Бюджетные статьи
Вы их видели много раз. Статьи бывают доходные и расходные. Чем меньше Ваш бизнес, тем тяжелее управлять доходной частью бюджета: очень много рисков, очень много неопределенности. Но это делать обязательно нужно.
Примеры бюджетных статей:
Доходы: выручки от продажи товаров или услуг
Доходы: выручка от выигранных судебных дел
Расходы: интернет
Расходы: аренда
Расходы: зарплата
И т.д.
Бюджет обычно составляется на какой-то временной интервал: на месяц, квартал или на год. Он состоит из статей и сумм, которые предполагаются по этим статьям.
Если вы свели бюджет с профицитом или в ноль, то Вам будет проще управлять предприятием. Вы точно придете туда, куда хотите, если все правила будут исполнены как надо.
Типовые ошибки
Вы составили бюджетные статьи по наитию
Тогда их будет очень сложно исполнить, ведь они не имеют ничего общего с показателями работы вашего бизнеса.
Как делать? Соберите статистику за несколько месяцев. Посчитайте фактическое исполнение бюджета. На следующий период составьте статьи таким образом, чтобы они повторяли фактические результаты прошлых периодов.
Как только это будет сделано, Вы поймете, где нужно прилагать усилия, чтобы бизнес работал эффективнее.
Вы переоценили свои силы
Иногда начинающие бизнесмены говорят так: вот первые 3-4 месяца мы росли на 20-30% в месяц, так будет всегда. Через год рост будет 200%. Не факт. Кривая роста не линейная.
Вы не знаете про динамику рынка
Очень часто на рынке бывают периоды спада и подъема, сезонность. Учитывайте это в бюджете или вылетите в трубу!
Как автоматизировать бюджет
Современные ERP системы дают возможность забюджетировать всё, что хотите. А факт будет считаться автоматически.
Обычно нужно:
Составить свой план счетов под цели бюджета.
Создать статьи бюджета и связать их со счетам в плане счетов.
Придумать аналитику. Аналитические статьи.
Составить бюджет из бюджетных и аналитических статей.
В Odoo/Flectra есть готовый модуль про бюджет.
Упражнение.
Создайте бюджетные статьи. Привяжите к расходной статье счет из плана счетов, который связан с дебиторской задолженностью.
Привяжите к другой статье счет из плана счетов, который связан с кредиторской задолженностью.
Придумайте аналитические счета. Это ваши центры затрат и доходов. Например, «проект такой-то», или «Выручка по рознице».
Сделайте бюджет. Учтите, что доходы планируются с плюсом, а расходы с минусом. Ваш бюджет должен иметь нуль. На картинке выше не сбалансированный бюджет.
Попробуйте создать счет поставщика, провести его по базе. Также счет клиенту, также провести по базе. Фактические значения изменятся.
Управленческий и бухгалтерский учет
У нас исторически сложилось так, что бухгалтерский учет не имеет ничего общего с учетом на предприятии с целью управления предприятием. Обычно отчеты для директора готовятся экономическим отделом, который рассчитывает различные показатели, а бухгалтеры заняты вводом первички и подготовки отчетов для государства.
И порой квалификация тех людей, которые работают в бухгалтерии, не позволяет им участвовать в управлении предприятием и давать советы директору. Именно поэтому у них такая репутация.
У нас бухгалтерский учет «посмертный». Т.е., колбасит себе фирма, работает так, что дым из ушей идет. А в конце квартала делается отчет, и получается «убыток в миллиард».
И очень давно сразу стало очевидно, что данных бухгалтерского учета недостаточно, чтобы вести компанию в верном направлении.
В англо-саксонском учете всё продумано немного иначе. Там учет состоит из финансового и управленческого. Финансовый учет имеет целью получение достоверной отчетности для государства, владельцев и акционеров (см. определение), а управленческий имеет целью оперативное предоставление менеджменту ключевых показателей работы компании.
На Западе бухгалтеры больше экономисты, чем наши. Они являются помощниками директора, считают не только деньги компании, но и отвечают за расчет всех нужных показателей.
Этот подход мне нравится больше, потому что если мы построим правильный управленческий учет, то из него будет вытекать правильный финансовый учет, а из него правильный бухгалтерский учет, из которого будет вытекать правильная отчетность для государства.
Поэтому, задача номер «раз» – построить управленческий учет.
Живая рабочая схема на 2020 год такая:
В удобной платформе, которая гибкая, которая автоматизирует труд многих людей, которая является ИТ средой компании, ведется управленческий учет. Затем настраивается «маппинг» – проекция статей финансового учета с 1С. Выгружаются проводки по первичке. Далее 1С как «машина для отчетности» перемалывает в своих пожилых жерновах с запахом нафталина всю первичку и делает нужные отчеты, которые можно выгрузить в любом формате и отправить в ФНС и другие госорганы.
Заметка для новеньких
Чтобы сделать отчетность для государства, нужна вот такая цепочка:
ИТ среда компании с управленческим учетом → маппинг на 1С → регистры бухучета в 1С → отчетность в XML или на бумаге → канал передачи в ФНС (типа Контура, Такскома, Почты РФ и лично в окошко для бумажной отчетности)
Короче, говоря языком миллениалов: «Гемор». Да, так и есть. Но надо его настроить один раз, потом пойдет по привычке. Это всё из-за дурацких прослоек типа операторов фискальных данных, операторов передачи отчетности. Вот я не понимаю, почему имея ЭЦП я не могу сам передать данные в ФНС. Зачем столько посредников? Я бы из своей системы сделал бы XML и отправил ее, если бы не закон о бухучете, с его требованиями вести тот или иной вид учета с обязательными печатными формами и постоянно меняющимися форматами. Нужно держать бригаду программистов-мучеников, которые будут актуализировать печатные и XML формы отчетности.
Вернемся к управленческому учету.
Я крайне рекомендую сделать как на Западе. Для своего финансового учета взять их план счетов, самый простой.
Финансовый учет позволит Вам видеть правильный баланс своего предприятия. Не регламентированный баланс, а настоящий, там где:
Активы-Обязательства=Собственный капитал
Это позволит вам мониторить, как вообще ваш капитал растет или вы катитесь вниз, проедая свои деньги или деньги инвестора.
Для целей управленческого учета и бюджетов вам нужны статьи аналитического учета.
Аналитический учет
Очевидно, что статьи финансового плана счетов связаны друг с другом балансовым уравнением и системой двойной записи.
Следовательно, одну и ту же операцию Вы не можете учесть в одном случае так, в другом эдак.
А еще в обычном финансовом учете нет никаких надстроек, чтобы можно было учитывать ваши операции в разрезе проектов, в разрезе статей расходов и пр.
Для этого придумали аналитический учет. Вводится дополнительный классификатор – статьи аналитического учета.
Они, в отличие от статей финансового учета (статей плана счетов), не сидят в балансе. Они вообще могут появляться и пропадать с жизнью компании.
Пример финансового плана счетов:
А вот пример статей управленческого учета:
Технически современные программы будут вести за вас аналитический учет сами.
Вам нужно только в счетах на продажу и закупку ставить верный счет аналитического учета. И всё.
Ну вот. Мы с вами теперь знаем, как примерно считать деньги, как поставить им заборчики, чтобы не убежали. Давайте уже строить что-то работающее.
Кратенько, как поставить учет:
Берем англосаксонский план счетов, самый простой. Американский базовый, 36 статей.
Придумываем свои аналитические счета. В разрезе каких статей мы хотим видеть оборот.
Создаем бюджетные статьи. Бюджетная статья смотрит на одну или несколько статей финансового учета, укрупняя их.
Создаем строки бюджета: это связь бюджетной статьи и аналитического счета.
Из строк бюджета формируем сбалансированный бюджет.
В процессе регистрации операций правильно выбираем статьи финансового и аналитического учета.
Наслаждаемся автоматически сгенерированным балансом, бюджетом, центрами затрат.
День четвертый. Ларьковый
Отступление про бизнес-процессы
А вы хоть раз пробовали описать свои бизнес-процессы?
Я не имею в виду процессы, которые связаны с вашим продуктом, а типовые? Например, «продажа» или «отгрузка со склада»?
Если кто описывал, сейчас достает свои записи, читает и офигевает.
Если кто не описывал, то садится и описывает. Дальше читать нельзя.
Ну что? У кого получилось дерево с кучей веточек? Это вот так, это вот так, и куча частных случаев?
Теперь главное. А зачем нам бизнес-процессы? Мы хотим изучать разнообразие в движении муравьев и тли по веточкам или же мы хотим взять бревно, схватиться всей командой, разбежаться, да и пробить себе окно на рынок?
Кто-нибудь видел стенобитное орудие с веточками?
Кто-нибудь видел осиновый кол с веточками? Эта веточка для вампира-тёти, эта веточка для вампира-дяди, а эта, если он нам платит налом. Ну вот, я тоже не видел. А всё почему? А потому что, внимание: СТЕСАЛИСЬ ВЕТОЧКИ!
Да-да, в процессе шлифовки бизнес-процессов веточки всегда отрубаются, бревнышко становится крепким и ровным, пригодным для штурма.
Еще пример до того, как мы, наконец, начнем торговать.
Помните прикол про колеса-подпорки при обучении катанию на велике? Кажется, что классная идея. Только вот обучение от этого затягивается, и вообще весь процесс становится нехорошим. Человек привыкает, что на велике можно остановиться, и еще какие-то вредные привычки приобретает.
А потом папа в ярости скручивает эти подпорки: давай сам. А нифига не получается. Слезы, падения, кровь.
Так вот, сильно геморройные бизнес-процессы сначала кажутся подпорками, типа с ними легче и всё можно учесть, а потом мешают. А потом вообще вредят. Сверстники уже рубят бабло и строят филиалы, а мы еще только посыпаем стрептоцидом коленки и делаем еще подход.
А еще помните, что падать легче, когда ты маленький. Для бизнеса тоже работает. Пока ты мелкий: ну оступился, ну упал, встал да пошел. Сколько раз в день падает годовалый малыш? Да бессчетное количество раз, и ему ничего нет, даже синяка. А если вот, скажем, Вы сейчас упадете? Больно будет и синяк. А к 70-ти и перелом может быть.
Так что долой подпорки, даешь правильное интенсивное обучение в молодом возрасте.
Начинаем строительство своего ларёчка
Вот вы думаете, власти закрыли все рынки? Ну, там, где стояли палатки, отсеки, контейнеры…
Ну, физические, конечно, да. А вот в интернете ларьки как раз стоят. Везде рынок, везде торгуют. Инстаграм вообще даже рамочку вокруг фоток рисует, типа «прилавок».
Значит что? Торговать все переехали в интернет. Мы не будем рассматривать оффлайн торговлю, потому что это дорого и пусть этим занимаются те, у кого есть для этого капитал и связи.
Значит, и нам нужно налаживать торговлю в Сети.
Если вы только начинаете бизнес, помните, что самая главная причина разорения – высокие постоянные расходы. И нужно всегда на любом этапе их снижать.
Чтобы начать строить свой магазин, не нужно инвестировать в крутой сайт. Нужно сделать группу в соцсетях и начать продвигать ее.