Gestión de departamentos de servicio de alimentos y bebidas. HOTR0409

3.1. Presupuestos

En una empresa, se realizan los presupuestos para estimar los gastos que van a tenerse y las ganancias para planear las actividades futuras de la empresa tanto a largo como a corto plazo. En otras palabras, se realiza un presupuesto para calcular la cantidad de dinero que se empleará para gastos como compras, servicios, recursos, etc.

Definición

Presupuesto

Estimación de los gastos e ingresos previstos en un determinado periodo de tiempo conocido.

La realización de un presupuesto en una empresa presenta tres objetivos concretos:

1 Coordinación: debe haber buena relación entre todo el personal de la empresa desde la Alta Dirección hasta los empleados.

2 Control: deben establecerse premisas para poder alcanzar las metas propuestas.

3 Planificación: con la realización de un presupuesto, pueden crearse un plan y las estrategias necesarias para alcanzar las metas propuestas.

Los presupuestos pueden clasificarse dependiendo de varios aspectos:

1 Tiempo: dependiendo de las operaciones realizadas en la empresa y sus objetivos, los presupuestos se establecen en un periodo de tiempo determinado:Presupuesto a corto plazo: tiene un periodo menor a un año.Presupuesto a largo plazo: tiene un periodo mayor a un año.

2 Flexibilidad: se establecen dos tipos de presupuestos en función de la posibilidad de realizar o no nuevos ajustes cuando existen cambios en el entorno de la empresa:Presupuesto fijo: no puede ser cambiado ni modificado a lo largo del tiempo.Presupuesto variable: puede modificarse en caso de que haya cambios en la empresa.

3 Campo de aplicación: en esta clasificación, se tienen en cuenta las diferentes actividades y operaciones económicas desarrolladas en la empresa:Presupuesto financiero: este tipo de presupuesto va a contener los recursos económicos y financieros necesarios para desarrollar las actividades propias de una empresa. Se divide en:Presupuesto de tesorería: su finalidad es conocer las modificaciones que puede haber en el saldo efectivo de una empresa para poder realizar una previsión de tesorería a corto plazo.Presupuesto de capital: el objetivo es llevar a cabo el correcto control de las inversiones del activo fijo de la empresa.Presupuesto de operaciones: depende de las actividades que se realizan en la empresa en un tiempo determinado. Los más destacados son:Presupuesto de compras: se lleva a cabo para la obtención de materias primas en la elaboración de productos durante un periodo de tiempo.Presupuesto de ventas: se realiza una estimación de las ventas de la empresa de sus productos y servicios en un tiempo determinado no amplio.Presupuesto de costes y producción: determina los costes que conlleva la elaboración de un producto y, por tanto, el precio al que se pone en venta dicho producto.Presupuesto de flujo efectivo: con la realización de este presupuesto, se pronostican las entradas y salidas del dinero efectivo. En una empresa de restauración, las entradas son las ventas de alimentos, bebidas y otros productos y las salidas, los gastos y costos.Presupuesto de mano de obra: se establece para conocer el presupuesto que se necesita para el personal que trabaja en la empresa.Presupuesto maestro: comprende el presupuesto de todas las áreas del negocio, que engloba los presupuestos anteriormente vistos como los presupuestos de compras, de ventas, de mano de obra, etc.

4 Sector: según el sector de la economía en el que se utilizan, los presupuestos pueden ser:Presupuesto público: se realiza en entidades estatales.Presupuesto privado: se elabora por entidades civiles.

Definición

Activo fijo

Bienes que permanecen permanentes con el objetivo de uso como, por ejemplo, edificios, mobiliario y equipos.

Activo circulante

Bienes y derechos que están en movimiento y son fáciles de convertir en dinero en efectivo como, por ejemplo, mercancías, clientes, caja y deudores.

Pasivo fijo

Deudas y obligaciones que presentan un periodo de vencimiento mayor a un año a partir de la fecha de balance como, por ejemplo, hipotecas y acreedores hipotecarios.

Pasivo circulante

Deudas y obligaciones que vencen en un periodo de tiempo menor a un año como, por ejemplo, proveedores, acreedores y documentos por pagar.

3.2. Inversión económica

Consiste en renunciar a la satisfacción inmediata de una empresa a cambio de obtener un beneficio mayor en el futuro. La inversión económica produce un posible riesgo de pérdidas económicas, por lo que, previamente, debe elaborarse una serie de documentos:

1 Anteproyecto: debe realizarse el proyecto del restaurante que quiere desarrollarse incluyendo la ubicación, las infraestructuras, los recursos humanos y los materiales.

2 Estudio de mercado: ha de estudiarse el mercado del sector para conocer la competencia, a los clientes objetivos y los productos y servicios que van a ponerse en funcionamiento.

3 Análisis financiero: es muy importante para saber si la inversión económica en la empresa tiene viabilidad.

Una vez estudiada la viabilidad de realizar o no una inversión económica para el desarrollo de un negocio, debe establecerse la cantidad de dinero que va a invertirse en la empresa. Para determinar dicha cantidad, deben estudiarse varios factores que van a influir en ello: establecer los primeros costes que va a tener la empresa, estudiar el tipo de régimen societario que va a tener la empresa (sociedad anónima, limitada, etc.) y determinar el coste de las obras, las infraestructuras (local, maquinaria, herramientas y equipos informáticos) y la licencia de apertura.

Con el fin de conocer la inversión económica que va a necesitarse en una empresa de restauración, ha de realizarse un estudio previo. Para realizar este estudio, antes, debe constituirse la sociedad, es decir, elegir el tipo de sociedad que desea establecerse. Para ello, debe tenerse en cuenta el número de socios, el grado de responsabilidad con respecto a su patrimonio, las obligaciones fiscales (IRPF, IVA e impuesto de sociedades) y el capital inicial mínimo para la formación.

Según el Instituto Nacional de Estadística (INE), las formas jurídicas habituales en el sector de la restauración son las personas físicas, que presentan la característica de no necesitar un mínimo de capital inicial. La otra forma más común de sociedad en los establecimientos de restauración hotelera son las sociedades de responsabilidad limitada, las cuales presentan un desembolso íntegro en el momento de su constitución de 3.005,06 €.

En cuanto al alquiler o compra del establecimiento, supondrán un coste diferente en cada municipio, barrio o, incluso, calle donde se encuentre. Así mismo, el gasto del proyecto y de las licencias municipales dependen del municipio y de la envergadura del proyecto.

Para la construcción de un establecimiento o una obra de reforma para acondicionar el local, el coste variará en función de la envergadura y de la calidad escogida en productos y mano de obra.

Por último, el coste del mobiliario y el equipamiento también dependen de varios aspectos como la capacidad del establecimiento, la calidad, el estilo de decoración y el equipamiento necesario. Algunos ejemplos de este equipamiento son el menaje de comedor y de cocina, los electrodomésticos, los terminales de venta al público, las cajas registradoras o los equipos musicales.

3.3. Objetivos económicos a corto, medio y largo plazo

En todas las empresas de cualquier sector laboral, se establecen unos objetivos para llegar a cumplir los propósitos y las metas que se han fijado.

Cuando va a establecerse un objetivo, deben conocerse muy bien las necesidades actuales, la situación que se busca en el futuro de la empresa y en cuánto tiempo quiere alcanzarse.

Nota

Los objetivos deben ser:

1 Específicos: tienen que estar detallados y concretados al máximo para conocer qué, dónde, cuándo y cómo va a cambiar la situación de la empresa.

2 Medibles: deben ajustarse a criterios de medición factibles.

3 Alcanzables: conociendo los recursos y capacidades de la empresa, debe ser posible el logro de los objetivos marcados.

4 Realistas: tienen que plantearse en función del resultado positivo a conseguir.

5 Alcanzados en el tiempo determinado: el objetivo se establece en un periodo de tiempo para que sea completado.

Los objetivos pueden clasificarse en función del tiempo en:

1 Corto plazo: deben cumplirse en el periodo de un año como máximo.

2 Medio plazo: se realizan en periodos de uno a tres años.

3 Largo plazo: las metas de estos objetivos deben cumplirse en un plazo de tres a cinco años.

Tienen que establecerse unos objetivos generales en toda la empresa y otros objetivos específicos de cada uno de los departamentos que la forman.

Deben realizarse autoevaluaciones de los objetivos, sobre todo, en objetivos a medio y largo plazo, para saber si está yéndose por el camino correcto o hay que realizar alguna modificación para poder llegar a cumplir dichos objetivos.

Los objetivos de una empresa deben ser conocidos por todos los empleados de la empresa para saber cuáles son las metas que deben conseguir y los medios para llevarlos a cabo.

3.4. Estrategias de venta y marketing

Las empresas de restauración deben analizar el comportamiento de los mercados y los consumidores con la finalidad establecer los objetivos para captar y fidelizar clientes cumpliendo sus necesidades y aumentando su satisfacción mediante unas correctas estrategias de ventas y marketing.

Definición

Marketing

Según la American Marketing Association, es la forma de organizar un conjunto de acciones y procesos a la hora de crear un producto con el objetivo de crear, comunicar y entregar valor a los clientes y manejar las relaciones cuya finalidad es beneficiar a la organización satisfaciendo a los clientes.

El merchandising es un conjunto de técnicas realizadas en el punto de venta para motivar la compra de la manera más rentable, tanto para el fabricante como para el distribuidor, satisfaciendo, a su vez, las necesidades del consumidor. Este conjunto de técnicas es uno de los más utilizados en el sector de la restauración, la alimentación y las bebidas.

El merchandising tiene como objetivos:

1 Mejorar la rentabilidad en el punto de venta: para ello, hay que crear un ambiente adecuado para estimular la compra de unos productos cuyos precios deben ser favorables tanto para el consumidor como para la empresa.

2 Llevar directamente al cliente hasta el producto: tiene que eliminarse cualquier posible obstáculo entre el producto y el cliente para facilitar que el producto se venda por sí solo.

3 Facilitar la compra del producto: los productos deben presentarse, promocionarse y ser probados para reforzar el deseo de compra.

4 Sustituir las ventas mediante la acción verbal por la visual: tiene que incrementarse el público en el punto de venta mediante atractivos escaparates, folletos y rótulos que provoquen el deseo de entrar y consumir el producto. Para atraer la compra, los productos han de colocarse de manera estratégica para atraer la atención e interés del cliente.

Para establecer el merchandising en el sector de la restauración, deben tenerse en cuenta numerosos factores:

1 Ambiente y decoración: la decoración del local va a estar determinada por la iluminación, los colores, las formas y la elegancia, mientras que el ambiente va a estar definido por la clientela, los empleados y la música del local.

2 Localización de productos: los productos se sitúan en destacados lugares para atraer a clientes y que sean consumidos como, por ejemplo, la presencia de una botella de vino en la mesa de los comensales a su llegada o la materia prima a la vista del consumidor.Pecera con langostas para atraer al cliente y aumentar el deseo de su consumo.

3 Equipamiento: va a estar formado por la vajilla y cubertería.

4 Fotos: su objetivo es dar a conocer el producto al cliente y aumentar sus ganas de consumirlo.

5 Carteles: de anuncios de productos o de ofertas.

6 Publicidad en el punto de venta: puede realizarse mediante expositores o mediante personas que promuevan los productos y servicios ofrecidos por el establecimiento.

7 Demostraciones y degustaciones: tienen la finalidad de que el cliente conozca los nuevos productos o servicios realizados.

8 Animación en el punto de venta: suelen realizarse eventos, espectáculos o actuaciones de música, humor o magia.Ejemplo de restaurante con animación en directo (© Fotografía: pcruciatti / Shutterstock.com)

9 Estanterías y barras: debe establecerse una correcta presentación de los productos servidos en las estanterías y las barras para que el cliente pueda observarlos.

10 Menú: no basta solo con presentarlo en una carta, sino que el empleado debe intentar vender al comensal lo que a la empresa más le interesa utilizando alguna técnica de venta.

En los establecimientos de restauración, no basta solo con captar, sino que hay que mantener y fidelizar al cliente o, lo que es lo mismo, hay que conseguir que el cliente vuelva al establecimiento asiduamente y pueda atraer a nuevos clientes. Para fidelizar a un cliente, se utilizan diferentes técnicas como tarjetas de puntos, promociones de regalos, cupones de descuento, ofertas, etc.

Aplicación práctica

Un restaurante de comida tradicional especializado en pescados, que se encuentra ubicado en una zona de la costa con una importante afluencia de turistas y con varios hoteles en las cercanías, no consigue aumentar sus ventas. El responsable del establecimiento considera que deben invertirse más esfuerzos en mejorar la estrategia de marketing, ya que muchos de los clientes que llegan muestran su sorpresa ante la presencia del restaurante, puesto que no sabían que estuviera allí.

Explique qué estrategias de marketing podrían ponerse en marcha para dar a conocer el restaurante.

SOLUCIÓN (posible solución)

Lo primero que debe hacer el responsable del restaurante es promocionar su local en los hoteles cercanos, por ejemplo, dejando publicidad como flyers. Así mismo, debe promocionar el establecimiento entre los propios trabajadores de los hoteles, ya que puede conseguir fidelizarlos como potenciales clientes.

En segundo lugar, el responsable del establecimiento debe aprovechar los medios informáticos actuales para promocionarse mediante la publicitación del local en sitios web turísticos o de consulta de localización y valoración de establecimientos.

El local también puede optar por colocar carteles de publicidad en las zonas más frecuentadas por los turistas, como pueden ser los accesos a la playa o a los hoteles.

Por otro lado, pueden promoverse actuaciones musicales en directo en el local los fines de semana o establecer un día en el que se ofrezcan productos señalados con ofertas especiales que puedan atraer a potenciales clientes fidelizados como, por ejemplo, los trabajadores de los establecimientos cercanos.

3.5. Políticas de mercado (emplazamiento y clientela potencial)

Se definen como el criterio o la directriz establecida previamente por la empresa que funciona como guía en la toma de decisiones respecto a la ejecución de las estrategias, programas y proyectos de dicha empresa. Con el desarrollo de políticas de mercado, una empresa busca orientar las directrices y estrategias para lograr los objetivos mediante la satisfacción del cliente.

Para establecer una política de mercado, previamente, debe realizarse un estudio del mercado que rodea a la empresa para determinar cuáles van a ser lo objetivos y la estrategia que va a emplearse.

Resulta fundamental realizar estudios no solamente del producto ofertado, la competencia o los proveedores, sino también de los clientes potenciales, donde destacan los siguientes aspectos:

1 Edad.

2 Situación laboral.

3 Tipo de familia.

Cuando se establece una política de mercado en una empresa, esta tiene que cumplir las siguientes condiciones:

1 Contribuir al logro de los objetivos de la empresa: las políticas de mercado deben estar dirigidas a conseguir los objetivos que la empresa se haya marcado previamente. Por ejemplo, el objetivo de un establecimiento hotelero es conseguir clientes de mediana edad que busquen un lugar relajado y de categoría en el que disfrutar de una cena tranquila y agradable. Para ello, la empresa debe mantener siempre un ambiente relajado y tranquilo con una música clásica suave de fondo al tiempo que se ofrecen menús de gran calidad y de coste ligeramente superior, es decir, la política de empresa es mantener un ambiente determinado.

2 Flexible: las políticas de mercado que se implementen deben poder adaptarse cuando las circunstancias de la empresa cambien. Por ejemplo, si una empresa de restauración comienza a ofertar comida para llevar y una de sus políticas de mercado consiste en ofertar platos elaborados con los mejores productos y de gran calidad, esta política debe llevarse también al ámbito de la comida de reparto a domicilio.

3 Explícita: estas políticas han de ser claras y precisas, es decir, deben ser entendidas por todos los miembros de la empresa y ejecutadas con claridad.

4 Consistente sin presentar contradicciones: no es admisible que una política de empresa entre en contradicciones que puedan dificultar el entendimiento e implementación por parte del personal. Por ejemplo, si una política de empresa es ofrecer productos de primera calidad, no puede coexistir con otra política de empresa que promueva la adquisición de productos de menor coste, que suelen ser, a su vez, de menor calidad.

3.6. Plan de viabilidad del negocio

Un establecimiento que quiera comenzar su andadura empresarial tiene la necesidad de conocer si su negocio es rentable a medio y largo plazo para obtener la financiación económica mediante un plan de viabilidad de negocio.

Así, el plan de viabilidad consiste en un conjunto de documentos en el que se recogen los aspectos más importantes a desarrollar y que permite valorar si la iniciativa económica propuesta tiene posibilidades de sostenerse a lo largo del tiempo.

En el plan de viabilidad, se planificará, evaluará y controlará todo lo relativo a la idea de negocio pensada para poder poner en marcha la empresa.

Para ello, es necesario dividir el plan de viabilidad en dos partes:

1 Estudios previos: pretende obtenerse información real acerca de la oferta y la demanda del producto o servicio de la empresa, así como del entorno de la empresa y de las capacidades y medios de los que dispone.

2 Planificación: consiste en describir la organización que tendrá el nuevo proyecto y los medios de los que dispone. Asimismo establece los pasos que debe seguir la empresa para que sea viable y determina la financiación necesaria para su puesta en marcha.

En el plan de viabilidad, han de estar recogidos los siguientes apartados:

1 Resumen del proyecto: descripción breve del negocio que pretende ponerse en marcha.

2 Descripción de la empresa o grupo promotor: consiste en definir y establecer quién es la empresa o grupo que quiere poner en marcha el proyecto.

3 Análisis de las ideas de negocio: explicación breve de la idea de negocio que pretende implementarse.

4 Análisis de producto y de mercado: consiste en la descripción del producto o servicio que oferta la empresa, así como del mercado en el cual pretende introducirlo.

5 Finalidad de la empresa: establecer cuáles son los objetivos y resultados que pretenden conseguirse.

6 Plan de marketing: definir el segmento del mercado al que va dirigido el producto o servicio, cuáles son los potenciales clientes y las estrategias de marketing y venta a seguir.

7 Plan de operaciones: describir brevemente las operaciones necesarias para la elaboración de los productos, la tecnología empleada y el volumen de actividad.

8 Plan de organización: se precisan los perfiles de empleados necesarios para cubrir los puestos de trabajo, el número de empleados y la estructura jerárquica de la nueva empresa.

9 Plan de inversiones y financiación: se detalla la financiación necesaria para la puesta en marcha del plan empresarial y las fuentes de financiación de las que se dispone. Asimismo se precisa el plan de amortización de los recursos.

 

10 Plan económico-financiero: se trata de determinar los costes del marketing, el personal, las operaciones, las inversiones y la financiación. Además, el plan económico-financiero incluye la cuenta de resultados, los presupuestos establecidos y los indicadores financieros empleados.

Todo ello permite conocer de antemano las posibilidades que tiene una empresa de ser viable o no y, por tanto, de ser rentable desde el punto de vista económico y financiero.

Sabía que...

Para realizar análisis económico-financiero de una empresa, se utilizan unas fórmulas matemáticas conocidas como ratios. Existen ratios para conocer la rentabilidad económica (ROA), la tasa de valor añadido (TVA), el endeudamiento, la autonomía, la liquidez, etc.

Actividades

5. Clasifique los diferentes tipos de presupuestos en función de la flexibilidad y el campo de aplicación.

6. Determine cuáles son las condiciones que han de cumplir las políticas de mercado y explíquelas brevemente.

7. Enumere los objetivos que tiene el merchandising.