разработчик рыночного продукта это делает? Потому что надеется на дальнейшие продажи и расширение объема продаж. (Не одно и то же?)
Однако нет правил без исключений. Существуют фирмы, чьим продуктом является заказная разработка, но в этом случае разработка – такой же продукт. Это всегда разработка в определенной области, на одних и тех же средствах, с тем же стремлением к увеличению заказов, поэтому все выводы о продукте относятся к разработкам таких фирм.

Кратко обозначим основные преимущества внешнего разработчика, которые свойственны ему по определению.

Профессионализм. Внешний разработчик интегрирует не только опыт многих разработок, но и многих «живых» систем, то есть реальных предприятий, которые ему пришлось автоматизировать.

Реализм. Внешний разработчик вынужден отчетливо представлять степень реализуемости задания, тем самым предохраняя заказчика от неоправданных затрат финансов и/или времени на нереализуемые проекты. На мой взгляд, это самое важное преимущество.

Грубовато, но ярко обозначил эту ситуацию Себастиан Брандт в «Корабле дураков»:

«Наобещает Вам дурак,
То, что свершить нельзя никак:
«Любую хворь я излечу,
Я, мол, и горы сворочу!»
Весь мир того не совершит,
Что посулить дурак спешит.»

Ответственность. Внешний разработчик (в отличие от собственного) несет перед заказчиком юридическую и финансовую ответственность за разработку в полном объеме.

Экономическая целесообразность. Разработку системы может выполнить только подготовленный коллектив, имеющий концептуальные, инструментальные и технологические заделы. На оснащение, обкатку и наработку всего этого уходит немало времени и средств, поэтому при относительно небольших планируемых сроках (до двух лет) на эту работу и несмотря на ее разовый характер на данном предприятии, разработка внешним исполнителем будет стоить дешевле, чем собственным. При иных условиях может быть не так, но это требует детального анализа.

К созданию своих коллективов разработчиков обычно тяготеют те фирмы, которые сами специализируются в этой или близких областях. Собирая или приглашая к себе коллектив разработчиков, они чаще всего имеют в виду, что выполнив работу для них, этот коллектив впоследствии создаст рыночный продукт, который окупит разработку и сохранит коллектив для последующих усовершенствований созданной программы. Конечно, резон в таком подходе есть, и есть примеры успешной его реализации. Однако есть и обратные примеры.

В общем случае, стимулы у коллектива, который находится «на прокорме» в организации (т. е. на постоянной зарплате), гораздо менее сильные, чем у фирмы, которая привлечена для выполнения конкретной работы за конкретное вознаграждение.

Есть еще один психологический момент, связанный с разработкой, выполненной собственным коллективом. После того как работа выполнена и ее стали использовать на предприятии, база данных системы начинает очень быстро насыщаться информацией. Если концепция и средства разработки были выбраны неправильно, то это ведет к стремительному падению эффективности ее применения. Руководство в этом случае требует ее доработки даже тогда, когда уже понимает, что неправильна сама концепция системы. Дело в том, что принять решение о создании или приобретении новой системы – значит, признать свою ошибку при принятии первоначального решения. А это всегда не просто.

Как бы то ни было, если принято решение о создании системы автоматизации организационно-управленческой деятельности, перед руководством может возникнуть, хотя пока и редко, следующий вопрос:

Автоматизация учета или… учет на базе автоматизации?

Главная цель, а также первый результат системной автоматизации в области организационного управления – учет.

Сейчас отчетливо проявилась эта самая больная проблема быстро растущих коммерческих фирм.

Все фирмы, которые уже приобрели нашу систему, на первое место среди причин, побудивших их это сделать, поставили проблему с учетом. Типичные ее следствия – воровство на складах, многократные продажи одного и того же товара, путаница во взаиморасчетах, штрафы за срыв сроков поставок, завышение цен продавцами в коммерческих магазинах и т. п. Несмотря на то что со школьной скамьи мы знали, что «социализм – это учет и контроль», в период развивающегося капитализма это понятие пришлось осваивать заново.

Основное предназначение учета – сформировать базис данных о состоянии предприятия. При этом речь идет не только об учете товаров, но в более широком понимании – о состоянии всех данных, характеризующих предприятие: сколько товара на складе, сколько в пути, сколько заказано, сколько оплачено, сколько выписано, сколько разрешено к отпуску, сколько отпущено, сколько отпущено в кредит, сколько за наличную оплату, сколько возвращено по рекламации и т. д. и т. п.

И этот далеко не полный перечень относится только к товарно-материальным ценностям. А ведь есть еще основные средства, малоценка, производственные запасы, договорные отношения с вытекающими из них обязательствами, отношения с персоналом, отношения с представителями бюджета, частные отношения руководителя фирмы… «и много, много… и всего – припомнить не имел он силы!»⁵

Все аспекты производственной деятельности, как в зеркале, находят отображение (хотя порой своеобразное) в бухгалтерии предприятия. Разве только покурить во время работы можно так, чтобы информация не поступила в бухгалтерию.

А вот, как отображается в бухгалтерии жизнь предприятия, зависит от того, насколько верным и чистым является это зеркало.

Подчас «зеркала» новых фирм представляют собой «комнату смеха», что доставляет немалое удовольствие налоговым инспекторам.

Попробуем представить себе некоего субъекта, который пытается исправить свою внешность путем искривления зеркала, в котором эта внешность отражается.

Невольно мы придем к выводу, что у субъекта вследствие очевидной неадекватности его действий есть отклонения в психике. Однако совершать подобные действия с бухгалтерией считается в порядке вещей. Так же, как женщине нужно зеркало для того, чтобы припудрить носик, тем самым скрыв какой-то недостаток, так и предприятию необходима бухгалтерия, чтобы увидеть недостатки в своей работе и устранить их (или хотя бы «припудрить»).

Отсюда главное и, пожалуй, единственное назначение бухгалтерии – отражать фактическое(!) состояние предприятия.⁶

Идеальным отражением была бы фотография моментального состояния с максимально возможным разрешением. Но такую фотографию создать в бухгалтерии практически невозможно из-за естественного запаздывания в прохождении информации от источника возникновения факта хозяйственной деятельности до регистра учета этого факта.

Часто под бухгалтерией понимают все функции управления финансами предприятия, в том числе и планирование, и прогнозирование, и расчет затрат и др., поскольку на небольших предприятиях все эти вопросы зачастую находятся в ведении одних и тех же людей. Когда же разрабатываются средства автоматизации, необходимо эти функции различать. Не зря на крупных предприятиях помимо бухгалтерии существуют еще плановый, финансовый, экономический и договорный отделы.

Однако вернемся к вопросам учета на предприятии безотносительно к бухгалтерии. Рассмотрим процедуру отпуска товара со склада.

Один из основных циклов, включающих данную процедуру, заключает в себе следующие взаимосвязанные операции:

выписка счета на интересующий покупателя товар,

оплата этого счета клиентом,

учет в бухгалтерии факта оплаты,

выписка расходной накладной на склад, где хранится товар,

расходование данного товара со склада,

учет в бухгалтерии израсходованного товара.

Теперь попробуем проанализировать возможные ситуации по каждой из операций указанного цикла.

1. Что такое счет⁷

Раньше однозначно понималось, что счет – это фактура с указанием плательщика и получателя, способа доставки, стоимости товара и некоторых других вспомогательных сведений.

Существовало правило оплаты счета в течение 10 дней и, поскольку на каждый товар существовал наряд на отгрузку, никого особенно не заботило, как быть с товаром, на который выписан счет.

Теперь ситуация радикально изменилась.

Есть ли у кого-нибудь из коммерсантов уверенность, что если на товар выписан счет, то он будет оплачен? Конечно, нет.

Как быть с товаром, на который выписан счет? Очевидно, что товар надо зарезервировать.

Но следом возникает вопрос: на какой срок? Предположим, 10 дней. Однако деньги могут идти больше 10 дней.⁸

В счет включается следующее условие – подтвердить оплату, прислав копию платежного поручения в течение 3 дней. А если товар валютный, а оплата производится в рублях?⁹

И вот все эти и многие другие условия покупки товара вносятся в счет. «Но ведь это уже не счет» – скажете Вы, и будете совершенно правы.

Может быть, это договор?

В наших рыночных условиях простой договор покупки по сложности условий и риску приближается к биржевому фьючерсному контракту. Здесь впору учитывать форс-мажорные обстоятельства и вносить в договор требования следовать правилам «Инкотермс», а наши коммерсанты норовят обойтись простым счетом.

Конечно, никому не хочется на каждый недорогой товар оформлять договор, и это понятно. Но должно быть понятно и другое.

Если продавец, выписывая счет, берет на себя обязательство отпустить покупателю товар после оплаты, то он должен иметь этот товар на складе. В то время как покупатель, получив счет, может не оплатить его, ведь его подписи на счете нет.

Таким образом, то что сейчас называется счетом, по сути является коммерческим предложением, а не счетом и не договором.

Ответственность по коммерческому предложению определяет продавец, указав на нем срок его действия. Ни один коммерсант на Западе не будет резервировать товар, если в течение срока действия коммерческого предложения он не получил от заказчика договора, соответствующего этому предложению.

2. Оплата

Следующая коллизия возникает с оплатой.

Коммерческое предложение, строго говоря, не является основанием для оплаты. Вот если оно подписано покупателем, с указанием о принятии условий предложения, то предложение превращается в договор.

Предвижу возражения: что же, на продажу каждой бутылки «Колы» заключать договор? Конечно, нет. Потому и существует розничная продажа, что при одномоментной процедуре обмена товара на деньги вероятность невыполнения условий обмена стремится к нулю. Однако и здесь есть необходимость в договорных отношениях, которая вытекает из соображений качества.

На эту тему много написано и у нас, и у них, но, к сожалению, коммерсантам в наше время некогда читать…

3. Оплата счета

Если счет оплачен наличными, сразу после выписки, то его незачем выписывать. Это обычная продажа, скажем, со склада-магазина. Казалось бы, можно автоматически учесть в бухгалтерии расход этого товара со склада.

Кстати, однажды мне довелось услышать от молодых аудиторов(!) упрек, почему наша программа так не делает. Да потому, что бывают ситуации, когда покупатель, выписав и оплатив товар, не забирает его со склада в течение месяца. Конечно, дотошный бухгалтер тут же заметит, что можно автоматически формировать кредиторскую задолженность по товару, которую погашать после возвращения накладной со склада.

Пока мы будем рассматривать идеальный вариант, когда все схемы проводок выработаны и отлажены, хотя это и верно, вопрос о целесообразности останется спорным.

Однако если вспомнить мудрость древних – Errare Humanum est¹⁰, – будет понятно, что ввести дополнительный цикл проводок означает допустить возможность появления дополнительных ошибок в бухгалтерии, где их и так бывает достаточно.

4. Отпуск товара

Стандартной ситуацией отпуска товара со склада является отпуск, точно соответствующий выписанной накладной. Но кто из коммерсантов не сталкивался с клиентом, который в момент отпуска не изменил своего решения получить тот товар, который он выписал и оплатил?

Признаюсь, я сам, придя на склад одной из торговых фирм, вдруг увидел товар, который мне был более необходим, чем тот, который я оплатил. Моя просьба произвести замену и принять от меня доплату наличными привела сотрудников фирмы в оцепенение. – «Как же это можно сделать, если уже выписан счет, по нему произведена оплата и выписана накладная, которая учтена в бухгалтерии?!» И только старший менеджер, скрепя сердце, разрешил произвести замену. Думаю, он мысленно проклинал меня и мне подобных клиентов, которые сами не знают, чего хотят.

Причиной этому была автоматизированная система, в которой был реализован стандартный алгоритм отпуска, не допускающий ветвления.

В другой фирме такая же ситуация не вызвала никакого замешательства. Мне тут же переписали счет с тем же номером, приняли доплату на основании того же счета и выдали товар по новой расходной накладной с тем же номером. Предыдущие документы уничтожили. В этой фирме не было никакой системы автоматизации.

Говорят ли приведенные примеры о том, что всякая автоматизация плоха? Нет. Плоха та автоматизация, которая ограничивает человека в принятии им решения. Но это к слову.

Несмотря на столь длительное описание процедуры отпуска товара со склада, мы не рассмотрели и десятой части возможных стандартных и нестандартных ситуаций, связанных с этой процедурой.

Пока мы не пришли к внедрению в хозяйственную деятельность систем искусственного интеллекта, приходится констатировать, что большинство решений по нестандартным ситуациям придется принимать человеку.

Еще раз сформулируем вопрос, вынесенный в заголовок.

Что более эффективно? Автоматизация учета или ведение учета на базе автоматизации организационного управления?

При традиционном способе учета на предприятии бухгалтерия является его центром. В ней концентрируются все факты хозяйственной жизни в денежном выражении. Однако характеризующие их данные не присутствуют в чистом виде. Они выделяются из множества документов, обращающихся на предприятии. Более того, в нашей стране каждая бухгалтерская операция должна быть подтверждена документом, на основании которого она была выполнена. Почему это так, и долго ли это будет так – Бог знает… Но пока это так.¹¹

Обратив на это внимание, мы пришли к выводу: пока документ хозяйственной жизни предприятия будет порождаться сам по себе (накладная – в ОМТС или на складе, счет – в торговом или коммерческом отделе, договор – в плановом или производственном отделе, и т. д.), как ни автоматизируй бухгалтерию – всегда останется проблема ручного ввода документа.

Отсюда пойдут ошибки при вводе, несогласованность информационных баз, нарушения причинно-следственных связей событий, грандиозные затраты времени на поиск ошибки, вызванной утерей не введенного документа, и много тому подобного. Чтобы этого избежать, необходимо все документы создавать в той же среде, где формируются справки и отчеты по ним.

Тогда мы сделали заключение, что эффективная автоматизация в организационном управлении возможна только тогда, когда она осуществляется в единой системе. Система должна формировать базис всех данных, которыми оперируют на предприятии.

Если все документы на предприятии будут порождаться в единой электронной среде, то первая и наиважнейшая задача – учет – будет решена автоматически(!).

Когда все данные, которые могут потребоваться для различных справок и отчетов, находятся в единой базе данных, то задача их интерпретации становится чисто технической.

Именно поэтому система, построенная на базисе исходных данных, а не их интерпретаций в виде разнообразных сводов и регистров, становится открытой, т. е. способной к развитию.

К примеру, в системе ЛокОФФИС в момент ее создания было 750 полей (т. е. атрибутов базы данных). В версии 1.5, которая сейчас находится на рынке, этих полей 1200. К моменту выхода из печати журнала с данной статьей, в версии 2.0 база данных будет содержать уже более 1500 полей. ¹²

При этом для пользователя системы переход на новую версию «прозрачен», так как ему не надо повторять ввод каких-либо данных. Все справки, которые он мог получить в предыдущих версиях, он получит и в новых версиях. Обеспечивается поддержка «снизу-вверх». Для администратора системы процедура перехода на новую версию состоит в экспорте данных из старой базы и импорте в новую. Сам факт развития системы в течение двух лет¹³ и отсутствия препятствий к ее развитию в будущем утверждает нас в правильности выбранного подхода.

Отличие нашего подхода от традиционного можно показать на примере бухгалтерии.

Если большинство программ бухгалтерского учета реализуют те или иные алгоритмы с набором выходных форм, которые использовались и до сих пор используются бухгалтерами, безотносительно к целевой функции предприятия, то эти программы, помогая в той или иной степени бухгалтерам на предприятии, ускоряют их труд, но не изменяют характера труда. Весь набор процедур, которые бухгалтер совершает при ручном учете, приходится совершать и в автоматизированном учете. И это не потому, что плохие программы – иначе и не может быть, если объектом автоматизации является только бухгалтерия.

Если вспомнить о том, что бухгалтерия отражает факты хозяйственной жизни предприятия в денежных единицах, то становится ясно, что многие виды учета логичнее вести не преломленными через бухгалтерскую запись, а в естественном виде, на месте возникновения этих фактов.

Например, если учет отпущенного со склада товара вести на складе, а платежи за товар – в бухгалтерии, при этом и отпущенный товар и платеж соотнести с получателем товара, то отпадает необходимость в ведении аналитического учета по дебиторской задолженности получателя или кредиторской задолженности перед получателем. Но это возможно только в том случае, если данные об отпуске товара и платежах за него одновременно доступны и актуальны.

Не надо долго объяснять, что такой способ учета проще и точнее. Однако для того чтобы его реализовать, необходимо ВСЕ факты хозяйственной жизни предприятия реализовывать в одной автоматизированной системе. Тогда данные будут естественным путем систематизироваться и накапливаться по мере их возникновения и в тот же момент становиться доступными для анализа.

Очевидным следствием такого подхода является использование сети компьютеров с единой схемой базы данных.

Теперь зададимся еще одним вопросом: какой способ автоматизации предпочесть?

Комплексная или системная автоматизация?

Первой и основной характерной особенностью, которая определяет, по какому пути пойдут разработчики при автоматизации предприятия, является выбор объекта автоматизации.

При комплексной автоматизации предприятие оснащается набором АРМ (автоматизированных рабочих мест), каждое из которых помогает решению той или иной задачи независимо от других. То есть объектом автоматизации является задача, решение которой необходимо при выполнении какой-либо операции. При этом каждый АРМ имеет процедуры ручного или полуавтоматического (с дискет) ввода исходной информации; автономно производит ее обработку без привлечения информации из других АРМ. Результатом обработки в каждом АРМ является выходной документ, который сохраняется в базе данных АРМ или в приписанной ему области общей базы данных.

При использовании таких автономных АРМ, информационные связи между ними разорваны, что позволяет реализоваться злому умыслу или небрежности отдельных лиц и требует многократного дублирования информации.

В системе же разрыв какой-либо информационной цепочки сигнализирует об аварии и локализует ее источник. При системной автоматизации предполагается, что объектом является не отдельная задача, а предприятие целиком или его часть, которая сама по себе образует систему.

Существует особенность в создании систем автоматизации организационного управления предприятием. Заключается она в необходимости автоматизировать управление предприятием, внедряя компьютерные средства автоматизации в существующую систему управления, в отличие от технологических автоматизированных систем, которые создаются одновременно с технологией производства. Эта особенность проявляется наиболее сильно при разработке именно СИСТЕМ.

Так как все разработки фирмы ЛокИС в области автоматизации организационного управления на предприятии основаны на системном подходе, ее продукты (например, Интегрированная Система ЛокОФФИС) мы называем СИСТЕМАМИ. А поскольку они предназначены для внедрения в существующую систему управления предприятием, то мы дополняем это название термином «интегрированная».

О понятии «интегрированная система»
Мы имеем ввиду, что эта система скорее «встроенная», чем объединенная.
Значение английского слова integrated – составляющий целое (объединяющий) в производном от него термине нами понимается, как соединяющая (связывающая). Попробую пояснить, что мы имеем ввиду.
Представим себе, что на площадке стоит группа людей на каком-то расстоянии друг от друга и обмениваются информацией в виде записок, речи, передачи каких-то предметов. Пока их ничто не связывает, они свободны в выборе, каким путем передать информацию:
можно передать информацию непосредственно адресату;
можно передать соседу с просьбой о дальнейшей передаче адресату;
можно прокричать ее так, чтобы все услышали (может быть он ее услышит или кто-то передаст ее адресату).
Теперь соединим этих людей пневмопочтой в соответствии с технологическим процессом и обяжем их передавать информацию в виде документов.
Что будет представлять система труб пневмопочты?
Во-первых, она будет отражать технологический процесс,
во-вторых, она будет осуществлять определенную связь между различными участками технологического процесса,
в-третьих, она будет определять взаимодействие между этими участками.
Если мы зададимся вопросом, будет ли система труб пневмопочты без людей осуществлять технологический процесс, то ответ для нас очевиден.
Но вот другой вопрос: если поменять людей на участках, смогут ли они осуществлять иной технологический процесс? Хотя ответ на него не так очевиден, но предполагается, что нет.
Таким образом, мы пришли к выводу, что интегрированная система должна стабилизировать структуру и обеспечивать взаимосвязь и взаимодействие элементов в системе.
В отношении предприятия различие в смысле заключается в том, что система внедряется в процессы хозяйственной жизни предприятия, а не только объединяет несколько АРМ в локальной сети.
Мы предполагаем, что предприятие, оснащаясь нашей системой, будет всю свою документированную деятельность вести в среде этой системы.
Вообще интегрированная система образует систему только будучи включенной в человеческую деятельность, без которой она таковой не является, так как все связи в ней замыкаются через человека-оператора.
На этом строится маркетинговая политика фирмы – продавать Систему целиком. Технически для нас не представляет труда продавать отдельные АРМ из Системы, отвечая многочисленным запросам потенциальных клиентов, но, в этом случае потеряется основное преимущество – системность.

Мы исходим из системного подхода, который требует, чтобы каждый объект или задача рассматривались не сами по себе, а с учетом взаимосвязей и взаимодействия с окружающими объектами и связанными задачами. При этом выбор окружения зависит от целевой функции автоматизируемого объекта.

Определим целевую функцию для нашего объекта – конторы торговой фирмы, где осуществляется организационное управление предприятием. Для этого посмотрим на нашу контору (или офис) несколько свысока, так чтобы нам не видны были мелкие детали в ее деятельности. С высоты птичьего полета схема деятельности конторы тривиальна: «купить, чтобы продать, и затем продать, чтобы купить».

В данном случае нас интересует не известная формула «деньги-товар-деньги», а реализующий ее процесс.

Любая контора, будь это офис или заводоуправление, обслуживают именно этот процесс. Деятельность конторы заключается в порождении и учете документов, его сопровождающих.

Это и есть целевая функция нашей системы.

Опустимся чуть пониже и посмотрим, какими операциями с документами сопровождается упомянутый процесс.

Начало цикла
Чтобы купить – необходимо:
а) узнать, какой товар есть на рынке;
б) выбрать необходимый товар;
в) заключить договор на покупку нужного товара;
г) оплатить товар;
д) оприходовать товар на складе.
Чтобы продать:
е) найти покупателя на товар;
ж) подготовить договор на продажу;
з) получить оплату в соответствии с договором;
и) отпустить товар со склада.
Конец цикла

На врезке приведен упрощенный цикл оборота денег и товаров в коммерческой фирме.¹⁴

Универсальность цикла будет очевидна, если вспомнить, что услуги – это тоже товар, труд – это тоже товар и т. д. На каждом из указанных этапов могут порождаться документы. Вот эти-то документы и обрабатываются в конторе.

Под документами будем понимать некоторые своды данных, отражающие факты хозяйственной деятельности предприятия, подтверждающиеся подписями ответственных лиц.

Документы, имманентные (т. е. внутренне присущие) деятельности конторы, будем называть первичными.

Внутренние справки, своды, реестры, регистры это производные от первичных документов, сопровождающих перемещение материальных ценностей и движение денег. Есть еще документы отчетные, которые, по сути, – те же справки, но представляемые в контрольные органы и только поэтому становящиеся документами.

Назовем их (вместе со справками) вторичными документами.

Существуют также разнообразные справочники, инструкции, положения и т. п. Все это определим как нормативно-справочную информацию.

Теперь определим, что составляет базис данных предприятия.

Понимая под базисом основные, элементарные, неизменяемые в дальнейшем данные, отражающие факты деятельности предприятия, придем к выводу, что его составляют данные из первичных документов, так как вторичные документы и справки формируются на основе данных первичных документов, а нормативно-справочная информация не связана с фактами деятельности предприятия.

Здесь необходимо подчеркнуть, что базис составляют именно данные из документов, а не сами первичные документы, что следует из нашего определения базиса.

Начиная разработку системы автоматизации управления на предприятии, необходимо определить, что составляет информационное содержание базы данных в системе. Естественно предположить, что основное содержание базы данных – это определенный нами базис. Базис данных задает схему базы данных автоматизированной системы и ее информационное наполнение.

Возникает вопрос: надо ли хранить в базе данных информацию из вторичных документов? В принципе, в этом нет необходимости: мы же можем в любой момент получить эту информацию, интерпретировав по заданному алгоритму набор данных из первичных документов. Однако на практике это бывает полезно для ускорения работы системы.

Тем не менее получить любой вторичный документ мы можем только в том случае, если нам будет одновременно доступен весь набор данных. Значит, в систему должны быть введены все данные.

Какой ужас охватил бы потенциальных пользователей системы, если бы им пришлось все документы вводить вручную, чтобы в конце концов получить несколько справок!

Но не все так грустно. Все документы требуются в бумажном виде, потому что на них должны быть подписи ответственных лиц.

Мы предлагаем пользователям готовить эти документы в АРМ системы, тут же распечатывать их, а уж система сама извлечет из них требуемую базисную информацию. При таком подходе достигаются две цели: устраняется излишний ручной ввод и гарантируется отсутствие ошибок, так как в систему попадут именно те данные, за которые расписалось ответственное лицо, которое наверняка проверит документ, прежде чем подписаться под ним.

Рассмотрев в общих чертах подход к созданию основного системообразующего звена – базы данных, перейдем к конфигурации системы.

База данных составляет информационное ядро системы, которое чаще всего размещается на одном компьютере – сервере локальной сети. Но это не обязательно.

Первые системы (еще в советское время) мы создавали с распределенной базой данных, так как компьютеры были дороги и их было мало на предприятиях. Выделять компьютер для сервера считалось роскошью. Распределенная система хранения данных к тому же повышала живучесть системы путем применения специальной системы дублирования файлов данных на разных компьютерах. Сейчас это стало неактуально, так как те же цели достигаются более простыми средствами.

Определившись с базой данных, рассмотрим вопрос о количестве и размещении компьютеров.

Естественно, что использование единой базы данных требует коммуникаций между всеми компьютерами и сервером. В настоящее время эти возможности предоставляет локальная сеть.

Однако по мере развития предприятия может потребоваться включить в сеть больше компьютеров, чем может обслужить сервер на базе персонального компьютера. Такие проблемы уже начинают возникать перед некоторыми фирмами.

Выход из этой ситуации достаточно очевиден – переход на новую компьютерную платформу. Но сделать это совсем не просто, если переход потребует смены эксплуатировавшегося программного обеспечения и переобучения персонала. В связи с этим сейчас активно обсуждаются вопросы мобильности программного обеспечения.

Проблема эта не нова. В каком-то смысле нашей стране повезло, что до последнего времени компьютеры не являлись необходимым элементом в производственной жизни предприятий. На предприятиях развитых стран в недрах Big Blue хранятся огромные объемы данных, сформированные программами, написанными на языке Cobol, ныне почти забытом и непочитаемом молодыми программистами.

Для примера, на одной из московских станций технического обслуживания зарубежных автомобилей установлен такой программный комплекс. Помимо весьма скудных интерфейсных средств и возможностей отображения информации на экране, он отличается весьма не высокими быстродействием и надежностью. Когда у главного программиста фирмы-производителя автомобилей поинтересовались, почему они используют столь устаревшую программу, он ответил, что проблема не в том, чтобы написать новую хорошую программу, а в том чтобы научить ее использованию персонал 50 000 (!) станций во всем мире.

Теперь перейдем к размещению компьютеров. Очевидно, что каждый сотрудник, отвечающий за создание первичного документа, должен иметь средства для его создания (и желательно «под рукой»). Отсюда вытекает требование функциональной полноты программно-технических средств системы. Другими словами, в том месте, где сотрудником порождается документ, должен быть компьютер. Система не предъявляет требования, чтобы у каждого сотрудника был персональный компьютер, но она требует, чтобы у каждого сотрудника, создающего документ, был доступ к компьютеру или терминалу. Мы имеем примеры использования нашей системы даже на одном-двух компьютерах. Правда, при этом порой около них возникает очередь.

Программное наполнение системы также должно охватывать все операции, в результате которых порождается документ. Однако это не означает, что система требует создания документов, которые по какой-либо причине на предприятии не используются. Просто информации, которая содержалась бы в этих документах, в базе данных не будет. Впрочем, об использовании системы мы поговорим в следующей главе, где осмелимся обсудить очередной, уже более деликатный вопрос.

Кто заказывает музыку, или… Кому служит автоматизация

АСУнизатор в контору пришел,
Каждому в помощь программу нашел.
Как муравейник контора кипит.
Весело всем, а директор грустит.

Кому и для чего нужны программы?

Вопрос наивный, почти детский. Но в то же время – это один из самых интересных вопросов. Банальный ответ на него – «всем» – столь же краток, как и неопределен.

Конечно, практически каждый сотрудник хочет иметь подходящую программу. Однако для чего?

Одному надоело изо дня в день заполнять одни и те же бланки, формы, документы, и он ищет программу, которая избавит его от рутины. Другой тратит огромное время на просмотр массы документов для составления справок или отчетов и ищет программу, которая позволит один раз ввести в нее документы, а потом быстро находить необходимые данные.

Третьему нужна программа, позволяющая вводить различные, но взаимосвязанные документы, сопоставляя их на совместимость в заданных точках проверки. А четвертый не знает той работы, за исполнение которой он получает зарплату. Или он вынужден делать то, что не умеет. Тогда ему нужна программа, доставляющая необходимый результат даже при отсутствии у него знаний.

Мотивов для поиска программ много, как много и программ.

Рассмотрим класс программ, которые назовем служебными, или инструментальными.

Всякая техническая система является инструментом, которым управляет какой-либо человек (высокопарно выражаясь – которому она служит).

Автономный АРМ Бухгалтерии служит главному бухгалтеру.

АРМ Склад служит товароведу или кладовщику.

АРМ Кадры служит кадровику.

Автоматизированная система управления полетами служит диспетчеру: именно он заводит самолеты на посадку и дает взлет, а не сама система это делает.

Казалось бы, это очевидно. Однако – далеко не всем.

Не проходит ни одной выставки, чтобы у нас не спросили: почему ваша программа сама не делает проводки и автоматически не сводит их в баланс?

Помимо того, что услышав такой вопрос мы видим, что перед нами стоит «четвертый» из вышеприведенного перечня, этот вопрос означает непонимание коренного отличия автоматизированной системы от автоматической. Рассмотрим подробнее.

Не вдаваясь глубоко в теорию автоматов укажем, что автомат реализует какую-либо функцию без участия человека, – и тогда система, составленная из них, – автоматическая. Автоматизированная система помогает человеку осуществлять его деятельность, предоставляя набор функций, реализуемых конечными автоматами.

Для лучшего понимания приведем в пример разменный автомат в метро (пока их еще помнят).¹⁵

Чтобы разменять деньги, можно поставить несколько автоматов, каждый из которых будет разменивать монеты разного достоинства. Пассажиру необходимо разменять один (старый) рубль на четыре пятачка, три гривенника, два пятиалтынных и один двугривенный.

В один автомат он заложит рубль и получит пять двугривенных. В другой он заложит три двугривенных и получит шесть гривенников. В третий он заложит три гривенника и получит два пятиалтынных. И наконец, в четвертый он бросит двугривенный и получит четыре пятачка, один из которых опустит в турникет.

Это пример использования конечных автоматов.

Но вот как решается эта задача в автоматизированной системе.

Пассажир закладывает свой рубль и задает автомату тот набор монет, который он желает получить. Если он ошибся и сумма монет не равна рублю, загорится красная лампочка. Если условия размена он задал правильно, то получит свой набор монет и пройдет в метро.

В этом случае набор конечных автоматов собран в автоматизированную систему, которая настраивается человеком на выполнение определенной последовательности действий для достижения нужного результата.

Таким образом, даже на таком элементарном примере видно, сколько требуется конечных автоматов, чтобы решить простейшую задачу. А свести в один автомат (чтобы не думая: опустил рубль и получил свою мелочь) нельзя, потому что сегодня человеку надо разменять так, а завтра – иначе.

Суть примера состоит в том, что в автоматизированной системе решения принимает человек и производит настройку системы в соответствии с принятым решением, а остальные функции реализуются системой в соответствии с произведенной настройкой.

Если настройки зафиксировать, то система превратится в автоматическую. Например, станок с ЧПУ после ввода в него программы обработки становится автоматом. Только устанавливай заготовки, а деталь он выточит сам!

Каждый АРМ может быть разработан и как автоматизированный, и как автоматический. Все определяется количеством необходимых настроек и перенастроек в процессе его использования.

Если режимов его работы немного и они стационарны, то целесообразно создавать набор конечных автоматов для каждого режима. В противном случае лучше предоставить пользователю удобный режим настроек.

Вернемся к выяснению мотивов поиска программы.

Предположим, что руководство предприятия оснастило ею каждого сотрудника. Чего оно в этом случае добилось?

Каждый сотрудник стал работать быстрее. Если на одном участке было занято несколько сотрудников аналогичными операциями, то кого-то из них можно будет сократить. Если до внедрения программных средств на участке справлялся один сотрудник, то после внедрения у него появится свободное время, которое он (конечно же?!) потратит на углубленное изучение своей специальности.

Таким образом, владелец предприятия в лице его руководства, произведя инвестиции в средства автоматизации, проявил гуманизм в отношении сотрудников. Это прекрасно, если такова и была его цель.

А если его целью было на более высоком уровне организовать трудовой процесс? То этой цели он не добился, потому что в организации труда на предприятии не изменилось ни-че-го!

Чаще всего именно так получается потому, что руководство, смутно представляя цель автоматизации, передоверяет ее конкретизацию сотрудникам. Цели же сотрудников и руководства не всегда совпадают. В результате получается, что платит один, а музыку заказывают другие.

На наш взгляд, внедрение на предприятии автоматизированной системы снимает это противоречие.

Если все АРМ кому-либо служат, то кому служит автоматизированная система управления предприятием?

Если ответить – «всем», то это будет неверно.

«Служит» – означает «помогает реализовать цель».

Если цели субъектов управления противоположны и система помогает их реализовать, то это не система.

Система автоматизации предприятия служит главному лицу – его директору, т. е. лицу, принимающему решения.

Ему доступна вся информация, хранящаяся или находящаяся на обработке в системе, а значит, ему подконтрольна вся деятельность предприятия. И бухгалтеру, и кадровику, и кладовщику система помогает выполнять распоряжения, которые они получают от директора, но служит система директору.

Каждый человек каким-либо образом организует свой труд, т. е. систематизирует среду, в которой протекает его деятельность.

Нередко случается, что после ухода сотрудника с предприятия участок его работы какое-то время дезорганизован, потому что уходя с предприятия человек уносит с собой и правила организации труда на своем участке, и правила сопряжения с соседними участками. Раньше эти правила закреплялись в должностных инструкциях (если, конечно, они были написаны не для «галочки»), но теперь инструкций не пишут.

Если же труд персонала организован независимой от него системой, то кто бы и в какой момент не занял рабочее место, он вынужденно будет организовывать свой труд по технологии системы. Cама система предполагает получение на выходе того результата, на который она настроена.

На конвейере для сборки автомобиля нельзя собрать паровоз!

Так же обстоит дело и с автоматизацией на предприятии.

Только тогда, когда все средства автоматизации объединены в систему, – предприятие становится автоматизированным. Если же на предприятии внедряются средства автоматизации на отдельных участках, то постоянно будет присутствовать проблема сопряжения ручных и автоматизированных участков с присущими этой ситуации недостатками – ручным вводом информации, потерей данных и документов, несвоевременной актуализацией данных в базах и многими другими.

Помимо указанных недостатков, одним из самых существенных можно считать тот, что руководство предприятия будет вынуждено принимать решения на основании неадекватной информации, так как она будет подготавливаться и интерпретироваться персоналом.

Если же руководство получает информацию от системы, то она будет поступать ему в том виде, в каком она в этот же момент доступна персоналу. Это существенное качество системы, подчас интуитивно, осознается персоналом скорее, чем руководством. Поэтому персонал не всегда охотно вовлекается в процесс внедрения автоматизированных систем, а иногда и саботирует его.

Отсюда следует, что внедрение системы на предприятии требует определенных усилий со стороны руководства.

Подтверждается этот вывод тем, что система наиболее успешно внедряется тогда, когда идея систематизации труда на предприятии исходит от руководителя. Если же внедрение отдается «на откуп» сотрудникам, то внедряется только то, что помогает конкретному работнику осуществлять свою деятельность, а то, что отвечает интересам предприятия, не внедряется. Система оказывается разорванной и теряет значительную часть своих преимуществ.

То же происходит, когда некоторые сотрудники прямо заинтересованы в дезорганизации учета для извлечения дополнительных выгод. По какой бы причине не возникла такая ситуация, ее разрешение зависит от руководства. Именно оно, являясь владельцем или лицом, представляющим владельца, в первую очередь материально заинтересовано в наведении порядка на предприятии и в системе учета. Поэтому его усилия будут не напрасными.

В связи с этим поставим, может быть, риторический вопрос:

1.Садовский В.Н., Юдин Э.Г. – Исследования по общей теории систем. 1969 г., с.12

2.Здесь и далее цитируется статья «Берталанфи Л. фон. Общая теория систем – обзор проблем и результатов. Источник: Системные исследования: Ежегодник. – М.: Наука, 1969. С. 30–54.

3.Имеется ввиду царь Мидас, которого Дионис наградил даром обращать в золото все, к чему он прикоснется. После купания в реке Пактол Мидас лишился этого дара.

4.Прошедшие более двадцати лет с момента опубликования этой статьи подтвердили справедливость приведенных рассуждений. Однако проявился еще один аспект. Известно несколько случаев, когда, заказав разработку системы автоматизации самостоятельной фирме, впоследствии предприятие, безусловно достаточно крупное, покупало всю фирму-разработчика и делало ее своим подразделением. Как всегда, эти исключения только подтвердили правильность вышеприведенных рассуждений. Альянс разработчика и заказчика целесообразен тогда, когда горизонт развития продукта интересен для разработчика, а риск потери полученных результатов опасен для заказчика. В этом случае фирма-разработчик уходит с рынка.

5.М.Ю. Лермонтов «Демон» (Прим. ред.)

6.Криминальные аспекты деятельности предприятий остаются за рамками обсуждения в этой статье. Приходилось неоднократно слышать от руководителей небольших предприятий, что их вообще не интересует, что делает бухгалтерия. Бухгалтерам говорят, какую надо показать прибыль и «пусть делают свою отчетность как хотят». Если что-то не сойдется, мы заплатим проверяющим. Так будет дешевле.

7.Во время написания статьи еще не было счетов-фактур и многих других учетных форм и правил учета, которые позже были введены Правительством.

8.В то время такое бывало.

9.В 1994 году был случай, когда курс рубля по отношению к доллару за один день упал на одну треть. Правда, потом правительство его восстановило. Поэтому операции с валютным товаром были в высшей степени рискованными.

10.Человеку свойственно ошибаться (лат). – Прим. ред.

11.Кстати, и до сих пор это так!

12.В настоящее время в базе данных системы «ЛокОФФИС» версии 5.90 – более 3500 полей.

13.К настоящему времени более 23 лет.

14.Выделение таких циклов на этапе обследования предметной области предприятия, на наш взгляд, является непременным условием успешной автоматизации.

15.Уупс! Сейчас эти автоматы помнят только ровесники автора, да и те уже забыли!

The free sample has ended.

Те же 10 вопросов через 20 лет. Офис и компьютер

Сергей Павлович Проскурин

5,0

1 rating

Leave a review

Read excerpt

$4.22

Genres and tags

A collection of articles

Automation

Automation of business processes

Informational support of business

Office organization

Organization of the working process

Software development

Age restriction:

12+

Release date on Litres:

28 March 2019

Writing date:

2016

Volume:

362 p. 5 illustrations

ISBN:

978-5-91550-166-8

Деловой двор

Download format:

epub, fb2, fb3, ios.epub, mobi, pdf, txt, zip

Read the book: «Те же 10 вопросов через 20 лет. Офис и компьютер»

Так начиналось

От автора и составителя

* * *

* * *

«Автоматизация – это о чем?»

Автоматизация

Система

Зеркало автоматизации

Из истории вопроса

Генетический гомоморфизм

10 вопросов на тему автоматизации

Почему возникает желание автоматизироваться

Какова степень готовности к автоматизации?

Создавать самим или заказать на стороне?

Автоматизация учета или… учет на базе автоматизации?

1. Что такое счет⁷

2. Оплата

3. Оплата счета

4. Отпуск товара

Комплексная или системная автоматизация?

Кто заказывает музыку, или… Кому служит автоматизация

Genres and tags

People read this with this book

Similar books

Other books by the author

Read the book: «Те же 10 вопросов через 20 лет. Офис и компьютер»

Так начиналось

От автора и составителя

* * *

* * *

«Автоматизация – это о чем?»

Автоматизация

Система

Зеркало автоматизации

Из истории вопроса

Генетический гомоморфизм

10 вопросов на тему автоматизации

Почему возникает желание автоматизироваться

Какова степень готовности к автоматизации?

Создавать самим или заказать на стороне?

Автоматизация учета или… учет на базе автоматизации?

1. Что такое счет7

2. Оплата

3. Оплата счета

4. Отпуск товара

Комплексная или системная автоматизация?

Кто заказывает музыку, или… Кому служит автоматизация

Genres and tags

People read this with this book

Similar books

Other books by the author

1. Что такое счет⁷