Магическая уборка на работе. Создайте идеальную атмосферу для продуктивности и творчества в офисе или дома

Создайте среду, в которой сможете концентрироваться

Единственные звуки в затихшем офисе – стук пальцев по клавиатуре и тихий гул голосов. У нас с клиенткой самый разгар «уборочного сеанса».

– Это приносит вам радость?

– Да.

– Это важная вещь?

– Нет, она мне больше не нужна.

– А вот этот документ?

Голос моей клиентки стихает. Она переходит на шепот:

– А это связано с одним сотрудником, который ушел от нас в прошлом году. Были неприятности, понимаете…

– О, простите…

Во время этого сеанса с клиенткой, случившегося в самом начале моей консультативной деятельности, я поняла одну важную вещь. В тихом офисе подобный урок может казаться довольно шумным, и очень трудно разговаривать, не тревожа при этом других. Должно быть, моя клиентка ощущала сильный дискомфорт, бедняжка!

Наводя порядок в рабочем пространстве, важно создать среду, которая помогает фокусироваться. Если вас беспокоит мнение других, стоит задуматься о том, когда именно вы будете это делать. Если вы можете получить доступ к своему рабочему месту в праздники или на выходных, если у вас есть собственная кабинка или кабинет, тогда вы более свободны в выборе времени для наведения порядка. Но если ваш стол ничем не огорожен и наводить порядок можно только в будни, вероятно, придется заниматься этим делом до начала или после окончания рабочего дня, чтобы не беспокоить остальных. Я уже привыкла вести уроки с семи до девяти утра, прежде чем мои клиенты начинают свой рабочий день.

Наведение порядка с раннего утра имеет множество преимуществ. Когда знаешь, что в девять начинается работа, за уборку берешься со всем рвением, а поскольку с утра ты свеж и полон сил, это занятие воспринимается позитивнее, а процесс доставляет удовольствие. В этом состоянии решения, что сохранить, а что выбросить, даются легче. Вот почему я уже многие годы говорю клиентам, что утро – лучшее время для наведения порядка на рабочем месте. Однако не так давно мой взгляд начал меняться благодаря тому опыту, что я приобрела, рассказывая о своем методе в других странах.

В Японии для людей обычное дело – задерживаться в офисе допоздна, из-за чего после окончания рабочего дня трудно сфокусироваться на наведении порядка. Но во многих компаниях в Америке после шести вечера в офисе почти никого не остается. А по пятницам число работающих начинает постепенно уменьшаться примерно с трех часов дня. В таких случаях вполне можно заняться упорядочиванием и после работы.

Я обратила внимание и на другое различие. Большинство американцев говорили мне, что их ничуть не побеспокоит человек, наводящий порядок на своем столе посреди рабочего дня, как бы при этом он ни шумел. Чтобы убедиться, что они поняли, о чем шла речь, я уточняла: «Даже если это совершенно открытое офисное пространство, в котором очень-очень тихо?» И все равно получала тот же ответ. Очевидно, в Америке проблема, с которой я билась годами – как незаметно прибраться на своем рабочем месте, – менее актуальна.

В Японии считается признаком вежливости обращать внимание на то, что думают другие, и стараться им не докучать. Уверена, так же обстоят дела и в Америке, и в большинстве других стран. Однако благодаря этому опыту я поняла, что людей в разных местах беспокоят разные вещи. Наводя порядок, важно создать среду, в которой нам будет комфортно, чтобы мы могли сосредоточиться на том, что делаем. Возможно, для этого придется выбрать время, когда в офисе меньше людей, или просто предупредить коллег, что мы будем наводить порядок. А еще можно предложить коллегам присоединиться к нам в этом благом деле. Более того, я рекомендую при возможности делать это одновременно во всей компании.

Мой знакомый издатель под конец года выделил один день на то, чтобы каждый служащий привел в порядок свой стол и пространство вокруг него. Очевидно, в результате воздух стал значительно чище, а психологическая атмосфера в компании улучшилась настолько, что в следующем году издательство выпустило немало бестселлеров. Порядок повышает эффективность труда каждого человека в коллективе и способствует позитивному подходу, так что эти прекрасные результаты вполне логичны. Даже если невозможно вовлечь в это мероприятие всю компанию разом, разве не замечательно было бы, если бы сотрудники целого отдела или всей рабочей группы решили навести порядок вместе?

Да начнется фестиваль наведения порядка!

Когда я начала давать уроки наведения порядка руководителям бизнеса, моя жизнь стала гораздо более насыщенной. По будням я вела занятия с семи до девяти утра, потом с половины десятого до позднего вечера усердно трудилась в своем отделе продаж. А по выходным учила клиентов наводить порядок дома. В разговорах с коллегами я упоминала, что в выходные помогла такой-то клиентке завершить генеральную уборку на кухне или что этим утром такая-то владелица бизнеса избавилась от четырех мешков бумажного мусора. Очень скоро все в компании знали, что я веду собственный бизнес в сфере уборки и наведения порядка, и посыпались просьбы об уроках от коллег и начальников.

Словом, скучать не приходилось, и это не могло не радовать, но мне и в голову не приходило сделать наведение порядка своей профессией. Коллеги благодарили меня приглашениями в ресторан, и хотя я принимала плату от клиентов вне своей компании, эти уроки рассматривала как побочный бизнес, а не постоянную работу.

Однажды после завершения очередного курса уроков клиент повернулся ко мне – я как раз любовалась его идеально упорядоченным рабочим столом – и сказал: «Право, вам следовало бы распространять этот метод наведения порядка, чтобы его знал каждый. Знаете, ведь вы единственная, кто умеет это делать». Его слова заставили меня осознать, что многие люди жаждут порядка и, самое главное, что я обожаю помогать его создавать. Это заставило меня задуматься о независимой карьере. В итоге я ушла из компании, чтобы сосредоточиться на своей работе консультанта по уборке и наведению порядка.

С тех пор я накопила огромный опыт в консультировании. И в процессе его накопления не раз обращала внимание на несколько неверных представлений об уборке, встречающихся особенно часто. Например, большинство людей верят, что это тяжелая обязанность, которую они обречены выполнять ежедневно до конца своих дней. Возможно, кое-кто из вас тоже так думает. Но на самом деле существует два типа наведения порядка: повседневный и «фестивальный». Первый – это когда вы убираете вещи, которыми пользовались в течение дня, на отведенные для них места и определяете, где будут размещаться любые новые приобретенные предметы в вашей системе хранения. А «фестивальное» наведение порядка означает, что вы заново оцениваете свою собственность, в связи с каждым предметом задаете себе вопрос, действительно ли он важен для вашей жизни в данный момент, и организуете свою собственную систему хранения. Я называю этот процесс «фестивалем», потому что его осуществляют энергично и в один заход за сравнительно небольшой промежуток времени.

В нашем случае «фестиваль наведения порядка» означает пересмотр не только каждого физического предмета в рабочем пространстве, но и всех нематериальных аспектов. Например, упорядочивая электронную переписку, необходимо выяснить, какого типа отправления содержатся в вашем ящике входящих, в то время как упорядочение использования времени включает выяснение, какое его количество вы тратите на каждый вид деятельности. Это дает вам полную картину того, что у вас есть и в каком количестве. А перебирая предметы в каждой категории один за другим, вы можете определить, что следует сохранить и в каких местах и какие предметы имеют первостепенную важность.

Оба типа наведения порядка важны, но, несомненно, наибольшее воздействие на нашу жизнь оказывает «фестивальный». Вот почему я рекомендую вначале завершить его, а потом уже думать о том, как ежедневно поддерживать аккуратность и опрятность вашего пространства. Если вы в один заход проведете качественную расчистку завалов и упорядочение, прочувствовав, что такое аккуратное и опрятное рабочее место, клетки вашего тела запомнят, насколько приятное ощущение создает такая среда. Это чувство будет естественно побуждать вас и впредь содержать свое пространство в таком же порядке. Разумеется, этот подход применим не только к физическим, но и нематериальным аспектам вашей работы, например цифровым данным и деловым контактам, о которых пойдет речь начиная с четвертой главы. Вначале оцените текущую ситуацию, затем определите, что́ на самом деле хотите сохранить, – и ощущайте радость от работы в прибранном и ухоженном пространстве.

Итак, давайте начнем. Для начала спросите себя, какого рода трудовая жизнь заставит вас лучиться радостью, и отчетливо и ярко нарисуйте ее в уме. Затем примите нашу помощь в организации и проведении «фестиваля наведения порядка», который сделает этот идеал реальностью. При правильной психологической установке и подходе вы сможете организовать для себя трудовую жизнь, о которой всегда мечтали.

3. Как навести порядок на рабочем месте

Прежде всего рассмотрим конкретные шаги для расчистки вашего физического рабочего пространства. О нематериальных аспектах речь пойдет в последующих главах.

Где бы вы ни работали – за своим столом, в собственной кабинке или кабинете, – основные этапы метода КонМари для расчистки физического рабочего пространства остаются одинаковыми.

Для начала приведите в порядок место, за которое несете ответственность только вы сами. Это кардинальное правило уборки, и, по сути, оно означает, что начинать нужно с собственного стола. Если рядом есть какие-то места общего пользования, например, помещение для хранения расходных материалов, комната отдыха или конференц-зал, пока просто не обращайте на них внимания, даже если они не настолько организованы, как вам хотелось бы.

Если вы работаете дома, разбирайтесь отдельно с предметами, связанными с профессиональной деятельностью, отдельно с личными вещами. Например, если какие-то книги и документы используются в работе, а какие-то нет, пока сосредоточьтесь только на рабочих материалах и упорядочивайте их, оставив личные вещи на потом, когда будете готовы заняться расчисткой дома.

Если у вас собственная студия или мастерская, принципы остаются прежними, но в зависимости от количества принадлежащих вам вещей их разбор может потребовать больше времени. Например, если ваша мастерская размером с просторный гараж, если полки и шкафчики полны инструментов и запчастей или если у вас всегда под рукой множество изделий и художественных работ, дайте себе больше времени на завершение процесса упорядочивания – может быть, даже месяца два.

В методе КонМари важен порядок действий. При уборке дома я рекомендую начинать с одежды и постепенно переходить к более сложным категориям в следующем порядке: книги, документы, комоно (разное) и предметы, имеющие сентиментальную ценность. Этот порядок я рекомендую потому, что, начиная с самой простой категории и заканчивая самой сложной, вам будет легче развить умение выбирать, что сохранить и с чем расстаться, а также решить, что и где вы будете хранить. Берясь за расчистку рабочего места, просто пропустите категорию одежды и двигайтесь дальше в указанном порядке: книги, документы, комоно, предметы, имеющие сентиментальную ценность.

Правила упорядочивания предметов тоже одинаковы. Работайте с каждой категорией поочередно. Для начала соберите все предметы из одной категории или подкатегории и сложите их вместе. Например, если работаете с категорией комоно, с подкатегорией «ручки», выньте из ящиков и держателей все свои ручки и выложите их на столешницу. Затем выберите те, которые хотите оставить себе. Этот процесс дает вам четкое представление о том, сколько именно предметов у вас в каждой категории, в результате чего вам будет легче сравнить их и решить, какие оставить, а какие выбросить. Кроме того, вы облегчаете себе следующий шаг – хранение по категориям.

Пункты, о которых стоит помнить, решая вопрос хранения оставленных вещей, перечислены на с. 63–67. Вы можете убрать предметы после того, как закончите работать со всеми категориями, а можете убирать сразу, по ходу дела, как только решите, что приносит вам радость, и продолжать в том же духе с каждой последующей категорией.

Разобравшись с этими основами, можно взяться за упорядочение вашего рабочего стола.

Книги: определите свои ценности при помощи уборки

Бестселлер, который вы надеялись когда-нибудь прочесть; руководство по бухучету, которое купили, чтобы усовершенствовать свои навыки; альбом, полученный в подарок от клиента; деловой журнал, который ваша компания распространят среди сотрудников… Какого рода литература находится на вашем рабочем месте?

Книги – источник ценных знаний, которые могут быть полезны нам в работе. Лежащие на нашем столе или стоящие на полках, они способны дарить как вдохновение, так и ощущение защищенности. Чтение за обедом или во время перерыва на кофе может подстегнуть нашу мотивацию, и, даже просто выставив свои литературные богатства на обозрение, можно добавить в обстановку рабочего места личный штрих. Однако в реальности мы часто держим книги на рабочем месте совсем не по этим причинам.

У одной моей клиентки в кабинете был стеллаж, заполненный непрочитанными книгами. Когда мы их сосчитали, число томов перевалило за пятьдесят, и львиная доля их простояла на полках два года или больше.

– Во время следующего отпуска я прочту сколько успею, – заявила женщина.

Однако, когда мы снова встретились, я ничуть не удивилась, узнав, что моя клиентка сдалась на полпути. Большинство книг, которые она все же прочла, составляли последние приобретения.

– Оставить их непрочитанными казалось мне такой пустой тратой денег, что я решила применить технику скоростного чтения, чтобы осилить все, – рассказывала она. – Но у меня появилось ощущение, что я делаю это только из чувства долга. Чтение не приносило мне радости. Это казалось еще более пустой тратой времени и сил, так что я решила расстаться со многими книгами.

В итоге моя клиентка решила оставить в своем кабинете лишь тщательно отобранные пятнадцать томов. Как и у нас, у книг есть в жизни свой период расцвета. Именно тогда их следует читать. Но люди очень часто упускают этот благоприятный момент. А вы? Есть ли у вас на работе книги, пора расцвета которых миновала?

Разбирая книги, для начала сложите их все в одном месте. Возможно, вам кажется, что было бы лучше провести отбор, просто глядя на корешки с заглавиями, пока они стоят на полках, но, пожалуйста, не пропускайте этот шаг. Книги, которые слишком долго стояли на полке, сливаются с обстановкой. Ваше сознание не замечает их присутствия, даже когда они прямо у вас перед глазами, и из-за этого трудно решить, какие из них доставляют радость. Только взяв в руки каждую книгу, вы сможете действительно увидеть ее как отдельную сущность.

Если вам трудно судить, радует вас конкретная книга или нет, попробуйте задать себе определенные вопросы. Например, когда вы ее купили? Сколько раз прочли? Хотите ли перечитать? Если это книга, которую вы еще не читали, вообразите свои чувства в тот момент, когда только-только приобрели ее. Это воспоминание, возможно, поможет вам решить, действительно ли она еще нужна. Если это книга из тех, что вы планировали прочесть «когда-нибудь», рекомендую назначить срок, в который это будет сделано. Если не прилагать сознательных усилий, «когда-нибудь» не наступит никогда.

Еще вопрос: какую роль эта книга играет в вашей жизни? Радующие нас книги – это те, которые мотивируют и заряжают энергией, когда их читаешь и перечитываешь; или делают нас счастливыми, просто оттого что мы знаем, что они есть; или помогают лучше выполнять свою работу (например, руководства и учебники). Напротив, книги, которые вы купили, повинуясь импульсу, или потому, что хотели кого-то ими впечатлить, а также те, которые вам вручили как подарки (но вы сомневаетесь, что когда-либо их прочтете), исполнили свое предназначение в тот момент, когда вы купили или получили их. Пора распрощаться с ними с искренней благодарностью за ту радость, которую они подарили вам в прошлом.

Истинная ценность наведения порядка в том и состоит, что оно помогает выявить ваш собственный персональный стандарт.

Последний вопрос, которым следует задаться: вы все равно купили бы эту книгу сейчас, увидев ее в магазине, или ее время прошло, если смотреть с точки зрения вашей в ней заинтересованности? Пусть вы отдали за нее деньги, но это еще не означает, что она должна быть прочитана от корки до корки. Многие книги исполняют свое предназначение еще до того, как их прочли, особенно литературные произведения на одну и ту же тему, купленные в одно и то же время. Они-то как раз и относятся к числу тех, которые следует поблагодарить за радость, доставленную вам в тот момент, когда вы их купили, а потом пожелать им всего доброго.

Этими вопросами следует задаваться не для того, чтобы заставить себя бездумно выкинуть книги. Напротив, они должны помочь исследовать ваши отношения с каждой книгой, которая вам принадлежит. Осознанность, которую вы обретете, позволит вам решить, будет ли книга приносить радость, если вы оставите ее у себя.

Иногда люди спрашивают меня, сколько книг им следует оставить, но никакого определенного «правильного» числа не существует. С книгами, как и с другими категориями, дело обстоит так: у каждого человека свое представление о нужном количестве. Истинная ценность наведения порядка в том и состоит, что оно помогает выявить ваш собственный персональный стандарт. Если книги приносят вам радость, правильным решением будет сохранить столько, сколько вам нужно, и ни секунды не сомневаться в себе.

Однако пространство для хранения на работе часто бывает ограниченным. Если в какой-то момент вы почувствуете, что отклоняетесь от своего идеала трудовой жизни, потому что у вас слишком много книг, остановитесь и скорректируйте их число любым наименее стрессовым для себя способом. Можно выставить их на общий стеллаж, выделенный компанией для подержанных книг, забрать домой, продать в букинистическую лавку или пожертвовать учебному заведению, библиотеке и т. д.

Разбор книг – мощное средство самопознания. Книги, которые вы решаете сохранить, поскольку они вас радуют, раскрывают ваши персональные ценности. Один из моих клиентов, Кен, был инженером. Начиная наводить порядок, он ставил себе целью создать упорядоченное пространство, в котором можно работать эффективнее. Когда я попросила Кена описать свое представление об идеальной трудовой жизни, он смешался, хотя выразил мысль, что был бы рад пораньше приходить домой.

Однако, перебирая свои книги, он обнаружил, что среди них немало работ, посвященных саморазвитию и, в частности, способам вести более удовлетворительную жизнь и больше любить свою работу. Это помогло Кену осознать, что он хотел получать больше удовольствия от труда и жаждал достичь самореализации путем развития своего потенциала. Это открытие вновь разожгло в нем страсть к своей профессии. Так что, как видите, наведение порядка – это на самом деле эпическое путешествие самопознания.