Мой продуктивный год: Как я проверил самые известные методики личной эффективности на себе

Измерение продуктивности

Мой проект был проектом «замкнутого цикла», и в этом состояла его особенность. Добиться максимальной продуктивности при изучении продуктивности – это почти как написать книгу о написании книг. И все же проект был в первую очередь исследовательским. День мог считаться продуктивным только при условии, что в этот день удавалось узнать что-то новое о продуктивности, поделиться своими находками с читателями моего блога и помочь им стать более продуктивными.

Когда я начал свой «Год продуктивности», я завел на своем сайте отдельную страницу, где в графическом виде отображалась статистика моей продуктивности: сколько слов я написал, страниц прочитал и сколько часов работал каждый день (ее и сейчас можно посмотреть по адресу: http://alifeofproductivity.com/statistics). Мысль, стоящая за этими графиками, предельно проста: чем больше я написал и прочитал, тем выше была моя продуктивность.

Как вы можете догадаться, проблема с такой статистикой только одна: она не отражает полную картину. Например, если я проработал целый день и написал тысячу слов, то, судя по статистике, этот день мог считаться весьма продуктивным. Но что если мое намерение было писать по две тысячи слов в день, а я писал только тысячу? Что если я весь день не мог сосредоточиться и часами смотрел кулинарные шоу на канале Netflix? Что если в конце каждого дня я чувствовал себя полностью выдохшимся? Или каким образом эта статистика отражала тот факт, что написанная мной тысяча слов никуда не годилась? В конце концов, в «Геттисбергском послании» Авраама Линкольна всего 272 слова!

Через месяц или два после начала проекта я понял ошибку, которую допустил при проектировании страницы «Статистика» на своем сайте. Эту же ошибку при оценке своей продуктивности делают многие. По существу, я вернулся к мышлению индустриальной эпохи, когда продуктивность приравнивалась к количеству сделанного. Только отказавшись от этого образа мышления и сосредоточившись на том, как соотносятся мои результаты и намерения, мне в конечном итоге удалось добиться поразительного роста продуктивности.

Я думаю, что лучший способ измерить продуктивность – в конце дня задать себе очень простой вопрос: удалось ли мне сделать то, что я хотел? Если вы сделали то, что намеревались, а ваши цели при этом были реалистичными и осознанными, то, на мой взгляд, вы продуктивны.

Если в начале дня вы собирались написать тысячу слов, которые войдут в историю, и вам это удалось, вы продуктивны.

Если в течение дня вы планировали закончить отчет на работе, успешно пройти собеседование и провести время в общении со своей семьей и у вас это получилось, вы опять же были продуктивны.

Если ваше намерение состояло в том, чтобы остаться дома и отдохнуть в течение дня и вам удалось провести самый спокойный день с начала года, вы были чрезвычайно продуктивны.

Намерение и осознанный подход к исполнению – две стороны одной медали, и если вы хотите жить более продуктивно, обе являются критически важными. Ответ на вопрос, достиг ли я того, чего намеревался, – первый из двух способов измерения продуктивности, которым я пользовался в ходе проекта.

Второй способ заключался в наблюдении, в какой степени каждый новый эксперимент или технический прием влияет на мою способность управлять тремя компонентами продуктивности:

• Время: я вел учет, насколько разумно использую свое время, сколько мне удалось сделать в течение дня, сколько слов и страниц я написал/прочитал и как часто я ловил себя на том, что тяну время и не начинаю делать то, что нужно.

• Внимание: я записывал, на чем фокусировался в течение дня, насколько хорошо у меня это получалось и насколько я был склонен отвлекаться.

• Энергия: я тщательно отслеживал свой уровень мотивации и энергии в целом, в том числе их колебания в ходе того или иного эксперимента.

Естественно, эти параметры являются более субъективными, чем простое сравнение намерений и фактических результатов. Практические эксперименты с продуктивностью пробудили у меня интерес к научным работам по данной тематике. По своей природе я скептик, и для объяснения своих результатов я стал все более полагаться на доступные научные исследования. Помимо всего прочего, эти исследования сами по себе – захватывающее чтение.

Работаем рациональнее

Хотя эксперимент с медитацией в наибольшей степени улучшил мою способность концентрировать внимание, у него был и другой неожиданный эффект: я научился эффективнее управлять своим временем. Медитация помогает разобраться, какие именно задачи являются по-настоящему важными. В результате появляется дополнительная возможность работать рациональнее, а не просто дольше или усерднее.

Но вовсе не медитация была причиной, почему в течение этого эксперимента мне было легче работать более рационально. Все произошло просто из-за того, что времени было крайне мало, а работу было необходимо сделать. В ходе эксперимента я продолжал писать статьи и читать как можно больше. Но из-за дефицита времени приходилось отстраняться и часто переоценивать, является ли то, что я делаю, действительно важным и нельзя ли отказаться от его выполнения. В условиях цейтнота это был единственный реалистичный вариант поведения. (Что-то подобное случилось и во время моего эксперимента с работой по 90 часов в неделю.)

Это привело меня к одному из прозрений, наиболее очевидных задним числом: не все задачи равноценны. Иными словами, можно добиться гораздо большего, если выбирать задачи определенного типа. Это верно независимо от того, где вы работаете и чем занимаетесь.

Рассмотрим в качестве примера следующие задачи:

• Планирование на неделю.

• Обучение новых сотрудников.

• Инвестиции в собственное обучение.

• Сопротивление участию в совещаниях без четкой повестки дня.

• Отказ (насколько это возможно) от бесполезной работы.

• Автоматизация повторяющихся задач.

• Рассматривание фотографий с милыми зверюшками (подробнее об этом в главе 26).

За одно и то же время эти задачи позволяют добиваться более серьезных результатов, чем такие задачи как:

• Участие в бессмысленных совещаниях.

• Отслеживание социальных медиа.

• Многократная проверка электронной почты.

• Чтение новостных сайтов.

• Участие в разговорах у кулера и сплетнях.

Чем больше времени, энергии и внимания вы направляете на самые важные задачи, тем большего вы будете добиваться за то же самое время и тем продуктивнее вы станете.

Когда я медитировал по 35 часов в неделю, у меня оставалось всего порядка 20 часов на выполнение реальной работы. Это означает, что если бы я не определял свои приоритеты, то мне не удавалось бы выполнять запланированные на неделю дела. Поэтому я был вынужден дистанцироваться от работы и составлять детальный план на неделю, позволяющий максимально продуктивно использовать ограниченное время, которое оставалось в моем распоряжении.

На определенном уровне общеизвестно, что не все задачи одинаковы – например, практически все согласятся, что гораздо продуктивнее потратить час на заполнение налоговой декларации, чем на просмотр фильма. Но, как известно, здравый смысл не всегда приводит к здравым действиям. Даже если вы точно знаете, в чем состоит правильное действие, это не означает, что вы его предпримете. И это происходит в ситуации, когда вы точно уверены в том, что именно вам нужно сделать, чтобы стать более продуктивными!

Ваши критически важные дела

Задача, проект или обязательство могут представлять важность по одной из двух причин: они могут быть важны лично для вас (связаны с вашими ценностями) или же от них зависят ваши профессиональные результаты. Действия, которые связаны с вашими глубинными ценностями, будут мотивировать вас и давать чувство удовлетворения.

Если вам повезет, ваша работа будет наполнена задачами, которые имеют ценность для вас как для личности и одновременно для достижения профессиональных результатов. От того, насколько ваша работа похожа или непохожа на работу рабочего на заводе или на конвейере, зависит степень вашего контроля над процессом. В то время как рабочий завода должен делать то, что ему поручено, предприниматель может самостоятельно выбирать объект приложения усилий^[2].

Когда я всерьез задумался о том, как распределяю время, то быстро осознал, каким огромным резервом продуктивности мне до сих пор не удавалось воспользоваться. Дело было вовсе не в том, что я работал спустя рукава, – просто мой набор задач не был оптимальным. Мне не удавалось достичь максимума продуктивности только потому, что я не определил для себя дела, выполнение которых имело бы максимальный эффект. Не имея такого списка, я не мог фокусироваться именно на этих задачах. Вместо этого я тратил время на дела, которые сами собой накапливались в моем ежедневнике.

Я думаю, уже один этот вывод свидетельствует о том, насколько ценным проект оказался для меня самого, и судя по всему, для многих моих читателей. Когда мы полностью погружены в свою работу, мы часто не в состоянии дистанцироваться от нее и понаблюдать, насколько рационально она выполняется. Изучение продуктивности в течение года привело меня к пониманию многих важных моментов вроде этого – какими очевидными они бы ни казались в ретроспективе.

Скорее всего, вы уже знакомы с «принципом Парето» (его еще часто называют правилом 80:20). В соответствии с этим принципом 80 % [некоторого результата] обеспечивается 20 % [некоторых действий]. Например, 80 % продаж приходится на 20 % клиентов, или 80 % всего дохода распределяется среди 20 % людей. Я считаю, что это правило также применимо к продуктивности: выполнение очень небольшого количества задач способно обеспечить львиную долю результатов.

Производительность заключается не в том, чтобы делать больше дел, а в том, чтобы делать «правильные» дела.

После моего эксперимента с медитацией я решил на время отстраниться от своего проекта, составить список всех обязательных дел и выбрать из него критически важные.

И тут я обнаружил нечто чрезвычайно интересное: мне удавалось достигать максимальных результатов, работая всего над тремя задачами. Вот эти задачи:

1. Написание статей о том, что удалось выяснить в ходе проекта.

2. Проведение на себе экспериментов, связанных с продуктивностью.

3. Чтение книг и исследований на тему продуктивности.

Естественно, у меня были и другие обязательные дела – такие как техобслуживание сайта, новостные рассылки, интервью с экспертами, обновление статуса в социальных медиа, ответы на электронную почту, проведение тренингов по продуктивности. И все же, когда я фокусировался на задачах первых трех типов, мне удавалось добиваться гораздо большего. За то же самое время все другие дела давали гораздо более скромные результаты, и большинство из них можно было вообще не делать или ужать до минимума (см. часть четвертую).

Задание: определяем задачи, обеспечивающие максимальную отдачу

Расчетное время на выполнение задания: 10 минут.

Необходимые энергия/концентрация: 8/10.

Ценность: 10/10.

Удовольствие от выполнения задания: 8/10.

Практический результат: вы определите, какие из ваших дел обеспечивают максимальную отдачу и, следовательно, на что следует направлять больше всего времени, внимания и энергии. Действительно, прежде чем инвестировать время в повышение продуктивности, важно понять, в каких именно делах вы намереваетесь стать более продуктивным. Цель этого простого задания именно в этом, и оно закладывает основу для остальной части книги.

К счастью, вам не придется медитировать в течение 35 часов в неделю, чтобы определить, какие дела способны обеспечить максимальную отдачу. Я протестировал огромное количество методов, которые должны были помочь мне расставить приоритеты. И хотя некоторые из этих методов работали достаточно хорошо, от большинства пришлось отказаться почти сразу. Может показаться, что определить приоритеты не так уж и просто, но и усложнять эту задачу, как делают многие, тоже не стоит.

Из всех заданий, содержащихся в данной книге, это одно из самых важных. В конце концов, трудно стать более продуктивным, если предварительно не провести инвентаризацию своих дел и не определить, в применении к каким из них продуктивность будет иметь решающее значение.

Мой абсолютный фаворит среди методов приоритизации почерпнут из книги Брайана Трейси «Съешьте лягушку!»*. Брайан говорит: «Девяносто процентов стоимости, которую вы привносите в свою компанию, являются результатом выполнения [всего] трех задач».

Он рекомендует линейный процесс для идентификации дел, обеспечивающих максимальную отдачу. Его метод очень прост, и я лишь немного изменил и расширил его, чтобы пользоваться им было еще проще:

1. Составьте список всех своих рабочих обязанностей. Этот этап занимает больше всего времени, но это очень круто – зафиксировать на листе бумаге (или на цифровом носителе, если вам так нравится) все, за что вы отвечаете на работе. Вероятнее всего, вы не проводите инвентаризацию своих обязанностей на работе еженедельно или даже ежемесячно.

2. После того как список создан, спросите себя: «Если бы было возможно ежедневно выполнять лишь один пункт из этого списка, то какой из пунктов позволил бы достичь наилучших результатов за то же количество времени?» Иными словами, какой пункт в списке является наиболее ценным с точки зрения вашего руководителя или для вас лично (если вы предприниматель или фрилансер, как я)?

3. Наконец, задайте себе вопрос: «Если бы нужно было выполнить еще два пункта из списка, то какие еще два дела позволяют достичь наилучших результатов за то же время?»

Эти три задачи (максимум четыре, если у вас есть четвертый пункт, столь же важный, как и первые три) и есть те 20 % дел, с помощью которых достигаются по меньшей мере 80 % результатов. Решающим тут является слово «результат»; в отличие от наиболее значимых задач, самые результативные задачи необязательно несут большую ценность или значение для вас лично, но они дают огромный вклад с точки зрения профессиональных или иных результатов.

Когда я начал сознательно и преднамеренно вкладывать больше времени, внимания и энергии в наиболее результативные дела, моя продуктивность резко выросла. Работать рациональнее, а не просто интенсивнее невозможно без того, чтобы сначала отстраниться и оценить ситуацию снаружи, и первая часть книги «Закладываем основы» посвящена именно этому.

Что делать после того, как основы заложены и вы определились со своими самыми результативными задачами? Воздействовать на них, конечно же.

* Трейси Б. Съешьте лягушку! 21 способ научиться преуспевать. – М.: Альпина Паблишер, 2009.

3. Три задачи на день

Основное: безусловно лучший метод, который я нашел, чтобы работать осознанно и преднамеренно каждый день – это «Правило трех». Правило простое: в начале каждого дня, прежде чем начать работать, необходимо решить, какие три дела должны быть сделаны к концу дня. То же самое необходимо проделывать в начале каждой недели.

Расчетное время чтения:

8 минут 1 секунда.

«Правило трех»

Очень важно знать, какие ваши задачи являются самыми ценными, но это только полдела. Когда вы завтра утром усядетесь перед компьютером и откроете свой почтовый ящик, их будет очень легко забыть под натиском более срочных (но менее ценных) дел.

Прекрасно (в теории) работать с максимальной осознанностью, но как это выглядит на практике?

Я экспериментировал с десятками подходов к управлению делами – от методики Аллена и системы «канбан» до расклеивания повсюду стикеров с напоминаниями, а также протестировал огромное количество электронных приложений по продуктивности. Большинство из них хорошо справляется с задачей фиксирования и организации дел – о наиболее полезных приложениях я расскажу чуть позже. Но всем без исключения приложениям присущ довольно большой недостаток: они не помогают замедлить темп и работать более целенаправленно.

Да, важно иметь удобную систему для управления делами, но не менее важно воздействовать на задачи, которые вы внесли в эту систему, осознанно и преднамеренно. Эта глава именно об этом. Прежде чем инвестировать усилия в процесс управления временем, вниманием и энергией, следует заложить основу в виде решения, на чем сосредоточиться в течение каждого конкретного дня.

И вот тут необходимо «Правило трех».

Примерно посередине проекта мне попалась книга под названием «Гибкая система достижения целей» (Getting Results the Agile Way), написанная Дж. Мейером, директором программ для бизнеса компании Microsoft. На первый взгляд, эта книга скорее походила на учебник, чем на книгу общего плана. Кроме того, текст был набран шрифтом Papyrus, который я просто ненавижу. И тем не менее она оказалась чрезвычайно содержательной с точки зрения простых идей для повышения продуктивности. Одна из моих любимых находок из этой книги – «Правило трех». Хотя сама концепция в основе этого правила не представляет из себя ничего нового и об этом многие и раньше писали в своих блогах (например, Лео Бабаута на сайте Zen Habits и Джина Трапани на сайте Lifehacker), для меня эта идея была новой и достаточно интригующей, так что грех было ее не протестировать.

Хотя вы можете скачать все электронные приложения для повышения продуктивности, которые только существуют в мире (я их, конечно же, скачал), никакое приложение не сможет заставить вас подходить к своим важнейшим делам так же внимательно, как «Правило трех».

Это предельно простое правило:

1. В начале каждого дня, мысленно переместитесь в конец дня и спросите себя: «Когда этот день закончится, какие три дела мне хотелось бы видеть выполненными?» Запишите, что это за три дела.

2. Делайте то же самое в начале каждой недели.

Три дела, которые вы запишете, и должны оставаться в фокусе вашего внимания в течение предстоящего дня или недели.

Вот и все.

Как это выглядит на практике

Когда я впервые начал экспериментировать с этим правилом, мне потребовалось несколько недель, чтобы приспособиться. Во-первых, сначала я выбирал слишком простые задачи, и мне удавалось выполнять их с огромным запасом. Тогда я начал выбирать слишком амбициозные цели, иногда просто невероятно трудные, и в результате ощущал себя на протяжении дня менее мотивированным, поскольку было ясно, что мне не хватит сил их реализовать. Примерно через неделю или полторы я наконец нашел правильный баланс: я стал четко понимать, сколько времени, внимания и энергии имеется в моем распоряжении в течение дня для достижения целей.

Чтобы дать вам представление о том, как это правило работает на практике, вот пример трех дел, которые я наметил утром на сегодняшний день:

1. Завершить написание главы о «Правиле трех».

2. Очистить электронный почтовый ящик и в будущем проверять его дважды в день.

3. Сделать все необходимое, чтобы получить американский номер налогоплательщика.

Когда я сегодня утром думал о том, как должен выглядеть конец дня, то в результате наметил следующие три дела в качестве приоритетных, и пока похоже на то, что я успею их завершить.

А вот в качестве примера три дела, которые я наметил на эту неделю:

1. Завершить работу над частью книги «Закладываем основы» и отправить его редактору.

2. Написать и выложить на сайт блоги за месяц.

3. Создать интеллект-карты (графический способ представления идей и концепций) двух выступлений, которые у меня запланированы на январь.

В начале каждого дня и в начале каждой недели я также определяю три личных дела, которые хочу выполнить. Таких дел не всегда оказывается три (это случается и с делами в профессиональной сфере), но я считаю, что этот ритуал позволяет мне лучше управлять предстоящей неделей, а также испытать предвкушение ощущения, когда эти планы осуществятся. Если вам интересно, вот мои три личных дела на сегодня и на неделю в целом:

Cегодня:

1. Сходить с Ардин (моя девушка) на дегустацию чая и хорошо провести время.

2. Прочитать 25 страниц романа.

3. Составить список покупок на Рождество.

И на этой неделе:

1. Запланировать и купить все рождественские подарки.

2. Полностью переключиться с мыслей о работе на мысли о дне рождения.

3. Собраться; поехать домой на Рождество.

Эти дела выглядят достаточно просто, но они соответствуют моим ценностям, так что можете быть уверены, что я испытаю чувство удовлетворения, когда выполню их.

Определите, какие приоритетные задачи стоят перед вами в профессиональной сфере и личной жизни. Используйте «Правило трех» применительно к одному дню и неделе.