Speak to win

Ausgangspunkt Publikum

Die Ausgangsbasis Ihrer Vorbereitungen ist Ihr Publikum. Erinnern Sie sich? Es geht hier nicht um Sie; es geht um die Zuhörer.

Stellen Sie sich vor, Sie wären ein Marktforscher und wollen Ihren Kunden Ihre Produkte und Dienstleistungen so gut wie möglich verkaufen. Wer sind sie genau? Wer wird im Publikum sein? Hier liegt der Schlüssel für eine erfolgreiche Rede und für eine ausgezeichnete Vorbereitung.

Alter, Geschlecht, Einkommen

Alter

Fangen Sie mit dem Alter Ihres Publikums an. Wie alt sind die Leute, wie groß ist die Altersspanne? Jüngere Zuhörer unterscheiden sich von älteren. Sie haben eine andere Denkweise, ein anderes kulturelles Umfeld und einen anderen Background. Das Alter ist sehr wichtig.

Geschlecht

Wie viele Männer und wie viele Frauen sind in Ihrem Publikum? Manchmal ist das Verhältnis von Männern und Frauen in meinem Publikum eins zu eins. Manchmal aber besteht mein Publikum zu fünfundneunzig Prozent aus Männern oder zu fünfundneunzig Prozent aus Frauen. Die Geschlechterverteilung ist nicht unerheblich für die Art der Formulierungen und der Argumentation.

Einkommen

Wie hoch ist das Einkommen der Menschen in Ihrem Publikum? Wie viel verdienen sie durchschnittlich? Wie groß ist die Einkommenspanne, vom niedrigsten bis zum höchsten Einkommen? Und wovon hängt ihr Einkommen ab? Wenn Sie Antworten auf diese Fragen haben, können Sie leichter über finanzielle Dinge sprechen, ohne die Zuhörer zu brüskieren.

Bildung, Beruf, Familienstand

Bildung

Welche Bildung haben die Menschen in Ihrem Publikum? Haben sie das Abitur gemacht? Sind sie Akademiker? Haben sie Geisteswissenschaften oder Ingenieurwissenschaften studiert? Wenn Sie einen Überblick über die Bildungswege haben, können Sie entsprechende Beispiele und Illustrationen wählen.

Was arbeiten sie?

Welche Berufe üben Ihre Zuhörer aus? Wie verdienen sie ihr Geld? Wie lange arbeiten sie schon in den jeweiligen Gebieten? Wie passen die Berufe in die heutige Zeit? Wie stehen die entsprechenden Branchen heute da?

Familienstand

Wie ist der Familienstand? Sind Ihre Zuhörer verheiratet, alleinstehend, geschieden oder verwitwet? Lebt eine Mehrheit von ihnen als Paar oder in Singlehaushalten? Haben die meisten Kinder, und wenn ja, in welchem Alter? Das sind wesentliche Fakten, die Sie herausfinden müssen.

Vorkenntnisse

Sind die Zuhörer mit dem Thema schon vertraut? Wie viel wissen sie bereits über das, was Sie vortragen werden? Sind sie Anfänger oder Experten? Je nach Antwort sollten Sie Ihre Rede einfacher oder anspruchsvoller gestalten.

Psychische Disposition

Grundeinstellung und Werte

Erstellen Sie so etwas wie ein Psychogramm Ihres Publikums. Wie sehen die Ziele und Wünsche der Zuhörer aus? Welche Bedürfnisse haben sie, die Sie mit Ihren Kommentaren und Ihren Ideen befriedigen können? Was sind ihre Werte und Ansichten? Wie sind sie politisch eingestellt? Welche religiösen Orientierungen haben sie? Was sind ihre Sorgen und Probleme? Was sind ihre Hoffnungen und Ängste in Bezug auf Sie und Ihr Thema? Wenn Sie Ihre Zuhörer auch emotional ansprechen wollen, sollten Sie die psychischen Motive kennen, warum Menschen Ihre Rede hören wollen.

Gemeinsame Wünsche

Lassen Sie mich Ihnen ein Beispiel geben. Ich halte Reden für Vertriebsprofis, Unternehmer und für Fachleute im Empfehlungsmarketing. Ihr gemeinsamer Nenner ist es, dass sie alle erfolgreich sein möchten. Deshalb betone ich bei all meinen Ideen, wie sie diese einsetzen können, um ihr Einkommen und ihre Rentabilität zu erhöhen. Das führt dazu, dass mir die Menschen ganz genau zuhören und mich am Ende sehr oft mit Standing Ovations verabschieden. Dahin können Sie auch kommen.

Was passiert in ihrem Leben?

Ein weiteres Beispiel: Ich wurde mal beauftragt, für ein großes nationales Unternehmen eine Rede zu halten. Seine Produkte verkaufte es über Händler und Vertreter im ganzen Land. Meine Rede fand kurz nach einer wichtigen Bekanntmachung statt. Die Bekanntmachung sah so aus: Binnen Monatsfrist würde das Unternehmen seine Produkte auch direkt an die Endkunden verkaufen, und zwar zum gleichen Preis wie an die Händler. Die Verkaufsprovisionen, die es normalerweise an die Vertriebsleute zahlte, wollte es zukünftig dem Kunden zukommen lassen, sofern er direkt über die Fabrik kaufen würde.

Wie Sie sich wahrscheinlich vorstellen können, waren die Verkäufer im Publikum ziemlich schockiert. Ihr gesamtes Leben und Einkommen hing von diesen Provisionen ab. Den Vertrieblern wurde der Boden unter den Füßen weggerissen.

Eine unmögliche Aufgabe

Wütende oder verzweifelte Zuhörer

Das Unternehmen hatte mich engagiert und bezahlt, um die Vertriebler zu »motivieren«. Ich sollte sie animieren, rauszugehen und noch härter zu arbeiten, obwohl ihre Haupteinnahmequelle dramatisch reduziert worden war. Ich kann mich noch immer gut an die Gesichter jener Menschen erinnern. Sie waren geschockt und fassungslos. Meine Zuhörer sahen mich an, als ob ich ein Feind sei, der vom Unternehmen beschworen wurde, das auszubügeln, was die Firma soeben mit ihren Geldbeuteln angerichtet hatte. Weil ich all dies wusste, war ich zumindest darauf vorbereitet, eine erfolgreiche Rede für ein unempfängliches und sogar weitestgehend negatives Publikum zu halten.

Was passiert mit ihrem Job?

Ich möchte Ihnen eine weitere Geschichte erzählen. Einmal sollte ich eine Rede vor Managern eines großen multinationalen Unternehmens halten. Die Firma hatte gerade bekannt gegeben, auf allen Ebenen Manager zu kündigen. Und ich hatte nun die Aufgabe, zu den »Überlebenden« zu sprechen. Kurz vor meinem Vortrag über persönliche Produktivität und Führungseffizienz gab das Unternehmen weitere Kündigungen im Managementbereich bekannt. Viele der Menschen, die nun gleich meine Rede hören würden, müssten das Unternehmen in den nächsten dreißig Tagen verlassen. Die Wirkung können Sie sich sicherlich vorstellen. Das Publikum war alles andere als aufmerksam und interessiert. Der einzige Gedanke, der in ihren Köpfen kreiste, war die Befürchtung, sie könnten einer der Nächsten sein.

Dies ist keine gute Ausgangssituation, aber in jedem Fall ist es essenziell für Sie als Redner, über die jeweilige Situation Bescheid zu wissen.

Hausaufgaben machen

Wenn Sie eine Rede für die Angehörigen einer bestimmten Branche oder eines bestimmten Verbands halten, müssen Sie im Vorfeld alle verfügbaren Informationen recherchieren. Ist der Markt gut oder schlecht für die jeweiligen Produkte? Handelt es sich um eine Wachstumsbranche, herrscht gerade Stagnation oder fällt das Konjunkturbarometer? Wie sehen die aktuellen wirtschaftlichen und politischen Rahmenbedingungen aus?

Die unmittelbare Umgebung

Lokalkenntnisse

Wenn Sie eine Rede halten, sollten Sie wissen, was in der jeweiligen Stadt los ist und wie Ihr Publikum davon beeinflusst wird. Schon häufiger habe ich Reden kurz nach einem sportlichen Großereignis gehalten. Wenn etwa die heimische Mannschaft soeben eine Meisterschaft gewonnen oder verloren hat, ist es wichtig, über dieses Ereignis informiert zu sein und entsprechende Bemerkungen – positive oder negative – in Ihre Eröffnung einzubauen. So verhindern Sie, dass sich das Publikum zu sehr mit dem jeweiligen Sport-Event beschäftigt und Sie für einen Outsider hält.

Wer waren die bisherigen Redner?

Ein weiterer Teil der Vorbereitung besteht darin, die »Vorgeschichte« Ihres Publikums zu kennen. Welche Redner haben vor Ihnen gesprochen? Über welche Themen haben die anderen Redner referiert? Wie hat das Publikum auf die anderen Redner und deren Themen reagiert? Fanden die Vorträge Anklang? Oder waren die Zuhörer von einem vorherigen Redner enttäuscht? Wenn das der Fall ist, warum war das so? Wenn ihnen der vorherige Redner gefallen hat, was war der Grund? Was hat er gesagt?

Vor allem bei länger dauernden Veranstaltungen und Kongressen sollten Sie herausfinden, wer vor Ihnen spricht. Und was sind die Themen Ihres Vorredners? Sie sollten sich auch darüber informieren, wer bei der letzten Veranstaltung aufgetreten ist und wie das Publikum damals reagiert hat.

Rede anpassen

Vor Kurzem hielt ich eine Rede vor rund 4000 Menschen. Ich hatte beträchtliche Zeit damit verbracht, mich entsprechend vorzubereiten. Meine Ausführungen basierten auf ausführlichen Gesprächen mit dem Hauptorganisator der Veranstaltung. In meiner neunzigminütigen Rede entwarf ich ein Gesamtbild zur Lage des Unternehmens, sprach über die Probleme und Chancen der Firma, über Herausforderungen im Wettbewerb und die zukünftige Ausrichtung.

Unabdingbar: maßgeschneiderte Reden

Nach der Rede nahm mich die Präsidentin der Firma zur Seite und sagte mir, dass das eine der besten Reden gewesen wäre, die sie je gehört hätte. Sie hatten vorher andere Redner engagiert und hohe Honorare an sie gezahlt. Die Redner hatten zwar jeweils versprochen, ihre Ausführungen auf das Unternehmen zuzuschneiden, haben dies de facto aber nicht getan. Und schon nach wenigen Worten war offensichtlich geworden, dass sie von der Firma nicht viel wussten. Das Resultat: Man lud sie nie wieder ein.

Das Endziel stets im Kopf haben

Erinnern Sie sich an die »Zielfrage«. Wenn Sie die Teilnehmer Ihres Publikums nach Ihrer Rede interviewen könnten und Sie fragten: »Was haben Sie durch meine Rede Neues gelernt und was werden Sie künftig anders machen?«, wie sollte Ihrer Meinung nach die Antwort lauten?

Je spezifischer Sie die Frage beantworten, desto einfacher können Sie Ihre Ausführungen konzipieren und strukturieren. So erreichen Sie Ihre Ziele innerhalb der Ihnen zur Verfügung stehenden Zeit.

Dauer und Ablauf klären

In jedem Fall muss absolute Klarheit über die Ihnen zur Verfügung stehende Zeit und über die Art der Rede herrschen. Manchmal erwartet das Publikum, dass Sie fünfundsiebzig Prozent der Zeit sprechen und danach eine Frage-und-Antwort-Runde einleiten. In anderen Fällen erwartet der Veranstalter von Ihnen, dass Sie die ganze Zeit reden. Ungeachtet der je spezifischen Erwartungen ist es stets wichtig, dass Sie Ihren Vortrag zum vereinbarten Zeitpunkt beenden.

Die Uhr im Blick haben

Viele Reden, Konferenzen und Meetings unterliegen einer sorgfältigen zeitlichen Choreografie. Einmal hielt ich eine Rede vor 5000 Menschen. Die Organisatoren der Veranstaltung wünschten sich, dass ich die Rede vorher im Detail niederschreibe. Ihre Hauptbefürchtung war, dass ich ihren Zeitplan nicht minutengenau einhalten würde. Als ich die Rede dann halten sollte, sprach mein Vorredner statt der geplanten zweiundzwanzig Minuten achtundzwanzig Minuten. Ich stand hinter den Kulissen, wartete auf meinen Auftritt und konnte mitverfolgen, wie die Organisatoren völlig außer sich gerieten, sie waren gestresst, besorgt und wütend. Es war ihnen egal, was der Redner zu sagen hatte. Sie wollten nicht, dass jemand eine längere Rede hielt als vorgegeben und ihren Zeitplan durcheinanderbrachte. Sie luden meinen Vorredner nie wieder ein.

Eine Rede vorbereiten

Systematisch beginnen

Seit vielen Jahren benutze ich die folgende effektive Methode der Vorbereitung: Ich nehme ein leeres Blatt Papier. Als Erstes notiere ich den Titel meiner Rede. Anschließend beschreibe ich den Zweck oder das Ziel der Rede in einem Satz. Welche Aufgabe hat die Rede zu erfüllen? Dann erstelle ich eine Liste aller Ideen, Einsichten, Schlagworte, Statistiken, Beispiele oder Illustrationen, die ich möglicherweise in den Vortrag einbringen könnte. Ich schreibe und schreibe und schreibe und schreibe.

Manchmal kommen dann zwei bis drei Seiten mit Notizen zusammen. Auf dieser Grundlage wähle ich bestimmte Elemente aus und bringe sie in eine logische Reihenfolge, bis sich eine sinnvolle Rede ergibt. Und Sie können das Gleiche tun! Sie werden staunen, wie viele Ideen Sie haben, wenn Sie sich dazu zwingen, zwanzig oder dreißig oder fünfzig relevante Teilaspekte schriftlich festzuhalten.

Danach strukturieren Sie die ganzen Punkte und markieren die Schlüsselpunkte mit einem roten Stift. Überlegen Sie sich eine stimmige Reihenfolge. Nach und nach nimmt Ihre Rede nun Gestalt an.

Die PREP-Formel

Wenn Sie die wesentlichen Aspekte ausgewählt haben, können Sie auf die sogenannte PREP-Formel zurückgreifen.

These, Begründung, Beispiel, These

Der Buchstabe P steht für Point of View (Sichtweise). Das bedeutet: Zunächst tragen Sie Ihre These oder Behauptung vor: »In den nächsten zehn Jahren werden mehr Menschen mehr Geld verdienen als in den letzten hundert Jahren.«

R steht für Reasons (Gründe): Worauf gründet Ihre These? »Die Anzahl der Millionäre und Milliardäre hat sich in den letzten fünf Jahren um sechzig Prozent erhöht, und die meisten von ihnen haben sich das selbst erarbeitet. Die Zahl steigt rasant.«

Das E steht für Example (Beispiel): Mit einem Beispiel können Sie Ihre These illustrieren und belegen: »Im Jahr 1900 gab es in Amerika 5000 Millionäre und keine Milliardäre. 2007 gab es, so Business Week Magazine, 8900000 Millionäre und über 700 Milliardäre, die meisten von ihnen in der ersten Generation.«

Der Buchstabe »P« steht erneut für Point of View (Sichtweise): Sie formulieren Ihre These noch einmal anders oder akzentuieren sie: »Es gab noch nie so viele Chancen für Sie, finanziellen Erfolg zu erzielen wie heute.«

Mit einer starken Aussage beginnen

Beispiel für eine PREP-Argumentation

Als Orientierung kann Ihnen folgender Start dienen, den ich sehr gern nutze: Wir leben in der besten Zeit, die die Menschheit bislang hatte (Sichtweise). Nie zuvor gab es eine so große Zahl von Hauseigentümern, eine so niedrige Arbeitslosenquote und eine so schnell wachsende Wirtschaft in der industrialisierten Welt (Gründe). Allein letztes Jahr gründeten eine Million Amerikaner ein eigenes Unternehmen und schufen sich damit eine hervorragende Basis, um von der derzeitigen Wirtschaftslage zu profitieren (Beispiel). Da dies eine solch großartige Zeit ist, werden in den kommenden Jahren mehr Menschen mehr Geld verdienen als in den letzten hundert Jahren (Wiederaufnahme der Sichtweise).

Sie können jedes Schlüsselargument Ihrer Rede nach dieser einfachen Formel strukturieren. Es ist unglaublich effektiv, wenn es darum geht, Menschen von einer Idee zu überzeugen.

Die Scheibenwischer-Methode

Linke und rechte Gehirnhälfte nutzen

Eine andere Methode zur Gestaltung Ihrer Rede ist die Scheibenwischer-Methode. Wie Sie wissen, haben Sie eine linke und eine rechte Gehirnhälfte. Ihre linke Gehirnhälfte verarbeitet Fakten und Informationen, während Ihre rechte Gehirnhälfte für Gefühle, Geschichten, Zitate und Beispiele zuständig ist.

Diese Methode ist übrigens ganz simpel: Sie tragen eine Tatsache vor und erzählen im Anschluss eine Geschichte. Sie bringen eine weitere Tatsache vor und lassen ein Zitat folgen. Dann wieder eine Tatsache und danach ein Beispiel. Und noch eine Tatsache und anschließend eine Illustration. Sie bewegen sich von links nach rechts und wieder zurück wie ein Scheibenwischer.

Um diese Methode vorzubereiten, nehmen Sie ein Blatt Papier und zeichnen zunächst eine Tabelle mit zwei Spalten. Links tragen Sie die Fakten oder Thesen ein, rechts die Beispiele, Geschichten oder Illustrationen, die die These belegen oder veranschaulichen.

Wenn Sie für Ihren Vortrag die Scheibenwischer-Methode einsetzen, aktivieren Sie die linke und rechte Gehirnhälfte Ihrer Zuhörer. Sie werden aufmerksam an Ihren Lippen hängen.

Eröffnung und Abschluss sorgfältig planen

Die Eröffnung muss unbedingt gut geplant werden. Sie sollten sie Wort für Wort entwerfen und sie immer wieder durchgehen: in Ihrem Geiste, aber auch laut und vor einem Spiegel. Ihre einleitenden Ausführungen setzen den Rahmen, bauen Erwartungen auf und kommunizieren eine klare Botschaft an Ihr Publikum. Sie sollten nichts dem Zufall überlassen.

Ihre Abschlussbemerkungen sollten Sie ebenfalls Wort für Wort planen. Denken Sie genau darüber nach, was Sie Ihrem Publikum zum Schluss mitteilen wollen. Falls Sie dann aus irgendwelchen Gründen Ihren Vortrag früher als geplant beenden müssen, helfen Ihnen diese Vorüberlegungen besonders.

Visuelle Konzeptionen

Teile durch Kreise darstellen

Um Ihre Rede auf Papier zu bringen, können Sie auch ein Bild oder eine visuelle Darstellung benutzen. Ich zeichne gewöhnlich fünf große Kreise in die Mitte eines Blattes – von oben nach unten. Jeder Kreis repräsentiert einen Teil der Rede. Der erste Kreis steht für die Einleitung und die Ausführungen, die mir die Aufmerksamkeit des Publikums sichern und den Rahmen setzen sollen. Der zweite, dritte und vierte Kreis sind für die Kernthesen reserviert. Der fünfte Kreis ist für den Abschluss.

Für eine längere Rede zeichne ich manchmal sogar sieben Kreise und benutze, wenn notwendig, ein weiteres Blatt. In jedem Fall sind der erste und der letzte Kreis für meine Einleitung und meinen Abschluss vorgesehen. Die Kreise zwischen diesen beiden bieten Platz für die Kernthesen, die ich in eine systematische Reihenfolge bringe.

Die Zauberstabtechnik

Das Idealbild malen

Sie sollten sich darüber hinaus überlegen, wie Sie während Ihrer Rede visuelle Elemente einsetzen können, um Ihren Standpunkt für Ihr Publikum zu versinnbildlichen. Eines der Elemente, die ich gern einsetze, nenne ich die Zauberstabtechnik. Während ich spreche, ziehe ich einen goldenen Kugelschreiber aus meiner Tasche und sage: »Stellen Sie sich vor, Sie hätten einen Zauberstab und können die Situation perfektionieren. Wie würde sie aussehen?« Ich schwenke den Zauberstab und halte kurz inne, um jedem die Möglichkeit zu geben, sich die perfekte Situation auszumalen. Dann fahre ich fort, indem ich einige Strategien und Techniken vorstelle, mit denen die Zuhörer ihre derzeitige Situation verbessern können.

PowerPoint-Präsentationen

Ob PowerPoint-Präsentationen sinnvoll sind oder nicht, hängt von vielen Faktoren ab. Was Vorträge angeht, so gibt es auch einen »Tod durch PowerPoint«. Viele Redner verlassen sich zu sehr auf PowerPoint, sodass das gesprochene Wort und die eigene Persönlichkeit dabei verblassen. Einen ganz schlechten Eindruck macht es, wenn Sie bei einer PowerPoint-Präsentation Punkt für Punkt ablesen.

5x5-Regel

Wenn Sie PowerPoint benutzen, was in manchen Fällen durchaus empfehlenswert ist, beachten Sie die 5x5-Regel: Sie sollten niemals mehr als fünf Zeilen mit maximal fünf Wörtern pro Zeile auf eine Seite schreiben. Mehr Text wirkt unübersichtlich und könnte Ihr Publikum ablenken.

Klar und einfach gestalten

Vor Kurzem stand ein Vortrag für ein multinationales Unternehmen in meinem Terminkalender. Vor meinem Auftritt hielt der Präsident eine einstündige Rede. Seine PowerPoint-Präsentation bestand aus einer einzigen Folie mit Hunderten von Zahlen in Tabellen, die kein Mensch durchschaute. Er klickte auf seine PowerPoint-Präsentation und kommentierte die Zahlen eine volle Stunde, wobei er auch noch mit dem Rücken zum Publikum stand. Da er der Präsident war, protestierte niemand, aber es war entsetzlich quälend für alle Teilnehmer. So etwas sollte Ihnen nicht passieren.

Wenn Sie in einem kleineren Raum beziehungsweise vor kleineren Gruppen sprechen, können Sie mehr Worte als bei der 5x5-Regel benutzen. Allerdings sollten Sie die Punkte einzeln einblenden und kommentieren, egal wie viele Sie auflisten. Machen Sie nicht den Fehler, die gesamten Informationen auf einmal einzublenden, da Ihr Publikum dann erst einmal lesen würde und Ihnen zwangsläufig nicht mehr zuhört.