По домам. Как превратить удаленную работу в преимущество

Дедлайны

Когда приближается дедлайн, а вы чувствуете, что уже не успеваете сделать все задачи, помните одно важное правило: война войной, а обед по расписанию. Работая из дома, вы находитесь в состоянии многосторонней договоренности, в которую вовлечен не только ваш работодатель, но и все живущие с вами люди. И тут важно соблюдать не только те обещания, которые вы дали на работе, но и те договоренности, которые у вас есть с домашними.

Если у вас происходит что-то действительно важное, то вы, наверное, сможете договориться с домашними и выйти за рамки рабочего времени и здравого смысла. Но если у вас экстренные ситуации на работе происходят едва ли не каждый день, то, скорее всего, вы в чем-то заблуждаетесь и не можете отделить работу от личной жизни и отдыха.

Четко определенные рабочие часы должны быть четкими в обе стороны: вы не развлекаетесь во время работы и не работаете во время отдыха.

Мультизадачность

Пожалуй, мультизадачность можно назвать одним из самых распространенных мифов последних десятилетий. Даже сейчас многие люди при планировании думают о том, что будут делать какие-то задачи параллельно. С уверенностью можно сказать, что существенная часть срывов сроков возникает именно из-за того, что кто-то кому-то предложил делать что-то параллельно, а тот согласился. И так все в производственной цепочке.

Такой подход не только вредит работе, но и вызывает стресс у тех, кто его применяет. И такой стресс как инфекция распространяется на всех окружающих, вызывая напряжение и конфликты.

Если кто-то хвастается, что он мультизадачный, то тут верно одно из двух: или этот человек умеет выстраивать задачи в стройную последовательность и быстро делать их одну за другой, или он заблуждается о себе самом.

Так что если вы не считаете себя мультизадачным, то этого как минимум не нужно стыдиться и стесняться, завидуя крутости ваших мультизадачных друзей и коллег. Просто вы честны с собой и заметили, что гораздо эффективнее заниматься одной задачей за раз, а они – еще нет.

И это наталкивает нас на несколько очень важных выводов.

1. Вы не можете параллельно делать несколько проектов или работать на нескольких работах так, чтобы все эти проекты в какой-то степени не страдали.

2. Вы не можете параллельно общаться с родственниками и детьми и заниматься своей работой.

3. Вы не можете параллельно смотреть телевизор, слушать лекции и заниматься своей работой.

Да, вы можете, зная все это, делать какие-то вещи параллельно. Например, я очень часто делаю уборку по дому во время созвонов, на которых не нужно сидеть за компьютером и вовлекаться. Но я отдаю себе отчет, что, как только требуется мое активное участие, мне приходится остановиться и начать говорить. И также понимаю, что с веником в руках я не смогу быстро записать важную мысль. В данной ситуации я руководствуюсь принципом достаточности.

Если моего внимания, моей вовлеченности и моих возможностей достаточно для выполнения рабочей задачи при том, что я мету пол у себя в квартире, – то почему бы и не подмести пол.

Но это очень тонкий момент, за ним нужно внимательно следить. Так что будьте осторожны каждый раз, когда собираетесь делать что-то параллельно, и, по возможности, избегайте этого.

Коммуникация

Во взаимодействии с коллегами самым сложным испытанием может стать невозможность просто подойти и сказать то, что ты хочешь, тому, кому хочешь. При этом телефон не решает проблему, а скорее создает новые, потому что, когда вы не видите, чем ваш коллега в данный момент занят, простой звонок может вызвать много неприятностей и у него, и у вас. Благо, принципы, которыми вы можете руководствоваться при удаленной работе, простые и общечеловеческие.

Взаимодействие с другими членами команды

Прозрачность и предсказуемость – самые важные составляющие командной работы. Чем вы понятнее для окружающих, тем лучше для здорового коллективного рабочего процесса. Никто не любит «черные ящики». Будь вы руководитель, подчиненный, партнер, коллега – вам очень нужно, чтобы каждый, кто заинтересован в вашей работе, хорошо понимал, чем вы были заняты, занимаетесь сейчас и будете заниматься, и мог планировать свою деятельность, ориентируясь на вас.

Выше я уже говорил про Trello. Если в вашей компании не внедрены методы управления задачами, то предложите менеджменту или попробуйте внедрить хотя бы его. Если никто не планирует отслеживать задачи через программу, то поставьте Trello для себя и следите за своими задачами самостоятельно.

Показывайте, что вы онлайн/офлайн. Всегда пишите что-то в чат, когда приступили к работе. Старайтесь писать, если пошли на перерыв. Пишите, если закончили работать. Сообщение, оставленное вами в чате, может уберечь вас от неудобных звонков в неурочный час и сохранить всем нервы.

Фиксируйте вашу деятельность и всегда будьте готовы сказать, чем вы заняты сейчас и чем планируете заниматься. Если вы ведете задачи в какой-то программе, делитесь ими с коллегами. Если вы ведете карточки на обычной физической доске – можете выслать их фото, но лучше напечатать их содержимое текстом. Старайтесь не злоупотреблять снимками экрана или задач, потому что по поиску их не получится потом найти.

Соблюдайте традиции и ритуалы команды. Если у вас принято созваниваться каждое утро и планировать день – приходите на этот звонок вовремя. Если каждую пятницу у вас планерка – всегда присутствуйте на этой планерке. Помните: у вас удаленная работа. Причин пропускать регулярный и заранее запланированный созвон очень мало, и практически все они связаны с критическим состоянием здоровья. Точность – вежливость королей. А в случае взаимодействия с коллегами она будет показывать, насколько вы уважаете их время и старание.

Готовьте регулярные отчеты во время работы, а не после нее. Для этого вам просто нужно педантично записывать все, что вы делаете. Если по каждой задаче у вас будут записаны комментарии, вся переписка будет лежать в аккуратных ветках в почте, а в системе взаимодействия с клиентами (CRM) будут занесены все контакты – эта задача решится практически сама собой.

Если можете никого не дергать – не дергайте. Сделайте сами и обновите статус в задаче, если она есть. Лучше сначала самостоятельно попытаться решить вопрос и только потом обращаться к коллеге. Помните, что каждый раз, когда вы пытаетесь достучаться до кого-то из коллег в рабочее время, вы рискуете отвлечь их от решения собственных задач. Опять же, в офисе вы могли посмотреть, кто чем занят, подойти и спросить. Но если такого варианта нет, гораздо лучшей тактикой будет считать, что человек занят и не может отвлечься от срочных задач, чем создавать излишнее напряжение, постоянно донимая коллег. Если вы педантично ведете задачи в системе контроля задач, то комментарий с вопросом к самой задаче, скорее всего, попадет к вашему коллеге в виде уведомления, и он сможет обработать его в штатном режиме.

Коммуникация с коллегами должна оказывать минимальное влияние на людей, живущих с вами. Если вы нерегулярно и громко созваниваетесь по поводу и без – любви у домочадцев к вам не прибавится. А значит, они реже будут идти вам навстречу и поощрять вашу работу. Попробуйте систематизировать этот процесс, распланировав созвоны и предупредив родных о том, что вы будете разговаривать. Возможно, громко. Возможно, долго. В любом случае, если можете не созваниваться – не созванивайтесь.

Если ваша работа предполагает постоянные звонки и вы можете работать только из дома, то вам нужно крепко задуматься о том, как это сказывается на домашних. Скорее всего, им не очень сладко приходится. Так что, если вы планируете работать в технической поддержке или продажах, связанных с постоянными звонками, то подумайте, готовы ли к этому те, кто живет с вами. Если же вы вынужденно оказались на домашней работе и вам просто необходимо часто и подолгу говорить по телефону, то изо всех сил старайтесь, чтобы это не мешало домашним. Они, скорее всего, страдают и терпят. Любите их и будьте благодарны.

Никогда не пользуйтесь громкой связью. Слышать вашего собеседника из хрипящего динамика телефона – сомнительное удовольствие.

Если вам приходит много рабочей почты, то устраивайте дни имейлов, когда вы только отвечаете на почту и не занимаетесь больше ничем. Даже звонками.

Правила хорошего тона

Звонить коллегам без предупреждения можно только в случае угрозы жизни!

Представьте, что вы работаете в опенспейсе. И вы решаете какую-то задачу (пишете текст, составляете таблицу, программируете интерфейс).

И тут к вам подходит один коллега с вопросом. А потом другой. А потом еще. А потом обед. Все. Что вы там делали? Чем занимались?

Когда работа перемещается домой, эта проблема становится еще более жесткой. Человек может сидеть в абсолютной тишине, стараясь не ерзать на стуле, не вставая за водой, потому что у него спит ребенок. И, если ребенок проснется, он будет вынужден либо укачивать его сам, либо терпеть его плач, пока этим занят партнер (если он дома, конечно). А вы позвонили, и его телефон, предусмотрительно поставленный на виброрежим, упал со стола или задел чашку.

Я сплошь и рядом сталкиваюсь с теми, кто не понимает одно правило современного мира: если можешь написать – не звони. Это правило касается всех при взаимодействии между любыми уровнями иерархии.

Если ваши коллеги или руководство не соблюдают его, то вы имеете полное право возмутиться. Но следить за собой и не делать так самим – это ваша зона ответственности.

Для обсуждения идей и спорных вопросов используйте голосовую и видеосвязь. Вот только что говорили, что звонить не нужно, и теперь сразу – предпочитайте звонки. Именно так: не нужно звонить, если в этом нет необходимости. Но обсуждать идеи гораздо лучше голосом, причем идеальным вариантом будет использование видеосвязи. Это не отменяет того, что о звонке следует заранее договориться письменно.

Через чаты и письма гораздо сложнее донести эмоции и сложные мысли. А еще в чатах и в письмах (особенно – в письмах) есть некоторая задержка между сообщениями в диалоге. В случае с голосовой и видеосвязью эта задержка значительно уменьшается, а эмоции и интонации становится куда легче считывать. Понятно, что ничто не может заменить старого доброго разговора вживую за кружечкой кофе. Но выбирать приходится из того, что имеем.

Пишите фоллоу-апы (протоколы) по каждому созвону. Это правило работает и в офисе для митингов (встреч). Но, как и многие вещи на удаленке, становится несколько более значимым, потому что у людей потенциально гораздо больше факторов, на которые они могут отвлечься и забыть, а что же вот только сейчас обсуждали.

Не назначайте созвоны на «сейчас» без крайней необходимости. Практически то же самое, что и со звонками: у меня спит ребенок, и прямо сейчас что-то с этим сделать, чтобы созвониться через минуту, я не могу. Но, зная, что у меня важный созвон через час, скорее всего, я успею справиться с разными сложностями и созвониться с коллегами.

Объясню, что такое крайняя необходимость: если у вас горит цех или случился серьезный PR-скандал – можно и звонить, и детей будить, и про еду забывать. Но если такая необходимость появляется с завидной регулярностью, значит, вы просто что-то делаете не так.

Нормальное время ответа в чате при удаленной работе – один час в случае адресного сообщения и два часа – если адресат не отмечен в сообщении. Если вы хотите, чтобы люди отвечали быстрее, заранее обговорите это, выделите время, когда они должны быть онлайн (не больше нескольких часов в день), и укажите на конкретные чаты, которые люди должны мониторить. И если вы вводите такое правило, то не рассчитывайте, что задачи, которые требуют концентрации, будут эффективно выполняться в это время.

Понятно, что специалист службы поддержки, работающий из дома, должен реагировать в течение минуты и быть онлайн «от звонка до звонка». Но ожидать подобного поведения от разработчика или дизайнера просто недальновидно.

Не оставляйте голосовые сообщения, если у вас есть хотя бы один не отмороженный палец на одной конечности. Голосовые сообщения – это крайне неудобный способ общения, который не подходит для работы. Две самые главные проблемы, связанные с ними: их нужно слушать, и по ним невозможно искать. Все неудобство вы почувствуете, как только захотите найти в переписке, где вы обсуждали конкретный контракт.

Старайтесь вести всю коммуникацию через почту или другие каналы, где зафиксировать разговор могут все его участники. Если вся ваша коммуникация будет где-то записана, то вам потом будет проще жить. Предпочитайте почту и комментирование конкретных задач в системе контроля задач любому другому общению, если нет необходимости делать иначе. Обсудить проблему и придумать креативное решение лучше в созвоне, но после этого обсуждения должен сразу появиться артефакт (задача, письмо).^[4]

Не шутите. Особенно в общих чатах. И в деловой переписке. Правда, не нужно. Если у вас есть очень-очень хорошая шутка, напишите ее тому коллеге, с которым у вас сложились приятельские отношения, и хорошенько похохочите над ней в личке.

Вы можете создать отдельный чатик для неформального общения, в котором не будет руководителя или будет, если он, что называется, мировой и готов посмеяться над собой (но и в этом случае, скорее всего, не будет). Это станет отдельной территорией, где вы можете творить все, что вам угодно. Но помните, что за излишнюю остроту языка можно нарваться на негативную реакцию даже в неформальной обстановке.

Несемейным на заметку. До тех пор пока у вас не появится первый ребенок, у вас остается возможность куда-то сорваться или поработать в любое время дня и ночи в зависимости исключительно от бюджета и настроения. Постарайтесь уважать необходимость семейных людей работать в определенное время, их нервы и желание сделать эту чертову работу хорошо.