По домам. Как превратить удаленную работу в преимущество

Средства коммуникации

Электронная почта – самый предпочтительный канал коммуникации для решения важных рабочих вопросов. Почта позволяет писать длинные, хорошо структурированные и читаемые тексты, фиксировать коммуникацию у всех ее участников, адресно отправлять документы с привязкой к теме, хранить ветки переписки по определенным вопросам. Почта – это самый распространенный и самый базовый способ коммуникации, которым вы должны уметь пользоваться. И если вам нужно зафиксировать любые договоренности до контракта, особенно с вовлечением внешних агентов, то пользоваться стоит только ею.

Мессенджеры – основной канал коммуникации для ежедневного общения. Важно помнить, что в Телеграме можно удалять сообщения других пользователей в личной переписке и свои сообщения в чатах. А это значит, что для выяснения «кто крайний» иногда может потребоваться делать скриншоты. При этом современные мессенджеры уже умеют нормально хранить вложения и ссылки, особенно если люди эти вложения понятно называют. Но тут может возникнуть проблема, когда смешиваются личные и рабочие переписки, потому что аккаунт обычно один для всего. По возможности создайте рабочий аккаунт, если у вас коммуникация с коллегами идет в основном через мессенджер.

Корпоративные мессенджеры устраняют часть недостатков обычных мессенджеров, но при этом гораздо менее функциональны и удобны в плане работы с вложениями. Тем не менее их достаточно, и они решают задачу. Важным преимуществом корпоративных мессенджеров является то, что вы можете делать несколько каналов и рабочих чатов. Старайтесь всю переписку вести в них. Без необходимости не обсуждайте рабочие вопросы один на один: если в вопрос вовлечено больше двух человек, то любое письменное обсуждение, в котором присутствуют не все участники, будет вырывать отсутствующих из контекста. На некотором этапе вы можете оказаться в ситуации, когда ключевые для выполнения задачи или проекта коллеги просто не в курсе последних принятых по нему решений и состоявшихся обсуждений.

Социальные сети – если вы пользуетесь ими для коммуникации с клиентами, то лучше, чтобы у вас был рабочий аккаунт. Если нет – не листайте ленту. Никогда не листайте ленту в рабочее время. Для коммуникаций с коллегами лучше не использовать социалки вовсе. При этом в ВКонтакте можно настроить полноценную среду для удаленной работы, включающую портал компании (закрытая группа), хранение информации (документы) и даже видеосвязь. Но такая организация подойдет скорее тем, кто работает в этой социальной сети.

Skype, Zoom, Discord и прочие «звонилки» – они вам понадобятся. Возможно, несколько из них, потому что каждый из ваших коллег будет настаивать на своем варианте. Если можете быть гибкими, лучше будьте и установите все. Пользуйтесь по необходимости. Важно заметить, что Skype и Discord позволяют показывать собеседникам экран своего компьютера и перекидываться крупными файлами. Zoom позволяет записать диалог. Это удобно, но небезопасно, используйте под ситуацию.

Мобильный телефон – если только кто-то умер. Или умирает. Или инопланетяне. Или видео коллеги в Tik-Tok набрало миллион просмотров за час. Хотя и в последнем случае лучше скидывать его в чат. Серьезно: не пользуйтесь мобильным без самой крайней необходимости. Исключением может быть наличие специального рабочего телефона, который вам и вашим коллегам выдал работодатель, обязав при этом брать трубку даже в три часа ночи, когда вы спите в одной кровати с партнером и ребенком. Но и тогда не стоит звонить без необходимости. Ранее мы уже рассмотрели предполагаемый сценарий того, что может происходить у человека во время вашего звонка. Каждый раз представляйте самый худший вариант развития событий и лучше напишите.

Пространство

Есть хорошая фраза: порядок на столе – порядок в голове. У каждого, правда, свое понимание порядка. Тем не менее от того, как вы сможете организовать пространство, во многом зависит ваша эффективность. Влиять на производительность, концентрацию и уровень стресса могут сущие пустяки. Поэтому к организации рабочего места стоит подойти максимально ответственно.

Рабочее место

Стол – обычный удобный стол. Для себя я обнаружил, что самые дешевые столы из Икеи – это лучший вариант для рабочего места. Особенно это будет актуальным, если раньше вы всегда работали в офисе и дома у вас не оборудовано ничего. Кому-то очень нравятся столы с механическим приводом и переключением между работой сидя и стоя. Мне кажется, что это «рюшечки» и делать такое можно, но строго по желанию. Если бюджет и место позволяют, можно что угодно вытворять, лишь бы удобно было. Но стол вам понадобится, потому что рабочее пространство очень желательно отделить от всего остального максимально. Моя супруга работает с ноутбуком в кресле бóльшую часть времени, но ей все равно необходим стол, чтобы организованно хранить там все свои вещи и во время рабочих марафонов глубже погружаться в задачи.

Если у вас тяжелый случай и поставить лишнюю мебель просто некуда, то попробуйте реорганизовать какое-то пространство. Например, обеденный или кухонный стол можно переоборудовать так, чтобы быстро переходить из режима «еда» в режим «работа» и не работать в окружении еды, впрочем, как и любых других отвлекающих факторов.

Стул – удобный стул. Тут очень важно помнить: чтобы работали голова и руки, комфортно должно быть попе. Так что если вы покупаете новый стул или кресло под эту задачу, то подойдите к выбору серьезно, но без лишнего фанатизма. О’кей, если обстоятельства позволяют, можно обзавестись креслом для профессиональных геймеров с поддержкой всего, включая кружку кофе. Но в общем и целом вам будет достаточно простого удобного офисного кресла или любой другой мебели, на которой вы можете комфортно сидеть. А сидеть вам, скорее всего, придется много. Впрочем, не больше, чем в офисе. Позаботьтесь о своей попе и спине, пожалуйста.

Есть сторонники неудобной мебели для работы, мотивирующие это тем, что так хочется выполнить задачи быстрее и не тратить время на прокрастинацию. Вы можете попробовать и такой подход, но я бы не сильно рассчитывал на его эффективность.

Компьютер – которого достаточно для работы. Если ваш работодатель снабдил вас техникой и ее хватает: отлично, вам ничего не нужно. Особенно если за ней следит выделенный для этого специалист, не позволяющий просочиться в ваше рабочее окружение никаким играм, стриминговым сервисам и прочим соцсетям. Если же приходится покупать и настраивать технику самому, следуйте нескольким простым правилам: достаточность мощности, наличие необходимого программного обеспечения, отдельная учетная запись для работы.

Мощности должно быть именно достаточно – не нужно под предлогом переезда работы на дом покупать топовый макбук или игровой ПК, если, конечно, это не требуется для решения актуальных задач. Самые новые и дорогие процессор с видеокартой нужны вам, только если вы действительно задействуете всю их мощность хотя бы для некоторых задач. Поберегите семейный бюджет!

Позаботьтесь, чтобы у вас было установлено все необходимое для работы программное обеспечение. Уместно указать работодателю, что снабдить вас этим ПО – его задача. Если же вам и тут приходится полагаться только на себя, то убедитесь, что все работает штатно, до того, как вписываться в сроки и рапортовать менеджеру, что для выполнения поставленных задач все готово.

Если вы используете для работы ваш личный компьютер, который выступает вашим домашним центром развлечения и/или используется другими членами семьи, то позаботьтесь о том, что для работы у вас подготовлена отдельная учетная запись, в быстром доступе которой есть только необходимые для работы программы. Рука сама тянется запустить игру или полезть листать ленту в соцсети, особенно первое время. Ты же дома, ты можешь, работа потом. Так что лучше держать их на другой учетке от греха подальше.

Идеально, если под рабочие задачи у вас будет отдельная учетная запись везде: операционная система, браузер, почта, нужное подчеркнуть.

Отдельно хочется пройтись по устройствам ввода/вывода. Даже если работодатель обеспечивает вас техникой, подбирать мышку, клавиатуру и монитор лучше под себя, инвестируя в это свои деньги или запрашивая у работодателя конкретные, удобные именно вам модели, если это возможно. Эти «мелочи» могут сэкономить вам кучу времени и нервов в долгом забеге под названием «работа».

Совет для родителей, особенно молодых: держите свой компьютер со всей периферией и коммутацией на столе. Иногда очень хочется засунуть системник под стол и забыть про него. Но это ошибка, которая может стоить вам потерянных данных, денег и времени. А что самое главное – это может стоить здоровья вашему ребенку. Пользуйтесь стяжками, чтобы аккуратно подобрать все провода. А затем ножницами, чтобы аккуратно обрезать стяжки.

Канцелярия – ее должно хватать. Если вам необходимо постоянно печатать физические документы, чтобы отнести их в соседний кабинет… так, стоп. В любом случае, лучше иметь принтер, чем не иметь его, если он вам нужен. Лучше иметь папки, чтобы раскладывать в них файлы, чем не иметь, если они вам нужны.

Но, если вы можете отказаться от бумажного документооборота, лучше сделать это при переезде рабочего места домой. Уже давно придумали и цифровые подписи, и коллективные рабочие столы, и электронные доски.

Говоря о досках: если вы привыкли пользоваться большими офисными досками для упорядочивания ваших мыслей, то рекомендую в домашних условиях попробовать пробковую. Вам не нужно собирать у нее толпу народа, так что она может быть гораздо меньше и висеть над вашим рабочим столом, например. И по бюджету такая доска ударяет гораздо слабее, при этом позволяя при помощи стикеров, кнопок и других подручных средств поддерживать визуализацию практически любой комплексности. Опять же удобно для Канбана.

Тумбочка или другой органайзер – очень полезная вещь, которая позволит вам не держать много барахла на столе. С другой стороны, всегда следует помнить, что если вы что-то положили на дно нижнего ящика – скорее всего оно там так и пролежит до полной потери актуальности.

Мусорное ведро под столом вам понадобится, только если вы привыкли постоянно марать бумагу. В противном случае не напрягайте себя привычным атрибутом большинства опенспейсов, за которым следит специально нанятый клининговый персонал. Дома эту роль придется выполнять вам самим.

Окружающая обстановка

Кабинет – идеальный, но далеко не всем доступный вариант. Даже если вы живете один, лучше разделять рабочее и бытовое пространство стеной и всеми возможными способами. Самый плохой вариант – если у вас студия, в которой вы живете с партнером, родителями и маленьким ребенком. Самый хороший – отдельная комната для работы, в которую никто не заходит, когда вы там сидите.

Если получается выделить комнату под кабинет, сделайте это. Оборудуйте его так, чтобы он помогал вашей работе. Расположите на видном месте важную информацию и полезные вещи. Уберите из поля зрения все лишнее. Постарайтесь соблюдать минимализм. Если вы фанат комнатных растений, не допускайте их засилья.

Если ваш вариант не предполагает свободной комнаты для работы, то постарайтесь оградить рабочее пространство в уже имеющемся помещении и максимально отделить его от бытового. Не забудьте объяснить всем, кто живет с вами и способен воспринимать человеческую речь, что это пространство только для вашей работы. Старайтесь договариваться, это важно.

Если у вас хватает бюджета на аренду отдельного помещения под офис для себя любимого, например квартиры-студии в соседнем доме, то вы можете сделать и это. Только не превращайте такое помещение в рай эскаписта. Все время держите в голове, что помещение арендуется для работы, а значит, должно содержать исключительно рабочие атрибуты. Наличие кальяна и игровой приставки может радовать, но не факт, что будет радовать. И уж точно будет часто негативно сказываться на рабочем процессе. От заселения в это помещение домашних животных лучше отказаться.

Сидите напротив стены или окна. В опенспейсах имеет смысл драться за места спиной к окну или стене, чтобы никто не видел, как вы проводите время в соцсетях в перерыве между перерывами. Забудьте об этом. Вам нужно максимально концентрироваться на задачах, а для этого из поля зрения лучше убрать все лишнее, включая партнера, детей и прочих родственников.