Read the book: «Стратегические закупки: Пособие для профессионалов»

Эдуард Трымбовецкий

Font:

Знак информационной продукции (Федеральный закон № 436-ФЗ от 29.12.2010 г.)

Издано при содействии

Яндекс Go для бизнеса

Редактор: Наталья Сербина

Руководитель проекта: Анна Туровская

Арт-директор: Татевик Саркисян

Корректоры: Наталья Сербина, Наташа Казакова

Младший редактор: Марина Плукчий

Верстка: Белла Руссо

Все права защищены. Данная электронная книга предназначена исключительно для частного использования в личных (некоммерческих) целях. Электронная книга, ее части, фрагменты и элементы, включая текст, изображения и иное, не подлежат копированию и любому другому использованию без разрешения правообладателя. В частности, запрещено такое использование, в результате которого электронная книга, ее часть, фрагмент или элемент станут доступными ограниченному или неопределенному кругу лиц, в том числе посредством сети интернет, независимо от того, будет предоставляться доступ за плату или безвозмездно.

Копирование, воспроизведение и иное использование электронной книги, ее частей, фрагментов и элементов, выходящее за пределы частного использования в личных (некоммерческих) целях, без согласия правообладателя является незаконным и влечет уголовную, административную и гражданскую ответственность.

⁂

От автора

Неудовлетворенность нынешним состоянием дел в сфере коммерческих закупок стала причиной моего внимания к данной сфере. Разговоры о значимости и роли закупок для корпоративного сектора ведутся последние несколько лет на страницах тематических журналов, в ходе регулярных форумов и конференций по закупкам и управлению цепями поставок. Критическому обсуждению подвергается полезность отдела закупок, а также навыки и компетенции его сотрудников. В этой связи вызывает глубокую озабоченность перспектива развития закупочной деятельности и отношения, складывающиеся между системой снабжения и остальным корпоративным сектором. Оценивая состояние закупочной деятельности в России, необходимо учитывать несколько внешних и внутренних факторов, влияющих на ее развитие. К числу первых я бы отнес прежде всего турбулентные явления коммерческого сектора, находящегося в фазе структурной хозяйственной перестройки в связи с беспрецедентным внешним санкционным давлением. В обстановке торговых рестрикций и разного рода политических и экономических запретов встал вопрос поиска новых способов взаимодействия между участниками деловой среды. Прежние логистические и закупочные цепочки были разорваны, а новые воспринимаются с большим недоверием из-за возросших финансово-экономических рисков. Что касается внутренних факторов, то до сих пор некоторые заинтересованные стороны, в том числе среди высшего руководства, склонны, иногда совершенно необоснованно, перекладывать на закупки ответственность за ошибки и просчеты смежных бизнес-подразделений – продажи, логистика и склад, производство.

Традиционно закупки не имели возможности своевременно реагировать на такие отзывы топ-менеджмента, поскольку общеизвестно, что прежде они никогда не оказывали существенного влияния на принятие стратегических решений. Уместно напомнить, что многие руководители в российских компаниях крайне редко придерживаются мнения, что закупки являются стратегической бизнес-функцией. До сих пор широко распространены укоренившиеся негативные стереотипы. Для многих они имеют большее значение, чем последние практические достижения отдела закупок. Как практикующий эксперт, могу констатировать, что принимающие решения топ-менеджеры страдают профессиональной «близорукостью». Они относятся к закупочной функции весьма упрощенно. И такой взгляд легко объясним. На протяжении десятилетий формировалось устойчивое деструктивное сознание, что закупочная деятельность – это всеобщее зло, которое призвано разрушать и препятствовать коммерческому успеху. Такое преднамеренное искажение закупочного потенциала неизбежно вело к существенным потерям и затратам.

На данный момент имеют место быть два ярко выраженных тренда. Один тренд выступает за необходимость консервации статуса закупочной деятельности и сохранение за ней сервисной функции, другой тренд предполагает формирование собственной идентичности в области закупок, провозглашает выбор в пользу всеобщей эффективности и создания дополнительной ценности для компаний и организаций.

Впервые за все время своего современного существования закупки могут занять свое законное место в бизнес-системе. Достаточно длительное время они находились на периферии, пытаясь самоутвердиться и отстоять себя, даже просто выжить, не видя, а возможно, и не желая видеть своей доли ответственности за то обидное положение, в котором они часто оказывались. Конечно, на данном этапе корпоративного развития такое положение должно быть преодолено и закупки как функция должны повысить свой корпоративный статус и стать в один ряд с другими стратегическими бизнес-подразделениями. Это позволит осознать необходимость рационального управления системой снабжения и избавиться от клише невостребованности.

Общеизвестно, что закупочная деятельность часто сама уклонялась от своего права самостоятельно определять свое лицо, мирилась с отведенной ей ролью вспомогательной функции, не вторгаясь в область принятия стратегических решений. В настоящее время закупкам необходимо освободиться от собственной корпоративной зашоренности, продемонстрировать бизнесу все свое многообразие, многофункциональность и неповторимость.

Геополитическая напряженность и разрыв традиционных логистических цепочек способствовали формированию серьезных запросов ко всей системе снабжения. Компании требуют ответов на возникающие вызовы, но как вопросы, так и ответы не всегда принимают во внимание имеющиеся противоречия внутри бизнес-подразделения, а также ресурсные и кадровые ограничения.

В большинстве компаний продолжает сохраняться очевидный перекос в поддержке различных отделов и департаментов. Практически всегда отдается предпочтение преимущественно коммерческим и производственным службам в ущерб интересам и потребностям отдела закупок.

С одной стороны, наблюдается замирание закупочных перспектив и отказ от современных апробированных концепций, а необходимый креатив заменяется несистемной эклектичностью и ангажированностью. Уход большого количества западных компаний с российского рынка лишь обострил текущее кризисное состояние закупочной деятельности.

С другой стороны, с учетом сложившихся внешнеэкономических условий предполагаю, что в ближайшее время должны произойти существенные положительные сдвиги во взаимоотношениях между закупками как функции и внутренними заказчиками. Обе стороны страдают от функциональной разобщенности и постоянных упреков. Операционный и стратегический разрыв, возникающий в результате отказа открыто взаимодействовать, ведет к тому, что компаниям в целом сложнее преодолевать различные трудности и вызовы, особенно в период нестабильности и турбулентности.

Чем гармоничнее и теснее отдел закупок будет сотрудничать с внутренними службами, тем выше шансы компании достичь лучших результатов и тем стабильнее ее экономическое положение. При правильном толковании и применении снабженческих идей отделы по закупкам откроют значительные перспективы своим компаниям. Они будут способствовать интересным творческим решениям, расширению коммерческих возможностей и укреплению финансовой устойчивости. А для этого необходимо выработать общее чувство вовлеченности в закупочный процесс.

Чтобы решать существующие проблемы, получить возможность предостеречь себя от будущих ошибок и иметь представления о новых вызовах и ловушках, нужно понимать текущее состояние корпоративных закупок. Объективный анализ имеет особое значение для закупок, поскольку способствует тому, что даже самые ярые критики смогут в очередной раз убедиться в необходимости развивать закупки как функцию внутри компании.

В этой связи возникает вопрос: сможет ли сегодня закупочная деятельность возглавить движение по обеспечению стабильности и устойчивости в компании? Если дать объективную характеристику коммерческим закупкам, определить, насколько адекватно закупки реагируют на происходящие изменения и какова их роль на современном этапе развития компаний, то можно не только ответить на этот вопрос, но и переосмыслить наши суждения о закупках в XXI веке.

Ввиду скудной научной и теоретической базы коммерческие закупки сегодня обладают ограниченными возможностями и не могут претендовать на объективную оценку своих достижений, несмотря на наличие очевидных результатов и признанных профессиональным сообществом критериев. И здесь как раз и возникают проблемы разработки этих критериев, их признания и внедрения в современный закупочный процесс с точки зрения результативности и быстрого практического применения.

В содержательной части коммерческих закупок должны появиться, как мне представляется, оригинальные идеи, интересные концепции, которые, вне всяких сомнений, окажут положительное влияние на их поступательное развитие. Это позволит под другим углом взглянуть на прошлые ошибки, настоящие вызовы и будущие перспективы, а также в ином ключе оценить закупочный потенциал в корпоративном секторе.

Стоит подчеркнуть, что современным профессиональным закупщикам придется уделить, хотим мы этого или нет, особое внимание совершенствованию снабженческого понятийного аппарата, который играет важную роль в процессе освоения новых компетенций в закупках и в значительной мере характеризует их состояние и уровень развития.

Однако имеющиеся в настоящее время категории, термины и дефиниции, которыми располагает современный закупщик, до сих пор довольно минимальны и порой несовершенны. Они содержат большое количество английских непереводимых заимствований, которые тормозят развитие и обогащение собственного закупочного глоссария. Закупки не могут успешно развиваться, изолируя себя от смежных направлений – логистики, производства и продаж.

Подводя итог, хотелось бы сказать уважаемому читателю, увлекающемуся закупками или работающему в области закупок, что цель книги «Стратегические закупки: пособие для профессионалов» – сформировать у специалистов самого широкого профиля правильное мнение о корпоративных закупках и их стратегическом значении для компании. Довольно долго складывалось впечатление, что закупки как функция находятся в состоянии вечного становления, завоевывая себе место под солнцем.

Несмотря на то что все еще можно встретить руководителей и специалистов по закупкам, которые готовы играть роль второй скрипки и признаются в нежелании что-то изменить, я искренне верю, что коммерческие закупки будут находиться в руках настоящих профессионалов.

Именно первоклассный закупщик будет всегда сфокусирован на корпоративных целях и задачах компании. Он не будет руководствоваться сиюминутной выгодой, искажать факты, преувеличивать значимость одних факторов и принижать достоинства других. Он будет дальновидным стратегом с железной хваткой, создающим дополнительную ценность своей компании. Его действия будут четко выверены и прозрачны. Обладая созидательным мышлением и высоким уровнем профессионализма, такой специалист по закупкам будет всегда способен внести вклад в устойчивое развитие компании и стать для нее действительно ценным активом.

Убежден, что глубокое переосмысление ценностей и роли закупок позволит преодолеть существующий скептицизм и навязчивый обструкционизм людей, не желающих признавать очевидную востребованность профессиональной закупочной функции в современном мире.

Надеюсь, что книга, которую вы держите в руках, станет шагом на пути к повышению роли и значимости коммерческих закупок.

В добрый путь!

01 Ключевые ошибки в закупках: от провала к прогрессу

В большинстве своем ошибки – это результат некомпетентности и отсутствие организованности.

Во многих компаниях коммерческого сектора закупочная деятельность до сих пор считается административной функцией, но серьезные технологические изменения, растущая политическая нестабильность и наметившийся экономический спад резко изменили мышление глав ведущих компаний в отношении места и роли закупок в корпоративной иерархии. Коммерческие закупки стремительно превращаются в стратегическое и критически значимое бизнес-подразделение.

В данный момент закупки как функция обладают огромным потенциалом для воздействия на различные области расходов и на итоговый финансовый результат. Даже руководители компаний среднего размера начали понимать, что закупки могут наилучшим образом обеспечить желаемую ценность.

Один из способов повысить ценность своей компании – грамотно выстроенный процесс закупок. В ведущих компаниях они охватывают много направлений. Наряду со знакомой для нас функцией приобретения товаров и услуг, отдел закупок стал отвечать за стратегическое планирование и улучшение внутренних процедур, за управление движимым имуществом, производственными и коммерческими объектами.

Безусловно, перспектива пересмотра и повышения статуса закупок в компании может сильно напугать тех, кто абсолютно не осознает явных преимуществ для бизнеса. Но отказ от стереотипов в области закупок и способность не зацикливаться только на департаменте продаж или производстве, которые традиционно связывают с увеличением выручки, позволят компаниям оперативнее выявлять сбои, моделировать новые решения, эффективнее адаптироваться и быстрее добиваться успеха там, где другие организации терпят неудачу. Компании, которые смотрят в будущее с позитивным настроем и верят в потенциал закупок, смогут легче ориентироваться в постоянно меняющейся среде, а в случае необходимости умело управлять рисками и сопротивляться разрушительному внешнему воздействию.

Стоит подчеркнуть, что сегодня успешная закупочная деятельность – это объединяющая функция, находящаяся на пересечении внутренних и внешних операций. Такое уникальное положение требует от руководителей по закупкам и их команд совершенно иных навыков и компетенций. Они должны быть отличными коммуникаторами и непредвзятыми исследователями рынка, обладающими информацией о потребностях смежных отделов и финансовом состоянии своей компании, и руководствоваться накопленным опытом и общими корпоративными целями.

Несмотря на то что первоклассный отдел закупок стремится быть проактивным и адаптируемым для предотвращения сбоев в цепочках поставок, из-за сложной направленности закупочной функции любая ошибка в сроках может привести к серьезным негативным последствиям для компании.

Таким образом, во избежание проблем и рисков, влияющих на успешную деловую активность компании, предлагаю разобрать широко распространенные ошибки, с которыми сталкиваются в том или ином виде практически все службы закупок.

Ошибка № 1. Отсутствие стратегии закупок

Разумные решения о закупках начинаются с тщательно продуманной стратегии и требований, согласующихся с миссией и ценностями компании. Отсутствие закупочной стратегии у отдела закупок может привести к принятию неверных решений и появлению неожиданных проблем. Без структурного плана вы, скорее всего, упустите из виду важные процессы и операционные процедуры в закупках. Например, из-за чрезмерной концентрации на цене вы можете забыть о важности фиксации длительности закупочного процесса, что негативно скажется на производительности компании. Будучи практикующим консультантом по закупкам, я часто наблюдаю за тем, как из-за отсутствия стратегии закупок затягиваются:

● переговоры с ключевыми поставщиками;

● тендерные процедуры;

● проведение предварительного аудита поставщиков;

● финансовое утверждение оплат поставщикам за поставленный товар.

Что делать в этом случае?

Если вы хотите избежать этой ошибки, то уделите время разработке стратегии закупок. Сообщите об этом всем вовлеченным в закупки сторонам. Тем самым вы подготовите закупочную команду и внутренних заказчиков к предотвращению потенциальных проблем.

Ошибка № 2. Срочные (эмоциональные) закупки

Поспешные закупки – это большая проблема быстрорастущих компаний. Переживая бурный рост, отделы закупок действуют весьма импульсивно. Но стоит отметить, что в этом вопросе важную роль играет высший менеджмент компании, который хочет быть уверен, что все заранее законтрактовано и закуплено. Принятие генеральным директором эмоционального решения о срочном приобретении определенной группы товаров может привести к серьезным последствиям в долгосрочной перспективе. Например, могут возникнуть проблемы с денежными потоками, когда закупки выходят из-под контроля, а доходы компании не поспевают за неожиданным всплеском расходов.

Эмоциональные закупки также могут иметь место, когда отдел закупок сосредоточивается на одном аспекте решения, таком как стоимость, не уделяя внимания другим, не менее важным факторам, таким как качество, своевременная доставка и гарантийное обслуживание.

Что делать в этом случае?

Во-первых, каждый раз, когда ваш отдел закупок вынужден как можно скорее осуществить срочную закупку, сделайте небольшую паузу и оцените все доступные варианты не с оперативной точки зрения, а с позиции влияния на конечный финансовый результат для компании.

Во-вторых, не пренебрегайте превентивными мерами. Несмотря на спешку и оперативную срочность, отдел закупок не может отказаться от обязательной процедуры проверки поставщика, тем самым защищая себя от возможной недобросовестности.

В-третьих, открыто делитесь своей информацией со всеми заинтересованными сторонами. Не бойтесь спрашивать высшее руководство о том, соответствуют ли срочные закупки общим целям вашей компании и не повлияет ли это поспешное эмоциональное решение на ее конкурентоспособность.

В этой связи вспоминается следующий бизнес-кейс.

В то время я работал в западной коммерческой организации главой закупок. Наша компания переживала бурный рост, крупные клиенты забрасывали нас заказами, высшее руководство пребывало в эйфории и явно теряло бдительность. В конце концов это отразилось на бизнесе. Дело в том, что, не успевая заключать полноценные контракты и официально утверждать заказы на закупку, наша компания стала принимать от клиентов подписанные одним лицом гарантийные письма с просьбой в срочном порядке начать производство оборудования с последующей доставкой на склад, не проверяя даже полномочия подписантов. Опираясь на эти письма и импульсивное поведение внутренних заказчиков, отдел закупок размещал заказы на сотни миллионов рублей по требованию отдела продаж и руководства компании. Однако рыночная ситуация резко изменилась. В результате срочные заказы, размещенные под влиянием эмоций коммерческой службы и на основе не имевших юридической силы гарантийных писем, были доставлены к нам на склад и через некоторое время превратились в неликвиды. Наша компания потеряла порядка 50 миллионов рублей по одной простой причине – она действовала импульсивно, поскольку руководство не справилось с эмоциями при принятии решений.

Ошибка № 3. Игнорирование мошеннических операций

Внедрение информационных технологий в закупочную деятельность создало обманчивое впечатление, что отныне в компании будут неукоснительно соблюдаться корпоративные требования, этические нормы и закупочные процедуры. Избавившись от бумажных и ручных процессов, ключевые руководители компании, среди которых и главы закупок, полагают, что в коммерческих закупках мошенничество как явление искоренено и не имеет смысла уделять этому вопросу пристальное внимание. По моему глубокому убеждению, это стратегическая ошибка.

Мошенничество – наиболее распространенное и пагубное явление в закупках даже в зрелых и продвинутых компаниях. Мошеннические схемы имеют место в ситуациях, когда отсутствует контрольно-надзорная функция по всей закупочной цепочке и четкое разделение обязанностей между отделами. Для совершения мошенничества достаточно одного сотрудника. Например, работник, осведомленный о коммерческих предложениях контрагентов, бюджетных возможностях и корпоративных требованиях своей организации, может действовать на основе этой информации нечестным образом в целях личной финансовой выгоды. Мошеннические действия могут также осуществляться группой лиц. Одни сотрудники совместно с поставщиками договариваются о завышении цен на приобретаемые товары. Другие менеджеры строго следят за тем, чтобы выставленные счет-фактуры за поставленную продукцию были своевременно оплачены.

Какую бы форму ни принимало мошенничество, отдел закупок должен в обязательном порядке остановить подобные противоправные действия и тем самым предотвратить негативное воздействие на прибыль компании.

По моим наблюдениям, мошеннические операции могут стоить компаниям до одной десятой части от общей выручки.

Что делать в этом случае?

Во-первых, организуйте централизованную модель закупок с единым центром принятия решений. Консолидация всей закупочной деятельности и четкое распределение обязанностей и ответственности внутри отдела закупок существенно затруднят использование всевозможных лазеек ради личной выгоды.

Во-вторых, обучайте своих сотрудников выявлять конфликт интересов и мотивируйте их сообщать о подозрительных операциях. Иными словами, поощряйте открытость и обратную связь, оперативно реагируйте на любые признаки противоправных действий.

В-третьих, регулярно проводите комплекс необходимых мероприятий, направленных на предупреждение мошенничества и устранение факторов риска. Например, это может быть ежегодная ротация специалистов по закупкам как внутри отдела закупок, так и во всей компании.

В некоторых компаниях в рамках профилактики борьбы с коррупцией и мошенничеством нанимают сотрудников с привлекательным компенсационным пакетом. Считается, что низкий уровень материального вознаграждения – одна из причин, почему сотрудники компаний совершают противоправные действия.

Ошибка № 4. Несоблюдение закупочных процедур

Чем больше занимаюсь вопросами управления закупками, тем чаще сталкиваюсь с фактом несоблюдения закупочных процедур в компаниях даже с высокой корпоративной культурой. К сожалению, стремительный рост бизнеса в некоторых организациях стал причиной того, что заинтересованные стороны – коммерческие службы и отделы по работе с ключевыми клиентами – начали злоупотреблять своим положением. Сотрудники таких отделов игнорируют отделы закупок и самостоятельно приобретают товары и услуги, оправдывая свои действия срочностью увеличения выручки. При этом высшее руководство может закрыть глаза на допущенные нарушения. Это большая ошибка. Те, кто пренебрегает закупочными процедурами, представляют собой серьезную проблему, имеющую негативные финансовые последствия. Действительно, компании, которым не удается внедрить эффективные закупочные процедуры, упускают возможности для экономии денежных средств. Размытая закупочная деятельность не дает компании и непосредственному исполнителю – отделу закупок – воспользоваться консолидацией объемов для получения дополнительных скидок и привлекательных условий оплаты. Кроме того, перетягивание каната ведет к напряженности между закупщиками и сотрудниками других бизнес-подразделений. Нездоровая внутренняя обстановка может отрицательно сказаться в долгосрочной перспективе и на уровне отношений с внешними заказчиками и конечными выгодоприобретателями.

Что делать в этом случае?

Как начать соблюдать закупочные процедуры и предотвратить нецелевое использование ресурсов компании?

Во-первых, определите причины нарушений закупочных процедур. Это может быть недостаток знаний и навыков специалистов отдела закупок. В такой ситуации ведущие сотрудники других отделов берут инициативу в свои руки и выступают в роли закупщиков.

Во-вторых, убедите высшее руководство в необходимости внедрения централизованной модели закупок и соблюдения единых закупочных процессов для всех вовлеченных сторон.

В-третьих, упростите закупочные процедуры и сделайте рабочий закупочный процесс понятным и доступным.

С учетом вышесказанного приведу любопытный бизнес-кейс из своей закупочной практики.

В одной российской машиностроительной компании, в которой я проводил аудит закупок в качестве приглашенного внешнего консультанта (апрель 2022 г.), процесс утверждения заявки на закупку для последующего размещения заказа у выбранного поставщика мог занимать в среднем 25–30 календарных дней. Бывали случаи, когда доходило до 60 календарных дней. Это вынуждало сотрудников из других отделов напрямую обращаться к высшему руководству, утверждать заказы в ручном режиме и подписывать контракты на селекторных совещаниях. В результате бюрократических проволочек происходило существенное превышение бюджета. Разница от изначально утвержденных цифр составляла десятки миллионов рублей.

Ошибка № 5. Отсутствие внутренней коммуникации и игнорирование мнения заинтересованных сторон

Раскрывая особенности ошибки № 4, уместно отметить, что ошибка № 5 – на самом деле еще одна причина, почему не соблюдаются закупочные процедуры. Это звенья одной цепи. В крупных компаниях с филиальной сетью отдел закупок настольно погружен в рабочие процессы, что пренебрегает ведением необходимой регулярной коммуникации с заинтересованными сторонами и, соответственно, не получает от них полезную обратную связь для принятия более взвешенных решений. Это непозволительная ошибка. Поясню почему.

Первоклассные отделы закупок обеспечивают эффективную отдачу, когда они работают совместно с другими бизнес-подразделениями компании. Так финансовая служба может предоставить отделу закупок исчерпывающую информацию о затратах из ERP-системы или сообщить о временном отсутствии денежных средств, необходимых для покрытия текущих закупочных расходов.

Сегодня ведущие компании добиваются наибольшего успеха, когда руководители по закупкам принимают на себя стратегическую роль в вопросах снижения рисков и обеспечения непрерывности производственных процессов. Но отделы закупок не действуют изолированно и не исключают из внутренней коммуникации заинтересованные стороны. Это означает, что стратегические решения в сфере закупок согласовываются с финансовыми, коммерческими и производственно-техническими службами. В противном случае разобщенность действий может иметь для компании негативные последствия, приводя к ошибочному решению, на исправления которого может потребоваться дополнительное время, денежные и людские ресурсы. Отсутствие внутренней коммуникации часто приводит к искажению общей корпоративной ситуации, что может также сказаться на финансовой устойчивости компании. Более того, мои многолетние наблюдения показали, что невозможно ускорить внедрение прогрессивных идей и уменьшить часто встречающееся сопротивление лидеров мнений внутри компаний без отрытых и регулярных консультаций, проводимых службами закупок.

Что делать в этом случае?

Во-первых, найдите время и определите лидеров мнений в каждой группе заинтересованных лиц. Среди них могут быть те, кто не согласен с текущими закупочными инициативами или процессами. С сопротивляющимися необходимо проводить отдельные встречи и разъяснять необходимость принятия тех или иных решений в области закупок. Открытый и искренний диалог, как правило, смягчает позицию даже воинственных представителей.

Во-вторых, внедрите практику регулярных совещаний с заинтересованными сторонами. Этот пункт требует дополнительных разъяснений. Необходимо организовывать не только общие корпоративные встречи, но и отдельные собрания с узким кругом специалистов для обсуждения конкретных задач и целей. Гибридный подход доказал свою состоятельность в крупных компаниях, сотрудники которых могут работать в региональных филиалах.

Ошибка № 6. Отсутствие контроля над утвержденными расходами

С одной стороны, директора по закупкам все чаще рассуждают на различных бизнес-площадках о важности повышения прозрачности в системе снабжения, позволяющей компании эффективнее управлять затратами и прогнозировать ценовые колебания. С другой стороны, реальная ситуация в компаниях выглядит совершенно по-другому. Отделы закупок, в стремлении удовлетворить потребности внутренних клиентов здесь и сейчас, теряют контроль над утвержденными расходами и допускают превышение бюджета. Это ошибка, с которой сталкиваются и компании с высоким уровнем зрелости закупочной функции. Хотя, вне всяких сомнений, менеджеры по закупкам вынуждены время от времени идти на перерасход средств, поскольку внутренние клиенты направляют заявки на закупку стратегически важных товаров в самый последний момент. Это происходит из-за слабого планирования и прогнозирования со стороны отдела продаж и производства, нерационального управления конечными выгодоприобретателями, отсутствия внутренней координации и коммуникации. Встречаются компании (я работал в одной из них), в которых отдел закупок не имеет доступа к бюджету и не принимает участие в его формировании. Это знакомые многим специалистам ситуации, когда закупки воспринимаются как вспомогательная функция.

В конце концов, если принципы бюджетирования непрозрачны для закупочной деятельности в конкретной организации, то и специалисты по закупкам с большой долей вероятности не будут располагать возможностью контролировать предстоящие расходы на приобретение товаров и услуг.

Что делать в этом случае?

Во-первых, внедрите практику планирования и прогнозирования размещения будущих заказов для конечных клиентов совместно с заинтересованными сторонами. Как было выше упомянуто, улучшенная внутренняя коммуникация и регулярный обмен мнениями снизят вероятность незапланированных заказов.

Во-вторых, убедите высшее руководство компании в необходимости вовлечения отдела закупок в процесс формирования бюджета и утверждения расходов, предназначенных для приобретения товаров и услуг. Соберите информацию о ранее оплаченных и поставленных товарах, расскажите топ-менеджменту о важности предварительного участия в бюджетировании. Использование информации за предыдущий и текущий периоды позволит отделу закупок объяснить ключевым заинтересованным сторонам (это может быть генеральный или финансовый директор) целесообразность его участия в разработке и принятии бюджетных решений.

В-третьих, разработайте и внедрите после согласования с руководством собственный контроль над определенными статьями расходов. Например, когда я работал руководителем по закупкам, я устанавливал ежемесячные лимиты расходов на использование сотовой связи для каждого сотрудника или фиксировал бюджет на приобретение сотовых телефонов и ноутбуков. Если вы не располагаете большим опытом установки лимитов, то можно начать с незначительных закупок (закупок с низкой стоимостью).