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ISBN: 978-84-9198-865-6

Nota de la editorial: IC Editorial pertenece a Innovación y Cualificación S. L.

Presentación del manual

El Certificado de Profesionalidad es el instrumento de acreditación, en el ámbito de la Administración laboral, de las cualificaciones profesionales del Catálogo Nacional de Cualificaciones Profesionales adquiridas a través de procesos formativos o del proceso de reconocimiento de la experiencia laboral y de vías no formales de formación.

El elemento mínimo acreditable es la Unidad de Competencia. La suma de las acreditaciones de las unidades de competencia conforma la acreditación de la competencia general.

Una Unidad de Competencia se define como una agrupación de tareas productivas específica que realiza el profesional. Las diferentes unidades de competencia de un certificado de profesionalidad conforman la Competencia General, definiendo el conjunto de conocimientos y capacidades que permiten el ejercicio de una actividad profesional determinada.

Cada Unidad de Competencia lleva asociado un Módulo Formativo, donde se describe la formación necesaria para adquirir esa Unidad de Competencia, pudiendo dividirse en Unidades Formativas.

El presente manual desarrolla la Unidad Formativa UF0075: Planificación, organización y control de eventos,

perteneciente al Módulo Formativo MF1056_3: Gestión de eventos,

asociado a la unidad de competencia UC1056_3: Gestionar eventos,

del Certificado de Profesionalidad Creación y gestión de viajes combinados y eventos.

Índice

Portada

Título

Copyright

Presentación del manual

Índice

Capítulo 1 El turismo de reuniones y su demanda de servicios especializados

1. Introducción

2. El turismo de reuniones: concepto y evolución histórica; situación y tendencias; el turismo de reuniones como producto especializado del turismo urbano

3. Las características diferenciadas y específicas de este tipo de demanda

4. Mecanismos de decisión

5. Incorporación a la cadena turística de servicios considerados tradicionalmente como servicios a las empresas o no turísticos

6. Agentes turísticos específicos: organizadores profesionales de eventos, agencias de viajes especializadas y otros. Evolución

7. Resumen

Ejercicios de repaso y autoevaluación

Capítulo 2 Principales destinos turísticos nacionales e internacionales de turismo de reuniones

1. Introducción

2. Factores que determinan la especialización de un destino para turismo de reuniones: recursos turísticos, delimitación geográfica, políticas públicas, imagen de marca, infraestructuras especializadas, coexistencia de productos turísticos (oferta)

3. Características y análisis comparativo de los principales destinos de turismo de reuniones a nivel nacional e internacional

4. Resumen

Ejercicios de repaso y autoevaluación

Capítulo 3 Los eventos, su tipología y su mercado

1. Introducción

2. El concepto de evento

3. Tipología de reuniones y eventos: congresos, convenciones, viajes de incentivo, exposiciones y ferias, eventos deportivos y otros

4. El mercado de eventos

5. La gestión de eventos como función emisora y como función receptora

6. Fases del proyecto de un evento: planificación, organización, desarrollo, evaluación

7. Resumen

Ejercicios de repaso y autoevaluación

Capítulo 4 El evento como proyecto: planificación, presupuestación y organización

1. Introducción

2. Fuentes y medios de acceso a la información

3. Criterios de selección de servicios, prestatarios e intermediarios

4. Negociación con proveedores

5. Infraestructuras especializadas para reuniones, actos y exposiciones

6. Programación del evento: tipología de actos en función de tipología de eventos

7. Programación de la logística y de los recursos humanos

8. Programación de ofertas pre y posevento en función de la tipología de los participantes, tales como ponentes, delegados, acompañantes, comités organizadores y científicos

9. Gestión de espacios comerciales y de patrocinios

10. Presidencias honoríficas y participación de personalidades

11. Confección de cronogramas

12. Previsión de situaciones emergentes; planes de contingencia; planes de seguridad

13. Presupuesto del evento

14. Resumen

Ejercicios de repaso y autoevaluación

Capítulo 5 Servicios requeridos en la organización de eventos

1. Introducción

2. Servicios de alojamiento y restauración: establecimientos. Tipos y características

3. Formas de servicios. Tarifas

4. Transportes de acceso a la sede del evento y transportes internos colectivos

5. Otros servicios requeridos en los eventos

6. Resumen

Ejercicios de repaso y autoevaluación

Capítulo 6 Aplicaciones informáticas específicas para la gestión de eventos

1. Introducción

2. Tipos y comparación

3. Programas a medida y oferta estándar del mercado

4. Aplicación de programas integrales para la gestión de las secretarías técnica y científica, pagos y reservas online

5. Resumen

Ejercicios de repaso y autoevaluación

Capítulo 7 El evento como proyecto: organización

1. Introducción

2. La organización del evento: definición de funciones y tareas

3. Comités y secretarías: funciones y coordinación

4. Gestión de colaboraciones y patrocinios

5. Soportes y medios para ofrecer información del evento

6. Difusión del evento y captación de participantes

7. Estructura organizativa de un equipo de gestión de eventos. Funciones y responsabilidades

8. Procedimientos e instrucciones de trabajo

9. Resumen

Ejercicios de repaso y autoevaluación

Capítulo 8 El evento como proyecto: dirección y control

1. Introducción

2. Control de inscripciones

3. Control de cobros

4. Confirmaciones de inscripción, asignación de espacios en exposiciones y otras comunicaciones a inscritos

5. Protección de datos personales

6. Documentación del evento

7. Procesos administrativos y contables

8. Seguimiento del proyecto. Actuaciones ante desviaciones

9. Coordinación

10. Evaluación de servicios y suministros

11. Evaluación de servicios

12. Formalización de contratos. Documentación

13. Supervisión y control del desarrollo del evento

14. Coordinación y recursos de comunicación, puntualidad en los actos, protocolo, seguridad, servicio técnico, reclamaciones, quejas, conflictos y otras situaciones emergentes

15. Documentos de control del evento

16. Resumen

Ejercicios de repaso y autoevaluación

Glosario

Bibliografía

Capítulo 1

El turismo de reuniones y su demanda de servicios especializados

1. Introducción

Este primer capítulo supone un acercamiento al término “turismo de reuniones”. Se comenzará por centrar el tema en una somera explicación de la evolución del concepto de “turismo” hasta ir concretando en el subsegmento de reuniones.

La complejidad de la industria turística, y en especial de su demanda, hace necesario conocer las características peculiares de cada uno de los segmentos que la componen. Por esto hay que conocer qué características peculiares presenta el turismo de negocios frente a otros tipos de turismo, como, por ejemplo, el turismo vacacional. Resulta evidente que no va a esperar lo mismo de un hotel una persona que quiere pasar una semana de vacaciones en la playa que otra que va a organizar una pequeña reunión para presentar sus productos a los distribuidores de la zona.

Y precisamente para atender mejor a cada segmento, no solo los servicios turísticos tradicionales (alojamiento, transporte, servicios de intermediación, etc.) deben cumplir con unos requisitos especiales, sino que además esto generará la aparición de agentes especializados en cada tipo de segmento, como, por ejemplo, OPC, Brokers, Airbrokers, etc.

2. El turismo de reuniones: concepto y evolución histórica; situación y tendencias; el turismo de reuniones como producto especializado del turismo urbano

El turismo es una actividad que ha sido ampliamente estudiada desde la segunda mitad del siglo xx, tanto desde el punto de vista socio-antropológico como desde el punto de vista económico.

Desde el punto de vista social y antropológico, la necesidad de desplazamiento ha estado ligada a la propia naturaleza del ser humano desde sus orígenes, ya en la primeras civilizaciones nómadas, pasando por las grandes concentraciones humanas en las culturas clásicas (olimpiadas y otras celebraciones) hasta la aparición del “turismo de masas” y del concepto moderno de turismo (ligado al desarrollo de los medios de transporte acaecido en el siglo xx y a la creación del viaje combinado).

Desde el punto de vista económico, el turismo se considera una industria ligada directamente a las actividades de exportación, con efectos directos en la balanza de pagos de los países y en el desarrollo económico y social de los núcleos de destino.

La OMT (Organización Mundial del Turismo) define turismo como:

Un fenómeno social, cultural y económico relacionado con el movimiento de las personas a lugares que se encuentran fuera de su lugar de residencia habitual por motivos personales o de negocios/profesionales. Estas personas se denominan visitantes (que pueden ser turistas o excursionistas; residentes o no residentes) y el turismo tiene que ver con sus actividades, de las cuales algunas implican un gasto turístico.

Nota

La OMT (en inglés, UNWTO) es una organización de carácter intergubernamental, dependiente de la ONU (Organización de Naciones Unidas) cuyo objetivo fundamental será la promoción y desarrollo del turismo con vistas a contribuir al desarrollo económico, la comprensión internacional, la paz, la prosperidad y el respeto universal.

En aras de una mejor satisfacción de la demanda y de un mejor entendimiento de la realidad turística, el mercado turístico se subdivide en diferentes “segmentos”, atendiendo a sus distintas motivaciones. Es decir, en grupos de individuos que, compartiendo una motivación común, se comportan de una manera homogénea entre ellos, pero diferenciada con respecto a otros grupos.

Uno de estos segmentos es el llamado turismo de negocios, que se caracteriza por que el motivo que origina el desplazamiento es la realización de actividades comerciales, laborales y profesionales.

El turismo de negocios, a su vez, puede subdividirse en diferentes subsegmentos:

1 Individual o corporativo: son aquellos desplazamientos llevados a cabo por un individuo (máximo 2 o 3) que, por cuestiones inherentes a su actividad laboral, se ve obligado a desplazarse entre dos ciudades o países. Se incluirían en este apartado, por ejemplo: una visita comercial a un cliente, un desplazamiento individual para ejercer la actividad profesional, etc.
2 Grupales o MICE (Meetings, Incentives, Conferences and Exhibitions): como su propio nombre indica, estaría constituido por la organización de:Reuniones (Meetings): que, a su vez, pueden ser:Internas (para los miembros de una compañía).Externas (para el mercado donde esa compañía opera (proveedores, clientes u otros grupos de interés).Organización de congresos o conferencias.Eventos (exposiciones universales, Olimpiadas, premios de motociclismo, etc.).Viajes de incentivo.Ferias comerciales y exposiciones.Etcétera.

Por último, cabe señalar que el desplazamiento ligado a motivaciones comerciales ha existido desde antes de que naciera el concepto de turismo moderno. Basta pensar en, por ejemplo, en la ruta de la Seda.

Actualmente el segmento de viajes de negocio sigue en constante crecimiento. Atendiendo a los datos ofrecidos por la OMT, de los 1.087 millones de turistas internacionales registrados en 2013, entre el 20 y el 22 % se desplazaron por motivos de negocio, mostrando una tendencia al alza constante.

En el caso de España, durante el 2014, el turismo de negocios tuvo un impacto económico estimado de casi 4.400 millones de euros, un 9 % superior al de 2013.

De dicha cantidad, en torno a un 31 % fue facturado por las empresas dedicadas de manera profesional a la organización de congresos y ferias de muestra especializadas, el 69 % restante se correspondió a negocio generado por los diferentes sectores implicados (transporte, alojamiento, restauración, servicios, etc.).

Es, además, por sus características (turismo sostenible, de calidad y alto nivel de gasto), un segmento duramente disputado por los distintos destinos turísticos. A nivel europeo, España se encuentra en las primeras posiciones de la lista de destinos elegidos mayoritariamente para la celebración de eventos, destacando ciudades como Madrid (21,6 % del total) y Barcelona (23,9 %).

Sabía que...

La OMT declaró el año 2017 como “año internacional del turismo sostenible”.

3. Las características diferenciadas y específicas de este tipo de demanda

Como ya se ha indicado en el apartado anterior, el principal rasgo definitorio y diferencial de este segmento turístico es la motivación. En el caso de los viajes de negocio, el motivo que origina el desplazamiento es la realización de actividades comerciales, laborales y profesionales.

Siguiendo a los investigadores Bigné, Font y Andreu (2000), podrían señalarse también los siguientes rasgos:

1 Frecuencia: el turista o excursionista (permanece menos de 24 horas en destino) que se desplaza por motivos de negocios suele repetir destino. Por ejemplo, el caso de una jefa de proyecto que se desplaza para ver cómo va evolucionando una obra comercial. Esta profesional seguramente repetirá el viaje al mismo destino una vez a la semana o al mes, dependiendo de la envergadura del proyecto.
2 Duración: en el caso de los desplazamientos por negocio, estos suelen ser más cortos que los viajes motivados por ocio. Esto es, en gran medida, debido a la constante búsqueda por parte de la empresa de aminorar costes. (Aunque es necesario señalar que esta distancia se está acortando en los últimos años, debido a una tendencia generalizada de fragmentar los viajes vacacionales).
3 Contratante principal versus consumidor usuario: el Real Decreto Legislativo 1/2007, de 16 de noviembre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios y otras leyes complementarias, en su Libro IV, regula la figura del viaje combinado y define los siguientes términos:Contratante principal: la persona física o jurídica que compre o se comprometa a comprar el viaje combinado.Beneficiario: la persona física en nombre de la cual el contratante principal se comprometa a comprar el viaje combinado.Cesionario: la persona física a la cual el contratante principal u otro beneficiario ceda el viaje combinado.Consumidor o usuario: cualquier persona en la que concurra la condición de contratante principal, beneficiario o cesionario.Mientras que en el caso de los viajes ligados a ocio estas dos figuras (contratante principal y beneficiario) suelen coincidir en la misma persona (una persona entra en una agencia de viajes a contratar sus propias vacaciones), en el caso de los viajes de empresa esto no suele pasar, ya que, la mayoría de las veces la empresa es el contratante principal y la persona trabajadora es la persona consumidora o usuaria de los servicios contratados.
4 Experiencia: aunque es una característica que también muestra una tendencia a igualarse, lo cierto es que la persona que viaja por trabajo suele hacerlo con habitualidad y, por tanto, posee una mayor experiencia (y también un mayor nivel de exigencia) en el consumo de productos y servicios turísticos.
5 Capacidad de elección: es mucho mayor en el caso de los viajes de ocio. No solo por la variedad de productos existentes en el mercado, sino porque, en el caso de los viajes motivados por negocios, algunas condiciones (como el destino o el medio de transporte) ya vienen predeterminados o impuestos por las circunstancias. Por ejemplo, si una empresa de la península debe visitar a un cliente que tiene sus oficinas en Las Palmas de Gan Canaria, resulta obvio que el medio de transporte elegido será el avión, ya que la persona que viaja no puede permitirse perder días ni recursos económicos desplazándose en un lujoso crucero hasta la isla.

Sabía que...

España es uno de los principales países del mundo en lo referente a turismo de congresos. Tradicionalmente se mantiene en el Top Five de todas las clasificaciones internacionales.

Fuente: Ostelea

Otros factores que resultan definitorios y característicos de este tipo de turismo serían:

1 El nivel de gasto medio: el gasto medio efectuado por el turista en destino es mayor en el caso de los desplazamientos ligados a turismo de negocios. No solo por el consumo de productos y servicios netamente turísticos (como pueden ser, por ejemplo, el alojamiento o el transporte), sino por el consumo de otro tipo de servicios en destino (restauración, entradas a espectáculos o museos, etc.).
2 La fidelidad: entendida como fidelidad a la marca. Por ejemplo, a una cadena concreta de hoteles, a una alianza de compañías aéreas (o incluso una compañía concreta), a una empresa de coches de alquiler en particular, etc.

En el caso del subsegmento grupal o MICE, esta fidelidad puede vincularse también a un destino en cuestión, ya sea este un país, una ciudad o un territorio concreto.

Esta fidelidad viene motivada por dos circunstancias principales:

1 La búsqueda de certidumbre: la naturaleza intangible propia de la actividad turística ligada a la simultaneidad de producción/consumo, característica de las industrias de servicios, provoca que el cliente final no podrá contrastar de antemano la calidad del servicio que está contratando. En este sentido, la buena experiencia con una marca concreta (ya sea esta de alojamiento, transporte, servicios accesorios, etc.) puede generar en el cliente un estado de confianza que le lleve a ser fiel a esa marca concreta. Por otro lado, y especialmente en el caso de los desplazamientos individuales, las personas que viajan constantemente pueden verse sometidas a un cierto grado de desorientación. Esto hace que, por ejemplo, en los alojamientos, el hecho de tener una uniformidad en la decoración, distribución del mobiliario, gama de servicios accesorios al alojamiento, el almacenamiento de preferencias en los perfiles de los sistemas de CRM, etc., lleva al cliente tanto a una mejor planificación del desplazamiento en sí como a un mayor disfrute de la estancia.
2 El ahorro de costes: a nivel de desplazamientos individuales basta pensar, por ejemplo, en las tarjetas Frequent Flyers de las compañías aéreas, de tren e incluso las tarjetas de cliente de algunas cadenas de hoteles. Estas tarjetas permiten la acumulación de puntos por el uso de los servicios. Estos puntos, posteriormente, son canjeables por billetes o estancias gratuitos, upgradings (aplicaciones de condiciones de una tarifa superior pagando una tarifa más baja), desayunos gratis, late check-out (abandono de la habitación más tarde de la hora oficial de salida), así como el almacenamiento de las preferencias del cliente (N.º de asiento, planta de la habitación en un hotel, etc.). Estos ahorros de costes son incluso mayores si se miran desde el punto de vita de la empresa. Por ejemplo: negociación de tarifas más baratas para sus empleados, descuentos o rappels a final de año por haber superado un volumen de compras, etc.
3 Necesidad de infraestructuras de calidad: si por algo se distingue el turismo de negocios, y especialmente el subsegmento de grupos o MICE, es por la necesidad de contar con infraestructuras de calidad, ya sean estas:De acceso: puertos, aeropuertos, estaciones de ferrocarril y/o metro, etc.Lugares en los que desarrollar el evento: instalaciones deportivas, Palacios de Congresos, salas de exposiciones, salas de reuniones con todo el equipamiento moderno, etc.Comunicaciones. Buena cobertura Wi-Fi y de telefonía.Etcétera.En este sentido, la organización de eventos de magnitudes importantes (unas Olimpiadas, un evento deportivo masivo, una exposición universal, un gran congreso internacional, etc.) puede resultar un revulsivo en la modernización de las infraestructuras de un territorio.
4 Comodidad o pertinencia por encima de precio: como se ha dicho anteriormente, la variedad de opciones de elección de este tipo de desplazamientos es menor comparada con la disponible para desplazamientos ligados a otro tipo de motivaciones, como, por ejemplo, el ocio, ya que el destino suele estar fijado de antemano.

Pero, además, y atendiendo a las necesidades de ahorro de costes por parte de la empresa que contrata los servicios turísticos, tanto la elección de los medios y empresas concretas de transporte, como la situación de los alojamientos, vendrá determinada más directamente por el ahorro de tiempo que por el ahorro de dinero.

Por último, es necesario señalar que, en los viajes corporativos, el trabajador que se desplaza está representando a la empresa para la que trabaja. El hotel donde se aloje, el tipo de coche que alquile, la aerolínea con la que viaja, etc., tienen una influencia directa en la imagen que esta empresa le está dando a su cliente final. Así, una empresa que tenga una preocupación alta por su responsabilidad social corporativa, estará especialmente interesada en que las empresas proveedoras de servicios turísticos que elija tengan una política alineada con la suya propia.

En términos económicos se puede decir que la elasticidad-precio de la demanda de turismo de negocios, esto es, la variación que se experimenta en el nivel de ventas de un bien o servicio ante una variación de precios, es mucho menor que en el caso de la demanda del segmento de turismo ligado al ocio.

Actividades

1. Consulte la web de la consejería competente en materia de turismo de su comunidad autónoma y observe si tienen alguna estadística relacionada con turismo de negocios. Si es así, indique los rasgos más importantes de este segmento en su comunidad autónoma o provincia.

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Planificación, organización y control de eventos. HOTG0108

Presentación del manual

Índice

1. Introducción

2. El turismo de reuniones: concepto y evolución histórica; situación y tendencias; el turismo de reuniones como producto especializado del turismo urbano

3. Las características diferenciadas y específicas de este tipo de demanda

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