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Presentación

APRENDER ACCESS 2010 CON 100 EJERCICIOS PRÁCTICOS

100 ejercicios prácticos resueltos que conforman un recorrido por las principales funciones del programa. Si bien es imposible recoger en las páginas de este libro todas las prestaciones de Access 2010, hemos escogido las más interesantes y utilizadas. Una vez realizados los 100 ejercicios que componen este manual, el lector será capaz de manejar con soltura el programa y crear y editar sus propias bases de datos tanto en el ámbito profesional como en el particular.

LA FORMA DE APRENDER

Nuestra experiencia en el ámbito de la enseñanza nos ha llevado a diseñar este tipo de manual, en el que cada una de las funciones se ejercita mediante la realización de un ejercicio práctico. Dicho ejercicio se halla explicado paso a paso y pulsación a pulsación, a fin de no dejar ninguna duda en su proceso de ejecución. Además, lo hemos ilustrado con imágenes descriptivas de los pasos más importantes o de los resultados que deberían obtenerse y con recuadros IMPORTANTE que ofrecen información complementaria sobre los temas tratados en los ejercicios.

Gracias a este sistema se garantiza que una vez realizados los 100 ejercicios que componen el manual, el usuario será capaz de desenvolverse cómodamente con las herramientas de Access 2010 y sacar el máximo partido de sus múltiples prestaciones.

LOS ARCHIVOS NECESARIOS

En el caso de que desee utilizar los archivos de ejemplo de este libro puede descargarlos desde la zona de descargas de la página de Marcombo (www.marcombo.com) y desde la página específica de este libro.

A QUIÉN VA DIRIGIDO EL MANUAL

Si se inicia usted en la práctica y el trabajo con Access 2010, encontrará en estas páginas un completo recorrido por sus principales funciones. Pero si es usted un experto en el programa, le resultará también muy útil para consultar determinados aspectos más avanzados o repasar funciones específicas que podrá localizar en el índice.

Cada ejercicio está tratado de forma independiente, por lo que no es necesario que los realice por orden (aunque así se lo recomendamos, puesto que hemos intentado agrupar aquellos ejercicios con temática común). De este modo, si necesita realizar una consulta puntual, podrá dirigirse al ejercicio en el que se trata el tema y llevarlo a cabo sobre su propio documento de Access

ACCESS 2010

Access es un programa gestor de base de datos relacionales cuya finalidad es la de almacenar información relacionada entre sí, de forma ordenada, de manera que el usuario pueda obtener los datos que necesite con rapidez y eficacia. Access tiene capacidad para manipular los elementos que componen la base de datos, así como sus estructuras, con el objetivo de presentar de muchas maneras los datos guardados.

Access 2010 mantiene la interfaz, común, por otro lado, al resto de aplicaciones de Office, basada en la denominada Cinta de opciones. En esta versión del programa, Access cuenta con pocas novedades pero, sobre todo, con mejoras. Entre estas novedades, se encuentra la extraordinaria nueva vista Microsoft Office Backstage^TM, incluida en el también nuevo menú Archivo. Esta vista agrupa en un mismo espacio, además de una vista previa y una lista de propiedades del objeto seleccionado, los comandos destinados a abrir, guardar y gestionar las bases de datos. Las herramientas de diseño mejoradas, los nuevos tipos de datos y controles, la mejora en la presentación de la información y una mayor seguridad son algunos de los aspectos a tener en cuenta en esta versión del programa.

Cómo funcionan
los libros “Aprender…”

Índice

001 Conocer la interfaz de access 2010

002 Abrir una base de datos de ejemplo

003 Trabajar con el Panel de navegación

004 Crear una base de datos en blanco

005 Abrir una base de datos existente

006 Conocer los objetos de una base de datos

007 Copiar objetos

008 Consultar las propiedades de una base de datos

009 Configurar página e imprimir

010 Crear una tabla desde la vista Hoja de datos

011 Definir campos desde la vista Diseño

012 Insertar campos numéricos

013 Añadir campos del tipo Sí/No

014 Asignar propiedades de los campos

015 Insertar campos desde la Vista Hoja de datos

016 Desplazar campos dentro de una tabla

017 Definir una tabla

018 Designar un campo como clave principal

019 Introducir datos en una tabla

020 Editar los datos de un campo

021 Rellenar una tabla con identificadores de otra

022 Copiar y pegar campos y registros

023 Cambiar el diseño de una tabla

024 Deshacer y rehacer acciones

025 Buscar un dato concreto en una tabla

026 Buscar y reemplazar datos

027 Usar el Asistente para búsquedas

028 Modificar columnas y filas

029 Eliminar filas de una tabla

030 Fijar y liberar columnas

031 Ocultar y mostrar columnas

032 Ordenar la información de un campo

033 Filtrar los registros de una tabla

034 Utilizar filtros por formulario

035 Utilizar la función Filtro avanzado/Ordenar

036 Crear una consulta con el asistente

037 Crear una consulta en vista Diseño

038 Utilizar criterios en las consultas

039 Utilizar comodines en las consultas

040 Utilizar operadores aritméticos

041 Crear una consulta para eliminar registros

042 Crear una consulta basada en varias tablas

043 Crear una consulta con criterios variables

044 Crear una tabla a partir de una consulta

045 Crear consultas de referencias cruzadas

046 Eliminar campos de una consulta

047 Ordenar una consulta

048 Modificar el formato de las consultas

049 Utilizar autoformularios)

050 Crear un formulario con el asistente)

051 Cambiar el diseño de un formulario

052 Introducir datos en un formulario

053 Modificar formularios

054 Crear formularios sin el asistente

055 Insertar campos en un formulario

056 Mover campos en la Vista Diseño

057 Editar etiquetas

058 Cambiar el formato de etiquetas y campos

059 Añadir un cuadro combinado

060 Añadir un cuadro de lista

061 Insertar fecha y hora en el encabezado

062 Insertar campos calculados

063 Añadir textos de ayuda en los campos

064 Utilizar botones de opción

065 Insertar una imagen en un formulario

066 Insertar una imagen de fondo

067 Insertar una imagen en un registro

068 Insertar un cuadro de texto

069 Insertar un botón en el formulario

070 Crear un formulario dividido

071 Crear un subformulario

072 Agregar un formulario a otro

073 Imprimir un formulario

074 Crear un informe con el asistente

075 Trabajar con la vista previa del informe

076 Crear autoinformes e informes en Vista Diseño

077 Añadir campos a un informe

078 Añadir un título al informe

079 Insertar el número de página y la fecha

080 Mover los campos

081 Agrupar registros

082 Ordenar registros

083 Cambiar entre Vista Presentación e Informes

084 Cambiar el formato del informe

085 Crear etiquetas con el asistente)

086 Crear un subinforme)

087 Imprimir un informe

088 Crear relaciones entre tablas

089 Crear un informe de relación

090 Indexar campos

091 Mostrar formularios al abrir una base de datos

092 Compactar y reparar una base de datos

093 Exportar información

094 Exportar a PDF y XPS

095 Importar información)

096 Vincular tablas)

097 Proteger una base de datos

098 Crear copias de seguridad y ejecutables

099 Diseñar macros

100 Encontrar ayuda en access 2010

001Conocer la interfaz de Access 2010

LA INTERFAZ DE ACCESS 2010 FUE PRESENTADA como novedad en la versión precedente de la aplicación, la versión 2007, y está diseñada para que el usuario localice fácil y rápidamente los comandos necesarios para trabajar con la aplicación. La Cinta de opciones contiene, lógicamente organizados, todos los comandos y las herramientas que antes se ocultaban en menús y submenús. Debajo de esta cinta se encuentra por defecto la Barra de herramientas de acceso rápido y a su izquierda, el menú Archivo, novedad éste en toda la suite Office 2010.

IMPORTANTE

Como novedad general de la versión 2010 de Office encontramos la posibilidad de cancelar el proceso de apertura de las aplicaciones. Al iniciar cualquiera de los programas de la suite, aparece una ventana desde la cual es posible tanto detener este proceso como minimizar directamente la ventana del programa.

1.Para empezar, dirija el puntero del ratón hacia la parte inferior de la pantalla y pulse sobre el botón de Inicio, en la Barra de tareas.

2.En el menú Inicio, pulse sobre la opción Todos los programas, haga clic sobre el comando Microsoft Office y seleccione el programa Microsoft Access 2010.

En el menú Inicio, dentro del elemento Todos los programas y de la carpeta Microsoft Office se encuentra el acceso a Microsoft Access 2010, así como a cualquier otra aplicación de la suite.

3.Ya hemos iniciado la primera sesión de trabajo con Microsoft Access. Access 2010 se abre mostrando de manera predeterminada las opciones para la creación o la apertura de una base de datos, incluidas en el comando Nuevo del menú Archivo, también novedad en esta versión del programa. La llamada Cinta de opciones incluye, agrupados en diferentes fichas, todos los comandos necesarios para trabajar con el programa. Haga clic sobre la pestaña Inicio, situada a la derecha de la pestaña Archivo.

La pestaña Archivo esconde la nueva vista Microsoft Office Backstage™, que sustituye al Botón de Office de la versión 2007. Desde este nuevo menú, es posible guardar, compartir, imprimir y publicar documentos fácilmente.

4.La primera barra que vemos en la zona superior de la ventana se denomina Barra de título y es la encargada de presentar el nombre del archivo y la aplicación activos en cada momento. A través de esta barra es posible minimizar, maximizar, restaurar y cerrar la ventana del programa. Pulse el botón Restaurar, representado por dos rectángulos superpuestos y situado en el extremo derecho de la Barra de título.

5.Como ve, el tamaño de la ventana ha disminuido. Asimismo, si se fija ahora en los botones de la Barra de título, observará que el botón Restaurar ha sido sustituido por el botón Maximizar. Pulse ahora sobre dicho botón, representado por un cuadrado en la Barra de título.

6.En la Cinta de opciones, las herramientas se agrupan en diferentes fichas según la acción que llevan a cabo. Para pasar de una ficha a otra basta con pulsar sobre su pestaña. Haga clic sobre la pestaña Crear de la Cinta de opciones para ver las herramientas incluidas en esa ficha.

7.En cada ficha, las herramientas están divididas a su vez en grupos. La Cinta de opciones se puede minimizar de manera que sólo muestre las pestañas. Para ello, haga doble clic sobre cualquier pestaña, compruebe lo que ocurre y repita la acción para volver a mostrar la Cinta.

Puede personalizar la Cinta de opciones si accede al cuadro de opciones del programa. Para ello, despliegue el menú Archivo, haga clic sobre el comando Opciones y, en dicho cuadro, pulse sobre la categoría Personalizar la Cinta, en el panel de la izquierda. El panel Fichas principales muestra las pestañas predeterminadas marcadas con un signo de verificación.

IMPORTANTE

En la parte superior de la Cinta de opciones se encuentra la Barra de herramientas de acceso rápido, donde, por defecto, se incluyen los iconos de las herramientas Guardar, Deshacer y Rehacer.

002Abrir una base de datos de ejemplo

LOS ARCHIVOS O PLANTILLAS DE EJEMPLO PUEDEN resultar de gran ayuda durante los primeros pasos en un programa como Access. Access 2010 cuenta con una biblioteca de plantillas de ejemplo a las cuales se accede desde el comando Nuevo del menú Archivo, un acceso fácil y directo en comparación con la larga ruta de carpetas que era preciso recorrer en versiones anteriores del programa.

IMPORTANTE

Las bases de datos de ejemplo se encuentran almacenadas en su equipo dentro de la carpeta de Microsoft Office. Dentro de este directorio, existe la carpeta Templates (plantillas, en inglés), que a su vez contiene las subcarpetas 3082 y Access. En esta última se agrupan las seis plantillas de ejemplo

1.En este ejercicio, abriremos una plantilla de ejemplo sobre la cual empezaremos a conocer los objetos de una base de datos. En primer lugar, pulse sobre la pestaña Archivo.

2.Como vimos en el ejercicio anterior, el menú Archivo se despliega mostrando el contenido del comando Nuevo. Desde este comando es posible crear bases de datos en blanco, como veremos más adelante, crear nuevas a partir de otras ya existentes y abrir todo tipo de plantilla. En el apartado Plantillas disponibles, pulse sobre la opción Plantillas de ejemplo.

3.El contenido del panel se actualiza para mostrar las bases de datos de ejemplo disponibles. Como puede ver, existen plantillas de lo más variadas. En este caso, haga clic sobre la denominada Neptuno.

4.Las bases de datos creadas en Access tienen la extensión de archivo .accdb, mientras que las plantillas se encuentran almacenadas con la extensión .accdt. Sin embargo, al abrir una plantilla de ejemplo, el programa la reconoce como una base de datos propia y así lo muestra en el campo Nombre de archivo del panel de la derecha. Haga clic sobre el botón Crear para abrir la nueva base de datos.

5.Se abre de este modo la pantalla de inicio de la base de datos de ejemplo. Tal y como indica el programa, para mostrar el contenido de este archivo es preciso habilitarlo. Para ello, haga clic sobre el botón Habilitar contenido de la barra de mensajes de color amarillo.

6.En este caso, aparece el cuadro de diálogo de inicio de sesión, que nos permitirá, mediante un nombre ficticio, acceder a la base de datos. Mantenga el nombre que aparece seleccionado y pulse el botón Iniciar sesión.

La base de datos de ejemplo se abre mostrando el contenido del objeto Formulario. Por lo que podemos comprobar, se trata de una base de datos de pedidos de clientes por empleado. Resulta interesante comprobar que a la izquierda de la pantalla se encuentra oculto el Panel de navegación, novedad en esta versión 2010 del programa que será tratado en exclusiva en el ejercicio siguiente. Desde este panel se controla la visualización de los distintos objetos que forman una base de datos, objetos que también serán tratados con detalle en un ejercicio posterior.

IMPORTANTE

La Cinta de opciones cuenta, además de con las fichas predeterminadas, con una serie de fichas contextuales, las cuales sólo aparecen al seleccionar ciertos elementos de una base de datos.

003Trabajar con el Panel de navegación

EL PANEL DE NAVEGACION SE ENCUENTRA a la izquierda del área de trabajo y muestra los nombres de los objetos de la base de datos, esto es, de las tablas, los formularios, los informes, las páginas, las macros y los módulos. El Panel de navegación sustituyó ya en Access 2007 a la ventana Base de datos y a los paneles de control de las versiones anteriores del programa.

IMPORTANTE

Los comandos que se incluyen en el Panel de navegación varían en función del tipo de objeto que se encuentre seleccionado y pueden utilizarse desde la Cinta de opciones de Access o bien usando el menú contextual de los diferentes objetos.

1.En este ejercicio le mostraremos cómo mostrar y ocultar el panel de navegación y qué tipos de elementos podemos encontrar en él. Para evitar que aparezca de forma predeterminada, debemos acceder al cuadro de opciones de Access. Haga clic en la pestaña Archivo y pulse sobre el comando Opciones.

2.Se abre así el cuadro Opciones de Access, mostrando las opciones de la última categoría con la que hemos trabajado. Haga clic sobre la categoría Base de datos actual en el panel de la izquierda.

3.En esta ficha se encuentra el apartado Navegación, donde la opción Mostrar panel de navegación está activada por defecto. Si desactivamos esta opción, al volver a abrir la base de datos, ya no aparecerá este panel. Pulse el botón Opciones de navegación de este apartado.

4.Se abre de este modo el cuadro Opciones de navegación en el que podemos modificar las opciones de agrupación y de presentación en el panel así como establecer la manera en que se abrirán los objetos. Sepa que también es posible acceder a este cuadro seleccionando esa opción en el menú contextual del mismo Panel de navegación. Mantenga las opciones tal y como se muestran en este cuadro y ciérrelo pulsando Cancelar.

Es recomendable mantener visible el panel si no disponemos de una pantalla, un panel de control antiguo u otro método para abrir los objetos de la base de datos.

5.Cierre también el cuadro Opciones de Access pulsando el botón Cancelar.

6.Para mostrar u ocultar el Panel de navegación, haga clic en el botón que muestra dos puntas de flecha en la parte superior del panel.

7.Este panel nos muestra, agrupados por categorías, todos los objetos incluidos en la base de datos con la que estamos trabajando. Esas categorías contienen grupos que, a su vez, incluyen uno o varios objetos de base de datos como tablas, formularios e informes. Pulse en la doble punta de flecha del primer objeto denominado Clientes y pedidos.

8.En este caso, y dado que estamos trabajando sobre una base de datos de ejemplo, se muestran las distintas tablas de que se compone esta categoría. Haga clic en el botón de punta de flecha redondo situado a la derecha del título Northwind Traders.

9.Aparece así un listado con las diferentes categorías en que se clasifican los objetos y con los filtros que podemos aplicar según la categoría seleccionada. Pulse en la opción Tipos de objeto.

10.Estos son los objetos de que consta una base de datos de Access, los cuales trataremos en un ejercicio posterior. Oculte de nuevo el Panel de navegación pulsando el botón de doble punta de flecha situado en su cabecera.

También podemos ocultar y mostrar el Panel de navegación pulsando la tecla F11.

IMPORTANTE

El menú contextual de cada objeto de una base de datos nos permite, entre otras acciones, cambiar la vista de la tabla, importar y exportar datos, modificar el nombre de la tabla y eliminarla, y acceder a su cuadro de propiedades.

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Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos

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