Read the book: «Meine Praxis in gute Hände»
Thomas Kirches (Hrsg.)
Meine Praxis in gute Hände
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Lektorat, Herstellung und Reproduktionen:
Quintessenz Verlags-GmbH, Berlin
ISBN: 978-3-86867-560-3
Vorwort
Dieses Buch ist etwas anders. Nicht einfach nur ein Leitfaden.
Der Gedanke dahinter ist: „Leitplanken“. Zu verstehen als ein Weg mit dem notwendigen Platz, den Sie individuell brauchen, aber auch mit einem Schutzrahmen gegen Unfälle. Dieses Buch will Sie auf den Weg der Praxisabgabe gut vorbereiten, damit Sie Ihren eigenen Weg sicher und mit einem guten Gefühl gehen können.
Das Buch kann den persönlichen Kontakt zu den Beratern Ihres Vertrauens in den unterschiedlichen Fachgebieten natürlich nicht ersetzen.
Die große Anzahl an Tipps und Hinweisen soll Sie aber sensibilisieren für die vielen Fragestellungen, die sich bei den Gesprächen mit potenziellen Käufern, Ihrem Team, Banken, Steuerberatern, und Ihrer Familie stellen – und nicht zuletzt im Dialog mit sich selbst. Damit wird es Ihnen ein Stück weit Sicherheit schenken; Sie bekommen ein Gefühl dafür, worauf es ankommt.
Ein weiterer Faktor ist, dass sich ein Zahnarzt im Normalfall nur einmal in seinem Berufsleben mit der eigenen Praxisabgabe befasst und somit über keine eigenen Erfahrungswerte verfügt. Und die Abgabe, diese große Unbekannte, mit den immensen Folgen muss und sollte gut durchdacht werden. Die Erfahrungen von Kollegen, die ihre Praxis erfolgreich abgegeben haben, helfen auch nur bedingt, da jede Praxis, jeder Praxisabgeber und jeder Übernehmer individuell zu betrachten sind.
Das Buch will Ihnen aber auch Antworten geben. Antworten auf Fragen, die sich Ihnen stellen, wenn Sie gerade erst damit beginnen, sich mit dem Gedanken der Praxisabgabe zu befassen. Und auch, wenn Sie mit diesem Schritt schon etwas weiter sind – sich der Gedanke mehr und mehr verfestigt. Es wird Ihnen auch Fragen und Antworten zeigen, an die Sie bisher noch gar nicht gedacht haben. Sie könnten von großer Bedeutung für Sie und Ihre Zufriedenheit mit der Praxisabgabe sein.
Und auch das ist uns noch wichtig: Sie werden beim Lesen des Buches Bezeichnungen wie „der Zahnarzt“, „der Praxisabgeber“, „der Nachfolger“ o. Ä. vorfinden. Es ist uns deutlich bewusst, dass ein ganz erheblicher Teil der Zahnärzteschaft weiblich ist. Auch im Kreis der Berufe, die ihre Expertise in die Beratung der Zahnarztpraxis einbringen, ist die Anzahl der weiblichen Mitarbeiter erheblich. Zu berücksichtigen sind zudem in allen Fachbereichen Menschen, die sich übergeordnet als „divers“ bezeichnen. Wir haben, um den Lesefluss zu vereinfachen, nicht auf das Geschlecht der Akteure geschaut, sondern auf ihre Rolle in der hier fokussierten Thematik – die Bezeichnung dient insofern als „Gruppenbezeichnung“. Alle Geschlechter sind gleichberechtigt gemeint und einbezogen.
Thomas Kirches
Inhalt
Vorwort
Die Autoren
1
Der menschliche Faktor
Ihr Praxisabgabe-Team
Der erste Gedanke
Ab wann sollte man ...?
Die Menschen
Und „der Mensch“ hinter dem Praxisabgeber?
Verlagern des Lebensmittelpunktes
Verlust von Sicherheit
Die Zeit danach
Wie bringt man „Loslassen“ und „Loslegen“ in Einklang?
Sich bewerten lassen
Nochmal investieren?
Die Mitarbeiter
Die Patienten
Kündigen?
Welche Unterlagen?
Factoring
Die Praxisbewertung
Funktionsprüfung
Jede Praxis ist zu verkaufen
Nachfolger in der Familie
Das Geld
Nachfolger suchen
Der Ablaufplan
2
Praxisabgabe aus rechtlicher Sicht
Einführung
Der Praxiskaufvertrag
Besonderheiten bei Kooperationen
Praxisabgabe und Übergangskooperation
Zulassungsverfahren
3
Steuerliche Fragen rund um Ihre Praxisabgabe
Welche Steuern können bei einer Praxisabgabe anfallen?
Welche Besonderheiten ergeben sich für den laufenden Praxisgewinn bei der Praxisabgabe?
Wie wird der begünstigte Abgabegewinn ermittelt?
Welche Steuerbegünstigungen können für den Abgabegewinn genutzt werden?
Was sind die Voraussetzungen für die Steuerbegünstigungen?
Wie kann ich nach der Praxisabgabe noch ohne Risiko weiterarbeiten?
Warum kann eine Praxisimmobilie zur Steuerfalle werden?
Wie kann die Steuer auf den Abgabegewinn optimiert werden?
Wann droht die Umsatzsteuer bei der Praxisabgabe?
Welche Auswirkungen haben verschiedene Kaufpreisgestaltungen auf die Steuer?
4
Versicherungen und Finanzen
Wie nehme ich einem potenziellen Praxiskäufer die Angst vor dem finanziell großen Schritt?
Versicherungen
Der richtige Zeitpunkt des Rentenbeginns
Reicht meine Altersvorsorge nach dem Praxisverkauf?
Wie lege ich den Erlös aus dem Praxisverkauf richtig an?
5
Mit der richtigen Positionierung die Praxis für den Verkauf attraktiv machen — die richtige Verkaufsstrategie
Einführung
Marktentwicklung und Konsequenzen
Bedeutung der Positionierung für den Erfolg im Allgemeinen
Die Positionierung von Zahnarztpraxen
Die Praxis positionieren
Die Käufergeneration verstehen lernen
Entwicklung einer geeigneten Abgabestrategie
Identifikation der Wertsteigerungspotenziale
Vorbereitung auf die Verkaufsverhandlung
Der faire Praxiswert
Übergabe-Mediation als Chance
Die Autoren
Thomas Kirches, der Gründer und Inhaber von „DentBeratung“, ist seit über 30 Jahren in der Beratung von Zahnärzten tätig. Durch seine langjährige Tätigkeit in leitenden Funktionen verschiedener Dentaldepots hat er unzählige Zahnärzte bei Praxisgründungen, Investitionen und Praxisabgaben beratend begleiten dürfen. Als geprüfter Sachverständiger für Praxisbewertungen, Medizinprodukteberater und durch diverse Aus-, Fort-und Weiterbildungen verfügt er über ein umfangreiches und vielschichtiges Wissen rund um die Zahnarztpraxis. Er arbeitet unabhängig von Dentaldepots, Banken, Versicherungen und Industrie und veröffentlicht regelmäßig Fachbeiträge in verschiedenen Medien. Zudem veranstaltet er seit vielen Jahren große und ebenfalls unabhängige Praxisgründer- und Praxisabgeber-Seminare im In- und Ausland.
Jens-Peter Jahn stammt aus Göttingen, hat in Göttingen, Bologna und Bonn Rechtswissenschaften studiert und sein zweites Staatsexamen 2001 in Koblenz abgelegt. Er ist seit 2002 als Rechtsanwalt zugelassen und seit 2006 Fachanwalt für Medizinrecht. Herr Rechtsanwalt Jahn ist Partner der Kanzlei michels.pmks Fachanwälte Köln und verfügt über mehr als 18 Jahre Erfahrung in der Beratung von Zahnärzten, Ärzten, Krankenhäusern und Psychotherapeuten. Die Themen Existenzgründung und Praxisabgabe sind dabei Schwerpunkte seiner Beratungs- und Referententätigkeit.
Frank Kuhnert ist Diplom-Kaufmann, Steuerberater und Fachberater für den Heilberufebereich. Nach seinem Studium arbeitete Herr Kuhnert ab 2006 zunächst mehrere Jahre in einer größeren mittelständischen Beratungs- und Wirtschaftsprüfungsgesellschaft in Düsseldorf. Im Jahr 2009 wechselte er nach erfolgreich bestandenem Steuerberaterexamen zu der auf Zahnärzte und Ärzte spezialisierten Steuerberatungskanzlei VPmed in Krefeld. Seit 2013 ist Herr Kuhnert Partner der VPmed und unterstützt mittlerweile seit über 10 Jahren Zahnärzte in ihren steuerlichen und betriebswirtschaftlichen Fragestellungen. Im Rahmen dieser Tätigkeit hatte er bereits die Möglichkeit, zahlreiche Praxisübergaben sowohl auf Abgeber- als auch auf Übernehmerseite erfolgreich zu begleiten.
Gert Graeser studierte an der Universität Grenoble, an der Universität Mannheim sowie an der European Business School und ist Finanzökonom (ebs). Als zertifizierter Ärzte- und Zahnärzteberater (Certified Financial Planner) ist er seit 1997 unabhängiger Finanzberater für Zahnärzte, Kieferorthopäden und Mund-, Kiefer- und Gesichtschirurgen. Der Schwerpunkt seiner Arbeit umfasst die Bereiche Praxisgründung und -abgabe sowie die Finanzplanung.
Prof. Dr. Thomas Sander ist Gründer der Zahnarztberatungsgesellschaft „Sander Concept“ (1997) und Leiter des Lehrgebietes Praxisökonomie, Medizinische Hochschule Hannover (seit 2005). Seine Forschungsschwerpunkte sind Praxisbewertung und Praxismarketing. Er ist öffentlich bestellter und vereidigter Sachverständiger für Praxisbewertung. Sander Concept berät Zahnarztpraxen in ganz Deutschland zur Praxisökonomie und zum Marketing.
1
Der menschliche Faktor
Thomas Kirches, Gründer und Inhaber von DentBeratung
Ihr Praxisabgabe-Team
Da Sie durch Aus- und Fortbildungen Fachmann in Ihrem Bereich – der Zahnmedizin – sind, wissen Sie, wie wichtig es für Patienten ist, beim Th ema „Zähne“ den Zahnarzt als qualifi zierten Ansprechpartner zu haben. Wenn Sie diesen Gedanken weiterführen, nämlich dass Sie für Th emenbereiche außerhalb des Mundes wahrscheinlich kein Fachmann sind, sollten Sie sich den Anspruch, Fachleute zu kontaktieren, zu Herzen nehmen. Für Ihr Ziel, die erfolgreiche Praxisabgabe, ist es von großer Bedeutung, dass Sie ausschließlich steuerliche, juristische und weitere Berater in Ihr persönliches „Praxisabgabe-Team“ holen, die sich mit der besonderen Situation der Heilberufe auskennen; Berater, die für das Th ema Praxisabgabe mit all ihren Facett en qualifi ziert sind. Idealerweise haben Sie diese bereits seit Jahren an Ihrer Seite. Sollte das nicht der Fall sein, so spricht nichts dagegen, die Verfasser der verschiedenen Th emenbereiche in diesem Antworten-Buch entsprechend zu kontaktieren. Stellen Sie sich Ihr individuelles Team zusammen.
Der erste Gedanke
Irgendwann ist der Moment da, an dem einem erstmals der Gedanke an die Praxisabgabe in den Sinn kommt. Oftmals ist es das Resultat aus einem beruflichen Ärgernis oder aus Frustration (Patienten, Mitarbeiter, Verpassen von Zielen, Standespolitik, ...), sich ändernden Lebensumständen privater (Trennung, Krankheit, ...) oder beruflicher Natur (z. B. Kündigung Mitarbeiter) oder vielleicht auch – ganz klassisch – altersbedingt. Wenn man ein gewisses Alter erreicht hat, passiert es nicht selten, dass diese Frage an einen von außen herangetragen wird.
Diese ersten Gedanken sind schnell wieder aus dem Bewusstsein verschwunden, denn das, was man dabei aufgeben würde, ist aktuell noch zu lebenserfüllend und reizvoll, obwohl natürlich die Aussicht auf ein anderes, attraktives und entspanntes Leben nach dem Praxisalltag erstrebenswert erscheint.
Ursache fürs Aufschieben der Überlegungen ist in vielen Fällen die Unwissenheit, wie man es anfangen und was man alles erledigen sollte oder sogar muss. Das ist zutiefst menschlich. Allerdings ist der Gedanke an eine Praxisabgabe nur temporär verschwunden und schwirrt spätestens beim nächsten Anlass schnell wieder im Kopf herum. Vielleicht taucht er auch auf, wenn ein Kollege, mit dem man sich über Jahre immer mal wieder ausgetauscht hat, seine eigene Praxisabgabe oder deren Planung im Gespräch erwähnt. Dann ist der Gedanke schnell wieder im Kopf und vielleicht vorschnell ausgeplaudert, dass man diese Idee auch schon mehrfach hatte. Man möchte vielleicht auch nicht der letzte „Alte“ sein, wenn alle übrigen langjährigen Kollegen sich bereits in den wohlverdienten und so reizvoll wirkenden Ruhestand verabschiedet haben.
Diese im Raum stehende Veränderung kommt aber nicht nur zu bestimmten Anlässen auf die Tagesordnung, sondern auch, wenn man sich selbst oder wenn sich der Lebenspartner in einem ruhigen Moment Gedanken zur Zukunft und zu den Zielen im weiteren Leben macht. Dabei ist es gar nicht verwerflich, den Gedanken an die Praxisabgabe hintanzustellen, wenn man für sich selbst die Zeit als noch nicht reif dafür ansieht und weiterhin Freude an Praxis und Beruf verspürt. Es sollte aber nicht passieren, dass man das Thema eigentlich angehen möchte, sollte und müsste, es aber immer weiter vor sich herschiebt. Die Beschäftigung mit den stets gleichen Gedanken und das Aufschieben wird zur Quälerei, kostet Kraft, mindert die Lebensqualität und lähmt Sie immer öfter und nachhaltiger.
Ab wann sollte man ...?
Eine immer wiederkehrende Frage lautet: Ab wann sollte man sich mit der Abgabe der eigenen Zahnarztpraxis auseinandersetzen. Die „präzise“ Antwort kann nur heißen: Das ist ganz individuell. Die beste Antwort ist, so überraschend das vielleicht klingt: schon bei der Praxisgründung. Wenn man bei der Gründung und Planung seiner Praxis schon mal im Hinterkopf den Gedanken bewegt, ob diese Praxis – mit dem jetzigen Wissen, wohin die Entwicklung der Zahnarztpraxen wahrscheinlich führen wird – attraktiv für potenzielle Nachfolger wäre, kann man manche „Weichen“ frühzeitig stellen.
Die Menschen
Im Rahmen einer Praxisabgabe gibt es viele Punkte, die unbedingt zu beachten sind. Dazu gehören Fragestellungen aus den Bereichen Steuern, Recht, Finanzen, Versicherungen, Marketing usw. Über allem steht jedoch das Wichtigste: „der Mensch“, oder genauer: „DIE Menschen“. Die nachfolgenden Seiten werden aufzeigen, wie komplex und vielfältig die Vorgänge sind, die bei einer Praxisabgabe allein das Thema „Menschen“ betreffen.
Die Entscheidung, einen Nachfolger für die eigene Praxis zu suchen und damit das Ende des Berufslebens einzuläuten, gehört sicherlich zu den schwierigsten Entscheidungen. Sollten Sie am Ende nicht mit dem Ablauf oder dem Ergebnis der Praxisabgabe glücklich sein und Ihren Frieden haben, bringt Ihnen beispielsweise eine wohldurchdachte, steuerliche Regelung nicht viel. Entscheidungen und Vorgänge in Bezug auf die Menschen entfalten oft die nachhaltigste Wirkung.
Verdeutlichen Sie sich einmal, wie viele Menschen direkt oder indirekt durch Ihre Praxisabgabe betroffen sind und was es für sie bedeutet. Zu den Betroffenen zählen Ihre Praxismitarbeiter, die Patienten, Ihre Familie und Freunde sowie natürlich auch der Übernehmer Ihrer Praxis. Aber auch der Vermieter der Praxisräume (sofern sie nicht Ihr Eigentum sind), die Zahntechniker des Labors, mit dem Sie zusammenarbeiten, bis hin zum Blumenhändler, bei dem Sie vielleicht regelmäßig einen Blumenstrauß für die Rezeption holen, gehören dazu. Wenn man sich diese Komplexität vergegenwärtigt, ist auch nachvollziehbar, warum uns unsere innere Stimme nur zu gerne vorschlägt, das Thema besser erst demnächst wieder auf die Tagesordnung zu setzen. Dieses Verhalten ist menschlich und betrifft sehr viele Bereiche.
Zudem bedeutet die Abgabe der Praxis an einen Nachfolger, bei allem zeitweisen Ärger und sicherlich auch negativen Begleiterscheinungen dieses schönen Berufes, die Trennung von einer Wohlfühloase, die man sich in der Regel über Jahrzehnte eingerichtet hat. Es schließt nicht nur die Aufgabe der zahnärztlichen Tätigkeit, sondern auch das Verlassen der liebgewonnenen Praxis mit ein, die man über Jahre mit viel Herzblut und finanziellen Mitteln aufgebaut hat. Es bedeutet die Trennung von einem Team, das trotz Fluktuation größtenteils wie eine Familie zusammengewachsen ist und zukünftig nicht mehr in der gewohnten Art da sein wird. Darunter sind Mitarbeiter, die Sie vielleicht einmal selbst ausgebildet haben und die einem ans Herz gewachsen sind.
Und nicht zu vergessen sind die Patienten, die über Jahre eine enge Bindung zu Ihnen und Ihrer Praxis aufgebaut haben. Viele kennen die Nachfragen und Bitten der Patienten, dass man doch noch lange die Praxis weiterführen möge, da man sich als Patient nur hier richtig aufgehoben und verstanden fühlen würde; Patienten, die Ihnen, „ihrem“ Zahnarzt, die (Mund-) Gesundheit anvertraut haben. Diese Menschen möchte niemand einfach so verlassen, sondern mindestens in die guten Hände eines Nachfolgers geben.
Und „der Mensch“ hinter dem Praxisabgeber?
Haben Sie sich schon einmal bewusst gemacht, dass Sie nach der Praxisabgabe deutlich seltener das Gefühl erleben könnten, gebraucht zu werden? Weniger die bestimmende Person zu sein, die die Richtung vorgibt und letztendlich alles allein entscheiden darf?
Auch die schon erwähnte Bestätigung durch Wertschätzung und Dankbarkeit von Patientenseite wird in Zukunft so nicht mehr gegeben sein. Jeder Mensch benötigt aber in seinem Leben eine Art von Bestätigung für sein Tun. Dies ergibt sich in der Praxis auf vielfältige Art und Weise: sei es durch das Erreichen von Zielen hinsichtlich des Umsatzes, des Gewinns oder der Patientenanzahl, aber auch durch das Gelingen eines schwierigen Eingriffs oder eben durch die Zufriedenheit und dankbaren Worte der Patienten.
Nun gilt es, sich für die Nach-Praxis-Zeit neue Ziele zu setzen, um auch künftig das Gefühl der Bestätigung und Zufriedenheit zu bekommen. Gleichermaßen, und oftmals nicht beachtet, muss man sich darauf einstellen, als Privatier niemandem mehr, wie als Praxis-Chef, Anweisungen geben zu können und davon auszugehen, dass diese umgesetzt werden. Es gehört dazu, sich mit dem Themenbereich rund ums „Loslassen“ zu beschäftigen. Die Gefahr, dass etwas fehlen wird und daraus eine unerklärliche Unzufriedenheit erwächst, ist groß. Eine Unzufriedenheit, die besonders unverständlich erscheint, da man sich doch so auf die neuen Freiheiten im „Leben danach“ gefreut hatte.
Verlagern des Lebensmittelpunktes
Da man in der Ausübung des zahnärztlichen Berufes in eigener Praxis den Großteil der Wochentage in den Praxisräumen verbringt, bedeutet die Abgabe der Praxis auch ein Verlagern des bisherigen, täglichen Lebensmittelpunktes in denjenigen anderer Menschen, d. h. in die räumlich und zeitlich bestehenden täglichen Routinen Ihrer Mitmenschen. Das kann die eigene Familie betreffen oder auch Freunde, mit denen Sie sich beispielsweise nun auch am Vormittag zum Sport verabreden könnten. Das war mit Ihrem bisherigen Tagesablauf nicht möglich. Somit verändert die Verlagerung Ihres Lebensmittelpunktes auch den Ablauf und liebgewonnene Rituale anderer Menschen. Hier gilt es, auch diesen Menschen die Gelegenheit zu geben, sich darauf einzustellen und sich daran zu gewöhnen. Letztendlich sind ausschließlich Sie es, der etwas in seinem Leben bewusst und aus eigenem Willen ändert. Gehen Sie nicht davon aus, dass jeder mit jeder Veränderung sofort und vollkommen einverstanden ist. Das bedeutet für Sie, sich damit zu arrangieren, wenn nicht alles immer problemlos und sofort funktioniert. Möchten Sie z. B. nach der Praxisabgabe zukünftig gerne vormittags dem Hobby „Tennis“ nachgehen und Ihr langjähriger Spielpartner hat da bereits seit Jahren einen anderen „Gegner“, so gilt es, sich langsam, behutsam und gemeinsam auf die geänderte Lebenssituation einzustellen. Oder wenn Sie sich, nach dem Ausscheiden aus der Praxis, der häuslichen Gartenarbeit widmen möchten und dies ist seit vielen Jahren eine liebgewonnene Tätigkeit Ihres Partners, so entsteht hier ungewollt Konfliktpotenzial.
Wenn man sich die genannten Punkte verdeutlicht, können Konflikte und Enttäuschungen von Beginn an vermieden werden. Seien Sie sich über die Auswirkungen der Praxisabgabe auf Ihren privaten Lebensbereich im Klaren. Geben Sie sich und Ihren Mitmenschen Zeit zur Gewöhnung. Daher ist es wichtig, eine Entscheidung nicht zu verkünden, sondern im Vorfeld die Menschen, die es dann betreffen wird, in die Gedanken einzubeziehen.
Abb. 1 Die Veränderung des Lebensmitt elpunktes beim Wechsel ins Privatleben.
Auch das mit dem Ausscheiden aus dem Beruf verbundene Entschleunigen muss man lernen und akzeptieren. Wenn Sie bisher in der Praxis einen eng getakteten Terminkalender abzuarbeiten hatt en, so ist nun die lange herbeigesehnte Freiheit erstmal gewöhnungsbedürft ig. Vor allem dann, wenn die erste Euphorie über die neue Situation langsam abfl aut und der Alltag einsetzt.
Sehr wahrscheinlich wird auch das Gefühl „heute etwas geschafft zu haben“, wie wenn Sie in der Praxis einen anstrengenden Tag gemeistert haben, fehlen. Dies ist ein völlig normaler Vorgang und damit verbunden, sich andere Ziele zu setzen. Vielleicht ist es das Lesen eines schon lange wartenden Buches oder eine ehrenamtliche Herausforderung: Hieraus kann ein vergleichbar befriedigendes Gefühl erwachsen. Geben Sie sich Zeit und setzen Sie sich neue Ziele. Machen Sie Pläne, möglichst gemeinsame Pläne mit Ihrem Partner.
Verlust von Sicherheit
Durch die Abgabe der Praxis verlässt man auch den Raum, in dem man sich durch Wissen und Fähigkeiten als Zahnarzt von vielen anderen Menschen abhebt und im sozialen Umfeld als Fachmann angesehen wird. Sie geben den Bereich auf, in dem Ihre fachliche Meinung für viele Personen maßgeblich ist.
Sie betreten nun fast ausschließlich Themenfelder, in denen andere auf einem ähnlichen Niveau wie Sie selbst eine fundierte Meinung vertreten. Machen Sie sich bewusst, dass Ihre Meinung dann nicht mehr unbedingt als maßgeblich angesehen wird, sondern ggf. „nur“ noch eine von vielen Ansichten zu bestimmten Fragestellungen darstellt. Das Gefühl, der unbestrittene Fachmann mit der entscheidenden Meinung zu sein, wird entfallen. Dies kann völlig problemlos erfolgen oder aber dazu führen, dass man nicht versteht, wieso denn „jetzt immer herumdiskutiert“ wird.
Ein neues Gefühl entwickelt sich auch, wenn der kollegiale Austausch im Zahnärztekreis, auf Tagungen und auf Fortbildungen entfällt. Sie haben ein enormes Wissen in Ihrem Fachbereich, das nach der Praxisabgabe kaum mehr nachgefragt wird. Außerdem sorgt die rasche Entwicklung im dentalen Sektor dafür, dass der Anschluss an moderne Entwicklungen schnell verlorengeht, wenn man erst einmal raus ist. Dies ist ein normaler Vorgang, mit dem jeder, der aus seinem Berufsleben ausscheidet, zurechtzukommen lernen muss. Gut und bewusst geplant, ist diese Entwicklung deutlich leichter.
Die Zeit danach
Es stellt sich auch die Frage, wie und womit Sie die dann zur Verfügung stehenden Freiräume auszufüllen gedenken. Natürlich hat jeder im stressigen Arbeitsalltag den Wunsch, mal in Ruhe ein Buch zu lesen, eine schöne Reise zu machen, auszuschlafen, sich einem Hobby zu widmen usw. Was aber kommt, wenn das schöne Buch gelesen ist oder sich die lange gewünschte Reise dem Ende nähert. Haben Sie weitere Pläne?
Sind es Ihre Pläne oder gemeinsame Pläne mit Ihrem Partner? Da sich auch dessen Leben ändert, sollten es idealerweise gemeinsame Pläne sein, in denen sich beide wiederfinden. Es ist ratsam, dieses Thema mit dem Partner offen zu besprechen. Wer weiß, vielleicht hat Ihr Partner bereits andere Ideen und konkrete Vorstellungen von der Zukunft. Unbestritten wird es in der Umgewöhnungsphase Situationen geben, in denen die Orientierung durch den Wegfall des jahrzehntelangen Tagesablaufs fehlen wird und ein Gefühl der Unzufriedenheit aufkommt. Durch Gespräche und gemeinsame Ziele lassen sich diese Phasen so kurz wie möglich halten.
Wie bringt man „Loslassen“ und „Loslegen“ in Einklang?
Oft wird angeführt, dass der „weiche Übergang“ im Rahmen einer Praxisabgabe von Vorteil für den Übernehmer ist, weil Patienten den bisherigen Behandler zwischendurch noch sehen und die Praxis, trotz des neuen „Gesichts“, als ihre Praxis wiedererkennen und ihr erhalten bleiben. Auch kann sich der Übernehmer dann langsam in gewohnte Abläufe einarbeiten, diese kennen- und schätzen lernen sowie Eindrücke bekommen, was man in der Zukunft optimieren möchte. Man spricht oftmals von einem „weichen Übergang“.
Dabei wird immer vergessen, wie wertvoll diese Übergangszeit auch für den Abgeber sein kann. In dieser „weichen“ Phase des Übergangs kann der Abgeber langsam loslassen. Es ist kein abruptes Ende der eigenen Praxiszeit, auch wenn man sich das früher oft gewünscht hatte. Das Erleben, dass man Praxis, Mitarbeiter und Patienten in gute Hände übergeben konnte und sich mit diesem Gefühl zufrieden und langsam zurückziehen kann, erleichtert das Leben „danach“ enorm. Auch für die Familie ist dieser seichte Übergang nicht unwillkommen, da liebgewonnene Freiräume noch eine Zeitlang erhalten bleiben und sich nur langsam verändern. Wichtig ist, dass Sie sich über den „weichen Übergang“ Gedanken machen, denn jeder muss den für sich richtigen Weg finden.
Das Modell des „weichen Übergangs“ wird sehr oft in Form eines Angestelltenverhältnisses für den Abgeber umgesetzt. Im Interesse beider ist es wichtig, dass die Zusammenarbeit zeitlich limitiert wird. Denn mehrfach gab es im Rahmen von unbegrenzten Arbeitsverhältnissen bereits unangenehme Situationen, bei denen der Abgeber z. B. noch an drei Vormittagen in der Woche in der Praxis war. Der Umstand, dem schönen Beruf noch ein wenig erhalten zu bleiben, dabei von der Bürokratie befreit zu sein und langjährige Patienten weiterbehandeln zu können, wurde von manchem Abgeber als so angenehm wahrgenommen, dass er dies gerne noch „ein paar Jahre“ beibehalten wollte.
Die unbefristete Fortführung dieser Zusammenarbeit ist allerdings in den wenigsten Fällen im Interesse des Übernehmers, da er nach Übernahme und Eingewöhnung nun der Praxis seinen eigenen Stempel aufdrücken möchte. Schlimmstenfalls muss dem Abgeber das unbefristete Arbeitsverhältnis irgendwann gekündigt werden, was aber für schlechte Stimmung bei Patienten und Mitarbeitern führen kann, wenn sich diese Vorgehensweise herumspricht. Besser ist es, von Beginn an eine Zusammenarbeit für 3 oder 6 Monate zu vereinbaren und im Anschluss, wenn es beide möchten, diese erneut befristet zu verlängern oder auf Urlaubs- und Krankheitsvertretungen zu beschränken.
Finden Sie eine Lösung, die Ihnen das „Loslassen“ und dem Übernehmer das „Loslegen“ erlaubt.
In diesem Zusammenhang sei darauf hingewiesen, dass Zahnärzte im (Un-) Ruhestand, insbesondere für den immer größer werdenden weiblichen Teil der Zahnärzteschaft, sehr gefragt sind. Die Gelegenheit, während einer Schwangerschaft Praxis und Patienten zeitweise einem Kollegen anvertrauen zu können, der die Zahnmedizin liebt und mit Team und Patienten umzugehen weiß, wird gerne angenommen. Wenn Sie so etwas machen möchten, ist vorher ein Gespräch mit der zuständigen KZV und dem Steuerberater zu empfehlen.
Sich bewerten lassen
Im Rahmen einer geplanten Abgabe der eigenen Praxis wird man im Normalfall mit mehr als einem Interessenten Gespräche führen. Dass ein potenzieller Käufer Ihre Praxis und damit Ihr berufliches Lebenswerk mit anderen Augen sieht als Sie selbst, liegt in der Natur der Dinge. Die unterschiedliche Sicht auf die Praxis ist nicht nur auf die bekannte Betriebsblindheit zurückzuführen, die einen Dinge und Abläufe mit der Zeit akzeptieren lässt, die einem Außenstehenden sofort ins Auge fallen. Ein in der Regel jüngerer Kollege betrachtet Ihre Praxis im Hinblick darauf, ob er damit seine beruflichen Träume realisieren kann.
Ein übergroßes Büro beispielsweise, welches Ihnen als wichtiger Rückzugsort im Praxisalltag diente, kann von einem Interessenten als „unwichtig“ angesehen und eher als Raum für ein weiteres Behandlungszimmer angedacht werden. Dann gilt es, dem potenziellen Nachfolger nicht Ihre Vorstel-lung einer Praxis überzustülpen, sondern zu akzeptieren, dass andere Menschen andere Ideen und Pläne haben. Da ein Interessent sich überlegen muss, inwieweit er seine Traumpraxis mit den Gegebenheiten Ihrer Praxis in Einklang bringen kann, wäre es nicht zielführend, ihm diese „frischen“ Ideen mit Ihren Erfahrungswerten ausreden zu wollen. Das bedeutet nicht, einem jungen Zahnarzt nicht auch Tipps und Anregungen aus Ihrem Erfahrungsschatz mitzugeben. Im Gegenteil – das wünschen sich sogar viele der jungen Leute, die zumeist noch mit einer gehörigen Portion Unsicherheit den Weg in die eigene Praxis zu gehen versuchen.
In diesem Zusammenhang muss man ebenfalls akzeptieren, dass ein Fremder nicht nur Ihre Praxis mit anderen Augen sieht, sondern letztendlich auch Ihr berufliches Lebenswerk mit dem angebotenen Kaufpreis bewertet. Damit dokumentiert er den Wert, den IHRE Praxis in der Realisierung SEINER Traumpraxis hat. Muss er viel ändern, modernisieren oder umbauen, so hat die jetzige Situation damit für ihn einen geringeren Wert, als wenn schon alles genau passend wäre. Ein für ihn niedriger Wert hat somit nichts mit fehlendem Respekt Ihnen gegenüber zu tun.
Stellen Sie sich einmal die Frage, ob Sie Ihre Praxis so wie sie aktuell ist, heutzutage selbst kaufen würden. Und was wäre sie Ihnen wert? Entspricht die Praxis den heutigen Anforderungen? Was würden Sie als potenzieller Übernehmer gerne anders sehen? Diese Betrachtungsweise schärft den Blick für das, was man vielleicht im Vorfeld der geplanten Praxisabgabe noch verbessern könnte. Oder Sie gehen mit einem befreundeten Kollegen durch die Praxis und bitten ihn um seine Meinung.
Schärfen Sie den Blick auf Ihre Praxis und sammeln Sie Anregungen, wie Sie Ihre Praxis attraktiver für einen Interessenten machen können.
Nochmal investieren?
Im Rahmen der immer wieder kolportierten Aussage, dass man in den letzten fünf Jahren vor der Praxisabgabe noch einmal kräftig investieren solle, hilft es, sich in die Sichtweise eines potenziellen Erwerbers hineinzuversetzen. Die Empfehlung darf nur lauten: Machen Sie ausschließlich das, was notwendig ist. Tauschen Sie nur das aus, was Ihren Ansprüchen an Funktion, Komfort, Bedienbarkeit und Optik nicht mehr entspricht. Oft entfaltet die Praxis schon durch ein neues Lichtkonzept, einen neuen Boden oder Anstrich eine sehr attraktive Wirkung. In vielen Fällen haben schon Abgeber im Anschluss solcher Renovierungsleistungen gesagt, dass es ihnen so gut gefällt, dass sie hier selbst noch gerne weiterarbeiten würden.
Machen Sie die Praxis für sich selbst schön und nicht erst zum Ende des Berufslebens für einen Nachfolger.
Als Argumente für die Erneuerung von Behandlungseinheiten beispielsweise werden fast ausnahmslos die Themen „Abschreibung“ und „höherer Verkaufspreis bei Abgabe“ genannt. Dem ist entgegenzuhalten, dass man nur dann einen Kauf durch Abschreibung steuerlich geltend machen kann, wenn man vorher Geld ausgegeben hat. Und Geld für unnötige Investitionen auszugeben, kann niemals sinnvoll sein.
Zudem laufen Sie Gefahr, dass Sie eine Behandlungseinheit von Hersteller „A“ gekauft haben und der Kaufinteressent hat aber ein Faible für die Produkte des Herstellers „B“. Dann hat die als Wertsteigerung gedachte Investition für den Interessenten längst nicht den Wert, den Sie sich erhofft und selbst mindestens bezahlt hatten. Oder Sie erwerben ein neues, digitales Panoramaröntgengerät und der Nachfolger hätte gerne ein DVT. Dann hätte das neuangeschaffte Röntgengerät nur den Wert eines Gebrauchtverkaufs an einen anderen Zahnarzt, um Platz für das DVT zu schaffen.
Die Mitarbeiter
Gleichermaßen betroffen von der Praxisabgabe ist das Praxispersonal. Genauso wie die Praxis ein „zweites Zuhause“ wurde, sind manche Mitarbeiter über die Jahre wie eine „zweite Familie“ geworden. Man hat gemeinsam schöne und schwierige Zeiten erlebt, anspruchsvolle Situationen gemeistert und wahrscheinlich unvergessliche Praxisausflüge und Weihnachtsfeiern verlebt. Und nun will oder muss man sich trennen. Bedenken Sie, dass das beiden Seiten schwerfällt, weil sich über Jahre eine, wenn auch berufliche, Verbundenheit entwickelt hat. Als Praxisabgeber verlässt man Menschen, mit denen über Jahre ein Vertrauensverhältnis bestand und übergibt sie an einen Nachfolger. Dessen soziale Kompetenz ist deshalb für Praxisabgeber oftmals von großer Bedeutung.
Weiterhin ist es wichtig, von Beginn an den richtigen Weg des Umgangs mit Ihrem Team zu finden. Sollten Sie in einem Alter sein, welches typisch für einen Praxisabgeber ist, dann haben die Mitglieder Ihres Teams mehr oder weniger den Gedanken im Kopf, dass Sie sich schon mit diesem Thema befassen. Die Ungewissheit, was nun kommt oder ob Sie doch länger „an Bord bleiben“, wird Ihre Mitarbeiter beschäftigen. Seien Sie versichert, dass dies auch innerhalb des Teams thematisiert wird und Gerüchte entstehen könnten. Ungewissheit verursacht Unsicherheit, da es für Ihre Angestellten natürlich auch um den eigenen Arbeitsplatz geht und mit dem Einkommen Miete, Auto, Urlaub usw. bezahlt werden müssen. Wenn die Zeit der Unsicherheit über die eigene zukünftige Situation länger anhält, kann es passieren, dass Mitarbeiter das „Heft des Handelns“ in die Hand nehmen und sich umorientieren. In dem Wissen, dass der wichtigste Faktor neben dem Behandler auch ein gutes und etabliertes Praxisteam ist, verliert die Praxis für einen Interessenten an Wert, wenn Mitarbeiter die Praxis verlassen.
Was ist zu tun, um die Gefahr der Eigendynamik zu verhindern? Beziehen Sie – so bald wie möglich – Ihr Team in Ihre Überlegungen mit ein. Die Angst, dann würde erst recht Unruhe entstehen, ist oftmals unbegründet. Was spricht dagegen, dem Team mitzuteilen, dass Sie langsam die Abgabe Ihrer Praxis planen und dass es für Sie von großer Wichtigkeit ist, Personal und Praxis in gute Hände zu geben. Sie zeigen Verantwortung und Ihre Mitarbeiter wissen, woran sie sind. Das Gefühl der bisherigen Ungewissheit wird zu einem großen Teil durch Vertrauen in Sie ersetzt.
Davon unbenommen bleibt die rechtliche Verpflichtung laut BGB, Ihre Mitarbeiter rechtzeitig über den Wechsel zu informieren (siehe hierzu die Ausführungen im Themenkomplex „Recht“).
Die Patienten
Wenn Sie ein gewisses Alter erreicht haben, werden auch Patienten fragen, wie lange Sie ihnen noch erhalten bleiben. Dahinter verbirgt sich ein Kompliment und die Bestätigung für Ihre Arbeit in den zurückliegenden Jahren. Die Beziehung zwischen Patienten und Zahnarzt ist immer noch sehr von Vertrauen und Beständigkeit geprägt. Auch wenn der Wechsel heutzutage häufiger oder schneller vorgenommen wird als vor 20 bis 30 Jahren, so ist die Treue gegenüber dem eigenen Zahnarzt sehr groß. Daher wünscht sich ein Patient möglichst keine Veränderung.
Dies ist ein Grund für einen generellen Rat an Praxisübernehmer: nach der Übernahme zunächst so wenig wie möglich verändern, damit der Patient beim Betreten noch „seine“ Praxis wiederfindet. Die größte Veränderung ist schon der Behandler selbst. Daher sollte man dem Patienten, zumindest für die Anfangszeit, das gewohnte Bild der Praxis erhalten, um ihm hierdurch Sicherheit und Vertrauen zu geben.
Wie aber reagieren, wenn Patienten Sie auf dieses Thema ansprechen? Die Empfehlung ist, weitestgehend offen zu kommunizieren. Es spricht auch nichts dagegen, wenn Sie einem Patienten sagen, dass Sie sich mit dem Thema Ruhestand befassen würden, aber es für Sie einen hohen Stellenwert hat, dass Ihre Patienten und das Team in gute Hände kommen.
Wichtig ist, dass Sie Ihr Vorhaben vorab mit Ihrem Team kommunizieren, damit Ihre Mitarbeiter es nicht durch Patienten erfahren. Die Reihenfolge, zunächst das Team und dann die Patienten zu informieren, ist von großer Wichtigkeit und gibt dem Team Sicherheit. Bedenken Sie bitte, dass es genügend Situationen gibt, in denen Patienten und Mitarbeiter alleine sind wie an der Rezeption, beim Röntgen und der Prophylaxe. Deswegen macht es einen geregelten und in sich stimmigen Eindruck, wenn Ihr Team und Sie mit einer Stimme reden.
Kündigen?
Leider kommt es immer wieder vor, dass Zahnärzte, die sich mit der Praxisabgabe näher beschäftigen, meinen, sie würden Themen vorausschauend regeln, indem sie den Mietvertrag schon mal kündigen, Personal ganz oder teilweise entlassen und auch die KZV anschreiben, dass man hiermit den Verzicht auf die Zulassung zu einem bestimmten Zeitpunkt erklärt. Leider handelt es sich hierbei nahezu immer um klassische „Eigentore“.
Es ist sinnvoll, dass gerade ein Mietvertrag entweder noch eine gewisse Laufzeit hat oder man als Mieter Optionen zur Verlängerung hat: idealerweise ein oder mehrere Optionen um jeweils ein Jahr.
Nicht nur einmal ist es vorgekommen, dass sich zum Jahresende voreilig gekündigte Mietverträge als „Bumerang“ herausgestellt haben. Im Zuge der Gespräche mit einem Interessenten für die Praxis wird in der Regel auch der Kontakt zum Vermieter hergestellt, da es natürlich wichtig ist, zukünftige Vertragspartner kennenzulernen. Dabei hat es dann Fälle gegeben, in denen die Interessenten mit dem Vermieter einen neuen Mietvertrag zum Jahresbeginn eingegangen sind, bevor der Kaufvertrag über die Praxis unterzeichnet ist. In so einer Situation wären Sie als Abgeber in einer katastrophalen Verhandlungsposition. Der Interessent, der sich die Praxisfläche ab Jahresbeginn per Mietvertrag hat sichern können, kann Ihnen nun den Kaufpreis der Praxis nahezu diktieren. Kein anderer Interessent würde die Praxis kaufen, da es keinen den Standort sichernden Mietvertrag ab dem Folgejahr geben wird. Allein diese voreilige Kündigung kann sie 5- bis 6-stellige Geldbeträge kosten. Daher sollte man dieses Thema in Ruhe vorbereiten, damit Ihre Verhandlungsposition nicht geschwächt, sondern idealerweise gestärkt wird.
Gleichermaßen verhält es sich, wenn man sich vorschnell von Teilen des Personals trennt. Der Gedanke dahinter ist, dass ein Nachfolger im Rahmen der Praxisübernahme per Gesetz u. a. in alle Arbeitsverträge einsteigt. Eine Kündigung durch den Arbeitgeber im Rahmen des Betriebsübergangs ist nicht zulässig (weitere Ausführungen hierzu im Themenbereich „Recht“). Das ist der Grund dafür, alles im Vorfeld regeln zu wollen. Tatsache ist allerdings, dass auch ein Nachfolger eine Praxis ohne Team nicht wird betreiben können. Der Vorteil eines eingespielten Praxisteams mit vielen sozialen Bindungen zu den Patienten ist sehr hoch einzuschätzen. Würden sich Teile des Personals einen neuen Arbeitgeber suchen müssen, bestünde auch die Gefahr, dass Patienten, die eine familiäre und freundschaftliche Beziehung zu diesen Mitarbeitern haben, der Praxis ebenfalls den Rücken kehren.
Und schlussendlich setzt man sich unnötig einem Zeitdruck aus, wenn man gegenüber der KZV vorschnell zu einem bestimmten Datum den Verzicht auf die Zulassung erklärt. Bedenken Sie bitte immer, dass es Zeit braucht, bis der richtige Nachfolger gefunden und alle Formalitäten erledigt sind. Ein Käufer hat wahrscheinlich auch eine Kündigungsfrist in seinem aktuellen Arbeitsvertrag zu beachten und zudem eine ganze Reihe von Punkten (Finanzierung, Antrag auf Zulassung, Einstieg in den Mietvertrag, ...) zu organisieren. Sollte es durch die vorschnelle Rückgabe der Zulassung durch den Abgeber und die Erteilung der Zulassung für den Nachfolger ein zeitliches Vakuum geben, in der keine Kassenzulassung für die Praxis vorliegt, so würde der ideelle Wert Schaden erleiden. Und dies würde sich auf den Kaufpreis auswirken.
Die Befürchtung, unter Umständen den Verzicht auf die eigene Zulassung im Rahmen der Praxisabgabe zu erklären und dass gleichzeitig der Nachfolger – wider Erwarten – keine Zulassung erhält und somit der Kaufvertrag keine Gültigkeit bekommt, ist unbegründet. Bei den meisten KZVen ist im entsprechenden Formular dargelegt (bitte unbedingt kontrollieren!), dass der Verzicht auf die Zulassung als nichtig anzusehen sei, wenn der Nachfolger keine Zulassung erhalten sollte. Somit ist gewährleistet, dass Sie in einem solchen Fall nicht nur die Praxis, sondern auch Ihre Kassenzulassung behalten. Damit wäre die Basis gegeben, die Praxis weiterzuführen, um sich mit einem geeigneteren Nachfolger zu verständigen.
Welche Unterlagen?
Man kann es sich leicht machen und sagen, dass Sie hoffentlich einen „Notfallordner“ für den Fall der Fälle haben, in dem die wichtigsten Unterlagen zu Ansprechpartnern aus allen Bereichen abgelegt sind. Leider haben dies die wenigsten Praxisbetreiber. Sie gehen damit das enorme Risiko ein, dass in einem Notfall nicht nur vieles nicht geregelt ist, sondern auch Unterlagen gesucht werden müssten.
Die nachfolgende Liste (ohne Anspruch auf Vollständigkeit) sollte Ihnen einen Überblick über die normalerweise nachgefragten Unterlagen geben. Einem Kaufinteressenten diese Unterlagen in Form eines Praxisabgabe-Ordners gegen Vorlage einer Vertraulichkeitserklärung auszuhändigen, sorgt für einen strukturierten Überblick über die Praxis.
Finanzen
Einnahme-/Überschussrechnung der letzten 3 Jahre mit Kontennachweisen
Aktuelle Gewinn-/Verlust-Aufstellung
KZV
KZV-Quartals-Abrechnungen der letzten 3 Jahre
Fallzahl-Statistik der letzten 3 Jahre
Leistungs-/Umsatzstatistik pro Behandler der letzten 3 Jahre
Inventar
Aktuelle Inventarliste
Aufstellung der Gegenstände, die nicht übertragen werden sollen
Ggf. bestehende Leasingverträge
Personal
Organigramm (Wer hat welche Aufgaben und ist weisungsbefugt?)
Lohnjournal Dezember letzten Jahres
Aktuelles Lohnjournal
Arbeitsverträge inklusive geltender Zusatzabsprachen
Aufstellung Arbeitszeiten/Urlaubstage/Mutterschutz Mitarbeiter
Organigramm der Praxis
Praxisverträge
Wartungsverträge
Telefonvertrag
Vertrag „Homepage“
Praxis-Versicherungs-Verträge
Mietvertrag
Mietvertrag (wenn nicht Eigentum)
Verträge hinsichtlich der Nebenkosten (Gas, Wasser, Strom, ...)
Sonstiges
Grundriss Praxis
Öffnungszeiten Praxis und Arbeitszeiten Behandler
Weitere Verträge, die durch einen Erwerber übernommen werden sollen
Im Hinblick auf die vorgenannten Unterlagen ist unbedingt abzuklären, ob es noch laufende Leasingverträge gibt. Bitte beachten Sie, dass geleaste Güter während der Laufzeit nicht in Ihrem Eigentum sind, keine Berücksichtigung im Rahmen einer Praxisbewertung finden und auch nicht von Ihnen veräußert werden können. Sollte dies allerdings so angedacht sein, muss man den Leasingvertrag vorher ablösen. Auch besteht ggf. die Option, dass der Nachfolger den Leasingvertrag weiterführen kann. Wichtig ist, dieses Thema, d. h. die Möglichkeit der Ablösung oder Übertragung des Leasingvertrages, anzugehen und mit dem Interessenten zu besprechen.
Ein Übernehmer steigt in die bestehenden Verträge einer Praxis ein. Damit sind nicht nur die Personal-, sondern z. B. auch die Verträge der Sachversicherungen gemeint. Hier gibt es dann für beide Seiten ein befristetes Sonderkündigungsrecht.
In Bezug auf Versicherungen kann es für Sie von großer Bedeutung werden, dass Sie rechtzeitig mit Ihrer Berufshaftpflichtversicherung eine Nachhaftung vereinbaren. Bedenken Sie bitte, dass Sie eine Gewährleistung von zwei Jahren gegenüber dem Patienten im Bereich der Prothetik haben. Kontaktieren Sie daher rechtzeitig den für Sie zuständigen Ansprechpartner.
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