Gestión del producto editorial. ARGN0210

3.Herramientas y software de planificación de proyectos

El software para la planificación de proyectos proporciona al editor la capacidad para asistir en la estructuración, organización y gestión de los recursos.

Las editoriales contienen en su plantilla profesionales de diferente naturaleza que necesitan de la asistencia de este tipo de programas para la coordinación y el entendimiento con el resto de departamentos de la empresa. Sin ellos, los proyectos serían menos viables.

Estas herramientas para la planificación cuentan como principal ventaja con la gestión del tiempo. Su implementación en el proyecto permitirá dividir todo el proceso en distintas etapas, distribuirlas, coordinar las tareas asignadas a cada equipo, fijar una cronología de actividades y cumplir con los plazos de tiempo.

Este tipo de herramientas, para ser consideradas como tales, deberán cumplir con cuatro requisitos principales:

Deben permitir la planificación de actividades con funciones muy dispares y de distinta naturaleza pero conectadas entre sí.

Deben permitir la evaluación y asignación de los medios humanos y materiales necesarios para la realización de un proyecto.

Deben prever desviaciones en el tiempo y ofrecer la posibilidad de asignar prórrogas.

Deben fomentar la cooperación entre los grupos de trabajo, con valores añadidos como sistemas de comunicación, espacio para anotaciones, etc.

Según el tamaño de la editorial, el número de profesionales y la complejidad del proyecto, existen distintos tipos de software capaces de responder a las distintas necesidades.

Estos programas pueden ser clasificados en tres grupos:

Programas de planificación de proyectos personales: ofrecen funciones básicas para el trabajo colaborativo. Muy utilizados por empresas unipersonales o pequeñas editoriales.

Programas de planificación de proyectos colaborativos: incluyen funcionalidades complementarias a los personales y de naturaleza multidisciplinar, permitiendo que cualquier departamento pueda hacer un uso o bien general con el resto de la editorial o más concentrado dentro de su propio departamento.

Este tipo de programas incluyen funciones tales como edición de documentos compartidos, foros, creación de bases de información, blogs, etc.

Programas de planificación de proyectos integrados: software que ofrece soluciones de colaboración relacionadas con las áreas más complejas de una editorial, especialmente con aquellas con orientación al cliente, y estrechamente vinculadas con aplicaciones de ERP Y CRM.

Definición

ERP (Enterprise Resource Planning)

Conjunto de sistemas de información gerenciales que facilitan la integración de ciertas operaciones dentro de una empresa.

CRM (Customer Relationship Management)

Software para la administración de la relación con los clientes, para la venta y el marketing.

Actividades

2.En una simple búsqueda por Internet, es fácil encontrar software para la planificación que puede ser utilizado en el sector editorial. Realice una búsqueda y localice al menos cinco ejemplos de software gratuito o de pago y ubíquelos de acuerdo a la clasificación propuesta.

Contar con un programa específico editorial para la planificación de los proyectos supone hacer una inversión económica que sin duda reportará beneficios en la eliminación de tiempos de espera. Algunos de los más destacados son QuickGantt, Turbo Project, BIZ-E, Project Risk Analysis, Alesys Team o Predictor.

Pero si lo que le interesa al editor es incorporar simplemente una herramienta que permita controlar los tiempos de cada fase y la intervención de los profesionales, puede acudir a herramientas más accesibles, como Microsoft Project o Excel.

Estas herramientas permitirán elaborar cronogramas de trabajo simplemente completando datos de progresos y fechas, una solución que permitirá afrontar, al menos con los requisitos mínimos, la planificación editorial.

Actividades

3.Reflexione sobre las siguientes cuestiones:

Si el presupuesto de la editorial no permite la incorporación de programas específicos, ¿debería dejar de un lado la planificación y centrarse simplemente en la edición?

Las herramientas específicas tratan de solucionar diferentes aspectos de la planificación, ¿cuáles son las premisas básicas que a su parecer le deberían de aportar?

¿Por qué no es imprescindible el uso de herramientas específicas de planificación?

4.Fases del desarrollo de un proyecto editorial

La heterogeneidad de las editoriales compromete a que cualquier definición, clasificación o concepción de proyectos o procesos editoriales parta de un estándar global siempre guiado por la lógica y la razón. Esto quiere decir que cada editorial funciona e identifica sus propias fases y términos adaptados a su propia operatividad, por lo que resulta imprescindible hacer una descripción genérica y luego adaptarla a cada proyecto editorial.

Partiendo de esta premisa, las fases que deberán estar presentes en el desarrollo de un proyecto editorial son las siguientes:

Preparación.

Elaboración.

Comercialización.

4.1.Preparación (estudio conceptual y económico)

La fase de preparación comprende el conjunto de operaciones que tienen lugar antes de la edición del proyecto, una etapa centrada en el estudio de los atributos que contendrá el nuevo producto y el análisis económico de los recursos necesarios para su elaboración.

Estudio conceptual

Todo producto editorial comienza con una idea original a la que se van añadiendo propiedades, valores y correcciones, que le aportarán solidez y forma. Hablamos de la conceptualización del proyecto.

¿Cómo saber cuál es la forma idónea que deberá tener? La respuesta es simple: hay que preguntar al consumidor. El proyecto editorial deberá ser construido en base a las necesidades y características del cliente que lo comprará.

Para ello, es imprescindible hacer un estudio de mercado lo suficientemente amplio como para extraer la información que necesita el proyecto y poder responder preguntas como:

¿Cuántos compradores podría tener el proyecto?

¿Evolucionan los consumidores a los que se dirige la editorial?

¿Dónde se encuentran?

¿Dónde compran productos similares?

¿Dónde y cómo se informan?

¿Cuáles son sus motivaciones?

El presupuesto del proyecto determinará en mayor o menor medida qué técnicas utilizar para que la extracción de la información sea más o menos efectiva, lo que también dependerá de los objetivos en la creación de este proyecto. Todo un esfuerzo que permitirá responder a una pregunta, ¿para quién se edita?

Actividades

4.Reflexione sobre qué otro tipo de preguntas puede realizar para delimitar aún más las características del consumidor.

Paralelamente a este estudio, toda preparación debe contar con información acerca del mercado en el que se mueve el proyecto, si existe competencia y cómo se está moviendo, una investigación sobre la oferta concurrente.

Para ello, vuelve a ser necesario recurrir a las técnicas de investigación y recogida de datos utilizadas en el estudio del consumidor, pero aplicadas a las editoriales competidoras y sus productos.

Recuerde

En la preparación conceptual, es esencial que el mayor número de personas se impliquen en la definición del proyecto, no tan solo aportando ideas que puedan definir y enriquecer el proyecto, sino también a la hora de producirlo tal y como se estipule en la descripción.

El director del proyecto también tiene la responsabilidad de mantener una coherencia con su línea editorial. No basta con saber quién comprará el producto y quién competirá, sino que debe aplicarse el mismo sistema que se emplea con la competencia y el mismo rigor para descubrir los errores propios, no solo los ajenos, e identificar cuál es la estrategia general a seguir.

En este sentido, en el sector editorial tiene una especial relevancia la imagen de marca. No solo los autores venden libros o los periodistas venden periódicos, la imagen de la editora de cabecera puede convertir proyectos mediocres en grandes éxitos y bestsellers en productos invisibles.

El proyecto debe ser rigurosamente incluido en la línea editorial para que sume valor al conjunto. Puede ser muy fácil caer en la tentación de editar un proyecto que emocione particularmente, pero la edición es una labor complicada, así que mejor no avivar más la llama.

La recopilación de esta información permitirá responder a una pregunta: ¿qué editar?

Actividades

5.Busque información sobre qué es la imagen de marca y cuáles son las principales cualidades y características que debería cumplir la imagen de una editorial.

Definido el proyecto, deben ser desvelados los motivos que han llevado al planteamiento inicial del mismo, identificar cuáles son los objetivos que se han formulado, los que darán sentido a la edición.

De esta forma, deben ser definidas de forma clara y sencilla todas las metas que se han planteado, a corto, medio y largo plazo. Este primer conjunto de objetivos constituye la columna vertebral que sostendrá el proyecto, una estructura resultado de la pregunta ¿por qué editar?

Llega el momento de establecer la cronología. El tipo de proyecto implica establecer tiempos de ejecución reales, pero a la vez ambiciosos y, sobre todo, adaptados a los atributos que han aportado al proyecto las preguntas formuladas con anterioridad.

En el producto editorial tiene una gran importancia la estacionalidad de la demanda. El acierto o el error en la planificación de las fechas puede dar lugar a objetivos no planificados. Es la respuesta a la pregunta ¿cuándo editar?

Ejemplo

En agosto, en pleno estudio conceptual, se sabe que el proyecto editorial será un cuento, se dirigirá al sector infantil y tendrá como objetivo mejorar la visibilidad de la colección para niños. El momento idóneo para finalizar la fase de edición y comenzar la comercialización será el 1 de diciembre, cercano a Navidad.

En la temporalización, adquiere gran importancia la cantidad de ejemplares, colecciones, títulos, etc., que saldrán a la venta con este proyecto editorial, sobre todo para la fase de producción y distribución.

Resulta una tarea minuciosa y complicada la fijación de esta cuantificación, pero forma parte de la propia estrategia editorial, y es que no es lo mismo publicar un producto de consulta universitario que un bestseller.

Actividades

6.Averigüe cuántos ejemplares necesita vender un libro para ser considerado un bestseller.

La actual configuración del mercado, con la modificación de la estrategia de venta y distribución, la introducción de las nuevas tecnologías y la implantación de tiendas on-line, está haciendo cambiar el panorama editorial.

Anteriormente, las editoriales debían calcular cuántos ejemplares debían imprimir para satisfacer la demanda real y potencial del mercado y realizar una tirada aproximada que debían distribuir por toda la cadena de venta.

Hoy en día, cualquier usuario puede comprar un libro desde cualquier lugar recóndito del mundo y para ello se acude a la impresión digital. Las grandes tiradas son sustituidas por la impresión bajo demanda. Las editoriales solo imprimen aquellos ejemplares que les solicitan los clientes y en tiempo real, lo que permite reducir significativamente el número de unidades devueltas por libreros u otros agentes que no han llegado a ser vendidos.

Esta cuantificación responde a la pregunta, ¿cuántos ejemplares se necesitan?

Actividades

7.Realice una búsqueda on-line y conozca cuáles son los principios de la impresión bajo demanda (POD-Print On Demand).

El último elemento de la conceptualización del proyecto consiste en la metodología, en el know-how. Como se ha comentado anteriormente, la coherencia de la línea editorial marca un camino a seguir no solo en la imagen del sello editorial, sino en los propios procedimientos, que condicionan e influyen significativamente en la creación del producto final. Todo un contexto que rodea el proyecto editorial alrededor del ¿cómo editar?

Actividades

8.Desde su punto de vista, ¿qué pregunta de todas las mencionadas hasta ahora tiene más importancia en la planificación del proyecto?

Ejemplo

Un nuevo proyecto editorial, basado en la edición de un libro de texto para educación secundaria, respondería a las cuestiones antes planteadas de la siguiente manera:

¿Qué editar? Un libro que sirva de apoyo a la enseñanza, con contenido adaptado a los programas formativos publicados por los organismos públicos de educación, que satisfaga las necesidades de aprendizaje requeridas en la educación secundaria.

¿Para quién editar? Para alumnos de educación secundaria obligatoria, niños sin distinción de género con una edad comprendida entre 12 y 15 años. Y para el cuerpo de profesores, profesionales sin distinción de género, con una edad superior a los 25 años y con estudios superiores.

¿Para qué editar? Para cumplir una función social y de compromiso con la sociedad, aportando valor a la educación secundaria obligatoria con un contenido veraz y efectivo para la formación del alumnado.

¿Cuándo editar? La edición terminará a finales de año, para poder iniciar la estrategia comercial a comienzos del mismo y de cara al próximo curso.

¿Cuántos ejemplares editar? La selección de libros la suele realizar el profesorado a comienzos del año, por lo que es posible calcular la tirada aproximada dependiendo del número de alumnos que pertenezcan a los centros que vayan a comprar el material.

Estudio económico

El riesgo es algo con lo que todas las editoriales deben convivir y determinarlo y acotarlo implica realizar estimaciones acerca del futuro. El departamento financiero tendrá bajo su responsabilidad controlar el nivel de gastos y la velocidad con que estos se producen. A medida que el nuevo proyecto entra en la etapa de elaboración, analizará si las ventas reportarán suficientes ingresos para producir la amortización.

Para ello, el proyecto editorial debe contar con un estudio económico, donde, como mínimo, deben ser analizados los siguientes conceptos:

Costes directos: los que corresponden a un proyecto concreto, como por ejemplo la maquetación, la ilustración, etc.

Costes indirectos: los ocasionados por un proyecto, pero que no pueden ser plasmados en algo concreto, como por ejemplo gastos de viaje.

Costes fijos: los propios del prototipo del proyecto, independientes del número de ejemplares.

Costes variables: todos aquellos que dependen del número de ejemplares que se impriman, como el papel, la impresión, el embalaje, etc.

Costes internos: los de trabajos y recursos realizados dentro de la empresa.

Costes externos: los de trabajos encargados fuera de la editorial, como por ejemplo los servicios de traducción.

Coste total: la suma total de los costes devengados por la producción de todos los ejemplares, es decir, la suma de los costes directos más los indirectos, de los fijos más los variables, de los externos más los internos.

Coste unitario: el correspondiente a cada uno de los ejemplares. Es igual al coste total dividido por el número de ejemplares fabricados.

Ventas brutas: totalidad de los ingresos percibidos por la venta del proyecto o, lo que es lo mismo, el P.V.P. multiplicado por el número de ejemplares.

Ventas netas: cantidad bruta percibida menos los descuentos de los diferentes agentes de la cadena del libro (distribuidores, libreros, afiliados, etc.).

Costes comerciales: como su propio nombre indica, son los derivados de las actividades relativas al área comercial, como por ejemplo las comisiones descontables del coste bruto.

Costes de promoción: los costes pertenecientes a las acciones de marketing y publicidad.

Cada proyecto tendrá una composición única y, por lo tanto, costes especiales, que deben ser reflejados en una hoja de cálculo con el mayor nivel de aproximación posible, ya que la totalidad de los mismos más el coste del proyecto permitirán fijar un valor tan importante como el precio de venta al público del proyecto.

Dentro de estas variables especiales, deben tener cabida porcentajes como los derechos de autor que genere el proyecto, reflejados en % sobre el coste bruto y que irán directamente para el autor, o el % de devoluciones que se estimen sobre la totalidad de ejemplares producidos.

Recuerde

Las grandes tiradas son sustituidas por la impresión bajo demanda. Las editoriales solo imprimen aquellos ejemplares que les solicitan los clientes y en tiempo real, lo que permite reducir significativamente el número de unidades devueltas por libreros u otros agentes y que no han llegado a ser vendidas.

Para la fijación del precio, no solo hay que tener en cuenta la estimación de los costes. Como cualquier empresa, una editorial debe fijar unos beneficios económicos que se corresponderán con su estrategia empresarial. Lógicamente y por el bien de la viabilidad del proyecto, los ingresos deben ser superiores a los gastos.

Para fijar el P.V.P., la práctica más habitual en el sector editorial es la utilización de un factor multiplicador que aporte un valor superior a los costes de producción y que sea el que establezca los beneficios.

El factor más utilizado es el 4, pero dependerá en gran medida del tipo de proyecto editorial. De esta forma y a modo de ejemplo, un libro en tapa dura podría tener entre el 7 y el 10, un libro en cuatricromía desde el 10 hasta el 30, etc.

Por lo tanto, antes de poder calcular el P.V.P. del precio del producto ya finalizado, es necesario obtener en primera instancia el factor multiplicativo, dependiente del % de beneficios que se estimen. Teniendo presente la heterogeneidad de los gastos y que deben ser reflejados, la fórmula estandarizada que suele ser utilizada para la fijación del P.V.P. es la siguiente:

P.V.P. = Descuento de distribución + Derechos de autor + Coste unitario + Gastos generales + Beneficios

Ejemplo

Magda Polo Pujadas ofrece en su libro Creación y gestión de proyectos editoriales en el siglo XXI un ejemplo para el cálculo del P.V.P. y el factor multiplicativo (k):

Una editorial fija los siguientes porcentajes:

Descuento de distribución = 50 %.

Derechos de autor = 10 %.

Gastos generales = 5 %.

Beneficios = 10 %.

Si tenemos en cuenta que P.V.P. = k x Coste unitario,

Y según la descripción de los gastos:

P.V.P. = 0,50 P.V.P. + 0,10 P.V.P. + Coste unitario + 0,05. P.V.P. + 0,10 P.V.P.

P.V.P. = 0,75 P.V.P. + Coste unitario.

P.V.P. – 0,75 P.V.P. = Coste unitario.

0,25 P.V.P. = Coste unitario.

P.V.P. = Coste unitario/0,25.

K = Coste unitario / Coste unitario x 0,25 = 1/0,25 = 4.

La constante k deberá ser 4.

La edición vive de la suma de las letras, pero depende de la viabilidad de los números. Dentro de este sector económico, tiene una gran importancia el concepto de la amortización.

Definición

Amortización

Proceso de disminución o extinción gradual de cualquier valor durante un período de tiempo. El tiempo que transcurre hasta la depreciación total se denomina período de amortización.

En el caso de los proyectos editoriales, la amortización de los ejemplares se produce a medida que se va vendiendo el stock. Para hallar esta cuota de amortización, es posible utilizar la siguiente fórmula:

Cuota = (Valor inicial – valor final)/período de amortización = (Valor inicial – 0)/48 meses

Cuando la cifra de los ingresos por las ventas consiga igualar a la inversión, se habrá llegado a la amortización. Si se dividen los costes totales de la edición por la percepción neta de cada ejemplar (cantidad que percibe el editor), se obtendrá el número de ejemplares que es necesario vender para igualar la inversión o, lo que es lo mismo, el punto de equilibrio:

Punto de equilibrio = Costes totales/Percepción neta

Tanto la planificación conceptual como el estudio económico constituyen la base del proyecto editorial, todo un informe y recogida de datos que deben quedar plasmados en el llamado documento del proyecto editorial.

Aplicación práctica

Suponga que usted, como responsable económico del proyecto, debe calcular el precio de venta al público que tendrá un producto editorial. Pero antes le piden cuál es el factor multiplicativo que debe tener. Para ello, tiene a su disposición los siguientes datos sobre porcentajes:

Descuento de distribución: 40 %.

Derechos de autor: 5 %.

Gastos generales: 5 %.

Beneficios: 25 %.

SOLUCIÓN

Partiendo de la fórmula para hallar el precio de venta al público, es posible obtener la constante multiplicativa, a partir de:

P.V.P. = k x Coste unitario

El cálculo tendría el siguiente desglose:

P.V.P. = 0,40 P.V.P. + 0,05 P.V.P. + 0,05 P.V.P. + Coste unitario + 0,25 P.V.P.

P.V.P. = 0,75 P.V.P. + Coste unitario.

P.V.P. – 0,75 P.V.P. = Coste unitario.

0,25 P.V.P. = Coste unitario.

P.V.P. = Coste unitario/0,25.

K = Coste unitario / Coste unitario x 0,25 = 1/0,25 = 4.

El factor multiplicativo es 4.

Actividades

9.¿Qué significaría que hasta los cinco años del inicio del proyecto no se alcanzaría el punto de equilibrio?