Aplicaciones informáticas de hojas de cálculo. ADGN0210

2. Desplazamiento por la hoja de cálculo

HILO CONDUCTOR

Teniendo en cuenta la cantidad de datos que puede albergar una hoja de cálculo, es necesario conocer las posibilidades con las que contamos para desplazarnos por la misma. A continuación Julio expondrá a su grupo de alumnos/as las diferentes opciones de las que pueden hacer uso.

Las opciones con las que puedes contar para desplazarte por la hoja de cálculo son diferentes en función del método utilizado.

Entre ellos: desplazamientos por las celdas de una hoja de cálculo y desplazamientos por las hojas de cálculo. Estos desplazamientos se pueden realizar en la aplicación informática de hojas de cálculo, utilizando el teclado o bien mediante el ratón. A continuación, explicamos ambos métodos de desplazamiento por una hoja de cálculo.

2.1. Mediante el teclado

El desplazamiento en una hoja de cálculo mediante el teclado puedes hacerlo mediante las teclas de dirección o tecla de cursores, o bien, combinaciones de teclas. Las teclas de dirección o teclas de cursores permitirán desplazarte a celdas contiguas.

Teclas de dirección o cursores

EJEMPLO

Si pulsas el cursor a la derecha, accederás a la celda que está inmediatamente a la derecha de la actual.

Las principales teclas de navegación son:

Además de las teclas de dirección o cursores, las siguientes teclas pueden ayudar a desplazarte por la hoja de cálculo, entre sus funciones destacan:

Mediante la combinación [Ctrl + Cursores] te situarás en la próxima celda que poseas algún dato en la dirección indicada por la tecla del cursor. Si al seguir esa dirección, Excel no encuentra ninguna celda que contenga algún dato, te situarás al final de la hoja de cálculo en esa dirección. Por ejemplo, si pulsas [Ctrl + →] en la fila 7, Excel te llevará a la primera celda que posea un dato hacia la derecha en esa fila, pero si no encuentra ninguno, te llevará a la última columna por la derecha, es decir, a la columna XFD de la fila 7.

La combinación de teclas [Ctrl + Inicio], te situará al principio de la hoja de cálculo (celda A1). La combinación de las teclas [Ctrl + Fin] te llevará al final de la hoja de cálculo, es decir, a la última columna y fila de la hoja de cálculo que contengan datos.

La secuencia de teclas [Fin] seguida de los cursores te desplazará entre regiones dentro de la hoja de cálculo actual. Entendiendo por regiones los grupos de datos situados en celdas contiguas (tanto vertical como horizontal). La separación entre grupos de datos se considera como tal aunque solamente sea por una celda vacía.

Ahora que ya sabes moverte por la hoja de cálculo, el siguiente paso es aprender a moverte por las distintas hojas de cálculo que contiene el libro de trabajo, en este caso haciendo uso del teclado, mediante las siguientes combinaciones de teclas:

La combinación [Ctrl + RePág] te llevará a la hoja de cálculo anterior dentro del libro actual.

La combinación [Ctrl + AvPág] te posicionará en la hoja de cálculo siguiente, dentro del libro actual.

NOTA

Para validar los datos introducidos en una celda se utilizará la tecla [Enter], pero también puedes hacer uso del tabulador, tecla [Tab] o cualquier otra de navegación. Aunque si has hecho una corrección añadiendo o modificando el contenido de una celda, deberás utilizar [Enter] o [Tab], para validar las modificaciones.

Si se está editando el contenido de una celda la funcionalidad de las teclas varía.

APLICACIÓN PRÁCTICA

El libro de trabajo con el que estás trabajando se compone de tres hojas. Te encuentras en la hoja 1. Si quieres ir a la siguiente hoja, ¿qué combinación de teclas deberás pulsar?

Solución

Para moverte por las distintas hojas de cálculo que contiene el libro de trabajo haciendo uso del teclado, puedes hacerlo mediante las siguientes combinaciones de teclas:

1 1. La combinación [Ctrl + AvPág] te posicionará en la hoja de cálculo siguiente, dentro del libro actual.

2 2. La combinación [Ctrl + RePág] te llevará a la hoja de cálculo anterior dentro del libro actual.

2.2. Mediante las barras de desplazamiento y el ratón

Además de desplazarte mediante el teclado, también puedes hacerlo con el ratón haciendo clic sobre la celda en la que quieras posicionarte, o bien mediante las barras de desplazamiento. Estos elementos te permitirán desplazarte por las ventanas cuyo contenido sea mayor que el tamaño de la propia ventana.

Cuando se ejecuta Excel, aparecen dos barras de desplazamiento en la ventana de cálculo, una a la derecha de la ventana, barra de desplazamiento vertical y otra en la parte inferior derecha, barra de desplazamiento horizontal.

Barras de desplazamiento vertical y horizontal

Ambas barras funcionan de la misma forma, cada uno de los botones que contienen las flechas indican el sentido de desplazamiento del documento. Conforme se vaya desplazando por la hoja de cálculo mediante estos botones, el cuadro gris contenido entre los botones (flechas) se desplazará dentro de la barra, indicando su posición relativa en la hoja de cálculo.

No obstante, la barra de desplazamiento puede usarse de diferentes modos:

Modo 1

 Haciendo clic sobre uno de los botones de las flechas. El desplazamiento que se produce es aproximadamente el de una celda para la barra de desplazamiento vertical, o una columna, para la barra de desplazamiento horizontal.

Modo 2

 Pulsando en el cuadro gris con el botón izquierdo del ratón y arrastrándolo hacia arriba/abajo (para la barra de desplazamiento vertical), o izquierda/derecha (para la barra de desplazamiento horizontal). Una vez que sueltes el cuadro con el ratón, la hoja de cálculo se posicionará en la posición relativa donde se haya posicionado este.

Modo 3

 Pulsando en el espacio gris existente entre el cuadrado y una de las flechas, en cuyo caso se desplazará en la dirección indicada, el intervalo equivalente en celdas, entre el cuadrado y la posición del cursor donde hayas hecho clic.

Modo 4

 Utilizando la rueda del ratón, hacia abajo o hacia arriba para moverte por la hoja de cálculo.

También mediante el ratón podrás desplazarte por las distintas hojas que componen el libro de trabajo, cada hoja tiene asociada una pestaña en la parte inferior de la ventana de cálculo, pero suele darse el caso en que el número de solapas exceda el espacio destinado a ellas, en ese caso, para moverte entre las hojas de cálculo, puedes utilizar los botones que se encuentran en la parte inferior izquierda de la ventana. Irás avanzando o retrocediendo por las hojas. Si haces clic derecho sobre ellos, se abrirá un cuadro de diálogo en el que podrás seleccionar directamente, la hoja en la que te quieres posicionar.

Desplazamiento entre hojas

2.3. Grandes desplazamientos

Existe una forma de situarse en una celda concreta sin utilizar las teclas de movimiento o el ratón; esto se puede hacer mediante la opción Ir a. Para acceder al cuadro de diálogo Ir a, puedes pulsar la tecla [F5], pulsar la combinación de teclas [Ctrl + I], o bien, ir al grupo de opciones Modificar de la ficha Inicio, botón Buscar y seleccionar, opción Ir a.

Cuadro de diálogo Ir a

Las opciones de las que está compuesto dicho cuadro de diálogo son las siguientes:

1 1. Mediante el cuadro de texto Referencia se indica la dirección de la celda a la que te quieres desplazar (por ejemplo D6).

2 2. En la lista Ir a estarán las direcciones de las últimas celdas a las que se ha desplazado mediante este cuadro de diálogo.

3 3. Mediante el botón Ir a Especial se seleccionan los objetos, los comentarios o las celdas que contengan características o entradas especiales. Al hacer clic en ese botón aparecerá el siguiente cuadro de diálogo.

Cuadro de diálogo Ir a Especial

Otra opción para moverse de forma rápida por la hoja es escribiendo en el cuadro de nombres, el nombre o la fila y columna que estamos buscando, a continuación pulsar la tecla [Enter].

Cuadro de nombres

ACTIVIDAD COMPLEMENTARIA

3. Enumera las posibilidades que tienes para llegar a Fila 1048576 y Columna XFD, e indica cuál es la más rápida para hacerlo.

PRACTICA

Ahora que sabes cómo desplazarte por la hoja de cálculo, realiza la siguiente práctica.

https://redirectoronline.com/uf03210301

ACTIVIDAD 2

Si Álvaro se quiere dirigir a la celda O132 de una forma rápida, ¿qué debe hacer?

1 a. Escribir la fila y columna en la barra de fórmulas, y automáticamente el cursor se mueve hacia esa posición.

2 b. Indicar la posición de la celda en el cuadro de nombres localizado a la izquierda de la barra de fórmulas y pulsar [Enter].

3 c. Escribir la celda en el cuadro de texto que aparece cuando se hace clic con el ratón en la esquina izquierda de la cuadrícula.

4 d. Indicar la fila y columna en una de las pestañas de la parte inferior de la cuadrícula y pulsar [Enter].

3. Resumen

Se ha demostrado la necesidad de poseer métodos de desplazamiento rápido debido a la gran cantidad de filas y columnas que hay en una hoja de cálculo. Para ello, es fundamental saber cómo se conforma la hoja para poder desplazarse por sus celdas mediante:

Ejercicios de autoevaluación
Unidad de Aprendizaje 3

1. Indica si la siguiente afirmación es verdadera o falsa.

El desplazamiento por las celdas por medio del teclado solo se puede hacer utilizando combinaciones de teclas.

1 Verdadero

2 Falso

2. ¿Qué combinación de teclas te posicionará en la primera fila de la columna en que te encuentres?

a. [RePág]

b. [AvPág]

c. [Fin]

d. [Inicio]

3. ¿Qué combinación de teclas te situará en la celda A1?

a. [Ctrl + →]

b. [Ctrl + Fin]

c. [Ctrl + Inicio]

d. [AvPág]

4. Indica si la siguiente afirmación es verdadera o falsa.

Es posible moverse por diferentes hojas dentro de un libro utilizando el ratón o combinaciones de teclas.

1 Verdadero

2 Falso

5. ¿Cuál es la forma más eficiente de realizar grandes desplazamientos dentro de una hoja de cálculo?

Unidad de Aprendizaje 4

Introducción de datos en la hoja de cálculo

Contenido

1. Introducción

2. Tipos de datos

3. Resumen

Objetivos

El objetivo específico de esta Unidad de Aprendizaje es:

 Utilizar hojas de cálculo con habilidad utilizando las funciones habituales en todas aquellas actividades que requieran tabulación y tratamiento aritmético-lógico y/o estadístico de datos e información, así como su presentación en gráficos.

1. Introducción

Ha llegado el momento de conocer cómo introducir los datos en las hojas de cálculo con los que posteriormente se realizarán las operaciones. Se comprobará la gran cantidad de tipos de datos con los que se puede trabajar. No hay que pensar que solo se puede trabajar con datos numéricos, esta aplicación informática trabaja también con datos alfabéticos, fechas, horas, fórmulas y funciones.

Para ello, nos basaremos en el caso de Julio, profesor del curso online Aplicaciones informáticas de hojas de cálculo: Microsoft Excel, que dará a conocer al grupo de alumnos/as las posibilidades con las que estos cuentan, así como los tipos de datos con los que podrán trabajar.

2. Tipos de datos

HILO CONDUCTOR

A continuación se exponen los datos con los que se podrá trabajar en la aplicación informática. Julio va a exponer las consideraciones que se deberán tener en cuenta para la introducción de los mismos, así como los posibles resultados.

En cada una de las celdas de la hoja es posible introducir textos, números o fórmulas. En todos los casos, los pasos que tendrás que seguir serán los siguientes:

1 1. Sitúa el cursor sobre la celda en la que vas a introducir y teclear los datos que desees. Observarás que estos datos aparecen simultáneamente en dos lugares: en la celda activa y en la barra de fórmulas.

2 2. Ahora debes confirmar el valor introducido en la celda, para lo que puedes usar cualquiera de los tres métodos que se describen a continuación:a. Tecla [Intro]: al pulsarla conseguirás que los datos queden validados y que la celda activa pase a ser la que se encuentra justo por debajo.b. Teclas de movimiento: al pulsar cualquiera de ellas se valida el valor introducido y la celda activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si se pulsa [flecha derecha] será la celda contigua hacia la derecha.c. Cuadro de aceptación: es el botón de la barra de fórmulas, al hacer clic sobre él se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguirá siendo la misma.

Si antes de introducir la información cambias de opinión y deseas restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, solo hay que pulsar la tecla [Esc] del teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar de la barra de fórmulas. Así, los datos no se actualizarán y la celda seguirá con el valor que tenía.

Si se ha introducido mal una fórmula posiblemente aparezca un recuadro dando información sobre el posible error cometido, en este caso es necesario leerlo detenidamente para comprender qué comunica y aceptar la corrección o no.

A continuación vamos a profundizar un poco sobre los distintos tipos de datos que puedes introducir en las celdas de una hoja de cálculo.

2.1. Numérico

Para introducir números se puede incluir los caracteres 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 y los signos especiales +, -, ( ), /, %, €. En cuanto a la introducción de caracteres numéricos debes tener en cuenta lo siguiente:

1 Los signos + delante de los números se ignoran, y para escribir un número negativo este tiene que ir precedido por el signo -.

2 Al escribir un número entre paréntesis Excel lo interpreta como un número negativo.

3 El carácter E o e es interpretado como notación científica. Por ejemplo 3E5 equivale a 300000 (3 x 105).

Notación científica con el carácter E

1 Se pueden incluir los puntos de miles en los números introducidos como constantes.

2 Cuando un número tiene una sola coma se trata como una coma decimal.

3 Si al finalizar un número se escribe €, Excel asigna formato Moneda al número y así se verá en la celda, pero en la barra de fórmulas desaparecerá dicho símbolo.

4 Si se introduce el símbolo % al final de un número, Excel lo considera como símbolo de porcentaje.

5 Si se introducen fracciones tales como 1/4, 6/89, se debe escribir primero un cero para que no se confundan con números de fecha.

6 Si un número no cabe en su celda como primera medida se pasará automáticamente a anotación científica.

7 Por defecto los números aparecen alineados a la derecha en la celda.

2.2. Alfanuméricos

Para introducir texto como una constante deberás seleccionar una celda y escribir el texto.

En cuanto a la escritura de texto es importante tener en cuenta lo siguiente:

El texto puede contener letras, dígitos y otros caracteres especiales que se puedan reproducir en la impresora.

Una celda puede contener hasta 16.000 caracteres de texto.

Si un texto no cabe en la celda se pueden utilizar todas las adyacentes que están en blanco a su derecha para visualizarlo, no obstante el texto se almacena únicamente en la primera celda.

El texto aparece, por defecto, alineado a la izquierda en la celda.

2.3. Fecha/Hora

Para introducir una fecha u hora, no basta con escribirla de la forma en que deseas que aparezca. Al igual que los números, las fechas y las horas también aparecen alineadas a la derecha en la celda.

Introducción de fechas

IMPORTANTE

Cuando se introduzca una fecha comprendida entre los años 1929 y 2029, solo será necesario introducir los dos últimos dígitos del año, sin embargo para aquellas fechas que no estén comprendidas entre dicho rango, necesariamente se deberá introducir el año completo.

ACTIVIDAD COMPLEMENTARIA

4. Trabajas con fechas en las hojas de cálculo, ¿cuál será el procedimiento para introducir cada una de las siguientes fechas en una hoja?:

1 2 de mayo de 1925

2 10 de septiembre de 1957

 

3 25 de febrero de 1980

4 15 de marzo de 2013

5 9 de octubre de 2045

¿Qué formatos podrías colocar sin perder información?

2.4. Fórmulas

Se trata de una secuencia formada por valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones u operadores. Es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como: sumar, restar, multiplicar, dividir, hallar senos y cosenos, etc.

En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =.

Introducción de fórmulas

APLICACIÓN PRÁCTICA

Sandra trabaja habitualmente con hojas de cálculo y ha observado que dependiendo del tipo de dato que introduce en las celdas, estos se alinean de una u otra forma. ¿Qué tipo de datos se alinea a la izquierda de la celda?

Solución

Los textos o datos alfanuméricos son los que, por defecto, aparecen alineados a la izquierda en la celda.

2.5. Funciones

Una función es una fórmula especial escrita con anticipación y que acepta un valor o valores, realiza unos cálculos con esos valores y devuelve un resultado. Todas las funciones tienen que seguir una sintaxis y si esta no se respeta Excel mostrará un mensaje de error. Para insertar funciones hay que tener en cuenta los siguientes aspectos:

Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No se pueden dejar espacios antes o después de cada paréntesis.

Los argumentos pueden ser valores constantes (números o texto), fórmulas o funciones.

Los argumentos deben separarse por un punto y coma [;] o dos puntos [:], si indica un rango.

EJEMPLO

=SUMA(A1:C2) esta función equivale a =A1+A2+B1+B2+C1+C2

Ejemplo de suma utilizando su función correspondiente

PRACTICA

Ahora que sabes cómo introducir fórmulas y funciones en la hoja de cálculo, realiza la siguiente práctica.

https://redirectoronline.com/uf03210302

TAREA 4

Sara tiene que hacer una hoja de cálculo con el cierre de caja del día, en ella deberá introducir los datos y obtener las cantidades de cada tipo de moneda, así como el total de lo recaudado en la jornada de hoy.

En un nuevo libro de trabajo y en la hoja1 introduce los siguientes datos, considera el tipo de dato que estás introduciendo.

En la columna C calcula el importe total de cada tipo de moneda, mediante el empleo de su fórmula correspondiente (A1*B1), considera el signo que debes introducir al inicio de la fórmula, así como el tipo de celda del que se trata. El resultado deberá ser el siguiente:

A continuación en la fila 9 columna A, introduce el texto TOTAL, y en la columna C de esta misma fila calcula el importe total, para ello deberás sumar celdas C1 hasta la C8. Utiliza la función de suma explicada en la unidad de aprendizaje. El resultado deberá ser el siguiente:

ACTIVIDAD 3

Ante la siguiente función “=SUMA A1+A10”, identifica los errores existentes en esta, se quiere sumar desde la casilla A1 hasta la A10.

1 a. Los argumentos o valores siempre van entre paréntesis.

2 b. La función debe comenzar por el signo +.

3 c. No deben existir espacios entre los elementos que constituyen la función.

4 d. Para la suma de un rango de casillas se debe utilizar los dos puntos.

5 e. El signo + se debe sustituir por punto y coma.