Praxishandbuch Kreditorenbuchhaltung in SAP S/4HANA

Karlheinz Weber

Christine Frühwirth

Praxishandbuch Kreditorenbuchhaltung in SAP S/4HANA^®

Karlheinz Weber, Christine Frühwirth

Praxishandbuch Kreditorenbuchhaltung in SAP S/4HANA®

ISBN:978-3-96012-053-7 (E-Book)

Lektorat:Anja Achilles

Korrektorat: Marina Pittsik

Coverdesign: Philip Esch

Coverfoto: © colevineyard, # 186812303 – istockphoto.com

Satz & Layout:Johann-Christian Hanke

1. Auflage 2021

© Espresso Tutorials GmbH, Gleichen 2021

URL: www.espresso-tutorials.de

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Inhaltsverzeichnis

Cover

Titelseite

Copyright/Impressum

Vorwort

1 Praxisbeispiel, das Sie durch das Buch begleiten wird

2 Das sollten Sie über SAP S/4HANA wissen

2.1 Überblick SAP S/4HANA

2.2 SAP-Module und -Organisationseinheiten

2.3 Embedded Analytics in SAP S/4HANA

3 Überblick Hauptbuchhaltung und Nebenbücher

3.1 Buchungen auf Sachkonten

3.2 Analysemöglichkeiten und Berichte in der Hauptbuchhaltung

4 Stammdaten in der Finanzbuchhaltung

4.1 Kontenplan und Sachkonto

4.2 Konzept des zentralen Geschäftspartners

4.3 Anlage eines Geschäftspartners in SAP S/4HANA

4.4 Anlagenstamm

4.5 Banken und Bankkonten

4.6 Materialstamm

5 Kreditorenbuchhaltung in der Praxis – Prozesse ohne Integration zur Materialwirtschaft

5.1 Eingang von Lieferantenrechnungen und -gutschriften

5.2 Eingangsrechnung für Handelswaren (Buchung auf Bestandskonto)

5.3 Eingangsrechnung in Fremdwährung (USD)

5.4 Beleg merken und vorerfassen

5.5 Eingangsrechung für Aufwand kontiert auf Kostenstelle

5.6 Belegstorno und Belegänderung

5.7 Buchen mit Vorlage

5.8 Dauerbuchung

5.9 Kreditorenposten bearbeiten

5.10 Kreditorengutschrift

6 Kreditorenkonto ausgleichen

6.1 Kreditorenkonto manuell ausgleichen

6.2 Rücknahme Ausgleich

6.3 Kreditorenkonto maschinell ausgleichen

7 Ausgangszahlungen verbuchen

7.1 Überblick Ausgangszahlung

7.2 Manuelle Ausgangszahlung

7.3 Automatischer Zahllauf

8 Anlagenzugang durch Kauf

8.1 Überblick Anlagenzugang durch Kauf

8.2 Anlagenzugang integriert mit Kreditor

8.3 Anlagenzugang nicht integriert über Verrechnungskonto

9 Rechnungseingang bzw. Zahlung mit Skonto

9.1 Skonto im Bruttoverfahren

9.2 Skonto im Nettoverfahren

10 Anzahlung

10.1 Anzahlungsanforderung

10.2 Anzahlung

10.3 Schlussrechnung

10.4 Anzahlungsverrechnung

11 Beschaffungsprozess mit Integration zwischen Materialwirtschaft (MM) und Finanzbuchhaltung (FI)

11.1 Bestellung Lagermaterial

11.2 Wareneingang zur Bestellung

11.3 Rechnungsprüfung mit Bestellbezug

11.4 Kontierte Bestellung auf Kostenstelle und Anlage

11.5 Rechnungsprüfung ohne Bestellbezug

11.6 Kreditorenrechnungen importieren

12 Periodenabschluss Kreditoren

12.1 Überblick Periodenabschluss Kreditoren

12.2 Fremdwährungsbewertung

12.3 Umgliederung Verbindlichkeiten

12.4 Saldenbestätigung Kreditoren

13 Analysen in der Kreditorenbuchhaltung

13.1 Übersicht der Keditorenbuchhaltung

13.2 Kreditorensalden und Kreditorenposten

13.3 Aufwand und Kostenanalyse

14 Periodenabschluss Hauptbuch

14.1 Überblick Periodenabschluss Hauptbuch

14.2 Buchungsperioden verwalten

14.3 Bilanz/Gewinn- und Verlustrechnung

15 Fazit

A Anhang

Fiori Launchpad

B Die Autoren

C Disclaimer

Willkommen bei Espresso Tutorials!

Unser Ziel ist es, SAP-Wissen wie einen Espresso zu servieren: Auf das Wesentliche verdichtete Informationen anstelle langatmiger Kompendien – für ein effektives Lernen an konkreten Fallbeispielen. Viele unserer Bücher enthalten zusätzlich Videos, mit denen Sie Schritt für Schritt die vermittelten Inhalte nachvollziehen können. Besuchen Sie unseren YouTube-Kanal mit einer umfangreichen Auswahl frei zugänglicher Videos: https://www.youtube.com/user/EspressoTutorials.

Kennen Sie schon unser Forum? Hier erhalten Sie stets aktuelle Informationen zu Entwicklungen der SAP-Software, Hilfe zu Ihren Fragen und die Gelegenheit, mit anderen Anwendern zu diskutieren: http://www.fico-forum.de.

Eine Auswahl weiterer Bücher von Espresso Tutorials:

 Karlheinz Weber: Schnelleinstieg ins Finanzwesen (FI) mit SAP S/4HANA®

 Sebastian Brunner, Philipp Reichardt, Martin Munzel:Schnelleinstieg in SAP S/4HANA®

 Michael Eckel, Nergiz Köksal: Die neue Anlagenbuchhaltung in SAP S/4HANA®

 Silke Breest: Kreditmanagement mit SAP S/4HANA®

 Prof. Dr. Peter Preuss, Martin Schmidt:Konzernreporting mit SAP S/4HANA® Finance for Group Reporting

Vorwort

In SAP S/4HANA wachsen Finanzwesen und Controlling sowie damit einhergehend die Haupt- und Nebenbuchhaltungen (wie Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung) im Universal Journal zusammen. Darüber hinaus steht dem Anwender mit SAP Fiori eine komplett neue Benutzeroberfläche zur Verfügung.

Die vielen positiven Rückmeldungen zum Buch »Schnelleinstieg ins Finanzwesen (FI) mit SAP S/4HANA« haben uns veranlasst, das Thema anhand von weiterführenden Praxishandbüchern zu einzelnen Teilgebieten des Finanzwesens zu vertiefen.

Sie sind im Rechnungswesen als Manager, Kreditorenbuchhalter, Key-User oder Berater beschäftigt, verfügen zumindest über Grundkenntnisse in SAP S/4HANA und sind daran interessiert, wie die Kreditorenbuchhaltung in SAP S/4HANA funktioniert? Dann ist dieses Buch genau das richtige für Sie.

Hierin werden wir Ihnen die Prozesse der Kreditorenbuchhaltung in SAP S/4HANA in der Sprache des Buchhalters näherbringen. Sie werden den Beschaffungsprozess »Purchase to Pay« und die damit verbundenen Teilprozesse von der Bestellung bis zur Ausgangszahlung primär aus Sicht des Kreditorenbuchhalters Schritt für Schritt kennenlernen, aber auch die Integration zur Hauptbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Materialwirtschaft und zum Einkauf. Hierfür nutzen wir das bereits aus dem ersten Buch bekannte durchgängige und gut nachvollziehbare Praxisbeispiel der fiktiven deutschen Firma »Fair Trade Coffee GmbH«.

Auch für dieses Buch gilt natürlich: Ein Bild sagt mehr als tausend Worte! Daher werden wir Ihnen das Thema, wann immer es möglich ist, anhand von Grafiken und anschaulichen Screenshots aus dem SAP-System auch visuell näherbringen.

Viele Tipps und Tricks sowie Hinweise auf vermeidbare Fallstricke ergänzen das Buch.

Das sollten Sie mitbringen

Wie gehen davon aus, dass Sie allgemein bestens mit der Buchhaltung vertraut sind, sodass wir Ihnen in diesem Buch deren Grundsätze nicht erst beibringen müssen. Auch sollten Sie bereits über Grundkenntnisse in SAP S/4HANA verfügen.

Danksagung

Herzlichen Dank an alle, die zum Gelingen dieses Buches beigetragen haben. Besonders bedanken wollen wir uns bei Anja Achilles für das professionelle Lektorat, bei Tanja Jahns für den perfekten Satz und bei beiden für die gute Zusammenarbeit.

Im Text verwenden wir Kästen, um wichtige Informationen besonders hervorzuheben. Jeder Kasten ist zusätzlich mit einem Piktogramm versehen, das diesen genauer klassifiziert:

Hinweis

Hinweise bieten praktische Tipps zum Umgang mit dem jeweiligen Thema.

Beispiel

Beispiele dienen dazu, ein Thema besser zu illustrieren.

Achtung

Warnungen weisen auf mögliche Fehlerquellen oder Stolpersteine im Zusammenhang mit einem Thema hin.

Die Form der Anrede

Um den Lesefluss nicht zu beeinträchtigen, verwenden wir im vorliegenden Buch bei personenbezogenen Substantiven und Pronomen zwar nur die gewohnte männliche Sprachform, meinen aber gleichermaßen Personen weiblichen und diversen Geschlechts.

Hinweis zum Urheberrecht

Sämtliche in diesem Buch abgedruckten Screenshots unterliegen dem Copyright der SAP SE. Alle Rechte an den Screenshots hält die SAP SE. Der Einfachheit halber haben wir im Rest des Buches darauf verzichtet, dies unter jedem Screenshot gesondert auszuweisen.

1 Praxisbeispiel, das Sie durch das Buch begleiten wird

Zunächst stellen wir Ihnen das leicht nachvollziehbare Praxisbeispiel aus dem Alltag eines Unternehmens vor, anhand dessen wir Sie aus der Sicht eines Kreditorenbuchhalters durch den Beschaffungsprozess »Purchase to Pay« (von der Bestellung bis zur Zahlung) sowie durch weitere Prozesse der Kreditorenbuchhaltung führen werden.

Die Fair Trade Coffee GmbH ist eine neu gegründete deutsche Firma, deren Fokus auf dem fairen Handel von Kaffee liegt. Parallel zu ihrem deutschen Hauptstandort betreibt sie eine Tochterfirma in den USA (siehe Abbildung 1.1).

Abbildung 1.1: Fair Trade Coffee GmbH

Neben dem Verkaufsprozess »Lead to Cash« spielt in jedem Unternehmen der Beschaffungsprozess »Source to Pay« bzw. »Purchase to Pay« eine zentrale Rolle. Viele Teilprozesse, die zur Beschaffung gehören, sind in der Kreditorenbuchhaltung zu berücksichtigen (siehe Abbildung 1.2).

Abbildung 1.2: Fair Trade Coffee GmbH – Teilprozesse in der Beschaffung

Als Handelsfirma wählt unser Beispielunternehmen die den Fair-Trade-Bedingungen entsprechenden Kaffeelieferanten aus, schließt mit ihnen die gewünschten Verträge und bestellt die benötigten Mengen. Später wird die gelieferte Menge eingelagert und die erhaltene Rechnung von der Kreditorenbuchhaltung verbucht sowie innerhalb der Zahlungsfrist bezahlt. Darüber hinaus müssen Anlagen und andere Güter bzw. Dienstleistungen gekauft und bezahlt werden. Für all diese Vorgänge sind Stammdaten anzulegen und für die meisten Teilprozesse auch entsprechende Buchungen im Finanzwesen vorzunehmen.

Am Perioden- bzw. Jahresende sind schließlich die Abschlussarbeiten für die Kreditorenbuchhaltung durchzuführen.

Damit Sie das Praxisbeispiel der fiktiven Firma »Fair Trade Coffee GmbH« in allen Schritten gut nachvollziehen können, haben wir in jedem Kapitel bzw. Abschnitt die angesprochenen Geschäftsfälle mit den damit verbundenen Stammdaten und Buchungen in Form von 16 »Szenarien« dargestellt:

 Szenario 1: Buchung Stammkapital auf Sachkonto

 Szenario 2: Anlage Sachkonten

 Szenario 3: Anlage Geschäftspartner

 Szenario 4: Anlage Anlagenstamm

 Szenario 5: Anlage Hausbank und -konto

 Szenario 6: Anzeige Materialstamm

 Szenario 7: Eingangsrechnungen ohne Integration

 Szenario 8: Kreditorenkonto ausgleichen

 Szenario 9: Ausgangszahlung

 Szenario 10: Anlagenzugang durch Kauf

 Szenario 11: Rechnung und Zahlung mit Skonto

 Szenario 12: Anzahlung

 Szenario 13: Beschaffungsprozess mit Integration

 Szenario 14: Periodenabschluss Kreditoren

 Szenario 15: Analysen in der Kreditorenbuchhaltung

 Szenario 16: Periodenabschluss Hauptbuchhaltung

Für alle in den Szenarien näher beschriebenen Stammdaten und Buchungen ist der jeweilige Abschnitt angegeben. So wird beispielsweise die Verbuchung der Stammeinlage aus Szenario 1 in Abschnitt 3.1 näher beschrieben, während Sie die Anlage des Sachkontos für die Commerzbank aus Szenario 2 in Abschnitt 4.1.1 finden.

Nutzen Sie die Szenario-Übersichten

Die Szenario-Übersichten sind so angelegt, dass Sie schnell von den dargestellten Geschäftsfällen eines Szenarios in den zugehörigen Abschnitt oder von ebendiesem Abschnitt in die für das Szenario ausgewiesenen Stammdaten und Buchungen springen können. Machen Sie sich dies zunutze, denn es wird Ihnen helfen, den Praxisbezug herzustellen.

2 Das sollten Sie über SAP S/4HANA wissen

In diesem Kapitel erhalten Sie einen Überblick über SAP S/4HANA mit den wesentlichen Neuerungen gegenüber der alten Business Suite. Anschließend gehen wir auf die SAP-Module und -Organisationseinheiten sowie auf die neuen Möglichkeiten von Embedded Analytics ein.

2.1 Überblick SAP S/4HANA

SAP S/4HANA ist die neueste Business Suite der Softwarefirma SAP. Im Vergleich zu den Vorgängerversionen SAP ERP bzw. SAP R/3 sind aus Sicht des Rechnungswesens – und insbesondere der Kreditorenbuchhaltung – die folgenden Unterschiede bzw. Neuerungen hervorzuheben (siehe Abbildung 2.1).

Abbildung 2.1: Überblick SAP S/4HANA

SAP-HANA-Datenbank

SAP S/4HANA verwendet die selbst entwickelte In-Memory-Datenbank SAP HANA, bei der die Daten des gesamten Unternehmens im Hauptspeicher gehalten werden.

Für die Anwender bedeutet dies ein wesentlich effizienteres Arbeiten. So ist beispielsweise eine umfangreiche Offene-Posten-Liste, deren Verarbeitung bisher eine Minute dauerte, unter HANA in wenigen Sekunden erstellt.

Universal Journal

Mit der Einführung von SAP S/4HANA entfallen für die Buchhaltung alle aggregierten Tabellen. Sämtliche Informationen des externen (Hauptbuch wie auch die Nebenbücher) und internen Rechnungswesens werden in einer gemeinsamen Tabelle gespeichert.

Diese neue »Supertabelle« für Belege des Rechnungswesens wird Universal Journal genannt. Der technische Tabellenname für Interessierte ist ACDOCA (siehe Abbildung 2.2).

Abbildung 2.2: Beispiel für das Universal Journal

In dieser Tabelle sind die Informationen der Hauptbuchhaltung, der Kreditorenbuchhaltung, der Anlagenbuchhaltung und der Kostenrechnung gemeinsam gespeichert. Bildlich ausgedrückt teilen sich die Buchhaltung und die Kostenrechnung gemeinsam mit dem Haupt- und Nebenbuch dasselbe Großraumbüro.

SAP-technisch bedeutet dies, dass nun jede Kostenart ein FI-Konto ist, dieses FI-Konto das Kennzeichen »primäre« oder »sekundäre Kostenarten« trägt und jede interne CO-Buchung zusätzlich einen FI-Beleg erzeugt.

Buchung in FI mit Eingabe der Kostenstelle

Bucht die Buchhaltung 500 EUR auf das Aufwandskonto »Miete« mit dem Kennzeichen »Primäre Kostenart« und gibt in der Buchungsmaske die Kostenstelle KST-1 ein, so wird neben dem FI-Beleg 4711 noch ein künstlicher CO-Beleg A123 erzeugt. Alle wesentlichen Informationen für die Buchhaltung und Kostenrechnung sind jedoch im gleichen Datensatz der Tabelle des Universal Journal gespeichert.

Buchung in FI mit Eingabe des Kreditors

Wenn die Buchhaltung 500 EUR auf einen Kreditor bucht, wird nicht nur dieser, sondern auch das dahinterliegende Hauptbuchkonto fortgeschrieben, sodass eine Auswertung sowohl nach Kreditor als auch nach Hauptbuchkonto möglich ist. Zusätzlich kann in der Belegzeile des Kreditors das Aufwandskonto als Gegenkonto und umgekehrt in der Belegzeile des Aufwandskontos der Kreditor als Gegenkonto abgeleitet und gespeichert werden.

Abstimmungen zwischen externem Rechnungswesen (FI) und internem Rechnungswesen (CO) sowie zwischen Haupt- und Nebenbuch entfallen, da es mit dem Universal Journal nur noch »eine einzige Quelle der Wahrheit« gibt.

Zentraler Geschäftspartner

Wenn ein Geschäftspartner sowohl Kreditor als auch Debitor ist, werden nicht ein Kreditoren- und ein Debitorenstammsatz, sondern ein zentraler Geschäftspartner (siehe Abschnitt 4.2) angelegt und diesem dann verschiedenen Rollen wie Lieferant, Kreditor, Kunde, Debitor oder Spediteur zugeordnet.

Benutzeroberfläche SAP Fiori

Seit SAP S/4HANA existiert eine neue, benutzerfreundliche und flexible Oberfläche für den Anwender. Diese wird als SAP Fiori bezeichnet und kann über Personal Computer, Tablet oder Smartphone aufgerufen werden.

Alle Anwendungen werden als Fiori-Apps bezeichnet.

Für diejenigen Leser, die mit dem Fiori Launchpad noch nicht vertraut sind, haben wir ein eigenes Kapitel zu diesem Thema ergänzt, das Sie im Anhang dieses Buches finden. Dort erfahren Sie, wie Sie sich am Fiori Launchpad anmelden und welche Navigationsmöglichkeiten Ihnen dort zur Verfügung stehen sowie welche Einstellungen Sie vornehmen können.

Embedded Business Warehouse und Embedded Analytics

Mit SAP S/4HANA hat die SAP das bisherige ERP-System mit dem Business Warehouse zu einem gemeinsamen System verbunden. Man spricht in diesem Zusammenhang vom Embedded BW. Die zahlreichen neuen Reportingmöglichkeiten werden unter dem Begriff Embedded Anaytics zusammengefasst. Details hierzu erfahren Sie in Abschnitt 2.3.

2.2 SAP-Module und -Organisationseinheiten
2.2.1 SAP-Module

Für den Kreditorenbuchhalter sind primär die SAP-Module Finanzwesen (FI), Controlling (CO) und Materialwirtschaft (MM) relevant. Für das Modul bzw. den Begriff Finanzwesen werden häufig auch die Synonyme Finanzbuchhaltung, Buchhaltung oder externes Rechnungswesen verwendet.

Innerhalb des Moduls FI hat es der Kreditorenbuchhalter neben der Kreditorenbuchhaltung in der Regel auch mit der Haupt-, Anlagen- und Bankbuchhaltung zu tun. Die Kürzel und Bezeichnungen dieser Komponenten haben wir in Tabelle 2.1 zusammengefasst.

Tabelle 2.1: Komponenten des Moduls »Finanzwesen«

Die Kreditoren- und Anlagenbuchhaltung sind Nebenbücher der Hauptbuchhaltung und werden mit dieser über Abstimmkonten verbunden.

Alle Komponenten der Buchhaltung sind untereinander sowie mit den beiden anderen Modulen verknüpft (siehe Abbildung 2.3).

Abbildung 2.3: Module und deren Integration

Verzahnung zwischen den SAP-Modulen und -Komponenten

Über die Materialwirtschaft (MM) werden vom Kreditor 1 zwei Notebooks für je 500 EUR + 19% Mehrwertsteuer gekauft. In der Anlagenbuchhaltung (FI-AA) werden die Notebooks mit je 500 EUR und in der Kreditorenbuchhaltung (FI-AP) wird der Gesamtbetrag inklusive Mehrwertsteuer in Höhe von 1.190 EUR unter dem Kreditor 1 ausgewiesen.

Nehmen wir an, wir haben zusätzlich eine steuerfreie Mietrechnung von 700 EUR vom Kreditor 2 erhalten. Jetzt sehen wir in der Hauptbuchhaltung (FI-GL) auf dem Abstimmkonto »Anlagen« den Gesamtbetrag von 1.000 EUR für die beiden Anlagen zu je 500 EUR und auf dem Abstimmkonto für Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen einen Betrag von 2.190 EUR.

Zusätzlich kann die Miete von 1.000 EUR im Controlling (CO) auf der entsprechenden Kostenstelle ausgewertet werden.