Системная жизнь. Как организовать жизнь, чтобы справиться с неопределённостью и добиваться результата без выгорания

Анализ первопричин

К этому этапу нужно подходить, когда вы проанализировали текущую ситуацию в разрезах: сфер жизни, окружения, навыков, мотивации, ценностей и мышления. Аналогично тому, как будто вы собрались у подножья горы с командой и проанализировали ресурсы перед восхождением. Разложили перед собой все рюкзаки, инструменты и провиант. Посмотрели на команду, ее настрой, навыки, сильные и слабые стороны. Так как вы увидели больше деталей, то всё стало ещё сложней. Фляг для воды недостаточно, рюкзаки в дырках, оборудование с барахолки, а половина команды понятия не имеет, что такое восхождение на гору, и навыки снимать сториз никак не помогут в сложной ситуации. Оказывается, тут ещё полно работы, прежде чем начать восхождение. Что делать? Сначала нужно залатать все пробелы, чтобы начать свой путь с уверенностью, а не наудачу. Зачем нужно копаться в проблемах на таком раннем этапе? Если уже понятно, что имеем, и можно приступить к планированию. Но жизнь – не выдуманный пример из книги. Если у вас проблемы со здоровьем, то не будет энергии ничего делать. Если вы перебиваетесь от зарплаты до зарплаты, то стресс будет вас сдерживать от изменений. Если у вас токсичное окружение, то вы не сможете даже начать думать о новых целях. Нельзя сделать «вжух», чтобы всё само собой быстро изменилось. В таких случаях первостепенно решить базовые проблемы. Посмотрите на все сферы через пирамиду Маслоу. Где в ней больше проблем или недочётов? Если на первых двух уровнях, то решайте сначала эти проблемы, а потом приступайте к улучшению всех сфер дальше на уровнях выше.

 
                                        Рис. 4 Пирамида Маслоу
 

Хорошая новость, что такие проблемы не только у вас. Они есть у многих людей, и большинство решений уже существует. Если есть живые примеры, кто справлялся с подобными проблемами, значит, вы тоже сможете. Главное ввязаться. Когда увидите, что у вас получится, то поверите, что всё возможно. Вы увидите новый горизонт проблем, но уже не будет так страшно. Удобно, когда весь анализ текущей ситуации вы разместите на большом листе или доске Miro. Чтобы увидеть полную карту текущей ситуации сверху. Отметьте в карте все проблемные места, нежелательные ситуации, людей, качества и так далее. Всё, что вы ассоциируете с проблемами, от которых хотите избавиться. Дальше надо проблемы решить. Как решить любую проблему? Алгоритм простой. Найти проблему, придумать решение и реализовать его. Анализ первопричин помогает найти корень проблемы. Часто люди принимают симптомы проблемы за саму проблему и бесконечно решают их. Бесконечно вычерпывают воду из лодки с пробоиной. Правильно решать проблемы так, чтобы они больше не возникали и не создавали новых проблем. Это можно сделать, только если найти и решить корневую проблему.

Для поиска корневых проблем можно использовать RCA (Root cause analysis). На русском языке – «Анализ корневых причин». Этот метод помогает посмотреть на проблему комплексно, увидеть взаимосвязи и найти корневую причину конкретной негативной ситуации. Для такого анализа существует много методов. Самые известные – «Пять почему» и «Диаграмма Исикавы». Я предлагаю использовать «Пять почему». У него понятная логика, и в дальнейшем легко модифицировать под любые нужды. Его придумал основатель Toyota – Сакити Тоёда. Первоначально метод предназначался для решения производственных задач. Задавая вопрос «Почему?» пять раз на месте проблемы, определялся первоисточник проблемы, и решение находилось быстрее. Чтобы найти корневые причины проблем, нам понадобится задать себе этот вопрос намного больше пяти раз, а также поработать с причинно-следственными связями. Мы – не бездушные машины на производстве, поэтому важная особенность процесса – честность и объективность перед самим собой. Так как придётся признаваться себе в неприятных вещах.

«Дурак, который признал, что он дурак, есть уже не дурак вовсе»

Фёдор Достоевский

Наша задача отложить эмоции, оценочные суждения и обвинения. Даже в цитате Достоевского не нужно цепляться за первое слово. Вы не дурак или дура. Вы смелый человек, который не боится признаться в бездействии, ошибках, страхах или незнании. Только так можно хладнокровно найти причину и убедиться, что это корневая причина. Я познакомился с этим методом, когда пришел на работу менеджером проектов в red_mad_robot. Каждую пятницу у нас была встреча с командой, где мы обменивались статусами дел и обсуждали проекты. На одной из таких встреч я рассказал статус, что мы не успеваем получить деньги, так как клиент не может вовремя подписать документы из-за проблемы на их стороне. Креативный директор Макс Десятых спросил меня, почему. Я ответил, что у них проблема с электронным документооборотом. Он снова меня спросил, почему. Я рассказал ещё детали, а он спросил снова. Это были мои первые недели в компании, и внутри я просто закипал от злости. Про себя я думал, зачем ты ко мне пристал, чего ты добиваешься. Я же тебе объяснил, что у них проблема, и мы повлиять не можем. Но в реальном мире я признался, что дальше уже ответить не могу, а Макс попросил выяснить. На следующий день я пошел разбираться, играя в почемучку с менеджером клиента. Оказалось, что проблема в подписанте, он уехал в отпуск. Всего за один звонок менеджер нашел человека с правом подписи, и документы были подписаны. Я мог сделать так сразу, но не задал пару лишних «почему» и не продвинулся в решении проблемы. А клиенту, какой бы он ни был классный, незачем решать чужие проблемы. Сегодня я вспоминаю эту историю с улыбкой и сам требую от своей команды докапываться до первопричин и выяснять максимально полную картину. Это помогает смотреть наперёд, анализировать детальнее и сразу генерировать решения на месте без лишних шагов. Я перепробовал много методов анализа корневых причин для себя. С командой мы экспериментировали с разными методами в проектном управлении. Но метод «Пять почему» использую чаще всего. Он оброс своими нюансами, слоями детализации и обозначениями, но суть остается та же, как и в оригинале. Обязательно возьмите его на вооружение в работе, чтобы не быть, как Василий в притче ниже.

Василий спрашивает у барина:

– Почему ты платишь мне 5 копеек, а Борису 5 рублей?

Барин в ответ спрашивает Василия:

– Там случайно не сено везут вдали?

– Не знаю.

– Так пойди, посмотри.

Василий возвращается и говорит:

– Да, сено.

– А с какого луга?

– Не знаю.

– Так сходи, спроси.

Приходит работник снова и отвечает:

– С Константиновского луга.

– А какого укоса сено, первого или второго?

– Не знаю.

– Сходи, спроси.

Василий возвращается опять и говорит:

– Первого укоса.

– А почем продают?

– Не знаю.

– Спроси, пожалуйста, — говорит барин.

Еще раз приходит работник и отвечает на вопрос:

– По 5 рублей.

– А они торгуются?

– Не знаю, — в который раз заявляет Василий.

В этот момент входит Борис и говорит барину:

– Там сено везли с Константиновского луга, первого укоса. Я спросил «почем?». Они сказали по 5 рублей. Я сторговался до 3. Покупаем, разгружать его?

Барин поворачивается к Василию и говорит:

– Вот поэтому я тебе плачу 5 копеек, а Борису 5 рублей!

Борис разобрался в вопросе детальнее, собрал информацию, принял решения, принёс пользу, получил деньги, купит себе мерседес. Василий ограничился одним вопросом, ему хватит только на вейп. Василию нужно сесть и задать себе вопрос: «Почему мне платят 5 копеек?». Затем провести анализ первопричин и выделить корневую. Решив её, Василий встанет на путь к своим 5 рублям. Позже он сможет задать себе вопрос – «Почему мне платят 5 рублей?» – и дойти до своего мерседеса. Тренируйте привычку не принимать решений на основе поверхностной информации, а задавайте вопросы, чтобы добраться до истины.

Задача анализа первопричин выявить корневую причину или дополнить целостность картины с помощью визуализации модели проблемы (явления или желания). Визуальная модель помогает выявить причинно-следственные связи, скрытые причины, зависимость причин и корневые узлы причин. Лучше использовать Miro или аналогичный сервис, чтобы удобнее редактировать свою схему. Старайтесь придерживаться основных правил:

1. Сначала записывается проблема или нежелательное явление, которое нужно разрешить;

2. Затем с помощью вопросов «почему» строим дерево причин проблемы сверху вниз, пока это возможно;

3. Любая ветвь заканчивается корневой причиной или неизменяемой причиной;

4. Причиной проблемы могут быть проблемы уровня ниже, у которых свои причины;

5. Когда будете отвечать на вопрос «почему», то старайтесь опираться на факты и указывать причину того, что записано в прямоугольнике выше. Избегайте оценочных суждений, эмоций и объектов, не относящихся к проблеме;

6. Дерево может иметь много параллельных ветвей, из одной причины может выходить несколько следующих причин;

7. Причины могут соединяться узлом «и»/«или». Если причины соединяются узлом «и», то нужно устранить все причины, входящие в проблему, чтобы ее решить. Если через «или», то можно решить только одну;

8. Некоторые причины могут быть похожи между собой или быть причиной других проблем из соседних веток. Отмечайте похожие причины, чтобы выделить в группу причин.

Проще всего рассмотреть метод на реальном примере. Когда я работал на заводе, меня не устраивала моя зарплата. Как выглядел бы анализ первопричины: «У меня маленькая зарплата».

 
                                Рис. 5 Пример анализа первопричин
 

Пример жизненный и простой, но очень сложный в анализе. Примерно такую цепочку рассуждений я неоднократно прогонял у себя в голове, когда заходили разговоры о покупке своей квартиры в Донецке. Прогонял, но ничего не делал, так как в уме очень тяжело заметить и признаться себе, что ничего не умеешь. В схеме идет разветвление на две ветви: «1» и «2». Ветвь «2» сразу отбрасываем, так как на компанию мы повлиять не можем. Ветвь «1» делится ещё на три ветви: «1.1», «1.2» и «1.3». Ветвь «1.2» ничего не даёт. Решение по ней очень трудозатратное и долгое. Ветви «1.1» и «1.3» приводят нас к двум главным корневым причинам: «Нет знаний и опыта» и «Страх и неуверенность в себе». Причина «Я ничего не сделал, чтобы узнать» более косвенная. Это больше симптомы страха. Благодаря анализу за первым слоем поиска виноватых и обоснований бездействия мы видим, какие проблемы действительно важно решить. Более того, понятно, как их решить. Научиться новым навыкам и получить опыт можно множеством способов. Повысить самооценку и побороть страх сложнее, но тоже известно, как. С этим сложно поспорить и дать шансы мозгу объяснить, почему этого делать не нужно. Для примера я не учитывал все возможные ветви, а оставил только самое главное. В реальном анализе могут быть очень громоздкие схемы с большим количеством ветвей, что позволяет рассмотреть все причины и выделить взаимосвязи.

Выше я кратко изложил, в чём заключается метод. Если вы раньше никогда не делали такого анализа, то посмотрите видео или почитайте статьи в интернете. В сети много подробных объяснений и примеров. Метод достаточно прост в освоении, и любой разберется без проблем. Для анализа своих ситуаций я использую метод RCA+ (Root Conflict Analysis), который разработал Валерий Сушков. Он один из разработчиков инструментов современных ТРИЗ и Технологии Системного Инновационного Мышления, а также соучредитель Европейской Ассоциации ТРИЗ и Международной Ассоциации Бизнес – ТРИЗ. В этом методе тоже строится дерево причин, но принцип работы значительно отличается от метода «Пять почему». Мне повезло попасть на курс к Валерию Сушкову. Там я узнал о его методе и сразу начал использовать его. Если «Пять почему» для вас слишком прост или не работает для поиска корневых причин, то найдите в сети информацию о RCA+ или Теории ограничений Голдратта. Лучше посмотреть видео и сразу практиковаться, так как текстом объяснить их очень сложно. Но это уже продвинутый уровень для решения комплексных проблем в бизнесе. Для жизни вам вполне хватит «Пять почему».

Задача последнего раздела об анализе донести до всех, что анализ первопричин – обязательный шаг для любых видов проблем. Всегда добирайтесь до первопричины. Так вы сможете бороться с реальными проблемами, а не с симптомами. Вы сможете сфокусировать усилия, потратив меньше ресурсов. Вопросы «почему» и «зачем» являются одними из самых важных в жизни. Они олицетворяют осмысленный подход к жизни. Эти вопросы можно использовать не только для поиска причин, но и для принятия взвешенных решений, фильтрации желаний и поддержания мотивации. Об этом поговорим дальше. Относитесь к анализу очень серьёзно, не пренебрегайте им. Мозг всегда придумает объяснение любого явления, будет стараться сохранить ресурсы и вести вас по понятному сценарию. Культура, люди и дефицит времени – всё работает против процесса распознавания первопричин. Анализ первопричин – ваш защитный щит от помех и спутник системной жизни. С него всё начинается, и дальше он ещё не раз пригодится. Где ещё вы найдёте такой мощный бесплатный инструмент, который производит для вас ясность и экономит ресурсы в любое время без регистрации и смс.

Итог

Однажды Эйнштейна спросили, как бы он потратил час своего времени на решение очень сложной задачи. Он ответил, что потратил бы 55 минут на обдумывание задачи и 5 минут на ее решение. Нет причин не доверять Альберту. Любые действия или решения нужно начинать с анализа. Это защитит вас от преждевременной тревоги, неправильных решений и лишних действий. Регулярно останавливайте поток информации и срочных дел, как Нео остановил пули в конце первой «Матрицы». Делайте анализ текущей ситуации, чтобы разгрузить разум, сделать ревизию жизни и загрузить обратно только самое важное.

«Разум — способность целесообразного действия в результате объективного анализа»

В. Е. Михальцев

Актуализируйте, какие ресурсы у вас есть, какие барьеры и проблемы мешают получить желаемое. От этого зависит стратегия и скорость вашего движения к изменениям и целям. Анализ – это фундамент для кратчайшего пути к цели. Важно понимать комфортное состояние всех сфер жизни, свои сильные и слабые стороны. Осмысленно ощущать мотивацию и укреплять майндсет роста. Ваше окружение должно способствовать развитию и положительно влиять на все сферы жизни. И самое главное, вы должны знать истинные причины своих проблем и результатов. Выделяйте проблемные зоны и находите корневые проблемы. Большинство проблем вы не можете решить, потому что не хотите или не знаете как. Если вы читаете книгу, значит с желанием всё «ок». Осталось только получить необходимые знания и попробовать в деле. Если детально разбираться в проблемах и причинах текущей ситуации, то решение может возникнуть уже на этапе анализа. Проблема вовсе может оказаться не проблемой, или отпадет необходимость ее решать. Помните, всё в мире против, чтобы вы остановились и во всём разобрались. Стремительное течение всегда будет нести вас вперед, чтобы у вас не было на это времени и сил. Сопротивляться тяжело, но возможно. Для этого нужен системный подход, где анализ играет фундаментальную роль. Без него невозможна сознательная жизнь и развитие.

Глава 2. Планирование

Введение

У каждого человека есть свой план до тех пор, пока он не получает удар в челюсть. Потом многие люди, как крысы, останавливаются и замирают.

Майк Тайсон

В первой главе мы проанализировали, что мы имеем для начала движения. Во второй главе перейдем к тому, куда и как начинать двигаться? Чтобы в этом разобраться, нужен процесс планирования. Сегодня модно прикрываться VUCA-миром, чтобы не планировать. Всё равно нет никаких гарантий, и никто не знает, что будет. Поэтому планировать нет смысла. Да, никто не знает, что будет. До Тайсона ещё фельдмаршал Мольтке говорил, что в бою первым гибнет план боя. Но это не значит, что не нужно планировать. Лучше начать движение по плану и отклониться, чем начать движение наобум. Каким бы страшным ни был VUCA-мир, никто не мешает составить план на год, квартал, неделю или день. Всё зависит от вашей способности к адаптации в первом столкновении плана и реальности. Чем меньше отрезок планирования, тем больше вероятность, что план осуществится. Потому что больше ясности. Но в то же время, чем меньше отрезок планирования, тем более халатно мы к нему относимся. Мы уверены, что быстро все решим на ходу, и заморачиваться не стоит. Было ли с вами такое, когда вы проснулись в свой выходной и не знаете, что делать? Почему так происходит? Вы же знали, что будет выходной, так отдыхайте. Но вы не запланировали, что будете делать. В итоге, нужно напрягаться, придумывать досуг и перебирать варианты. Обычно всё заканчивается просмотром сериала и нытьем, что ничего не сделал за выходные. Потом рабочая неделя, и всё по кругу. Большинство людей заняты делами, а не осуществлением планов. Им просто некогда остановиться и задать себе вопрос: зачем я это делаю? К какой цели это меня приближает или какую проблему решает? Так как нет понятной цели и плана ее достижения. А когда непонятно, что делать, то мозг предлагает делать то, что понятно и просто. Многие скажут, что у них есть план. Он в голове, и они ему следуют. Могут даже вслух перечислить: «И то надо сделать, и это…». Если их спросить, «Зачем? Какой дедлайн и результат на выходе?», то тут начинается ступор. Планирование – это не мысли, что вы хотите сделать, это часть системы самоорганизации в виде конкретных процессов. Очень важно научиться трансформировать стратегию в процесс, а процесс – в описание конкретных рабочих действий. Без этого можно только навредить и разогнать белку в колесе до скорости света. Пристегните ремни планирования. Мы начинаем главу, которая проапгрейдит ваши знания про целеполагание и планирование.

Гарантий не существует

Перед планированием нужно принять витамины для мышления в виде текста ниже. Чтобы обновление майндсета роста ускорилось и крепко укоренилось. Читая про VUCA-мир, мы как бы понимаем, что есть неопределённость, и это норма, но осознанно не принимаем это. Так как определенность – это наркотик для нашего мозга, и слезть с него непросто. Мы хотим быть уверены, что в пандемию нашу компанию не закроют, рабочая встреча пройдет хорошо, банк не лопнет, застройщик не испарится, будет гарантия работы, нам хватит денег пережить кризис и далее бесконечно. Мы хотим, чтобы всё было понятно, стабильно, предсказуемо. Хотим всё упорядочить, получить гарантии, подстраховаться, избежать трудностей. Мы не выносим неопределённости, и у нас начинается ломка, когда непонятно, что будет дальше. Настолько сильная, что ее невозможно терпеть, и начинается тревога. Исследованиями доказано, что мы легче переносим боль, чем неопределённость, потому что боль нам понятна. Например, неуверенность, что на работе все идет хорошо, хуже влияет на здоровье, чем увольнение. В этом никто не виноват. Так устроен наш мозг. Посмотрите на модель социального поведения SCARF (Status, Certainty, Autonomy, Relatedness, Fairness), которую разработал Дэвид Рок. Она объясняет пять главных целей, которые наш мозг воспринимает критически важными:

1. Статус – чувство уважения, вызываемое положением в иерархии;

2. Уверенность – возможность прогнозировать последствия;

3. Автономность – чувство контроля над происходящим;

4. Общность – чувство безопасности рядом с другими;

5. Справедливость – восприятие справедливого обмена.

Всё логично. С помощью этих целей мозг исполняет хорошо вам знакомый инстинкт самосохранения. Из второго пункта видно, что мозг хочет уверенности, а всё неизвестное считает опасным. Он должен знать, к чему приведет любое действие, и сделает все, чтобы избежать неопределённости. Но определённости не существует! Если бы она была, то мы бы со 100% уверенностью могли сказать, что рубль не упадет, самоизоляции не будет, не начнется война, на Землю не упадет метеорит и т. д. Мы стараемся делать прогнозы, но определённости больше не становится. Если бы она была, то 10 лет назад вы могли сказать: «Я хочу быть администратором виртуального инфлюенсера в социальной сети», но никто не мог предположить, что такое может быть. И никакое прогнозирование не помогло бы предсказать. Сколько бы мы ни стремились к определённости, мы никогда не сможем ее получить. Мозг хочет то, чего нет. Такой парадокс. Подумайте сами, определённости нет ни в чем. Может случиться что угодно и когда угодно. Это уже давно не является новостью. Нассим Талеб давно всё написал в своих книгах. Но задача научиться принимать неопределённость всё равно до сих пор очень актуальна.