Дебет и кредит
Все слышали: «Свести дебет с кредитом». Это в простонародье так говорят, если учет на предприятии сбалансирован, все двойные записи согласованы и нет такого, что Маша «приняла» землянику, а в корзинке она осталась, и как будто бы на бумаге у нас две партии земляники в конторе: одна в корзинке, а вторая в машином животе.
Так что же такое этот самый дебет и кредит? Опять иностранщина! Ну конечно! Дебет – это приход, кредит – это расход.
В примере с Машей бухгалтер записал бы процесс кормления земляникой:
ДТ Маша
КТ Корзинка
Зачем это всё?
В стародавние времена, когда учет велся на бумаге, а жулья и хапуг было не меньше нынешнего, всегда был соблазн в учетной книге подправить что-то. Простейший вариант – подрисовать минус. Поди потом разбери. «Я не браль».
И поэтому решили всё, что с минусом, считать с плюсом, но в другой колонке. И строго следить, чтобы не было подчисток. А как колонки то назвать? Так и назвали «Приход» и «Расход». Потом уже сложилась терминология и стали называть «Дебет» и «Кредит». Показывая всем остальным, что мы тут знаем что-то крутое и умеем, и простым смертным далеко до нас. Короче, всё то же, как и в автосервисе, где «рассухариватель сапунит» и у айтишников «рутовый эсэсаш – грех».
Сейчас, конечно, и дебет, и кредит по счету часто ведется в одной колонке в таблице базы данных (я смотрел, но в Odoo верны традициям и дебет и кредит даже в разных колонках), но по историческим причинам на экране всегда показываются в разных. Вот так:
Конечно, Вы уже додумались, что есть счета, которые отражают какие-то положительные сущности, например выручку, а какие-то отрицательные сущности, например, долг по зарплате.
Вот где сидите или лежите, так там и оставайтесь. Иначе упадёте!
Есть активные и пассивные счета. Условно – активные это такие, запись в дебет которых дает увеличение суммы, а пассивные – запись в дебет дает уменьшение суммы.
Таким образом, мы столкнулись с тем, что:
по историческим причинам нельзя было писать минус, завели вторую колонку
нельзя было иметь целый счет с минусами, сказали, что такой счет будет пассивным.
И вот это всё сейчас также активно используется. И мало того, довольно эффективно. Такой подход позволяет быстро находить нестыковки и выявлять ошибки в учете.
Разумеется, если мы составили приличный план счетов, то мы хотим как-то получить сводные данные, что у нас творится в нашем королевстве в общем. Поэтому из счетов составляют:
Баланс
Баланс фирмы – это просто суммы по всем счетам плана счетов. Структуру баланса можно сделать сложной или простой, но самое главное, чтобы у вас сумма по дебету сошлась с суммой по кредиту. Вот это и есть «свести дебет с кредитом». Теперь мы знаем, что это означает составить верный баланс компании.
Дебиторская и кредиторская задолженность
Когда компания работает, бывает так, что оплата берется не авансом, а постфактум. В этом случае мы обычно говорим «этот клиент нам денег должен». А по научному «возникает дебиторская задолженность».
Понять очень просто – это сумма, которую должны нам другие компании за наши товары или услуги. Разумеется, можно понять сколько именно какая компания должна. И такая информация обычно выводится в карточку контакта во всяких программах. Например, так:
Вы уже обратили внимание, что в примере есть поле «Наш долг»? Это кредиторская задолженность.
Каковы причины возникновения дебиторской задолженности?
Отпускаем товар или оказываем услугу с оплатой «потом»
Начисляем пени и штрафы
Делаем возвраты поставщикам
Упражнение.
Придумайте не менее трех вариантов возникновения кредиторской задолженности.
С детства нас учили, что долг это плохо. Но не всякий долг плохо. Бывает долг плановый, тогда он учтен нами в бизнес модели. Например, когда компания работает в отсрочку платежа. Плохой долг просроченный. Когда нам не заплатили тогда, когда должны были.
А еще хуже, если мы не заплатили, не выполнили обязательства.
Совет: если у вас постоянно есть просроченная дебиторка, от 15% оборота, думайте, что делать. Это путь вниз к банкротству. На работе с долгом потеряется вся возможная прибыль.
Упражнение.
Пусть у Вас оборот 1 млн. Пусть прибыль заложена 25%. Пусть просроченная дебиторка составит 15% оборота. Вопрос. Во сколько раз уменьшится чистая прибыль компании?
Ответ: 250000:(250 000-150 000)=2.5 раза. Да, «как бэ на бумаге они нам отдадут», но вот пока не отдали, вы себе снимите сотку, а не 250. А если просроченная дебиторка будет больше 250, то контора пойдет в минус. Хороший результат: работать с рентабельностью 25% и уйти в минуса.
Еще совет: если у вас просроченная кредиторка, с которой не можете справиться, лучше банкротьтесь, не юлите и не врите самому себе. Ваш бизнес превратился в говно. Банкротство – хороший вариант. Пропадание и концы в воду – плохой.
Переходим к практической части:
Берем любой счет. Выставляем и проводим по базе. Физический смысл: у клиента появился долг.
Открываем карточку клиента. Смотрим, как это отразилось на дебиторке.
Берем тот самый счет, кладем оплату. Повторяем пункт 2.
Настраиваем фильтр в клиентах на «Долг>0». Получаем список должников. Можем начать обзвон.
Пара иллюстраций из Flectra:
Просто фильтр по долгам.
Ниже как раз случай, когда услуги были отпущены в долг:
Что такое Главная книга и как её читать
Все, наверное, слышали про такую штуку: «акт сверки». В российском бухгалтерском учете есть такой документ. В нем отражаются поступления и списания денег, т.е., расход и приход по какому-то контрагенту. Есть две стороны документа: дебет и кредит.
Выглядит вот так:
Внизу имеется место для печати и подписи.
Т.е., акт сверки – это документ, с которым согласились и который подписали обе стороны.
Теперь рассмотрим западный аналог: Главную Книгу (General Ledger)
Ну что? Есть разница? Акт сверки это кабина Жигулей три педали и руль, а Главная Книга – кабина Боинга. Круто, но ничего не понятно.
На самом деле, в Главной книге отражаются все финансовые операции. Можно делать срез по партнеру, по журналу операций, по счету из плана счетов, да по чему угодно. Акт сверки является частным случаем Главной Книги.
Давайте рассмотрим каждый тип строк
Берем первую строку.
Дата понятно.
Entry или запись. Указывает, что за документ породил запись. Например, это может быть счет или платежное поручение.
Журнал. Указывает, по какому журналу операций зафиксирована операция. Журнал «Счет» означает выставление счета, журнал BNK1 операции по расчетному счету и т.д. Посмотрите в настройках Учет\Настройки\Журналы.
Счет. Это счет из плана счетов. Например, дебиторская задолженность, как на примере.
Налоги пусто. Если работаете с НДС, то тут будет вид налога.
Партнер. У нас на примере Главная Книга отфильтрована по партнеру. А бывает так, что нужно вызвать по группе партнеров. Тогда в этом поле будет партнер.
Ссылка. Собственно, комментарий к оплате. Что тут может быть? Например, Customer Invoice – это выставление счета. Оплата клиента – это когда мы кладем деньги или на счет, или на баланс. Есть еще Automatic Write Off и Автоматическое разнесение, о них ниже.
Номер сверки. Есть привязка оплаты к начислению. Это как раз номер привязки.
Дебет – сумма по дебету. На примере у нас счет 101200, дебиторская задолженность. Когда счет выставляется, долг увеличивается, поэтому при операции выставления счета сумма записывается в ДЕБЕТ этого счета.
Кредит. Когда проводятся операции отмены счета или оплаты, долг уменьшается, и операции записываются в КРЕДИТ счета 101200.
Накопительный баланс. Т.к. мы проводим операции каждый день, мы можем рассчитать баланс – сумму, которую в данном примере должен нам клиент на каждый день или хотя бы на день, когда были операции. Т.е., накопительный баланс показывает, сколько денег нам остался должен клиент после совершения этой операции. Сумма с минусом означает переплату.
Как можно делать автоматическую раскладку платежей
Как Вы думаете, на что, кроме подготовки липовых отчетов для правительства, тратит время бухгалтер? На раскладку поступивших платежей.
Если платежей мало, а суммы точно соответствуют начислениям, тогда это не вызывает проблем. Надо найти счет, связать платежку и счет, и всё. Счет большинство программ сами умеют отмечать как оплаченный, если к нему привязана платежка.
А что, если деньги поступают разными суммами, в назначении платежа неясно, что это такое.
Есть подход. Нужно класть деньги на баланс, а с баланса уже можно разложить по счетам.
Нам же по факту важно только, должен ли нам клиент денег или нет. Остальное это всего лишь наши хотелки, чтобы был удобно смотреть.
Есть разные методики раскладки платежей. Самый распространенный метод – Automatic Write Off. В переводе: «Автоперемещения».
Суть. Делается второй счет типа «дебиторская задолженность». Делается настройка в программе, или программа сама учитывает всю дебиторку по всем счетам типа «дебиторская задолженность». Например, Odoo/Flectra так сама умеет.
Например, на основном счете дебиторки будет 100 руб, на специальном 200. Итого партнер должен 300. Но может быть так, что на основном -500, на специальном 500, тогда партнер ничего не должен.
И вот что делается. Если поступает сумма, большая чем сумма по счету, то мы разбиваем платеж на два хитрым образом: перекидываем поступившую сумму на другой счет дебиторки, а потом возвращаем назад сумму, которая удовлетворит наш счет. Счет отметится закрытым, суммарный долг (баланс) клиента не изменится.
Всё остальное – это разновидности этого метода. Идет игра с разбиением сумм и перемещением сумм между одинаковыми счетами.
Мы же не можем сделать проводку ДТ КТ по одному счету. Поэтому приходится вот так изгаляться.
Итог: баланс клиента не меняется, а в Главной Книге остаются следы такой деятельности.
Есть еще современные методы, где разбиение не показывается в главной книге, а хранится в специальном месте «Разбиения платежей». Но это совсем другая история.
Бюджет
Что же такое «Бюджет»? У кого-то сладко засосало под ложечкой – умм, это такая кормушка, это бесконечное количество денег… На самом деле нет, нет и еще раз нет. Бюджет – это просто дорожная карта.
Пару лет назад я ехал между двумя деревнями в Тверской области. Дорога была с поворотами. И почти на каждом повороте были следы трактора, который поворот пропустил и поехал прямо. Следы длинные, кое-где метров двести-триста в поле. Понятное дело, что топливо было не только в баке трактора, но и в бачке тракториста.
Мощи много, желания поскорей попасть в пункт «Бэ» тоже. Можно и запилиться в поле.
Так же происходит и с деньгами. Ими нужно управлять, как трактором. Они чрезвычайно активны и всегда требуют движения. Поэтому всегда нужно управлять деньгами. Но как? Ведь дорогу для них с забором и отбойником мы построить не можем. Можем! И эта дорога называется «бюджет».
Представьте себе автопредприятие. Вот директор раздает утром наряды водителям, кто куда едет. Вася едет из Бирюлево в Выхино, Петя едет из Медведково через Осташковскую улицу, далее по Енисейской, далее на Проспект Мира и далее на улицу Бочкова.
Угадайте, какое задание будет выполнено максимально правильно? Конечно второе. Есть конкретика, есть маршрут.
Также и с бюджетом.
Мы всегда должны ставить главную цель, затем определить средства ее достижения, и для каждого такого средства определить рамки: в какой временной период мы можем пропустить через эти рамки какое количество денег.
Такие рамки называются: